Yazı dizisi: Ekipler İçin Görev Yönetimi İpuçlarıBölüm 7
Şirket Dışındaki Kişilerle Yazışırken Nasıl Yazılır: Net Ricalar ve İnceleme İstekleriyle Yanlış Anlamaları Önlemek
Bu yazı dizisi hakkında
“Ekipler İçin Görev Yönetimi İpuçları”, görev veya proje yönetim aracı kullanmaya yeni başlamış ekipler için sekiz bölüm ve bir ek bölümden oluşan bir yazı dizisidir. Her sektöre uyar ve bölümleri istediğiniz sırayla okuyabilirsiniz.
- İşleri Nasıl Gruplamalı?
- Herkesin Anlayacağı Görevler Nasıl Yazılır
- Görevler Ne Kadar Küçük Bölünmeli?
- Sorumlu ve Son Tarih Nasıl Belirlenir
- Yorumlara Nasıl Cevap Verilir
- İlerleme Nasıl Aktarılmalı?
- Şirket Dışındaki Kişilerle Yazışırken Nasıl YazılırBu yazı
- Görevler Nasıl KapatılırYakında
Ek bölüm: “Farklı Dil Konuşan Ekip Arkadaşlarının da Anlayacağı Şekilde Yazmak” (yakında)
Şirket içinde tek kelimeyle anlaşılan bir şey, şirket dışındaki kişilere ulaşmayabilir. Bir iş istediğinizi düşünürsünüz ama karşı taraf anlamamıştır. İnceleme istersiniz ama cevap gelmez. Bu yanlış anlamaların çoğu, karşı tarafın bilmediği bir şeyin yazılmamasından kaynaklanır.
Not: Bu yazı GeckoFlag’in geliştiricisi tarafından yazılmıştır.
Kısaca: arka planı, ricayı ve karar verilmesi gerekenleri ayrı yazın
Şirket dışındaki kişilere “neden”, “ne istediğinizi” ve “neye karar vermelerini istediğinizi” ayrı ayrı yazın. Hepsini karıştırırsanız, karşı taraf hangi kısma cevap vereceğini bilemez.
Şirket içinden farkı
- Arka planı bilmezler: şirket içi toplantılarda neye karar verildiğini, işin buraya nasıl geldiğini ve şirketinizin iç durumunu bilmezler.
- Soru sormaları zordur: konumları gereği “Bu ne demek?” diye sormaktan çekinip tahminle ilerleyebilirler.
- Gösterilmemesi gereken bilgiler vardır: şirket içi maliyetler, diğer müşterilerle ilgili konular, şirket içi değerlendirmeler gibi.
Rica mesajı şablonu
Rica mesajı şablonu
- Arka plan: bu işe neden ihtiyaç duyulduğu. Karşı tarafın bilmediği gelişmeleri kısaca yazın.
- Ricamız: ne, nereye kadar. Teslim edilecek işin biçimi (dosya biçimi, adet, boyut).
- Karar vermenizi istediğimiz konu: karşı tarafın karar vermesini istediğiniz bir şey varsa yazın. Yoksa “Yok” yazın.
- Son tarih: en geç ___ tarihinde (___ günü) saat ___. Neden: ___.
- Belgeler: başvurmalarını istediğiniz belgeler ve nerede oldukları.
- İletişim: sorularınızı ___ kişisine iletebilirsiniz.
“İletişim” satırını yazarsanız, karşı taraf emin olamadığında soru sorabileceğini anlar. Soru sormakta zorlanan kişiler için bu tek satır büyük fark yaratır.
İnceleme isteği nasıl yazılır
- Bakılacak kısmı daraltın: “Lütfen tamamını kontrol edin” yerine “Lütfen tarih ve adreslerde hata olup olmadığını kontrol edin” yazarsanız daha güvenilir bir cevap alırsınız.
- Nasıl cevap verileceğini yazın: “Bir sorun yoksa yalnızca ‘Bu haliyle uygun’ yazmanız yeterli” derseniz karşı tarafın işi kolaylaşır.
- Son tarihi ve geçerse ne olacağını yazın: “___ tarihine kadar sizden haber alamazsak bu haliyle devam edeceğiz” gibi bir ifade de kullanılabilir. Ancak bunu parayla veya sözleşmeyle ilgili konularda kullanmayın; bu konularda mutlaka cevap alın.
Kelimeleri karşı tarafa göre seçin
Şirket içi kısaltmalar, yalnızca şirket içinde bilinen proje adları ve sektöre özgü terimler, şirket dışındaki kişilere ulaşmaz. Özellikle farklı bir sektörden birine iş verirken, aynı kelime başka bir anlamda kullanılıyor olabilir. İşe başlamadan önce önemli kelimelerin anlamını bir kez teyit edin.
Neyin gösterileceğine karar verin
Şirket dışından kişileri araca davet edecekseniz, onların da göreceği projeleri yalnızca şirket içine ait projelerden ayırın (projelerin nasıl ayrılacağını 1. bölümde anlattık: “İşleri Nasıl Gruplamalı?”). Fiyat teklifinin dökümü veya şirket içi görüşmeler gibi şeyleri yalnızca şirket içine ait projede tutun.
Araca davet mi, e-posta mı?
Sık yazıştığınız kişileri araca davet ederseniz, belgeler ve işin geçmişi tek bir yerde toplanır. Öte yandan oturum açmayı veya yeni bir araç öğrenmeyi yük olarak gören kişiler de vardır. Yılda yalnızca birkaç kez yazıştığınız biriyle e-postaya devam edip karara bağlananları kendi tarafınızda görevlere aktarmak da bir yoldur.
Neler olabileceğine bir örnek
Bir ekip müşterisine “Baskı onayınızı rica ederiz” diye yazdı, ancak müşteri bunun “artık düzeltme yapılamaz” anlamına geldiğini anlamamıştı. Dosyalar matbaaya gönderildikten sonra bir düzeltme isteği geldi ve ek maliyet çıktı. O zamandan beri ekip anlamını da ekliyor: “Bu son kontrol. Bundan sonraki düzeltmeler baskının yeniden yapılması anlamına gelir.”
GeckoFlag’de şirket dışındaki kişiler nasıl davet edilir
- “Misafir” rolüyle davet edilen kişiler yalnızca katıldıkları projeleri görebilir. Yeni proje oluşturamazlar.
- Misafirler yine de görev oluşturabilir, düzenleyebilir ve yorum yazabilir. Yalnızca görüntülemeye yönelik bir rol olmadığından, göstermek istemediğiniz bilgileri ayrı ve yalnızca şirket içine ait bir projede tutun.
- Kullanıcıları yönetici ekler; kişilerin kendi kendine kaydolabileceği bir yol yoktur. Kimin davet edileceğine yöneten taraf karar verir.
- Her üye kendi görüntüleme dilini seçebildiği için yurt dışındaki iş ortakları da ekranları kendi dillerinde kullanabilir.
- Site adını ve logoyu kendi şirketinizinkilerle değiştirebildiğiniz için müşterileriniz aracı şirketinizin iletişim noktası olarak görür.
Gerçek ekranları demoda deneyebilirsiniz.
Özet
Şirket dışındaki kişilerden bir şey isterken arka planı, ricanızı ve karar verilmesi gerekenleri ayırın, iletişim bilgisini de ekleyin. İnceleme isteklerinde neye bakılacağını ve nasıl cevap verileceğini yazın; neyin görüneceğini de projelerle ayırın. Bir sonraki bölümde, yazı dizisinin son bölümü olarak işlerin nasıl kapatılacağını anlatacağız.
Yazı dizisi1. bölüm “İşleri Nasıl Gruplamalı?” ve 5. bölüm “Yorumlara Nasıl Cevap Verilir” yazılarına da göz atabilirsiniz. Ek bölüm “Farklı Dil Konuşan Ekip Arkadaşlarının da Anlayacağı Şekilde Yazmak” yakında yayında
İlgiliMüşterinin incelemesini beklerken işi nasıl durdurmadan yürüteceğinizi “Yapay Zekâyla Çalışan Ekipler İçin Görev Yönetimi” yazı dizisinin 5. bölümü “Müşteri Onayını Beklerken İşi Durdurmamanın Yolları” yazısında anlatıyoruz