Yazı dizisi: Ekipler İçin Görev Yönetimi İpuçlarıBölüm 1
İşleri Nasıl Gruplamalı? Projeleri İşe, Ekibe veya Döneme Göre Ayırmak
Bu yazı dizisi hakkında
“Ekipler İçin Görev Yönetimi İpuçları”, görev veya proje yönetim aracı kullanmaya yeni başlamış ekipler için sekiz bölüm ve bir ek bölümden oluşan bir yazı dizisidir. Her sektöre uyar ve bölümleri istediğiniz sırayla okuyabilirsiniz.
- İşleri Nasıl Gruplamalı?Bu yazı
- Herkesin Anlayacağı Görevler Nasıl Yazılır
- Görevler Ne Kadar Küçük Bölünmeli?
- Sorumlu ve Son Tarih Nasıl Belirlenir
- Yorumlara Nasıl Cevap Verilir
- İlerleme Nasıl Aktarılmalı?
- Şirket Dışındaki Kişilerle Yazışırken Nasıl Yazılır
- Görevler Nasıl KapatılırYakında
Ek bölüm: “Farklı Dil Konuşan Ekip Arkadaşlarının da Anlayacağı Şekilde Yazmak” (yakında)
Bir ekip görev yönetim aracı kullanmaya başladığında, ilk takıldığı nokta projelerin nasıl kurulacağıdır. İşleri çok küçük parçalara bölerseniz kimse aradığı işi bulamaz. Her şeyi bir araya toplarsanız da insanlara kendileriyle hiç ilgisi olmayan bildirimler gelmeye devam eder.
Buradaki “proje”, aracın işleri bir arada tutmak için kullandığı kapsayıcıdır. Bazı araçlar buna pano, alan veya liste der. Bu yazıda, hangi aracı kullanırsanız kullanın geçerli olan, işleri nasıl ayıracağınıza dair bir bakış açısını anlatıyoruz.
Not: Bu yazı GeckoFlag’in geliştiricisi tarafından yazılmıştır.
Kısaca: aynı kişilerin göreceği işleri tek projede toplayın
Emin olamadığınızda kendinize “Bu işi kimin görmesi gerekiyor?” diye sorun. Görmesi gereken kişiler aynıysa işi tek projede toplayın. Farklıysa ayırın.
Çoğu araç, kimin neyi görebileceğine ve bildirimlerin kime gideceğine her projenin üyelerine göre karar verir. Projeleri işi kimin görmesi gerektiğine göre ayırırsanız, bilgilerin görmemesi gereken kişilere açık olmasını ve bildirimlerin ilgisiz kişilere gitmesini önlersiniz.
İşleri gruplamanın üç yaygın yolu
| Gruplama | Uygun olduğu işler | Örnekler | Dikkat edilecekler |
|---|---|---|---|
| İşe göre | Başı ve sonu belli olan işler | Bir müşteri için broşür, bir mağazanın tadilatı, sonbahar şenliği hazırlığı | İşler çoğaldıkça liste uzar. Biten işi kapatın |
| Departmana veya ekibe göre | Sonu olmayan günlük işler | İdari işlere talepler, mağaza malzemelerinin yenilenmesi, muhasebenin aylık işleri | İçerik sürekli büyür. Duruma veya son tarihe göre filtreleyin |
| Döneme göre | Düzenli olarak tekrarlanan işler | 2026 mali yılı işe alımları, aylık bülten, mali yıl sonu kapanışı | İki döneme yayılan işin nereye konacağını önceden kararlaştırın |
İşe göre gruplama
Başı ve sonu belli olan işler için uygundur. İşe katılan kişiler müşteriden müşteriye veya şantiyeden şantiyeye değişiyorsa en doğal seçim budur. İş bitince projeyi kapatabildiğiniz için, yalnızca şu anda yürüyen işleri bir bakışta görürsünüz.
Departmana veya ekibe göre gruplama
Her gün süren işler için uygundur: idari işlerden malzeme talepleri, mağazadaki rutin işler gibi hep aynı kişilerin yürüttüğü işler. Sonu olmadığı için içerik sürekli büyür. Görünümü buna göre ayarlayın; örneğin tamamlananları gizleyin veya son tarihe göre sıralayın.
Döneme göre gruplama
Her yıl veya her ay tekrarlanan işler için uygundur. Önceki projeyi açtığınızda, aynı hazırlıkları aynı sırayla yapabilirsiniz.
Birlikte kullanabilirsiniz
Gerçekte tek bir gruplama yoluyla idare edebilen ekip azdır. Örneğin küçük bir inşaat firması, her müşterinin inşaat işini işe göre, ofisin günlük işlerini ise departmana göre gruplayabilir. Yolların karışması başlı başına bir sorun değildir. Önemli olan, yeni bir iş geldiğinde nereye konacağı konusunda kimsenin tereddüt etmemesidir.
Sık yapılan üç hata
1Çok küçük parçalara bölmek
Tek bir iş için proje açmak bu hataya örnektir. Tek bir iş, bir projenin içinde görev olarak kaydedilmelidir. Ölçü olarak, projeye on veya daha fazla görev girip girmeyeceğini ya da projenin birkaç hafta veya daha uzun sürüp sürmeyeceğini düşünün. İkisi de geçerli değilse işi mevcut bir projenin içine koyun.
2Her şeyi tek projeye koymak
Herkesin işi tek bir projeye girerse, insanlara kendileriyle ilgisi olmayan bildirimler gider. Paylaşılması gerekmeyen bilgiler şirket dışından kişilere bile görünebilir.
3Kişiye göre bölmek
“Tanaka’nın projesi” gibi projeleri kişilere göre bölmektir. İşi üstlenen kişi her değiştiğinde görevleri başka bir projeye taşımak gerekir. İşin kime ait olduğunu proje ile değil, görevin sorumlusu ile gösterin (sorumlunun nasıl belirleneceğini 4. bölümde anlatıyoruz: “Sorumlu ve Son Tarih Nasıl Belirlenir”).
Projelere nasıl ad verilir
- Ad, içinde ne olduğunu söylesin: “A Firması 2026 Sonbahar Broşürü”, “İstasyon Şubesi Tadilatı”
- Sırayı hep aynı tutun: müşteri → içerik → zaman gibi bir sıra belirlerseniz projeleri listede bulmak kolaylaşır
- “Diğer” veya “Çeşitli” adlı projeler açmayın: her şeyin girebildiği bir kutunun içinde ne olduğunu kısa sürede kimse bilemez
Neler olabileceğine bir örnek
Bir ekip, bir müşterinin bütün işlerini tek bir projede tutuyordu. Sonra aynı müşterinin başka bir departmanı da talep göndermeye başladı ve farklı kişilerin sorumlu olduğu işler aynı yerde karıştı. Sorumlulardan biri, kendisiyle hiç ilgisi olmayan bildirimler almaya devam etti.
Ekip işleri her departman için ayrı bir projeye böldüğünde bildirim sorunu ortadan kalktı ve her birinin ilerleyişini görmek kolaylaştı.
GeckoFlag’de nasıl kurulur
GeckoFlag’de üyeler ve misafirler yalnızca katıldıkları projeleri görebilir (yöneticiler tüm projeleri görebilir). Böylece “işi kimin görmesi gerektiğine göre ayırma” fikrini olduğu gibi uygulayabilirsiniz.
- Her proje için proje adını, açıklamayı, proje sorumlusunu, başlangıç ve bitiş tarihlerini ve katılan üyeleri belirlersiniz
- Proje anahtarı (en fazla beş harf ve rakam) her görev numarasının başına gelir. Örneğin anahtarı “SHOP” yaparsanız görevler otomatik olarak “SHOP-1”, “SHOP-2” diye numaralanır. Kısa ve bakınca hangi iş olduğu anlaşılan bir anahtar seçin
- Biten projeleri tamamlandı olarak işaretleyebilirsiniz
- Şirket dışından kişileri “misafir” olarak, yalnızca katılacakları projelere davet edebilirsiniz (7. bölümde anlatıyoruz: “Şirket Dışındaki Kişilerle Yazışırken Nasıl Yazılır”)
Gerçek ekranları demoda deneyebilirsiniz.
Özet
İşleri, kimin görmesi gerektiğine göre projelerde toplayın. Temel kural olarak başı ve sonu olan işleri işe göre, süregelen işleri departmana göre, tekrarlanan işleri döneme göre gruplayın. Bir sonraki bölümde, projenin içine kaydedeceğiniz görevleri herkesin anlayacağı şekilde nasıl yazacağınızı anlatacağız.
İlgiliKurulan bir aracın neden kullanılmaz hale geldiğini ve ilk olarak neyin kararlaştırılması gerektiğini, yeni başlayanlar için hazırladığımız “İlk Proje Yönetim Aracınız” yazı dizisinin 5. bölümünde anlatıyoruz: “Araç Neden Kurulduktan Sonra Kullanılmaz Hale Gelir ve İlk Ne Kararlaştırılmalı?”
Yazı dizisi2. bölüm: “Herkesin Anlayacağı Görevler Nasıl Yazılır”