Yazı dizisi: Ekipler İçin Görev Yönetimi İpuçlarıBölüm 2
Herkesin Anlayacağı Görevler Nasıl Yazılır: Başlık, Açıklama ve Tamamlanma Koşulu
Bu yazı dizisi hakkında
“Ekipler İçin Görev Yönetimi İpuçları”, görev veya proje yönetim aracı kullanmaya yeni başlamış ekipler için sekiz bölüm ve bir ek bölümden oluşan bir yazı dizisidir. Her sektöre uyar ve bölümleri istediğiniz sırayla okuyabilirsiniz.
- İşleri Nasıl Gruplamalı?
- Herkesin Anlayacağı Görevler Nasıl YazılırBu yazı
- Görevler Ne Kadar Küçük Bölünmeli?
- Sorumlu ve Son Tarih Nasıl Belirlenir
- Yorumlara Nasıl Cevap Verilir
- İlerleme Nasıl Aktarılmalı?
- Şirket Dışındaki Kişilerle Yazışırken Nasıl Yazılır
- Görevler Nasıl KapatılırYakında
Ek bölüm: “Farklı Dil Konuşan Ekip Arkadaşlarının da Anlayacağı Şekilde Yazmak” (yakında)
Bir görev eklersiniz, görevi alan kişi size sorularla geri döner. Ya da teslim edilen iş, aklınızdakinden farklı çıkar. Bu tür yanlış anlaşılmaların çoğu, görevin nasıl yazıldığıyla önlenebilir.
Sebep genellikle, işi isteyen kişinin kafasındaki varsayımların yazıya dökülmemesidir. İsteyen kişiye bir şey ne kadar açık geliyorsa, yazılmadan kalma ihtimali de o kadar yüksektir.
Not: Bu yazı GeckoFlag’in geliştiricisi tarafından yazılmıştır.
Kısaca: başlık ne yapılacağını, açıklama neden, ne ve nereye kadar yapılacağını söyler
Başlık listeye göz atmak içindir, açıklama ise işi yapan kişinin okuması içindir. Her birini kendi işine göre yazarsanız ikisi de kısalır ve daha kolay anlaşılır.
Başlık nasıl yazılır
Başlığı, listede diğerlerinden ayırt edilecek ve görevin bitmesi için ne yapılması gerektiği bir bakışta anlaşılacak şekilde yazın.
| Kötü örnek | İyi örnek | Neden |
|---|---|---|
| Broşür | Sonbahar şenliği için iki broşür taslağı hazırla | Ne yapılacağı yazmıyor |
| Salonu ayırt ve malzemeleri temin et | Salonu ayırt / Malzemeleri temin et (ikiye böl) | Bir görevde iki eylem var |
| Kontrol | Fiyat teklifindeki tutarları kontrol et | Listede neyin kontrol edileceği anlaşılmıyor |
| Gelecek haftaki toplantıyla ilgili, müşterinin istediği sunum düzeltmeleri, mümkünse bu hafta içinde | Toplantı sunumunun 3. sayfasını düzelt | Ayrıntılar başlığa değil, açıklamaya yazılır |
Dikkat edilecek dört nokta var.
- Ne yapılacağını söyleyen bir fiille bitirin
- Her görevde tek bir eylem
- “Kontrol” veya “düzeltme” deyip bırakmayın: neyin kontrol edileceğini, neyin düzeltileceğini yazın
- Kısa tutun, ayrıntıları açıklamaya bırakın
Açıklamaya yazılacak dört şey
1Amaç (neden yapılıyor)
İşi yapan kişi bir konuda kararsız kaldığında dayanacağı noktadır. “Ziyaretçiler otoparkın yerini bilsin diye” yazıyorsa, haritanın boyutuna ve yerine kendisi karar verebilir.
2Yapılacaklar
Somut adımları madde işaretleriyle yazın. Bir sıra varsa numaralandırın.
3Tamamlanma koşulu (ne olunca bitmiş sayılır)
En sık unutulan ve en önemli maddedir. “Broşür taslağı hazırla” demek, kaba bir taslağın yeterli mi olduğunu, yoksa dosyanın matbaaya gönderilmesine kadar mı gidileceğini söylemez. “Tek yüzlü iki A4 taslak, PDF olarak bu göreve yüklendiğinde tamamlanır” gibi yazın.
4Materyaller ve kaynaklar
Kullanılacak fotoğrafların nerede olduğu, önceki broşür, müşteriden gelen e-postalar gibi. Kimse bunları aramak zorunda kalmaz, “Hangisini kullanayım?” gibi sorular da azalır.
Bunun dışında, son tarihin bir nedeni varsa onu da ekleyin (4. bölümde anlatıyoruz: “Sorumlu ve Son Tarih Nasıl Belirlenir”).
Bir örnek
Bir mağazanın tadilatında, birinden yeni rafların yerleşimini düşünmesi isteniyor.
Başlık: yeni rafların yerleşim planlarını hazırla
[Amaç]
Tadilattan sonra, girişten mağazanın en arkasına kadar görülebilsin istiyoruz. Şu anda girişe yakın raflar yüksek ve müşteriler arkadaki ürünleri fark etmiyor.
[Yapılacaklar]
- Rafların şu anki yerlerini ve yüksekliklerini kat planına işle
- İki yerleşim planı düşün (raf sayısı şimdiki gibi 8 adet)
[Tamamlanma koşulu]
İki yerleşim planının fotoğrafları (elle çizilmiş olabilir) bu göreve yüklendiğinde tamamlanır. Temize çekme işi, bir plan seçildikten sonra ayrı bir görev olacak.
[Materyaller]
- Mağazanın kat planı: ortak klasördeki “Tadilat” klasöründe
- Raf ölçü tablosu: ekteki fotoğraf
[Son tarihin nedeni]
Planları, yüklenici firmayla yapılacak 6 Kasım toplantısında göstermek istiyoruz.
Olduğu gibi kullanabileceğiniz bir şablon
[Amaç]
[Yapılacaklar]
[Tamamlanma koşulu]
[Materyaller]
[Son tarihin nedeni]
Her seferinde bütün maddeleri doldurmanız gerekmez. Küçük bir görev için “Yapılacaklar” ve “Tamamlanma koşulu” yeterlidir.
Sık takılınan noktalar
1Sözlü kararlaştırılanları yazmamak
Toplantıda veya telefonda olmayan kişi, neyin kararlaştırıldığını bilemez. Kararları açıklamaya veya bir yoruma ekleyin.
2Çok uzun açıklama
Bütün geçmişi yazarsanız asıl talimat gözden kaybolur. Geçmişi yorumlarda bırakın, açıklamaya yalnızca “şu anda sizden ne istediğimi” yazın.
3Açıklamayı haber vermeden değiştirmek
İş ortasında içerik değiştiğinde yalnızca açıklamayı düzenlerseniz, üzerinde çalışan kişi bunu fark etmez. Büyük bir değişiklik yaptığınızda bir yorumla da haber verin.
4“Güzel bir şey olsun”, “mümkün olduğunca”
Herkesin farklı anladığı sözcükler yanlış anlaşılmaya yol açar. “Dikkat çeksin” yerine “mağazanın adı uzaktan okunabilecek büyüklükte” gibi, sayılarla veya örneklerle yazın.
Neler olabileceğine bir örnek
Bir ekip, iş ortağı bir firmadan yalnızca “bannerı düzelt” yazarak bir iş istedi. Banner, bütün tasarımı değişmiş olarak geri geldi. Ekibin düzeltilmesini istediği tek şey bir tarihti.
Tamamlanma koşulunda “Tarihi 3 Kasım olarak değiştir. Başka hiçbir şeyi değiştirme” yazsaydı, gidip gelmeye gerek kalmazdı.
GeckoFlag’de nasıl yazılır
- Görev başlığı en fazla 50 karakter olabilir; bu da başlıkları kendiliğinden listede kolay okunan bir uzunlukta tutar
- Açıklama zengin metindir; başlıklar, madde işaretleri ve bağlantılar kullanabilirsiniz. Göndermeden önce sonucu önizlemede kontrol edebilirsiniz
- Görev türü, öncelik, sorumlu, başlangıç tarihi ve bitiş tarihi kendi alanlarında belirlenir. Açıklamaya yalnızca bu alanlarda olmayan bilgileri yazmanız yeterlidir
- Şablonu projenin Wiki’sinde tutarsanız, üyeler ihtiyaç duyduklarında kopyalayıp kullanabilir
Gerçek ekranları demoda deneyebilirsiniz.
Özet
Başlıkta ne yapılacağını kısaca yazın; açıklamaya ise amacı, yapılacakları, tamamlanma koşulunu ve materyalleri yazın. Yalnızca tamamlanma koşulunu yazmak bile işin yeniden yapılmasını büyük ölçüde azaltır. Bir sonraki bölümde, görevlerin ne kadar küçük bölünmesi gerektiğini anlatacağız.
Yazı dizisiİşlerin projelere nasıl bölüneceğini 1. bölümde anlattık: “İşleri Nasıl Gruplamalı?”
Yazı dizisi3. bölüm: “Görevler Ne Kadar Küçük Bölünmeli?”
İlgiliSohbette veya e-postada iletilen ricaların neden kaybolduğunu, yeni başlayanlar için hazırladığımız “İlk Proje Yönetim Aracınız” yazı dizisinin 3. bölümünde anlatıyoruz: “E-posta ve Sohbetteki Ricalar Neden Kaybolur?”