Yazı dizisi: Ekipler İçin Görev Yönetimi İpuçlarıBölüm 6
İlerleme Nasıl Aktarılmalı? Kaç Durum Kullanılmalı ve Ne Zaman Değiştirilmeli
Bu yazı dizisi hakkında
“Ekipler İçin Görev Yönetimi İpuçları”, görev veya proje yönetim aracı kullanmaya yeni başlamış ekipler için sekiz bölüm ve bir ek bölümden oluşan bir yazı dizisidir. Her sektöre uyar ve bölümleri istediğiniz sırayla okuyabilirsiniz.
- İşleri Nasıl Gruplamalı?
- Herkesin Anlayacağı Görevler Nasıl Yazılır
- Görevler Ne Kadar Küçük Bölünmeli?
- Sorumlu ve Son Tarih Nasıl Belirlenir
- Yorumlara Nasıl Cevap Verilir
- İlerleme Nasıl Aktarılmalı?Bu yazı
- Şirket Dışındaki Kişilerle Yazışırken Nasıl Yazılır
- Görevler Nasıl KapatılırYakında
Ek bölüm: “Farklı Dil Konuşan Ekip Arkadaşlarının da Anlayacağı Şekilde Yazmak” (yakında)
“O iş ne durumda?” diye sormadan, yalnızca listeye bakarak işin nasıl ilerlediğini görebilirsiniz. Bunu sağlayan şey “durum”dur. Ancak durumlar çok fazlaysa ya da güncellenmiyorsa, gerçekte neler olduğu daha da zor görünür hale gelir.
Not: Bu yazı GeckoFlag’in geliştiricisi tarafından yazılmıştır.
Kısaca: 3 ila 5 durumla başlayın, kimin ne zaman değiştireceğine karar verin
Durumlarda sayıdan daha önemli olan, herkesin onları aynı anlamda kullanması ve zamanında değiştirmesidir. Az sayıda durumla başlayıp kimin ne zaman değiştireceğine karar verirseniz, yalnızca listeye bakarak işin nasıl ilerlediğini görebilirsiniz.
Neden az sayıyla başlamalı
Durum çok olunca, hangisinin seçileceği kişiden kişiye değişir. Durumu değiştirmek zahmetli hale gelir ve bir süre sonra kimse güncellemez. Önce az sayıyla başlayın. Ayırmak istediğiniz bir durum tekrar tekrar karşınıza çıkarsa o zaman ekleyin.
Temel düzen
Çoğu ekip şu dört durumla işini yürütebilir.
- Başlanmadı
- Devam Ediyor
- İnceleme bekliyor
- Tamamlandı
Önemli olan “İnceleme bekliyor”dur. İşi bitmiş ama isteyen kişinin kontrolünü bekleyen görevleri ayırırsanız, “görevin şu anda kimin elinde olduğu” anlaşılır. İnceleme beklenirken durum “Devam Ediyor” olarak kalırsa, işi isteyen kişi hâlâ üzerinde çalışıldığını düşünür ve iş durur.
Bir durum ekleyecekseniz, önce “Beklemede” ekleyin. Müşterinin cevabını beklemek gibi, kendi başınıza ilerletemediğiniz işleri ayırmak için kullanın. Bir görevi beklemeye alırken nedenini ve ne zaman yeniden bakacağınızı yoruma yazın.
İş türüne göre örnekler
Durum adları, o işte her gün kullandığınız kelimelere uyduğunda daha kolay benimsenir.
| İş | Örnek durumlar |
|---|---|
| Şirket içinden gelen talepleri karşılamak (idari işler vb.) | Alındı → Devam Ediyor → Tamamlandı |
| Etkinlik hazırlığı | Başlanmadı → Ayarlanıyor → Kesinleşti → Tamamlandı |
| Basılı materyal hazırlama | Başlanmadı → Hazırlanıyor → Prova kontrolü bekliyor → Matbaaya gönderildi → Tamamlandı |
| Bir inşaat firmasında onarım talepleri | Alındı → Fiyat çıkarılıyor → Uygulama bekliyor → Uygulamada → Tamamlandı |
Kim, ne zaman değiştirir
Durumlar, “kimin değiştireceği” belirlenmediğinde gerçeklerden kopar.
- “Devam Ediyor” yapma zamanı: sorumlu işe başladığında
- “İnceleme bekliyor” yapma zamanı: sorumlu inceleme istediğinde. Bu sırada görevi inceleyecek kişiye atarsanız, sıradaki adımı kimin atacağı netleşir
- “Tamamlandı” yapan kişi: işi isteyen mi, sorumlu mu? Ekip olarak birinde karar kılın
İşin bittiğine nasıl karar verileceğini 8. bölümde ayrıntılı olarak anlatacağız.
İlerleme raporu nasıl yazılır
Durumun tek başına anlatamadıklarını yorumlarla tamamlayın. “Yaklaşık %70’i bitti” gibi bir oran yerine şu üç şeyi yazmak daha iyi anlaşılır.
Örnek ilerleme raporu
- Bitenler: mekân rezervasyonu ve malzeme listesinin hazırlanması
- Kalanlar: malzemelerin siparişi (3 firmadan 2’sinin teklifi henüz gelmedi)
- Sıradaki adım: teklifler tamamlanınca perşembeye kadar sipariş vereceğim
Yalnızca bitenleri değil kalanları da yazmak, sorunların erken fark edilmesini sağlar.
Sık takılınan noktalar
1Durumlar gerçeklerle uyuşmaz hale gelir
Haftada bir kez, kısa bir süreliğine bile olsa, listeye bakarak durumları gerçek duruma göre güncelleyin. Düzenli bir toplantınız varsa, orada ekranı paylaşmak en kolay yoldur.
2“Devam Ediyor” birikip durur
Aslında durmuş olduğu halde “Devam Ediyor” olarak kalan görevler çoğalır. Başkasının cevabını bekleyenleri beklemeye alın, artık yapılmayacağına karar verilenleri ise nedenini yazarak kapatın.
Neler olabileceğine bir örnek
Bir ekip sekiz durum oluşturdu. “Çalışılıyor” ile “Düzeltiliyor” kişiden kişiye farklı kullanıldı ve listeye bakınca bile neler olduğu anlaşılmaz oldu. Durum sayısını dörde indirip “İnceleme bekliyor yapınca görevi isteyene geri ata” kuralını koymaları yeterli oldu; atlanan incelemeler ortadan kalktı.
GeckoFlag’de nasıl kullanılır
- Durumların adını ve rengini serbestçe belirleyebilirsiniz. En fazla 10 durum eklenebilir; bu, “az sayıyla başlamak” için fazlasıyla yeterlidir.
- Tamamlanmış sayılan bir durum vardır. Bu duruma alınan görevler, kontrol panelindeki “Görevlerim” bölümünden çıkar.
- Kanban panosunda görevleri duruma göre sıralanmış halde görebilirsiniz. Bilgisayarda kartı sürükleyerek durumu değiştirebilirsiniz; bu, haftalık gözden geçirme için kullanışlıdır.
- Yorum yayınlarken durumu ve sorumluyu aynı anda değiştirebilirsiniz. “İnceleme bekliyor yapıp görevi isteyene geri atamak” tek bir işlemle yapılır.
- Görev listesini duruma göre filtreleyebilirsiniz.
Gerçek ekranları demoda deneyebilirsiniz.
Özet
3 ila 5 durumla başlayın ve “İnceleme bekliyor” durumunu ekleyin; böylece görevin kimin elinde olduğu anlaşılır. Kimin ne zaman değiştireceğine karar verin. İlerleme raporlarında da “bitenler, kalanlar, sıradaki adım” üçlüsünü yazın. Bir sonraki bölümde, müşteriler ve dış tedarikçiler gibi şirket dışındaki kişilerle yazışırken nasıl yazılacağını anlatacağız.
Yazı dizisi5. bölüme de göz atabilirsiniz: “Yorumlara Nasıl Cevap Verilir”
Yazı dizisi8. bölüm: “Görevler Nasıl Kapatılır” (yakında)