Yazı dizisi: Ekipler İçin Görev Yönetimi İpuçlarıBölüm 4
Sorumlu ve Son Tarih Nasıl Belirlenir: “Hep Birlikte” ve “En Kısa Zamanda” Demeye Son
Bu yazı dizisi hakkında
“Ekipler İçin Görev Yönetimi İpuçları”, görev veya proje yönetim aracı kullanmaya yeni başlamış ekipler için sekiz bölüm ve bir ek bölümden oluşan bir yazı dizisidir. Her sektöre uyar ve bölümleri istediğiniz sırayla okuyabilirsiniz.
- İşleri Nasıl Gruplamalı?
- Herkesin Anlayacağı Görevler Nasıl Yazılır
- Görevler Ne Kadar Küçük Bölünmeli?
- Sorumlu ve Son Tarih Nasıl BelirlenirBu yazı
- Yorumlara Nasıl Cevap Verilir
- İlerleme Nasıl Aktarılmalı?
- Şirket Dışındaki Kişilerle Yazışırken Nasıl Yazılır
- Görevler Nasıl KapatılırYakında
Ek bölüm: “Farklı Dil Konuşan Ekip Arkadaşlarının da Anlayacağı Şekilde Yazmak” (yakında)
Görevleri bölseniz bile “kim” ve “ne zamana kadar” belirsiz kalırsa iş ilerlemez. Toplantıda “Peki, hep birlikte yapalım” diye karar verilen bir işe, bir sonraki toplantıya kadar kimse el sürmemiştir. Bu, her sektörde sık yaşanan bir durumdur.
Not: Bu yazı GeckoFlag’in geliştiricisi tarafından yazılmıştır.
Kısaca: tek bir sorumlu, son tarih ise nedeniyle birlikte
İşi sonuna kadar takip edecek bir kişi belirleyin ve son tarihi “ne zamana kadar” ile “neden o gün” bilgisiyle birlikte iletin. Yalnızca bu ikisi tamam olduğunda “Başka biri yapıyor sanmıştım” ve “Bu kadar acil olduğunu bilmiyordum” sözleri neredeyse ortadan kalkar.
Neden tek bir sorumlu
Birden çok sorumlu olduğunda her biri “Başka biri yapar” diye düşünür. İş geciktiğinde de kime sorulacağı bilinmez.
Yardım eden kişi sayısı kaç olursa olsun sorun değildir. Ancak işi sonuna kadar takip edecek kişi tek olmalıdır. İş paylaşılarak yürütülecekse görevin kendisini bölün (görevlerin nasıl bölüneceğini 3. bölümde anlattık: “Görevler Ne Kadar Küçük Bölünmeli?”).
Sorumlu nasıl belirlenir
- İşi isteyen karar verir, ama kişiye sorar: birini haber vermeden sorumlu yaparsanız, kimsenin üstlenmeyi kabul etmediği bir iş ortaya çıkar. İşi üstlenip üstlenemeyeceğini kısa bir mesajla sormanız yeterlidir.
- Karar verilemezse iş şimdilik isteyende kalır: sorumlusu boş kalan bir görev kimsenin gözüne çarpmaz.
- İzin veya görev değişikliğinden önce sorumluyu değiştirin: izne çıkmadan önce sorumlusu olduğunuz görevleri kontrol edin ve işi kimin devralacağını belirleyin.
- Sorumlusu olmayan görevlere düzenli olarak bakın: haftada bir, sorumlusu boş olan görevleri kontrol edin.
Son tarih nasıl belirlenir
1Tarih yazın
“Gelecek hafta içinde” veya “ay sonu” herkes için farklı anlama gelir. “Gelecek hafta içinde”nin cuma akşamüstü mü yoksa pazar gecesi mi olduğunu yalnızca yazan kişi bilir. “23 Ekim Cuma” gibi bir tarih yazın, saat önemliyse saati de ekleyin.
2Nedenini ekleyin
“Dosyalar 26 Ekim’de matbaaya teslim edileceği için” yazıyorsa, sorumlu da tarihin kaydırılıp kaydırılamayacağına kendisi karar verebilir. Nedeni yazılmayan son tarihlere daha az uyulur.
3Gizlice öne çekilmiş son tarih vermeyin
Gerçek son tarihten daha erken bir tarihi habersizce verirseniz, karşı taraf er geç bunu anlar ve artık hiçbir son tarihe güvenilmez. Pay bırakmak istiyorsanız bunu açıkça yazın: “Son tarih 26’sı. Kontrol için zamana ihtiyacım var, bu yüzden 23’ünde gönderirseniz çok iyi olur.”
4Başlangıç tarihini de belirleyin
Yalnızca son tarihle, zamanında bitirmek için işe ne zaman başlamak gerektiği anlaşılmaz. Başlangıç tarihini belirlerseniz, “başlamış olması gerekirken başlamamış” işleri erken fark edersiniz.
5Yetişmeyeceğini anladığınızda hemen haber verin
Son tarih, uyulamayacağı anlaşıldığı anda konuşulması gereken bir şeydir. Son tarihin olduğu gün haber vermek yerine bir hafta önce haber verirseniz, elinizdeki seçenekler artar (nasıl haber verileceğini 5. bölümde anlatıyoruz: “Yorumlara Nasıl Cevap Verilir”).
“En kısa zamanda” yerine ne yazılır
| Sık kullanılan ifade | Yerine yazılabilecek |
|---|---|
| En kısa zamanda | Yarın saat 15.00’e kadar gönderirseniz akşamüstü toplantısına yetişir |
| Müsait olunca | Bu hafta içinde ne zaman olursa olur. Son tarihi 23 Ekim Cuma olarak belirliyorum |
| Acil | Bugün lazım. Zor olacaksa saat 12.00’ye kadar haber verin |
| Ne zaman olursa | Son tarih yok, ama kasım ayında bir kez durumu bildirin |
Gerçekten son tarihi olmayan işler de vardır. O durumda da yalnızca “durumu ne zaman kontrol edeceğinizi” belirlerseniz iş unutulup kalmaz.
Sık takılınan nokta: her şey “Öncelik: Yüksek”
Öncelik, işin diğer işlerle karşılaştırıldığındaki sırasıdır. Her şey “Yüksek” olursa hangisinden başlanacağı anlaşılmaz. Bir işin önceliğini yükseltirken hangi işin bekleyebileceğini de söyleyin.
Neler olabileceğine bir örnek
Bir müşteriyle yapılan toplantıda “Fotoğrafları biz de arayalım” denildi ve iki taraf da diğerinden haber bekledi. Teslim tarihinden bir gün önce, iki tarafın da fotoğraf aramadığı ortaya çıktı. O günden beri ekip her toplantının sonunda “bu işi kim, ne zamana kadar yapacak” sorusunu netleştiriyor ve işi hemen orada bir göreve dönüştürüyor.
GeckoFlag’de nasıl belirlenir
- Her görevin tek bir sorumlusu olur. Sorumlu belirlenmemişse “Atanmamış” olarak görünür; böylece sorumlusu olmayan görevler bir bakışta anlaşılır.
- Başlangıç tarihi ve bitiş tarihi belirleyebilirsiniz. İkisini de girerseniz süreyi Gantt şemasında kontrol edebilirsiniz.
- Kontrol panelindeki “Görevlerim” bölümünde, sorumlusu olduğunuz ve henüz tamamlanmamış görevleri görebilirsiniz.
- Yöneticiler, tüm projelerin ve tüm üyelerin Gantt şemasını görebilir. İşlerin belirli kişilerde yığılıp yığılmadığını kontrol etmek için kullanılabilir.
- Önceliklerin adını ve rengini serbestçe belirleyebilirsiniz (en fazla 10 adet).
Gerçek ekranları demoda deneyebilirsiniz.
Özet
Sorumlu olarak, işi sonuna kadar takip edecek tek bir kişiyi, kendisine sorarak belirleyin. Son tarihi bir tarih olarak yazın ve nedenini ekleyin. Bir sonraki bölümde, görevler üzerinde yazışırken kullanılan yorumların nasıl yazılacağını anlatacağız.
Yazı dizisi3. bölüme de göz atabilirsiniz: “Görevler Ne Kadar Küçük Bölünmeli?”
Yazı dizisiSıradaki bölüm (5. bölüm): “Yorumlara Nasıl Cevap Verilir”
İlgiliKüçük bir ekibin bir araca ihtiyacı olup olmadığını, yeni başlayanlar için hazırladığımız “İlk Proje Yönetim Aracınız” yazı dizisinin 4. bölümünde anlatıyoruz: “Küçük Bir Ekibin Gerçekten İhtiyacı Var mı?”