Görevler Ne Kadar Küçük Bölünmeli? Doğru Boyut İçin Pratik Bir Ölçü

“Fuara katıl” diye tek bir görev eklersiniz ve bir bakmışsınız, fuardan bir gün önce herkes telaş içinde. Ya da tam tersini yaparsınız: işleri “Bir e-posta gönder” düzeyine kadar bölersiniz, görev sayısı 100’ü geçer ve hangisinin önemli olduğunu artık ayırt edemezsiniz.

İkisi de görevlerin boyutu doğru olmadığı için olur.

Not: Bu yazı GeckoFlag’in geliştiricisi tarafından yazılmıştır.

Kısaca: bir kişinin birkaç günde bitirebileceği büyüklükte olsun

Üç ölçüt var.

Üçü de uyuyorsa görev doğru boyuttadır. Uymayan varsa görevi bölün ya da başka görevlerle birleştirin.

Görevin fazla büyük olduğunu gösteren işaretler

• Birden çok sorumlusu var
• Haftalardır gelen tek bilgi “İlerliyoruz”
• Tamamlanma koşulu yazılamıyor (nasıl yazılacağını 2. bölümde anlattık: “Herkesin Anlayacağı Görevler Nasıl Yazılır”)

Fazla büyük bir görevin ne kadar ilerlediği dışarıdan görünmez. Gecikme ancak son tarihe çok az kala fark edilir.

Görevin fazla küçük olduğunu gösteren işaretler

• Görevi eklemek, işi yapmaktan daha uzun sürüyor
• Liste birkaç dakikalık işlerle dolu
• Liste o kadar dolu ki önemli görevler görünmüyor

Birkaç dakikalık işleri görev yapmayın. Bunları bir görevin açıklamasında, “Yapılacaklar” altında madde işaretleriyle yazın.

İşi bölmenin adımları

Bir fuara katılım hazırlığını örnek alalım.

1. Sonunda hazır olması gerekenleri yazın: stant, dağıtılacak materyaller, fuar günündeki ekip, kurulum ve söküm
2. Her biri için gereken işleri yazın
3. Sorumluya ve süreye göre yeniden gruplayın: her görev, bir kişinin birkaç günde bitirebileceği büyüklükte olsun
4. Sırayı yazın: başka bir iş bitmeden başlayamayan işler için sırayı belirtin

Tabloyu yana kaydırın →

Tek bir “Broşürü hazırla” görevi olsaydı, işin metinde mi yoksa matbaaya gönderme aşamasında mı takıldığı görünmezdi. Böldüğünüzde gecikmenin nerede olduğu anlaşılır.

İki seviye yeterli

İşi bölerken “büyük gruplar” ve “tek tek işler” olmak üzere iki seviye çoğu zaman yeterlidir. Üç, dört seviyeye inerseniz bütünü görmek zorlaşır, güncelleme yükü de artar.

Üçüncü bir seviyeye ihtiyaç duyuyorsanız, bu grubun fazla büyük olduğunun işaretidir. Grubu ikiye bölün ya da ayrı bir projeye taşıyın (işlerin projelere nasıl bölüneceğini 1. bölümde anlattık: “İşleri Nasıl Gruplamalı?”).

Sık takılınan noktalar

1Her şeyi en baştan kusursuz bölmeye çalışmak

İleride ne olacağı, başlamadan bilinmez. Yalnızca görebildiğiniz kısmı bölün ve en yakındakilerden başlayarak ayrıntılandırın. Daha ileridekiler şimdilik büyük görevler olarak kalabilir.

2Böldükten sonra grup görevini unutmak

Tek tek işlerin hepsi bitse bile grup görevi “Devam Ediyor” olarak kalabilir. Son işi bitirdiğinizde grup görevini de tamamlandı olarak işaretleyin.

Neler olabileceğine bir örnek

GeckoFlag’de nasıl bölünür

• Bir görevin altında alt görevler oluşturabilirsiniz (üst/alt görevler). Görev listesinde ve Gantt şemasında alt görevleri üst görevin altında daraltabilirsiniz
• Üst/alt görevler en fazla iki seviyedir. Bu yazıdaki “İki seviye yeterli” düşüncesiyle aynıdır; yapı fazla derinleşmez
• Üst görev ve alt görevleri aynı proje içinde yer alır
• Sırayı açıklamaya da yazın

Gerçek ekranları demoda deneyebilirsiniz.

Özet

Görevleri, bir kişinin birkaç günde bitirebileceği ve bitip bitmediği açıkça anlaşılan bir büyüklükte tutun. İşi bölerken sonunda hazır olması gerekenlerden geriye doğru gidin ve iki seviyede kalın. Bir sonraki bölümde, böldüğünüz görevlerin sorumlularının ve son tarihlerinin nasıl belirleneceğini anlatacağız.

Yazı dizisiBaşlığın ve tamamlanma koşulunun nasıl yazılacağını 2. bölümde anlattık: “Herkesin Anlayacağı Görevler Nasıl Yazılır”

Yazı dizisi4. bölüm: “Sorumlu ve Son Tarih Nasıl Belirlenir”