Yazı dizisi: İlk Proje Yönetim AracınızBölüm 1
Proje Yönetim Aracı Nedir? Bir Araçla İşinizde Neler Değişir, Sade Bir Anlatımla
Bu yazı dizisi hakkında
“İlk Proje Yönetim Aracınız”, daha önce hiç böyle bir araç kullanmamış kişiler için altı bölümlük bir yazı dizisidir. Bölümleri istediğiniz sırayla okuyabilirsiniz.
- Proje yönetim aracı nedir? Bir araçla işinizde ne değişir?Bu yazı
- Excel takip tablosu nerede sınıra dayanır?
- E-posta ve sohbetteki ricalar neden kaybolur?
- Küçük bir ekibin gerçekten ihtiyacı var mı?
- Araç neden kurulduktan sonra kullanılmaz hale gelir ve ilk ne kararlaştırılmalı?
- İlk aracınızı seçerken nelere bakmalı?
“O iş ne durumda?”
Fuara üç hafta var. Broşürün matbaaya gitmesi, stant ekipmanının ayarlanması ve davetiyelerin gönderilmesi gerekiyor. İşi beş kişi paylaşıyor. Yine de hangi işin bittiğini, hangisinin takıldığını kimse tek seferde söyleyemiyor. Öğrenmenin tek yolu herkese tek tek sormak.
Bu tür sahneler, birden fazla kişinin aynı iş üzerinde çalıştığı her sektörde yaşanır. Proje yönetim aracı, bu “tek tek sorma” ihtiyacını azaltmaya yarayan bir araçtır.
Bu yazı hangi araçların olduğunu anlatmıyor; bir araç kullandığınızda işinizde neyin değiştiğini açıklıyor. Teknik terimleri olabildiğince az kullanacağız.
Not: Bu yazı GeckoFlag’in geliştiricisi tarafından yazılmıştır.
Tek cümleyle proje yönetim aracı
Proje yönetim aracı, tüm ekibin kimin neyi, ne zamana kadar yaptığını ve şu an ne durumda olduğunu aynı yerde görebildiği bir araçtır.
“Proje” kelimesi kulağa büyük gelebilir, ama burada yalnızca “başı ve sonu olan, birden fazla kişinin dahil olduğu iş” anlamına geliyor. Bir fuara katılmak, şirket broşürünü yenilemek, bir mağazayı tadilattan geçirmek, yeni birini işe almak: hepsi bu kapsama girer.
Bu tür işler küçük yapılacakların toplamıdır. Bir fuarda bunlar örneğin broşürü hazırlamak, ekipman kiralamak, davetiye göndermek, fuar günü standa kimin bakacağına karar vermek gibi işlerdir.
Araç bu yapılacakları tek tek kaydeder, her birine sorumlu kişiyi ve son tarihi ekler ve hepsini herkesin görebileceği bir yerde sıralar. Özünde hepsi bu kadar.
Araç kullanmayan ekiplerde yaşananlar
Araç kullanmayan ekiplerde aynı dört sorun tekrar tekrar ortaya çıkar. Fuar hazırlığı örneği üzerinden bakalım.
Hangi tablonun güncel olduğu bilinmiyor
Yapılacaklar listesi Excel’de hazırlanır ve e-postaya eklenerek dolaştırılır. Yaygın bir başlangıç şeklidir.
Birkaç gün sonra herkesin elinde kendi “Fuar_listesi_düzeltilmiş”, “Fuar_listesi_son” ve “Fuar_listesi_son (2)” dosyası olur. Hangisinin doğru olduğunu artık kimse bilmez.
Yazı dizisi2. bölümde ayrıntılı olarak ele alıyoruz: “Excel takip tablosu nerede sınıra dayanır?”
Rica edilen işler kayboluyor
Sohbette “Davetiye adres listesini cumaya kadar gönderebilir misin?” diye yazarsınız. Cevap gelir: “Tamamdır.”
Ardından başka konularda otuz kadar mesaj gelir ve rica ekranın çok yukarısına kayıp gözden kaybolur. Cuma öğleden sonra bunu hatırlayan genellikle rica eden kişi olur.
Yazı dizisi3. bölümde ayrıntılı olarak ele alıyoruz: “E-posta ve sohbetteki ricalar neden kaybolur?”
Biri izne çıkınca iş duruyor
Stant ekipmanından sorumlu kişi hastalanır ve birkaç gün gelemez. Tedarikçiyle konuşmalar nereye kadar geldi? Teklif ulaştı mı? Bütün süreç yalnızca o kişinin e-posta kutusunda ve aklında.
Geride kalanlar tedarikçiyi arayıp her şeyi en baştan sormak zorunda kalır.
Durumu öğrenmek için herkese sormak gerekiyor
Bu, girişteki sahnenin ta kendisi. İşi koordine eden kişi ilerlemeyi öğrenmek için herkesle tek tek konuşmak zorundadır. Sorulan kişi de her seferinde işini bırakıp cevap verir.
İşi ilerletmeye ayrılması gereken zaman, durumu kontrol etmeye harcanır.
Bunların hiçbiri birinin tembellik etmesinden kaynaklanmaz. Asıl neden, bilginin farklı kişilere ve farklı araçlara dağılmış olmasıdır.
Araçla değişen dört şey
Bir araç olduğunda bu dört sorun şöyle değişir.
1Tüm yapılacaklar tek yerde toplanır
Aracın içinde tek bir liste vardır. Biri değişiklik yaptığında herkesin gördüğü liste anında değişir.
“Güncel sürüm hangisi?” sorusu tamamen ortadan kalkar.
2Sorumlu ve son tarih netleşir
Her yapılacak işin sorumlu kişi ve son tarih için bir alanı vardır.
Ricalar konuşma akışında kaybolmaz. İş bitene kadar listede kalır. “Tamamdır”dan sonra unutulan işler azalır.
3Süreç kayıt altında kalır
Gelişmeler her işin üzerine yazılır: “Tedarikçiden teklif istendi”, “Fiyat geldi”, “Yöneticinin onayı bekleniyor”.
Sorumlu kişi izinde olsa bile o işi açan herkes nereye kadar gelindiğini okuyabilir.
4Sormadan durum görülür
Her işin “başlanmadı”, “devam ediyor” veya “bitti” gibi bir durumu vardır.
Koordine eden kişi yalnızca listeye bakarak takılan işleri görebilir. Sorulacak tek şey neden takıldığıdır.
Yalnızca üç temel yapı taşı var
Her aracın görünümü farklıdır, ama temel yapı taşları aynıdır ve yalnızca üç tanedir.
| Yapı taşı | Araçlardaki adı | Fuar örneği |
|---|---|---|
| İş için bir kutu | Proje | Fuar hazırlığı |
| Tek bir yapılacak iş | Görev, iş kaydı, bilet (ticket) | Broşürü matbaaya göndermek |
| Durum | Durum (status) | Başlanmadı, devam ediyor, bitti |
Adlar araçtan araca değişir. “Görev”, “iş kaydı” ve “bilet” hepsi “tek bir yapılacak iş” anlamına gelir.
Birçok araçta pano veya zaman çizelgesi (Gantt şeması) gibi ekranlar da bulunur. Bunlar ayrı yapı taşları değildir. Aynı işleri duruma göre gruplayarak ya da tarihe göre dizerek gösterirler.
Başlangıçta yalnızca liste bile fazlasıyla yeterlidir.
Aracın sizin yerinize yapmadıkları
Bir araç, sadece kurulduğu için işi bitirmez. Beklentiler gerçekçi olsun diye, yapamadıklarını baştan yazalım.
- Girişi insanlar yapar: kaydedilmeyen iş araç tarafından da görülmez.
- Birkaç kurala ihtiyaç vardır: “ricalar her zaman araca kaydedilir” gibi bir anlaşma olmazsa her şey araçla tablo veya sohbet arasında ikiye katlanır ve iş yükü artar.
- İşin kendisi hızlanmaz: azalan, arama ve kontrol etmeye harcanan zamandır.
- Bazı ekiplerin ihtiyacı yoktur: her gün yüz yüze gelen iki üç kişilik bir ekipte iş sayısı da azsa, kâğıt veya beyaz tahta yetebilir.
Yazı dizisi4. bölümde (“Küçük bir ekibin gerçekten ihtiyacı var mı?”) ve 5. bölümde (“Araç neden kurulduktan sonra kullanılmaz hale gelir ve ilk ne kararlaştırılmalı?”) ayrıntılı olarak ele alıyoruz
Sohbeti ve tabloları bırakmanız gerekmez
Araç kullanmaya başlamak sohbeti bırakmak anlamına gelmez. Fikir alışverişi ve sohbet eskisi gibi sohbet uygulamasında devam edebilir.
Araca yalnızca “karar verilenleri” ve “rica edilenleri” taşıyın. Bu ayrım, başlamanın en zahmetsiz yoludur.
Özet
Proje yönetim aracı, herkesin kimin neyi, ne zamana kadar yaptığını ve şu an ne durumda olduğunu aynı yerde görebildiği bir araçtır. Bir araçla dört şey değişir:
- Tüm işler tek yerde toplanır, kimse güncel sürümü aramaz
- Sorumlu ve son tarih netleşir, ricalar daha az kaybolur
- Süreç kayıt altında kalır, biri izindeyken bile iş devralınabilir
- Herkese sormadan durum görülür
Karmaşık özellikler öğrenmeniz gerekmez. İş için bir kutu oluşturun, yapılacakları kaydedin ve durumlarını güncelleyin. Bu üç adımla başlayabilirsiniz.
Denemek isterseniz
“Bizde de işe yarayabilir” diye düşünüyorsanız, işte bir seçenek: Bu yazıdaki örnek ekranda kullanılan GeckoFlag.
- Satın almadan önce ekranları görebilirsiniz: herkese açık bir demo var.
- Ekrandaki yönergeleri izleyerek kurulur: dosyaları sunucunuza yükler, ardından tarayıcının gösterdiği adımları doldurursunuz. Komut satırı kullanmanız gerekmez. Adımlar kılavuzdaki Kurulum sayfasında.
- Tek seferlik $30: aylık ücret yoktur ve kişi eklemek ek ücrete tabi değildir. Sunucu maliyeti ayrıca gerekir. Ayrıntılar fiyat sayfasında.
Şirketinizin web sitesi zaten paylaşımlı bir hostingde çalışıyorsa, GeckoFlag’i de oraya kurabilirsiniz. Gerekenleri kılavuzdaki Sistem Gereksinimleri sayfasından kontrol edebilirsiniz.
Not: Şirketinizin zaten kendi alan adı varsa, çoğu paylaşımlı hostingde “geckoflag.sirketiniz.com.tr” gibi bir alt alan adı oluşturup kurulumu orada yapabilirsiniz. Bu durumda yeni bir alan adı satın almanız gerekmez.
Demoyla başlayın ve ilk yapılacak işi kaydetmeyi deneyin.