E-posta ve Sohbetteki Ricalar Neden Kaybolur? Gözden Kaçmanın Nedenleri ve “Konuşma Yeri” ile “Rica Yeri”ni Ayırmanın Yolu

Sohbet ve e-posta üzerinden istenen ya da alınan ricalar, kimse fark etmeden kaybolup gidiyor. Bu, pek çok iş yerinde yaşanıyor. Bu yazıda ricaların neden kaybolduğunu, sohbet alışkanlıklarını iyileştirmenin nereye kadar işe yaradığını ve ricaları bir araçta tuttuğunuzda neyin değiştiğini anlatıyoruz.

Not: Bu yazı GeckoFlag’in geliştiricisi tarafından yazılmıştır.

Sohbet ve e-posta, iletişim için iyi araçlardır

Önce şunu söyleyelim: iletişim aracı olarak sohbet de e-posta da iyi tasarlanmıştır.

• Sohbet hızlıdır: aklınıza gelen bir şeyi hemen sorabilirsiniz. Kısa bir cevap işi ilerletmeye yeter.
• E-posta şirket dışına ulaşır: müşteriler ve tedarikçilerle yazışmalar bugün de çoğunlukla e-postayla yürür.
• Herkes kullanabilir: yeni öğrenilecek neredeyse hiçbir şey yoktur.

Sorun bu araçların kalitesinde değil. Zorluk, konuşmak için yapılmış bir araçtan her ricanın sonuna kadar takip edilmesi de beklendiğinde başlar.

Ricaların kaybolmasının altı nedeni

Ricalar biri tembellik ettiği için kaybolmaz. Sohbet ve e-posta, ricaların kolayca kaybolacağı şekilde çalışır.

1Yeni mesajlar onu itip uzaklaştırır

Sohbette de e-postada da yeni mesajlar üstte ya da altta birikmeye devam eder. Cumaya kadar bir şey isteyen mesaj, ardından başka konular gelince ekrandan çıkıp gider.

Okurken hatırlıyor olabilirsiniz, ama birkaç gün sonra size onu yeniden hatırlatan bir şey yoktur.

İşaretSık sık “Bunu bana nerede istemişlerdi?” diye geriye kaydırıyorsunuz.

2“Tamamdır” konuşmayı bitirir

Rica edilen kişi “Tamamdır” diye cevap verdiğinde konuşma orada biter. Ama ricanın kendisi henüz tamamlanmamıştır.

Sohbette “bu iş bitti” ya da “hâlâ devam ediyor” diye işaretlenecek bir yer yoktur. Bitip bitmediğini öğrenmenin tek yolu yeniden sormaktır.

İşaret“O iş ne oldu?” gibi takip mesajları çok fazla.

3Kısa mesajlar önemli noktaları dışarıda bırakır

Sohbet mesajları genelde kısadır: “Şu iş, yarına.” “Her zamanki gibi lütfen.” Rica eden kişi, karşısındakinin ne kastettiğini bildiğini varsayar ve önemli noktaları atlar.

Rica edilen kişi de sormaya çekinir, anladığını sanar ve “Tamamdır” der. Tam olarak ne, ne kadarı ve hangi biçimde? Kilit noktalar iki taraf da tarafından yazılmadan kalır.

Fuar örneğinde bu, “Davetiyeler her zamanki gibi” olabilir. Geçen yılın metni mi kullanılacak? Davetli listesi aynı mı? Basılı mı, e-postayla mı? Yanlış anlaşılma genellikle ancak bitmiş iş gösterildiğinde ortaya çıkar.

İşaretBitmiş işi gösterdiğinizde bazen “Ben bunu kastetmemiştim” cevabını alıyorsunuz.

4Alıcı çok olunca işin kimde olduğu belirsizleşir

Baştaki sahnede olduğu gibi, CC ile ya da kalabalık bir grupta gelen bir ricayı herkes okur ve herkes “Biri halleder” diye düşünmeye meyillidir.

Alıcılar arasında adınızın olması, işin sorumlusu olduğunuz anlamına gelmez.

İşaret“Ben Ayşe’nin cevap verdiğini sanıyordum” sık sık yaşanıyor.

5Ricalar her yere dağılmıştır

Müşteriler e-posta atar, iş arkadaşları sohbetten yazar, yönetici yüz yüze söyler, acil işler telefonla gelir. Ricalar pek çok kapıdan girer.

Size rica edilen her şeyi görmek için gelen kutusunu, her sohbet grubunu ve ajandanızdaki notları tek tek dolaşmanız gerekir.

İşaretYapılacaklarınızı takip etmek için kâğıda ya da bir not uygulamasına geçiriyorsunuz.

6Son tarihler cümlelerin içinde kaybolur

“Gelecek hafta gibi.” “Fuardan önce.” “Mümkünse erken.” Sohbette son tarihler çoğu zaman bir cümlenin parçası olarak yazılır.

Tarih olarak kaydedilmedikleri için yaklaştıklarında kimse fark etmez.

İşaretBazen bir son tarihi ancak aynı gün ya da bir gün önce hatırlayıp telaşa düşüyorsunuz.

Ortak neden

Altı neden de aynı yerden kaynaklanır. Sohbet ve e-posta yazışmaları zaman sırasına dizer, ama bir ricanın içeriğini, sorumlusunu, son tarihini ve bitip bitmediğini açıkça yazıp tutacak bir yerleri yoktur.

Bu yazı dizisinin 1. bölümündeki “ricalar kaybolup gidiyor” sahnesi ile 2. bölümündeki “tabloya yazmak kişiye haber vermiyor” sorunu aynı kökten gelir.

Sohbet alışkanlıkları nereye kadar yeter?

Bir araca geçmeden önce, sohbeti ve e-postayı kullanma biçiminizi değiştirerek bunların bir kısmını önleyebilirsiniz.

• İşaretleyin: çoğu sohbet ve e-posta uygulaması bir mesajı işaretlemenize ya da hatırlatıcı kurmanıza izin verir. Ricaları işaretlerseniz, akıp gitseler bile onları yeniden bulabilirsiniz.
• Tek bir kişiye adıyla rica edin: bir grupta rica ederken tek bir kişi belirleyin, örneğin “Ayşe, bunu sen üstlenir misin?”. Alıcı çok olsa da işin kimde olduğu belli olur.
• Eksiksiz yazın: “şu iş” ya da “her zamanki gibi” yerine neye ihtiyacınız olduğunu ve hangi biçimde istediğinizi yazın. Rica edilen kişi de net olmayan noktaları hemen sorsun.
• Tarih yazın: “gelecek hafta gibi” yerine “20 Ekim Salı’ya kadar” yazın.
• Bitince haber verin: iş bittiğinde rica edilen kişi kısa bir “Bitti” mesajı gönderir.

Bunların hepsine bugünden başlayabilirsiniz. Ekip küçükse ve ricalar çok değilse, bu kadarı yetebilir.

Alışkanlıkların tek başına yetmediği yer

Ancak bu alışkanlıkların da sınırları vardır.

Birincisi, işaretleri yalnızca siz görürsünüz. Kendi ricalarınızı takip edebilirsiniz, ama ekip şu anda kimin elinde ne olduğunu göremez. Her şeyi koordine eden kişi yine herkese tek tek sormak zorunda kalır.

İkincisi, herkes sürdürmezse çöker. Tek bir kişi tarihi yazmayı ya da “Bitti” demeyi unutsa, ricalar oradan kaybolmaya başlar.

“Konuşma yeri” ile “rica yeri”ni ayırın

Kaybolan ricaları azaltmanın en sağlam yolu, yerleri ayırmaktır.

• Konuşma yeri: sohbet ve e-posta. Danışmak, teyit etmek, sohbet etmek ve müşterilerle yazışmak.
• Rica yeri: bir proje yönetim aracı. Kararlaştırılan her rica, sorumlusu ve son tarihiyle birlikte ayrı bir kayıt olarak tutulur.

Sohbeti ya da e-postayı bırakmanız gerekmez. Konuşmalarınızı eskisi gibi sohbette sürdürün, yalnızca karara bağlananları araca taşıyın.

Yalnızca üç adım

Baştaki sahnede stand firmasından gelen çizim ricasını ele alalım.

1. E-postayla ya da sohbetten alın: firmanın düzeltme ricası gelir. Gerekirse kimin ilgileneceğini sohbette konuşun.
2. Araca bir kayıt ekleyin: “Stand çizimindeki ölçüleri düzeltip firmaya geri gönder.” Tek bir sorumlu, son tarih çarşamba. Açıklama alanına, firmanın e-postasındaki düzeltilecek noktaları kopyalayın.
3. Sohbette tek satırla cevap verin: “Araca ekledim. Ayşe ilgileniyor.”

Bundan sonra gelişmeler araçtaki o kayda yazılır. İş bitince durumu tamamlandı olarak değiştirilir.

Önce neyi kararlaştırmalı?

Yerleri ayırmak için ekipte bir anlaşma gerekir. Başlangıçta şu iki kural yeterlidir:

• Her rica, yüz yüze ya da sohbette istenmiş olsa bile, araca bir kayıt olarak eklenir
• Şirket dışından e-postayla gelen ricaları, onları alan kişi araca ekler

Anlaşmaya uyulmazsa araç kullanılmaz hale gelir. Bu da sık görülen bir başarısızlıktır.

Yazı dizisiBu konuyu 5. bölümde (“Araç neden kurulduktan sonra kullanılmaz hale gelir ve ilk ne kararlaştırılmalı?”) ayrıntılı olarak ele alıyoruz

Ricalar bir araçta tutulunca neler değişir?

Ricalar bir araçta tutulduğunda, yukarıdaki altı neden şöyle değişir:

Bir şey daha değişir: haber verme biçimi. Pek çok araç, bir kayıt eklerken ya da üzerine yazarken ilgili kişilere bildirim gönderebilir. Sohbetten ayrıca “Tabloya yazdım, bir bakar mısın?” diye mesaj atmaya gerek kalmaz.

Özet

Ricalar sohbette ve e-postada biri tembellik ettiği için değil, konuşmak için yapılmış araçlarda bir ricanın içeriğini, sorumlusunu, son tarihini ve bitip bitmediğini açıkça yazıp tutacak bir yer olmadığı için kaybolur.

Aşağıdaki işaretleri görüyorsanız, ricalarınızın nerede durması gerektiğini düşünmenin zamanı gelmiştir:

• Size nerede rica edildiğini bulmak için sohbeti ve e-postayı geriye kaydırıyorsunuz
• “O iş ne oldu?” mesajları çok fazla
• Bitmiş işi gösterdiğinizde “Ben bunu kastetmemiştim” cevabını alıyorsunuz
• “Ben Ayşe’nin ilgilendiğini sanıyordum” sık sık yaşanıyor
• Yapılacaklarınızı kâğıda ya da bir not uygulamasına geçiriyorsunuz
• Son tarihleri son anda hatırlayıp telaşa düşüyorsunuz

Önce sohbet alışkanlıklarınızı iyileştirin. Ricalar yine de kayboluyorsa yerleri ayırmayı deneyin: konuşmalar sohbette, ricalar araçta.

Denemek isterseniz

“Ricalarımız için bir yere ihtiyacımız var” diye düşünüyorsanız, işte bir seçenek: bu yazıdaki örnek ekranda kullanılan GeckoFlag.

• Satın almadan önce ekranları görebilirsiniz: herkese açık bir demo var.
• Her görevin tek bir sorumlusu vardır: işin kimde olduğu bellidir. Panoda size atanmış görevlerin listesi görünür.
• Kime haber verileceğini seçersiniz: bir görev eklerken ya da yorum yayınlarken seçtiğiniz üyelere e-postayla bildirim gider. Adımlar kılavuzdaki Görev Yorumları sayfasında anlatılıyor.
• Ekrandaki yönergeleri izleyerek kurulur: dosyaları sunucunuza yükler, ardından tarayıcının gösterdiği adımları doldurursunuz. Komut satırı kullanmanız gerekmez. Adımlar kılavuzdaki Kurulum sayfasında.
• Tek seferlik $30: aylık ücret yoktur ve kişi eklemek ek ücrete tabi değildir. Sunucu maliyeti ayrıca gerekir. Ayrıntılar fiyat sayfasında.

Şunu da belirtelim: GeckoFlag’in Slack gibi sohbet uygulamalarıyla ya da Gmail gibi e-posta hizmetleriyle bir entegrasyonu yoktur. Yerleri ayırarak kullanılır: konuşmalar sohbette, ricalar GeckoFlag’de.

Şirketinizin web sitesi zaten paylaşımlı bir hostingde çalışıyorsa, GeckoFlag’i de oraya kurabilirsiniz. Gerekenleri kılavuzdaki Sistem Gereksinimleri sayfasından kontrol edebilirsiniz.

Not: Şirketinizin zaten kendi alan adı varsa, çoğu paylaşımlı hostingde “geckoflag.sirketiniz.com.tr” gibi bir alt alan adı oluşturup kurulumu orada yapabilirsiniz. Bu durumda yeni bir alan adı satın almanız gerekmez.

Önce demoda, son zamanlarda size sohbetten rica edilen bir işi kaydetmeyi deneyin.