Araç Neden Kurulduktan Sonra Kullanılmaz Hale Gelir ve İlk Ne Kararlaştırılmalı? Başlamadan Önce Beş Neden ve Beş Kural

Bir aracı kullanmaya başlayıp sonra bırakmak, çok sık yaşanan bir başarısızlıktır.

Bu yazıda araçların neden kullanılmaz hale geldiğini ve bunu önlemek için başlamadan önce neleri belirlemeniz gerektiğini anlatıyoruz.

Not: Bu yazı GeckoFlag’in geliştiricisi tarafından yazılmıştır.

Kullanılmaz hale gelmesi sık rastlanan bir durumdur

Bir araç kullanılmaz hale geldiğinde, bu birinin tembellik ettiği anlamına gelmez. Aracın kötü olduğu anlamına da gelmeyebilir.

Sohbet ve Excel tabloları yıllardır kullanılan, alışılmış araçlardır. Yeni bir araç, alışana kadar biraz ek çaba ister. Bu çaba yoğun bir döneme denk gelirse insanlar alıştıkları araçlara geri döner. Bu çok doğaldır.

Araçların kullanılmaz hale gelmesinin beş nedeni

Bir aracın kullanılmaz hale gelmesi genellikle çok benzer bir yol izler. Nedenleri şu beş tanedir.

1Neyin kaydedileceği belirlenmemiş

“Her şeyi araca yazın” diye başlarsanız, herkes farklı şeyler kaydeder.

Biri beş dakikalık işleri bile kaydeder, bir başkası yalnızca büyük işleri. Listeye baksanız bile ekibin işlerini bir bütün olarak göremezsiniz.

İşaretÇok kaydedenle az kaydeden arasındaki fark büyük.

2Sohbet ve tabloyla iki kat iş

Araç geldikten sonra da ricalar sohbetten yapılmaya ve Excel tablosu güncellenmeye devam eder. Aynı şeyi iki yere yazmak iki kat iştir.

Üstelik iki yerdeki bilgiler birbirini tutmazsa “Hangisi doğru?” sorusu çıkar. Geriye kalan, daha az uğraştıran, alışılmış olandır.

İşaretSohbette “Bunu araca da yazar mısınız?” diye rica ediliyor.

3Güncellenmediği için güvenilmez

Bir görev haftalarca “devam ediyor” durumunda kalıyor. Aslında çoktan bitmiş. Bu birkaç kez yaşanınca listeye güvenilmez hale gelir.

Güvenilmeyen listeye kimse bakmaz. Kimsenin bakmadığı listeyi kimse güncellemez. Böylece aracın bırakılmasına giden döngü başlar.

İşaretListeye baktıktan sonra sonunda yine kişiye sorarak teyit ediyorsunuz.

4Başta fazla ayarlama yapılmış

Durumu on aşamaya bölmek. Doldurulacak yirmi alan hazırlamak. Başta hevesle her şeyi ayarlarsanız, her kayıtta tereddüt edilen alanlar artar.

Bir kaydı girmek üç dakika sürüyorsa, sohbetten rica etmek daha hızlıdır.

İşaretKayıt girerken “Bu alana ne yazılıyordu?” diye duraksanıyor.

5Koordinatör araca bakmıyor

Ekip üyelerinden aracı kullanmaları isteniyor, ama işi koordine eden kişi ya da yönetici gidişatı hâlâ sohbetten veya sözlü olarak soruyor.

O zaman ekip üyelerinin aracı güncellemesi için bir neden kalmaz. Sorulduğunda cevap vermek yeterlidir.

İşaretYöneticiniz sohbetten “O iş ne oldu?” diye soruyor.

Başlamadan önce belirlenecek beş şey

Beş nedenin her birinin karşılığı olan bir kural vardır. Aracı kullanmaya başlamadan önce ekipçe konuşup bunları belirleyin.

1Neyin kaydedileceğinin sınırı

Neyin kaydedilip neyin kaydedilmeyeceğini belirleyin. Örneğin şöyle bir sınır:

• Başkasından rica edilen her şey mutlaka kaydedilir
• Tek başına yapılan işler yalnızca yarım gün veya daha uzun sürüyorsa kaydedilir
• Beş dakikalık işler kaydedilmez

2“Doğru olan araçtır” diye karar verin

Ricalar ve alınan kararlar için araçta yazan doğrudur. Danışmalar ve sohbetler eskisi gibi sohbet aracında kalabilir.

Sohbetten bir şey rica edilirse, rica edilen kişi onu araca kaydeder. Bu, serinin 3. bölümündeki “konuşma yeri” ile “rica yeri”ni ayırma yöntemidir.

Araca taşınan işler Excel tablosunda da artık güncellenmez. En önemlisi, iki yere yazmamaktır.

3Ne zaman güncelleneceği

“Sık sık güncelleyin” demek, yoğun dönemlerde mutlaka aksar. Zamanlamayı somut olarak belirleyin.

• Başlayınca “devam ediyor”, bitince “tamamlandı” olarak değiştirin
• Haftada bir kez listeyi hep birlikte gözden geçirmeye zaman ayırın (örneğin pazartesi sabahı on dakika)

Haftalık gözden geçirme, takılan ya da güncellenmesi unutulan işleri yakalar.

4Küçük başlayın

Üç durumla başlayın: “başlanmadı”, “devam ediyor” ve “tamamlandı”. Alan olarak da yapılacak iş, sorumlu kişi ve son tarih yeterlidir.

Başta işi de tek bir işle sınırlayın. Eksik hissedilirse o zaman eklersiniz. Küçük bir ekibin nasıl başlayabileceğini 4. bölümde de ele aldık.

5Koordinatör önce araca bakar

İşi koordine eden kişi ya da yönetici, sormadan önce gidişatı araçtan kontrol eder. Sorarken de araçtan yola çıkar: “Araçtaki X görevi takılmış, ne engelliyor?”

Koordinatörün araca baktığını gören ekip üyeleri de aracı güncellemeye başlar.

Ekip kuralları için şablon

Beş kuralı ekibin ortak kuralları olarak toplarsanız şöyle olur. Olduğu gibi kopyalayın, sonra ekibinize göre düzenleyin.

İlk ayı nasıl geçirmeli

Bir aracın yerleşip yerleşmeyeceği neredeyse her zaman ilk ayda belli olur. Fuar hazırlığını örnek alarak hafta hafta bir plan:

• 1. hafta: kaydedin: kuralları belirleyin ve fuar hazırlığındaki işleri hep birlikte kaydedin. Sorumlu kişiyi ve son tarihi de bu hafta girin.
• 2. hafta: güncellemeye alışın: başlayınca “devam ediyor”, bitince “tamamlandı”. Koordinatör unutulan bir güncelleme fark ederse, suçlamadan hatırlatır.
• 3. hafta: gözden geçirmeye devam edin: iş yoğunlaşır ve güncellemeler kolayca durur. Ne olursa olsun pazartesi gözden geçirmesini mutlaka koruyun.
• 4. hafta: geriye dönüp bakın: bir aylık kullanımdan sonra herkes zorlandığı noktaları paylaşır. Kuralları değiştirmeye, alan eklemeye ya da çıkarmaya karar verin.

4. haftadaki değerlendirmeyi atlamayın. Kullanışsız noktaları olduğu gibi bırakırsanız, araç tam oradan bırakılmaya başlar. Öte yandan, kendi elinizle düzenlediğiniz araç sizin aracınız olur.

Yine de kullanılmıyorsa

Kuralları belirlediniz, bir ay devam ettiniz, ama araç hâlâ kullanılmıyor. Böyle bir durumda şu sırayla gözden geçirin.

1. Kuralları azaltın: uyulmayan kurallar neredeyse her zaman fazla sayıda ya da fazla ayrıntılıdır. “Yalnızca başkasından rica ettiğimiz işleri kaydederiz” düzeyine indirmekte bir sakınca yok.
2. Araca konan işi değiştirin: ilk seçilen iş fazla kısa ya da tek kişinin bitirebileceği bir iş olabilir ve araca uygun olmayabilir. Kişiler arasında çok fazla devir teslim olan bir işle yeniden deneyin.
3. Aracın uygun olup olmadığını sorgulayın: ekranlar anlaşılması zor, kayıt girmek çok zahmetli ya da o kadar çok özellik var ki kafa karışıyor. Nedenler bunlarsa araç değiştirmek makul bir seçenektir.

Araç değiştirmek bir başarısızlık değildir. Bir kez denedikten sonra ekibinizin neye ihtiyacı olduğu çok daha net olacaktır.

Yazı dizisiBir dahaki seçimde nelere bakmanız gerektiğini 6. bölümde (“İlk aracınızı seçerken nelere bakmalı?”) ayrıntılı olarak ele alıyoruz

Özet

Çoğu durumda bir aracın kullanılmaz hale gelmesinin nedeni aracın kendisi değil, nasıl başlatıldığıdır. Nedenleri şu beş tanedir:

• Neyin kaydedileceği belirlenmemiş
• Sohbet ve tabloyla iki kat iş
• Güncellenmediği için güvenilmez
• Başta fazla ayarlama yapılmış
• Koordinatör araca bakmıyor

Başlamadan önce ekipçe beş şeyi belirleyin: neyin kaydedileceğinin sınırı, doğru olanın araç olduğu, ne zaman güncelleneceği, küçük başlamak ve koordinatörün önce araca bakması. Böylece aracın yerleşme ihtimali belirgin şekilde artar.

Ve ilk ayın sonunda mutlaka geriye dönüp bakmak için zaman ayırın.

Denemek isterseniz

“Küçük başlayacaksak deneyebiliriz” diye düşünüyorsanız, işte bir seçenek: bu yazıdaki örnek ekranda kullanılan GeckoFlag.

• Satın almadan önce ekranları görebilirsiniz: herkese açık bir demo var.
• Önce her şeyi ayarlamanız gerekmez: kurulumdan sonra bir proje oluşturup görev ekleyerek başlayabilirsiniz. Durumları ve görev türlerini bir yönetici ekleyebilir ve adlarını değiştirebilir (her biri için en fazla 10).
• Kendi işlerinizi bir bakışta görürsünüz: pano, size atanan görevleri listeler.
• Ne kadar uzun kullanırsanız kullanın aylık ücret yoktur: tek seferlik $30. Kişi eklemek ek ücrete tabi değildir. Sunucu maliyeti ayrıca gerekir. Ayrıntılar fiyat sayfasında.
• Ekrandaki yönergeleri izleyerek kurulur: dosyaları sunucunuza yükler, ardından tarayıcının gösterdiği adımları doldurursunuz. Komut satırı kullanmanız gerekmez. Adımlar kılavuzdaki Kurulum sayfasında.

Öte yandan her şeyi ayrıntılı biçimde özelleştirmek isteyen ekiplere uygun değildir. Kendi alanlarınızı eklemek ya da ayrıntılı iş akışları tanımlamak için bir özellik yoktur.

Şirketinizin web sitesi zaten paylaşımlı bir hostingde çalışıyorsa, GeckoFlag’i de oraya kurabilirsiniz. Gerekenleri kılavuzdaki Sistem Gereksinimleri sayfasından kontrol edebilirsiniz.

Not: Şirketinizin zaten kendi alan adı varsa, çoğu paylaşımlı hostingde “geckoflag.sirketiniz.com.tr” gibi bir alt alan adı oluşturup kurulumu orada yapabilirsiniz. Bu durumda yeni bir alan adı satın almanız gerekmez.

Demoda bir görev ekleyin ve durumunu değiştirin. Güncellemenin ne kadar zahmet gerektirdiğini görürsünüz.