Müşteri Onayını Beklerken İşi Durdurmamanın Yolları: Müşteriden Karar Nasıl İstenir

Önceki bölümde, yapay zekâyla hazırlanan seçenekleri ikiye ya da üçe indirmeyi ve birini neden seçtiğinizi kayıt altına almayı ele aldık. Bu seçenekler çoğu zaman karar vermesi için müşteriye gider.

Tasarım projelerinde en uzun bekleme genellikle müşterinin incelemesidir. Yapay zekâ işi hızlandırdıkça bu bekleme her zamankinden daha çok göze batıyor. Bu yazıda inceleme taleplerinin nasıl gönderileceğini, son tarihlerin nasıl belirleneceğini, müşterinin yönetim aracınıza davet edilip edilmeyeceğini ve cevaplarının nasıl kaydedileceğini sırayla ele alıyoruz.

Not: Bu yazı GeckoFlag’in geliştiricisi tarafından yazılmıştır.

Müşteri incelemelerinin uzamasının beş nedeni

Cevap gelmediğinde, müşterinin sadece meşgul olduğunu düşünmek kolaydır. Ama talebi nasıl ilettiğinize bakarsanız, kendi tarafınızda azaltabileceğiniz pek çok bekleme olduğunu görürsünüz. Sık görülen beş neden şunlardır.

• Talepler parça parça gidiyor: konuları sohbet ya da e-postayla tek tek gönderdiğinizde müşteri bütün resmi göremez. Hangilerinin acil olduğunu ve kaç tane kaldığını bilmediği için onları erteler.
• Neye karar verilmesi gerektiği yazmıyor: tek başına “Bir göz atar mısınız?” demek, bakmalarını mı, seçmelerini mi, yoksa onaylamalarını mı istediğinizi anlatmaz.
• Son tarih yok ya da gerekçesi yok: son tarihi olmayan talepler, son tarihi olan işlerin gerisinde kalır. Gerekçesi olmayan bir tarih de muhatabınıza, işin neden acil olduğunu iş arkadaşlarına anlatabileceği bir dayanak bırakmaz.
• Müşteri tarafında kimin karar verdiğini bilmiyorsunuz: muhatabınız karar verebilir mi, yoksa bir yöneticinin ya da üst yöneticinin kararı mı gerekir? Bu belirsizse inceleme müşterinin şirketi içinde takılıp kalır.
• Şirket içi incelemeleri için zaman ayırmadınız: muhatabınızın konuyu yöneticisine iletip cevapları toplamasının birkaç gün sürmesi hiç de nadir değildir.

Baştaki sahnede bu beş nedenin hepsi bir aradaydı.

İlgiliSohbet veya e-postayla iletilen ricaların neden kaybolduğunu, yeni başlayanlar için hazırladığımız “İlk Proje Yönetim Aracınız” yazı dizisinin 3. bölümünde de ele alıyoruz: “E-posta ve sohbetteki ricalar neden kaybolur?”

İnceleme taleplerini “karar verilecekler listesi” olarak gönderin

İnceleme taleplerini parça parça göndermeyin. Haftanın belirli bir gününde toplu olarak gönderin. Örneğin projenin başında müşteriyle şöyle anlaşın: “Her salı sabahı, o hafta karar vermenizi istediğimiz konuların listesini göndereceğiz.”

Listedeki her madde için şunları yazın. Olduğu gibi kullanabilmeniz için şablon olarak veriyoruz.

Listeyi yazarken işinize yarayacak iki püf noktası var.

Birincisi, her zaman bir öneri ekleyin. Yalnızca seçenekleri sıralarsanız müşteri her şeyi sıfırdan düşünmek zorunda kalır. Bir öneri ve gerekçesi olduğunda, daha çok madde basit bir “Öyle yapalım” ile sonuçlanır.

İkincisi, son tarihe kadar karar verilmezse ne olacağını önceden belirleyin. “Son tarihe kadar sizden bir dönüş almazsak, önerdiğimiz seçenekle devam edeceğiz” demek, beklerken işin durmaması için güçlü bir yoldur. Ancak bunu yalnızca projenin başında müşteriyle anlaştıysanız ya da sözleşmenizde böyle yazıyorsa kullanın. Anlaşma olmadan kendi başınıza ilerlerseniz, sonradan “Bize kimse söylemedi” cevabını alabilir, daha az değil daha çok yeniden çalışmayla karşılaşabilirsiniz.

Dikkat“Cevap gelmezse devam ederiz” yaklaşımını, başlangıç toplantısında ya da teklifi gönderirken çalışma biçiminizin bir parçası olarak açıklayın ve müşterinin onayını alın. Böyle bir anlaşmanın olmadığı projelerde, son tarih geçince müşteriyi aramak gibi başka bir yol düşünün.

Son tarihi yayın tarihinden geriye doğru hesaplayın ve gerekçesiyle bildirin

Son tarihi “cevap almak istediğimiz gün” olarak belirlemeyin. Yayın tarihinden geriye doğru hesaplayın ve müşterinin konuyu şirket içinde dolaştırması için gereken günleri de hesaba katın.

1. Yayın tarihinden, o maddeye karar verildikten sonra gereken iş günlerini geriye doğru sayın
2. Ardından müşterinin şirket içi incelemesi için gereken günleri de geriye doğru sayın (örneğin üç ila beş iş günü)
3. Talebi göndereceğiniz gün o gündür. Son tarihi, işin başlaması gereken günden bir gün önceye koyun

Sonra son tarihe bir gerekçe ekleyin. “6 Kasım’a kadar dönüş yaparsanız 20 Kasım’daki yayına yetişebiliriz” diye yazarsanız, muhatabınız işin neden hızlı yürümesi gerektiğini yöneticisine anlatabilir.

Önemli bir nokta daha var: müşteri tarafında kararları kimin verdiğini projenin başında sorun. “Tasarımla ilgili son kararı kim veriyor?” “O kişiye doğrudan sunum yapma imkânımız olur mu?” Yalnızca bu soruları sormak bile incelemelerin nasıl düzenlenmesi gerektiğini çok daha netleştirir.

Yazı dizisiİncelemeye gönderdiğiniz görevleri “Müşteri onayı bekleniyor” durumuna almayı ve bekleyen her şeyi tek bir listede görmeyi 3. bölümde (“‘Karar bekleyen’ işleri görünür kılın”) anlattık

Müşteriyi yönetim aracınıza davet etmeli mi, etmemeli mi?

İncelemelerin nerede yapılacağı da karar verilmesi gereken bir konudur. Müşteriyi yönetim aracınıza davet edip orada çalışabilir ya da davet etmeden ona bir liste gönderebilirsiniz.

Hangisinin daha iyi olduğu projeye ve müşteriye bağlıdır. İlk toplantıda “İncelemeleri hangi yolla yapmak sizin için daha kolay olur?” diye sorun ve müşterinin tercihine göre karar verin. Yolun yarısında yöntem değiştirmek de mümkündür.

Cevap geldiğinde, verilen kararı kayda geçirin

Cevap geldiğinde, o maddenin görevine şunları ekleyin:

• Kim karar verdi (müşteri tarafında kimin kararıydı)
• Ne zaman karar verildi
• Neye karar verildi
• Gerekçe (müşteri belirttiyse kendi sözleriyle)

E-posta ya da telefonla gelen cevapların ana noktalarını da göreve aktarın. Telefon görüşmesiyse tarihi ve kiminle konuştuğunuzu ekleyin; örneğin: “30 Ekim, müşterinin halkla ilişkiler sorumlusuyla telefon görüşmesi. A ile devam edilmesine karar verildi.”

Böylece sonradan “Biz öyle bir şey söylemedik” denmesinin önüne geçersiniz ve sorumlu kişi değişse bile herkes olup biteni izleyebilir. 2. bölümde oluşturduğunuz karar görevindeki “Verilen karar” ve “Gerekçe” alanları da tam burada dolar.

GeckoFlag’de uygulama örneği

Bu çalışma biçimini GeckoFlag’e nasıl taşıyabileceğinizi görelim.

1Müşterileri “Misafir” olarak davet edin

GeckoFlag’de her kullanıcıya üç rolden biri atanır: Yönetici, Üye veya Misafir. Bir müşteriyi davet ederken ona Misafir rolünü verin. Misafirleri bir yönetici Kullanıcılar sayfasından ekler. Müşterilerin kendi kendine kaydolabileceği bir yol yoktur.

Misafirler, katıldıkları projelerde görevler, yorumlar, Wiki ve dosyalarla üyelerle aynı şekilde çalışabilir. Erişimleri yalnızca görüntülemeyle sınırlı değildir; yorumlarla cevap verebilir, hatta kendileri görev oluşturabilirler. Öte yandan proje oluşturamaz ve proje sahibi olamazlar. Dosya ve klasör ekleyip silebildikleri ve Wiki’yi düzenleyebildikleri için, korumak istediğiniz materyalleri nerede tuttuğunuzu iyi düşünün. Ayrıntılar için kılavuzdaki “Rollere göre yetkiler” sayfasına bakın.

2Karar vereni sorumlu olarak atayın, cevap için son tarihi bitiş tarihine yazın

Misafir olarak davet ettiğiniz bir müşteri, bir görevin sorumlusu olarak atanabilir. Bir karar görevinde müşteri tarafındaki irtibat kişisini sorumlu olarak atayın ve cevap için son tarihi bitiş tarihine girin. Asıl kararı veren kişi bir yönetici ya da üst yöneticiyse, açıklamadaki “Kim karar verecek” maddesine onun adını yazın.

Görevin açıklamasında 2. bölümdeki şablonu (karar verilecek konu, neyi bekletiyor, seçenekler, kim karar verecek, son tarih, verilen karar, gerekçe) kullanın ve bu yazıdaki “Önerimiz” ile “O tarihe kadar karar verilmezse” maddelerini ekleyin. Bu yazıdaki şablon, müşteriye gönderdiğiniz liste için tasarlanmıştır.

3İnceleme talebini, bilgilendirilecek kişileri seçerek yorumla iletin

Yorum gönderirken kimlerin e-posta bildirimi alacağını seçebilirsiniz. İnceleme isteyen bir yorumda müşteriyi bilgilendirilecek kişiler arasından seçip yorumu yayınlayın. Aynı anda durumu “Müşteri onayı bekleniyor” olarak değiştirirseniz, talep ve durum değişikliği tek adımda kaydedilir.

Kimlerin bilgilendirileceğini her yorumda siz seçersiniz; bildirimler herkese otomatik olarak gitmez. (Profilinde “Katıldığım projelerdeki görevlere yapılan tüm yorumları bana bildir” seçeneğini işaretlemiş kişiler tüm yorumları alır.)

4Yalnızca ekip içinde konuşulacakları ayrı bir projede tutun

GeckoFlag’de bir projedeki yalnızca bazı görevleri misafirlerden gizlemenin bir yolu yoktur. Teklifle ilgili görüşmeleri ve müşterinin görmesini istemediğiniz şirket içi değerlendirmeleri, müşterinin katılmadığı ayrı bir projede tutun. Kimseyi davet etmeden önce hangi projede kimin yer alacağına karar vermek içinizi rahatlatır.

5Yurt dışındaki müşteriler görüntüleme dilini kendileri seçsin

Her kullanıcı görüntüleme dilini profilinden değiştirebilir. Yurt dışından bir müşteriyi davet ederseniz, müşteri görevleri kendi dilindeki ekranlarla görüntüleyip yorum yapabilir. Değişen yalnızca ekranlardır; görevlerin ve yorumların metni çevrilmez.

6Müşteriyi davet etmiyorsanız cevaplarını yorumlara aktarın

Müşteriyi davet etmiyorsanız, inceleme listesini e-postayla gönderin ve cevap geldiğinde ana noktalarını ilgili görevin yorumuna aktarın.

Burada “Yapay zekâ ile oluştur” işinizi kolaylaştırabilir (v1.9.0 ve sonrası). Müşterinin cevap e-postasının metninden ya da bir sohbet ekran görüntüsünden yorum taslağı hazırlayabilir. Kullanmak için bir Anthropic API anahtarı (kullanım ücreti Anthropic’e ödenir ve GeckoFlag fiyatına dahil değildir) ve bir yöneticinin kullanım izni gerekir. Ekran görüntülerini kullanmak için ayrıca bir yöneticinin görsel okumayı açması gerekir (varsayılan olarak kapalıdır). “Lütfen son tarihi gelecek haftaya erteleyin” gibi açık bir talep varsa, bitiş tarihi ya da durum değişikliklerini de önerir. Öneriyi bir kişi kontrol eder ve yalnızca işaretlenen maddeler forma aktarılır. Siz kaydedene kadar hiçbir şey değişmez. Ayrıntılar için Yapay zekâ ile oluştur sayfasına bakın.

Şunu unutmayın: cevap e-postaları ve ekran görüntüleri, müşterideki kişilerin adlarını, iletişim bilgilerini ya da şirket dışına çıkmaması gereken bilgileri içerebilir. Ayrıca yorum taslağı hazırlanırken görevin açıklaması ve son 5 yorumu da Anthropic’e gönderilir. Kullanmadan önce, bu içeriği yapay zekâya vermenin uygun olup olmadığını müşterilerle yaptığınız sözleşmelere ve şirketinizin kurallarına göre kontrol edin.

Yazı dizisiYapay zekâyla hangi bilgilerin paylaşılacağının sınırını 6. bölümde (“İyi kayıtlarla yapay zekâ daha çok yardımcı olur”) ayrıntılı olarak anlattık

Misafir ekleme adımları kılavuzdaki “Kullanıcı ekleme ve düzenleme” ve “Rollere göre yetkiler” sayfalarında, bildirimlerin nasıl çalıştığı ise “Görev yorumları” sayfasında anlatılıyor. Gerçek ekranları demoda deneyebilirsiniz.

Özet

• Müşteri incelemelerinin uzamasının nedenlerinin çoğu, talebi iletme biçiminizdedir: parça parça gönderilen talepler, net olmayan soru, gerekçesiz son tarih, belirsiz karar verici ve müşterinin şirket içi incelemesine ayrılmayan zaman
• İnceleme taleplerini belirli bir günde toplu olarak gönderin; her birinde karar verilmesini istediğiniz konu, seçenekler, öneriniz, son tarih ve o tarihe kadar karar verilmezse ne olacağı yer alsın
• “Cevap gelmezse önerimizle devam ederiz” yaklaşımını yalnızca önceden anlaştıysanız kullanın
• Son tarihi yayın tarihinden geriye doğru hesaplayın, müşterinin şirket içi incelemesini hesaba katın ve gerekçesiyle birlikte bildirin
• Müşteriyi davet edip etmeyeceğinize projenin süresine, yazışmaların miktarına ve müşterinin bu tür araçlara ne kadar alışkın olduğuna göre karar verin
• Cevapları görevde “kim, ne zaman, neye ve neden karar verdi” biçiminde kaydedin

Müşterinin incelemesi, sizin hızlandıramayacağınız bir şey gibi görünebilir. Ama karar verilmesini istediğiniz konuları müşterinin kolayca karar verebileceği bir biçimde iletirseniz, bekleme süresini önemli ölçüde kısaltabilirsiniz.

Gelecek bölümde, yazı dizisini toparlarken, şimdiye kadar tuttuğunuz kayıtları yapay zekâdan yardım almak için malzeme olarak nasıl kullanabileceğinizi ele alacağız.