Cách khép lại công việc: Tiêu chí hoàn thành và cách ghi lại để sau này xem lại được

Kết thúc một công việc khó hơn bắt đầu nó. Có công việc không đóng được vì còn sót một phần nhỏ. Có việc bạn tưởng đã xong, nhưng khách hàng thật ra chưa kiểm tra. Sáu tháng sau, có người hỏi “Vì sao hồi đó lại quyết như vậy?”, và không ai trả lời được. Ở phần cuối của loạt bài, chúng ta cùng xem cách khép lại công việc.

Lưu ý: bài viết này do nhà phát triển GeckoFlag viết.

Kết luận: ghi điều kiện hoàn thành trước, và ghi lại những gì đã quyết bằng chữ

Cách một công việc kết thúc được quyết định ở lúc bắt đầu, không phải lúc cuối. Và nếu mỗi lần có quyết định, bạn đều ghi lại bằng chữ, thì khi công việc xong, hồ sơ cũng tự nhiên đã đầy đủ.

Ba lý do khiến “hoàn thành” trở nên mơ hồ

• Chưa ghi điều kiện hoàn thành (cách viết được nói ở Phần 2)
• Chưa quyết định ai là người chuyển sang hoàn thành
• Còn sót một phần việc nhỏ, nên không đóng được

Quyết định tiêu chí hoàn thành

Ngoài điều kiện hoàn thành của từng công việc, nếu cả nhóm thống nhất một tiêu chí chung thì sẽ không phải phân vân. Ví dụ như sau:

• Người đã nhờ (hoặc khách hàng) đã kiểm tra
• Sản phẩm hoàn chỉnh đã được đặt ở nơi đã thống nhất
• Đã báo cho những người liên quan rằng việc đã xong

Đồng thời, hãy quyết định luôn ai là người chuyển sang hoàn thành: người đã nhờ, hay người phụ trách (điều này cũng đã được nhắc đến ở Phần 6).

Biến phần việc còn sót thành công việc mới

Có những công việc gần như đã xong, nhưng không đóng được vì còn sót một phần nhỏ. Khi đó, hãy tạo phần còn sót thành một công việc mới, rồi chuyển công việc ban đầu sang hoàn thành. Danh sách sẽ chỉ còn “những gì thật sự còn lại”, và bạn sẽ thấy đúng tiến độ.

Công việc đã quyết định “không làm nữa” cũng nên đóng lại, kèm một dòng lý do. Một ghi chép rằng đã quyết định không làm có ích hơn là cứ để đó.

Cách ghi lại để sau này xem lại được

1Ghi điều đã quyết, kèm lý do

Nếu chỉ ghi “Chọn phương án A”, sáu tháng sau sẽ không biết “vì sao không chọn phương án B”. Hãy viết như: “Chọn phương án A. Lý do: nằm trong ngân sách và kịp hạn chót. Phương án B sẽ xem xét lại vào năm tài chính tới”.

2Ghi cả những điều quyết bằng lời hay qua điện thoại

Những gì đã quyết trong cuộc họp, hãy ghi vào bình luận của công việc ngay trong ngày. Trí nhớ của những người có mặt hôm đó sẽ lệch nhau sớm hơn bạn nghĩ.

3Ghi nơi để bản cuối cùng

Khi một tệp có nhiều phiên bản, hãy ghi rõ bản nào là bản cuối cùng trong lời báo hoàn thành.

4Với việc lặp lại, hãy tổng hợp các bước

Với sự kiện hằng năm hay công việc hằng tháng, sau khi xong, hãy tổng hợp các bước và những điểm cần lưu ý. Lần sau có thể bắt tay chuẩn bị ngay.

Nhìn lại ngắn gọn

Khi một công việc lớn kết thúc, chỉ cần ghi lại ba điều sau. Không cần theo hình thức nào, vài dòng là đủ.

Nếu biến “Điều sẽ thay đổi lần sau” thành công việc đầu tiên của lần làm việc tương tự kế tiếp, bạn sẽ không quên.

Có ghi chép thì bàn giao sẽ nhẹ nhàng hơn

Khi đổi người phụ trách, soạn tài liệu bàn giao từ đầu là việc rất vất vả. Nếu thường ngày đã có ghi chép trong công việc và bình luận, chỉ cần nói “Anh/chị xem dự án này nhé” là xong phần lớn việc bàn giao. Với người tiếp nhận, bạn chỉ cần nói trực tiếp những điều mà ghi chép không cho biết (tính cách của bên kia, những hoàn cảnh không tiện viết ra).

Ví dụ, đã có chuyện thế này

Cách ghi lại trong GeckoFlag

• Khi chuyển sang trạng thái được tính là hoàn thành, vấn đề sẽ không còn hiện ở mục “Vấn đề của tôi” trên bảng điều khiển. Bản thân vấn đề và bình luận vẫn còn, sau này vẫn mở ra xem được.
• Bạn có thể đánh dấu hoàn thành cho dự án đã kết thúc.
• Bạn có thể tìm nội dung bình luận theo khớp một phần từ danh sách vấn đề. Nếu nhóm có thói quen ghi những chữ như “Lý do”, sau này sẽ dễ tìm hơn.
• Bạn có thể tổng hợp các bước và quy tắc vào Wiki của từng dự án.
• Trong mục Tệp, bạn có thể tạo thư mục cho từng dự án và đặt bản cuối cùng vào đó.

Bạn có thể dùng thử màn hình thực tế trong bản demo.

Tóm tắt

Hãy quyết định tiêu chí hoàn thành ngay từ đầu, và biến phần việc còn sót thành công việc mới để đóng công việc ban đầu. Ghi lại những gì đã quyết bằng chữ, kèm theo lý do. Mọi cách viết được giới thiệu trong loạt bài này đều có thể thử từ hôm nay, với bất kỳ công cụ nào. Hãy bắt đầu từ một điều mà nhóm của bạn dễ thống nhất nhất.

Loạt bàiXem thêm Phần 2, “Cách viết công việc để người khác hiểu”, và Phần 6, “Nên báo tiến độ như thế nào?”. Bài bổ sung “Cách viết để cả thành viên nói ngôn ngữ khác cũng hiểu” sắp ra mắt