İyi Kayıtlarla Yapay Zekâ Daha Çok Yardımcı Olur: Bundan Sonra Görev Yönetimi ile Yapay Zekâ İşi Nasıl Paylaşmalı

Bu yazı dizisinde karar görevleri tanımladık, karar bekleyen işleri görünür kıldık; neyi neden seçtiğimizi ve müşterilerle neye mutabık kaldığımızı kayıt altına aldık.

Bu son bölümde, bu kayıtların yapay zekâdan işlerinizde yardım almak için de malzeme olduğunu ele alıyoruz. Yapay zekâya neleri bırakabileceğinizi, paylaşılacak bilgilerin sınırını nereden çekeceğinizi ve bundan sonra görev yönetim aracınızda neleri tutmanız gerektiğini anlatıyoruz.

Not: Bu yazı GeckoFlag’in geliştiricisi tarafından yazılmıştır.

Kayıtlarınız varsa yapay zekâdan neler isteyebilirsiniz

Yapay zekâ, ortada malzeme yokken doğru cevabı üretemez. Tersinden bakarsak, malzeme hazır olduğunda özetlemekte, ayırmakta ve taslak hazırlamakta oldukça başarılıdır.

Kararların ve mutabakatların kaydı tutuluyorsa, yapay zekâdan şunları isteyebilirsiniz:

• Toplantı notlarından görev taslakları hazırlamak: notlardan ya da toplantı dökümünden, bundan sonra yapılması gerekenleri çıkarmasını isteyin.
• Görev listesinden haftalık rapor taslağı hazırlamak: karar verilenler, incelemede olanlar ve gelecek hafta karar verilecekler diye ayırmasını isteyin.
• “Neden böyle oldu?” sorusunun cevabını bulmak: her karar için kaydettiğiniz gerekçelerden süreci özetlemesini isteyin.
• Sırada karar verilecekleri çıkarmak: verilen kararlara ve kalan işlere bakarak henüz karara bağlanmamış konuları belirtmesini isteyin.

Bunların hiçbiri kayıt olmadan mümkün değildir. Bir sohbete dağılmış yazışmaları yapay zekâya verirseniz, gerçekte neye karar verildiğini güvenilir biçimde çıkaramaz.

Toplantı notlarından görev taslakları hazırlamak

Toplantıdan sonra notları görevlere dönüştürmek, yapay zekânın en kolay yardımcı olabileceği işlerden biridir. Adımlar şöyle:

1. Toplantı notlarını ya da dökümünü hazırlayın. Şirket veya kişi adları gibi paylaşmak istemediğiniz bilgileri önceden gizleyin.
2. 2. bölümdeki yaklaşıma göre, yapay zekâdan bunları “karar verilecekler” ve “yapılacaklar” olarak ayırmasını isteyin.
3. Taslakları bir kişi inceler ve yalnızca gerekenleri kaydeder.

Talebinizi örneğin şöyle yazabilirsiniz:

Bu tür toplu listelemeyi her zaman kullandığınız yapay zekâ hizmetinde yapmanızı, araca ise maddeleri tek tek kontrol ederek kaydetmenizi öneririz.

Yapay zekânın önerdiği “kim karar verecek” ve “son tarih” yalnızca birer adaydır. Bazen notlardaki ifadelere dayanan tahminlerdir. Kimin karar vereceğini ve ne zamana kadar karar verileceğini, kaydetmeden önce bir kişi doğrulamalıdır.

Görev listesinden rapor taslağı hazırlamak

Bir görev listeniz varsa, müşterilere gönderilecek haftalık raporların taslağını da hazırlayabilirsiniz.

1. Yalnızca raporda gereken görevleri kopyalayın. Projeyle ilgisi olmayan görevleri ve yalnızca ekip içi yazışmaları dışarıda bırakın.
2. Bunları yapay zekâya verin ve “bu hafta karar verilenler”, “müşteride incelemede olanlar” ve “gelecek hafta karar verilecekler” diye ayırmasını isteyin.
3. Göndermeden önce içeriği bir kişi kontrol eder.

3. bölümde anlattığımız gibi durumlarınızı “Ekip onayı bekleniyor” ve “Müşteri onayı bekleniyor” diye ayırırsanız, yapay zekâ için de toparlamak kolaylaşır. Çünkü durumları ayırma biçiminiz, raporu ayırma biçimiyle büyük ölçüde örtüşür.

Yapay zekâyla paylaşılacak bilgilerin sınırı

Kayıtlar yapay zekâ için malzeme olabilir, ama paylaşmamanız gereken bilgiler de vardır. Herhangi bir şeyi vermeden önce şunları kontrol edin.

• Sözleşmeler ve şirket kuralları: müşterilerle yaptığınız sözleşmelerin (gizlilik sözleşmeleri gibi) ve şirketinizin kurallarının bilgiyi harici bir hizmete göndermenize izin verip vermediğini önce kontrol edin.
• Gizlenecek bilgiler: şirket adları, kişi adları, tutarlar, henüz açıklanmamış bilgiler vb. paylaşmadan önce gizleyin ya da başka ifadelerle değiştirin.
• Yapay zekâ hizmetinin verileri nasıl işlediği: girdiğiniz içeriğin nasıl işlendiği (örneğin eğitimde kullanılıp kullanılmadığı) hizmete ve plana göre değişir. Kullandığınız hizmetin ayarlarını ve koşullarını kontrol edin.
• Her şeyi vermeyin: yönetim aracınızın tüm içeriğini yapay zekâya vermek yerine, yalnızca o işin gerektirdiği kısmı seçin.

Sınırı nereden çekeceğinizden emin değilseniz, kendinize “Müşteri bunu görse sorun olur mu?” diye sorun. Sorun olacaksa paylaşmayın ya da önce gizleyin.

Bundan sonra görev yönetim aracınızda neleri tutmalısınız

Yapay zekâyla birlikte çalışmayı düşündüğünüzde, aracınızda tuttuklarınız eskisine göre biraz değişir.

Soldaki sütun, insanların verdiği kararların sonucudur. Sonradan onu ister bir insan ister yapay zekâ okusun, işe yarar. Sağdaki sütun ise gerektiğinde yeniden üretilebilecek ya da yapay zekâya bırakılabilecek şeylerdir.

GeckoFlag’de uygulama örneği

GeckoFlag’de, metinden ya da ekran görüntülerinden girilecek içeriği yapay zekânın önerdiği “Yapay zekâ ile oluştur” özelliği vardır (v1.9.0 ve sonrası). Bu yazı dizisinde anlattığımız çalışma biçimleriyle birlikte kullanıldığında şöyle işler.

Toplantı notlarından görev taslakları hazırlamak

Görev ekleme ekranında “Yapay zekâ ile oluştur”u açın ve toplantı notlarınızı ya da bir talep e-postasını yapıştırın (en fazla 4.000 karakter). Bir yönetici görsel okumaya izin verdiyse, bir sohbet yazışmasını ekran görüntüsü olarak da ekleyebilirsiniz.

Yapay zekâ görevin başlığını, açıklamasını, görev türünü, durumunu, önceliğini, atanan kişiyi, başlangıç tarihini ve bitiş tarihini önerir. Her kullanımda, yalnızca oluşturmakta olduğunuz tek bir görevin içeriği önerilir. Öneri “Öğe / Mevcut değer / Önerilen değer” şeklinde bir liste olarak gösterilir ve forma yalnızca işaretlediğiniz öğeler girer. Kaydeden bir insandır.

Görev türleri ve durumlar, bir yöneticinin kaydettiği seçenekler arasından seçilir. Metinde bir ad geçmiyorsa, yapay zekâ atanan kişiyi tahmin ederek belirlemez.

2. bölümdeki şablonu yapay zekânın çıktısında da kullanın

Yöneticiler, “Görev açıklaması”, “Yorum metni”, “Proje açıklaması” ve “Wiki metni” alanlarının her biri için bir yapay zekâ çıktı şablonu kaydedebilir. 2. bölümdeki maddeleri (karar verilecek konu, neyi bekletiyor, seçenekler, kim karar verecek, son tarih, verilen karar, gerekçe) “Görev açıklaması” için başlık olarak kaydederseniz, yapay zekâ açıklamayı bu başlıklarla ve bu sırayla yazar. Notlarda karşılığı olmayan başlıklar boş bırakılmaz, atlanır.

Şunu da belirtelim: şablon yalnızca “Yapay zekâ ile oluştur” kullanıldığında devreye girer. Bir görevi elle oluşturduğunuzda açıklamaya otomatik olarak eklenmez.

Cevapları kaydedin, kararları derleyin

Yorum alanındaki “Yapay zekâ ile oluştur”, görevin içeriğine ve son yorumlara göre yorum metnini yazar. Örneğin “Müşteri B seçeneğinde karar kıldıklarını yazdı. Durumu Tamamlandı yap” diye talimat verirseniz, metnin yanı sıra durum gibi değişiklikleri de önerir. Durum değişiklikleri yalnızca siz işaretlediğinizde uygulanır.

Wiki’de, kaynak metinden yeni bir sayfa oluşturmanın yanı sıra, 4. bölümde tanıttığımız “Kararlar” sayfasına ekleme yapmasını ya da sayfayı düzenlemesini de isteyebilirsiniz. Bu durumda mevcut wiki metni de Anthropic’e gönderilir. Ayrıca öneriyi uyguladığınızda metnin tamamı değiştirilir; bu yüzden uygulamadan önce önizlemede kontrol edin.

Haftalık raporlar için yalnızca gereken görevleri seçin

GeckoFlag ekranlarında, görev listesinin tamamından otomatik olarak rapor oluşturan bir özellik yoktur. Haftalık rapor taslağı hazırlamak için bir yöneticiye görevleri CSV olarak dışa aktarmasını söyleyin ya da raporda gereken görevleri kopyalayın; ardından yalnızca gerekli kısımları her zaman kullandığınız yapay zekâ hizmetine verin. Neyi paylaşacağınıza siz karar verirsiniz.

Bu arada, v1.11.0 ile eklenen “Claude Entegrasyonu”, Claude masaüstü uygulamasında sohbet ederek GeckoFlag’i kullanmanızı sağlar. Örneğin “Bu haftanın raporunu yaz” dediğinizde, Claude görevleri arayıp okur ve bir özet hazırlar. Bu durumda da Claude’un okuduğu görevlerin ve diğer öğelerin içeriği, sohbetin bir parçası olarak Anthropic’e gönderilir.

Yapay zekâyla hazırlanan taslakları CSV’den içe aktarmak da mümkündür; ancak içe aktarmayı yalnızca yöneticiler yapabilir ve içe aktarma yalnızca yeni görevler oluşturur. Kayıtlı olmayan bir duruma veya sorumluya başvuran satırlar atlanır. Ayrıca CSV dosyasını Excel’de yeniden kaydetmek tarih biçimini değiştirip içe aktarılamaz hâle getirebilir. Dosyayı düzenlemek için bir metin düzenleyici kullanın.

Gönderilen bilgiler ve kullanmadan önce kontrol edilecekler

• Gönderilenler: “Yapay zekâ ile oluştur”a girdiğiniz metin ve eklediğiniz görseller; bugünün tarihi, dil, görev türleri gibi seçeneklerin adları ve proje üyelerinin adlarıyla birlikte Anthropic’in API’sine gönderilir. Yorumlarda görevin açıklaması ve son yorumları da gönderilir.
• Gönderilmeyenler: e-posta adresleri, parolalar, daha önce eklenmiş dosyalar ve diğer görev ya da projelerin içerikleri gönderilmez.
• GeckoFlag’de hiçbir şey saklanmaz: girdiğiniz metin ve yapay zekânın yanıtları, forma uygulayıp kaydettikleriniz dışında GeckoFlag’de saklanmaz. Anthropic verileri kendi Ticari Koşulları uyarınca işler.
• Gerekenler: kendinizin oluşturduğu bir Anthropic API anahtarı gerekir. Kullanım ücreti doğrudan Anthropic’e ödenir ve GeckoFlag fiyatına dahil değildir. GeckoFlag’in kurulu olduğu sunucunun api.anthropic.com adresine bağlanabilmesi de gerekir. Yalnızca bir yöneticinin izin verdiği kullanıcılar kullanabilir ve günlük bir kullanım sınırı belirlenebilir. Kurulum adımları Claude API ayarları sayfasında anlatılıyor.

GeckoFlag self-hosted bir araçtır: kendi sunucunuza kurarsınız. Görev ve yorum verileriniz kendi sunucunuzda kalır ve yalnızca “Yapay zekâ ile oluştur”u ya da Claude Entegrasyonunu kullandığınızda yapay zekâya gönderilir. Buna karşılık sunucunun yönetimi sizin sorumluluğunuzdadır. Ayrıca sohbet araçları, GitHub ve benzerleriyle entegrasyon ya da webhook yoktur. Harici bir aracın bağlanabileceği tek yol, API token kullanan Claude Entegrasyonudur.

Bu yazı dizisinde anlattığımız çalışma yöntemlerini demoda deneyebilirsiniz. Fiyatlar için fiyat sayfasına bakın.

Yazı dizisinin özeti

Altı bölüm boyunca, yapay zekâyla çalışan tasarım ekiplerinde görev yönetimi hakkında şunları ele aldık.

1. 1. bölüm: yapay zekâ “yapmak” kısmını hızlandırdı. Zaman alan yer artık “karar vermek” kısmı
2. 2. bölüm: görevleri yalnızca yapılacak işe göre değil, verilecek karara göre tanımlayın; kimin karar vereceğini, son tarihi ve gerekçeyi kaydedin
3. 3. bölüm: durumları kimi beklediğinize göre ayırın, böylece karar bekleyen işler görünür olsun
4. 4. bölüm: yapay zekânın seçenekleri karar malzemesidir. İnsanlara yalnızca elenmiş birkaç seçeneği gösterin ve seçiminizin gerekçesini kaydedin
5. 5. bölüm: müşteriden inceleme taleplerini, karar verilmesini istediğiniz konuların son tarihli bir listesi olarak toplu hâlde gönderin
6. 6. bölüm: kararların ve mutabakatların kaydı, yapay zekâdan işlerinizde yardım almak için de malzeme olur

Yapay zekânın değiştirdiği şey iş miktarı değil, zamanın nereye gittiği. Kararların ve mutabakatların kaydına tam da bu yüzden ihtiyacınız var. Bu kayıtları tuttuğunuzda da yapay zekâdan isteyebilecekleriniz giderek artar. Yapay zekâya neyin verileceğini seçmek de son kararı vermek de yine insanlara düşer.

Bundan sonra bir araç seçerken, yalnızca yapay zekâ özelliklerinin sayısına göre karşılaştırmamanızı öneririz. Kararları kaydetmenin kolay olup olmadığına, müşterilerin ve dışarıdan kişilerin kolayca katılıp katılamayacağına, verilerinizin nerede durduğuna ve yapay zekâya ne vereceğinizi kendinizin seçip seçemeyeceğine de bakın. Yapay zekâ özelliklerinin fiyatlarındaki farkları “Proje Yönetim Araçlarında Yapay Zekâ Özellikleri Kaça Mal Olur?” yazısında karşılaştırdık.

Görev yönetim araçları yapay zekâ yüzünden gereksiz hâle gelmez. Tuttuğunuz şeyi “işler”den “kararlar ve mutabakatlar”a çevirdiğinizde, yapay zekâyla birlikte çalışmak işlerin daha da rahat ilerlemesini sağlar.