Yazı dizisi: Ekipler İçin Görev Yönetimi İpuçlarıBölüm 5
Yorumlara Nasıl Cevap Verilir: Onay, Soru ve Düzeltme İsteğini Kısaca Yazmak
Bu yazı dizisi hakkında
“Ekipler İçin Görev Yönetimi İpuçları”, görev veya proje yönetim aracı kullanmaya yeni başlamış ekipler için sekiz bölüm ve bir ek bölümden oluşan bir yazı dizisidir. Her sektöre uyar ve bölümleri istediğiniz sırayla okuyabilirsiniz.
- İşleri Nasıl Gruplamalı?
- Herkesin Anlayacağı Görevler Nasıl Yazılır
- Görevler Ne Kadar Küçük Bölünmeli?
- Sorumlu ve Son Tarih Nasıl Belirlenir
- Yorumlara Nasıl Cevap VerilirBu yazı
- İlerleme Nasıl Aktarılmalı?
- Şirket Dışındaki Kişilerle Yazışırken Nasıl Yazılır
- Görevler Nasıl KapatılırYakında
Ek bölüm: “Farklı Dil Konuşan Ekip Arkadaşlarının da Anlayacağı Şekilde Yazmak” (yakında)
Bir görevin yorumlarında mesajlar defalarca gidip gelir. Ya da hiç cevap gelmez ve yazdığınızın okunup okunmadığını bile bilemezsiniz. Yazarken biraz özen göstermek, bunların çoğunu azaltır.
Not: Bu yazı GeckoFlag’in geliştiricisi tarafından yazılmıştır.
Kısaca: ilk satırda sonuç, son satırda rica
Okuyan kişi, mesajın kendisini ilgilendirip ilgilendirmediğine ilk satıra bakarak karar verir. Önce sonucu, en sona da karşı taraftan ne yapmasını istediğinizi yazın. Arada yalnızca karar vermek için gereken bilgiler olsun.
Duruma göre nasıl yazılır
Anladığınızı bildirirken
Yalnızca “Tamam” yazarsanız neyi anladığınız, neyi ne zaman yapacağınız belli olmaz. Bir sonraki adımınızı da ekleyin.
| Pek iyi değil | Daha iyi |
|---|---|
| Tamam. | Anlaşıldı. İlk taslağı perşembe sabah paylaşacağım. |
Cevap gerektirmeyen bildirimler için kısa bir “Gördüm” yeterlidir. Kullandığınız araçta tepki (emojiyle karşılık verme) özelliği varsa onu kullanın.
Soru sorarken
- Birden çok sorunuz varsa numaralandırın. Böylece cevap da “1: …” diye numarayla verilebilir
- Mümkünse seçenek sunun. “Ne yapalım?” yerine “A mı, B mi?” diye sormak cevap vereni daha az yorar
- Cevaba ne zamana kadar ihtiyacınız olduğunu yazın
İşi geri gönderirken (düzeltme isterken)
- Neyin değişeceğini tam olarak belirtin: “2. sayfadaki başlık”, “sağ alttaki telefon numarası”
- Nedenini ekleyin: karşı taraf nedenini bilirse benzer yerleri de kendisi düzeltebilir
- “Mutlaka düzeltilmesi gerekenler” ile “mümkünse” olanları ayırın: her şey aynı ağırlıkta yazılırsa karşı taraf nereden başlayacağını bilemez
- Girişi kısa tutun: sert görünmesin diye yumuşatıcı cümleleri art arda eklemek, asıl ricayı gölgede bırakır. İyi olan yanları belirtmek istiyorsanız tek satır yeterlidir
İşin bittiğini bildirirken
Neyin bittiğini, nerede olduğunu ve geriye bir şey kalıp kalmadığını yazın. Yalnızca “Bitti” yazarsanız, mesajı alan kişi teslim edilen işi aramak zorunda kalır.
Olduğu gibi kullanabileceğiniz şablonlar
___ ile işaretli yerleri kendinize göre doldurun.
Onay
Anlaşıldı. ___ işini ___ günü saat ___ olmadan tamamlayacağım.
Soru
___ hakkında iki sorum olacak.
- ___ A mı olacak, B mi?
- Bu sefer de ___ gerekli mi?
___ tarihine kadar cevap verebilirseniz plana uygun şekilde ilerleyebiliriz.
Düzeltme isteği
Kontrol ettim. Lütfen şu iki noktayı düzeltin.
- (Mutlaka) ___ içindeki ___, ___ olarak değiştirilsin. Neden: ___.
- (Mümkünse) ___ biraz daha büyük olsun.
Geri kalanı bu haliyle uygun.
Tamamlandı bildirimi
___ tamamlandı.
- Konumu: ___
- Kalan iş: yok (veya ___)
Kontrol etmenizi rica ederim.
Gecikme bildirimi
___ işi, ___ olan son tarihe yetişmeyecek.
Neden: ___
___ tarihine kadar teslim edebilirim. Önce yalnızca ___ kısmını da gönderebilirim. Hangisini tercih edersiniz?
Yazarken uyulacak 3 kural
1Kimin okuması gerektiğini netleştirin
Birden çok kişinin gördüğü bir yorum alanında alıcı belirtilmezse, kimse mesajın kendisine yazıldığını düşünmez. Kişinin adını yazın veya bildirimin kime gideceğini seçin.
2Cevap gerekip gerekmediğini yazın
Yalnızca “Cevap vermenize gerek yok” veya “___ tarihine kadar cevap verin” yazmak bile cevap bekleme süresini kısaltır.
3Bir görevde yalnızca bir konu
Başka bir konu açılırsa yeni bir görev oluşturun. Tek bir yorum alanında birden çok konu karışırsa, daha sonra neye karar verildiğini takip etmek mümkün olmaz.
Söylemesi zor bir şeyi iletirken
Gecikme, hata, bir isteği geri çevirme gibi söylemesi zor şeylerde giriş kısmı uzayıp gider. Gerçekleri kısaca şu sırayla yazın: ne oldu → bunun etkisi ne → ne yapmak istiyorsunuz. Özür için tek bir cümle yeterlidir; bunun yerine bir sonraki adımı somut olarak yazın.
Sohbetle nasıl birlikte kullanılır
Küçük danışmalar sohbette daha hızlı çözülür. Ancak sohbette karar verilen şeyi, görevin yorumlarına tek satırla kaydedin. Sohbet mesajları akıp gider ve sonradan bulunamaz (bunu, yeni başlayanlar için hazırladığımız yazı dizisindeki “E-posta ve Sohbetteki Ricalar Neden Kaybolur?” yazısında ayrıntılı olarak anlatıyoruz).
Neler olabileceğine bir örnek
Bir ekip düzeltme isteğini tek bir cümleyle yazdı: “Genel olarak biraz daha aydınlık olsun, yazılar da büyüsün, bir de fotoğraflar…”. Hangisinin zorunlu olduğu anlaşılmadı ve mesajlar üç kez gidip geldi. İstekleri numaralandırıp “mutlaka” ile “mümkünse” olanları ayırmaya başladıktan sonra, işlerin tek seferde doğru dönmesi arttı.
GeckoFlag’de nasıl yazışılır
- Yorumlar zengin metinle yazılır; numaralı listeler de kullanılabilir. Yayınlamadan önce önizleme yapabilirsiniz.
- Yorum yayınlarken durumu, önceliği ve sorumluyu aynı anda değiştirebilirsiniz. Örneğin tamamlandı bildirimini yazarken durumu “İnceleme bekliyor” yapabilir ve görevi, işi isteyen kişiye geri atayabilirsiniz.
- Bildirimin gideceği üyeleri her yorumda ayrı ayrı seçebilirsiniz. Böylece “kimin okuması gerektiğine” her seferinde karar verebilirsiniz.
- Yorumlara 20 farklı simgeyle tepki verebilirsiniz. Böylece yalnızca “Gördüm” diyen cevaplar azalır.
- Ekranda en son 3 yorum gösterilir, daha öncekiler daraltılır. Uzun bir yazışmada karara bağlanan şeyleri görevin açıklamasına da yansıtırsanız okumak kolaylaşır.
Gerçek ekranları demoda deneyebilirsiniz.
Özet
Yorumlarda ilk satıra sonucu, son satıra ricanızı yazın. Kimin okuması gerektiğini ve cevap gerekip gerekmediğini eklemek bile mesajların gidip gelmesini azaltır. Bir sonraki bölümde, ilerlemeyi aktarmak için kullanılan “durumların” nasıl belirleneceğini anlatacağız.
Yazı dizisi4. bölüme de göz atabilirsiniz: “Sorumlu ve Son Tarih Nasıl Belirlenir”
Yazı dizisiSıradaki bölüm (6. bölüm): “İlerleme Nasıl Aktarılmalı?”