Küçük Bir Ekibin Gerçekten İhtiyacı Var mı? İki ile Beş Kişilik Ekiplerin Araca İhtiyacı Olup Olmadığını Belirleyen Üç Soru

“Zaten üç kişiyiz, birbirimize sorarız.” Küçük ekiplerde bu cümle sık duyulur. Ve çoğu durumda gerçekten işe yarar.

Bu yazıda küçük bir ekibin gerçekten bir proje yönetim aracına ihtiyacı olup olmadığına bakıyoruz. İhtiyacı olmadığı durumları da dürüstçe söylüyoruz.

Not: Bu yazı GeckoFlag’in geliştiricisi tarafından yazılmıştır.

Küçük ekipler çoğu zaman araçsız da iyi idare eder

Baştan söyleyelim: iki ya da üç kişilik bir ekip çoğu zaman araç olmadan da gayet iyi işler.

• Herkes bütünü görür: sormadan da kimin ne yaptığını aşağı yukarı bilirsiniz.
• Bir cümle yeter: yakın oturuyorsanız, bir şeyi kontrol etmek tek cümleyle olur.
• Kararlar hızlıdır: çalışma şeklini değiştirmek isterseniz konuşup hemen karar verebilirsiniz.

Bu yazı dizisinde fuar hazırlığı yapan beş kişiyi örnek aldık. Beş kişide bile sorunlar vardı: durumu sormak için tek tek dolaşmak ve kaybolup giden ricalar.

Peki üç kişi olsaydı? Daha az kişiyle daha az soru sorulur. Sohbette yapılan bir rica kaybolmadan önce hatırlanabilir.

Küçük bir ekip olmak başlı başına gerçek bir güçtür. Kendinizi bir araç kullanmaya zorlayıp iş yükünü artırmanıza gerek yok.

Tam da küçük olduğu için zorlaşan dört durum

Yine de küçük ekiplerin, küçük olmaktan kaynaklanan sorunları vardır. Bunlar büyük ekiplerde gözden kaçan sorunlardır.

1Bir kişi yokken iş durur

Küçük ekiplerde her işi genellikle tek bir kişi üstlenir. Yerine geçebilecek kimse yoktur.

O kişi birkaç gün hastalanırsa iş durur ve kimse işin nereye kadar geldiğini bile bilmez. Beş kişilik ekipte bir kişinin yokluğu ekibin beşte biridir. Üç kişilik ekipte ise üçte biri.

İşaretİzinli olduğunuz günlerde bile iş için aranıyorsunuz.

2Herkes birden fazla rol üstlenir ve akılda tutacak çok şey vardır

Küçük ekiplerde aynı kişi satışa, idari işlere ve fuar hazırlığına bakar. Her kişi, büyük bir ekipteki bir kişiden çok daha fazla işi aynı anda yürütür.

Bunların hepsini akılda ve ajandada tutmak gerekir.

İşaret“Eyvah, onu unuttum” haftada birkaç kez oluyor.

3Tekrarlanan işlerin nasıl yapıldığını tek kişi bilir

Fuarlar, yıl sonu kapanışı, yeni yıl tebrik kartları. Her yıl ya da her seferinde tekrarlanan işlerin adımları bir kayıtta değil, işi yapan kişinin hafızasında kalır.

Girişteki sahnede olduğu gibi, o kişi ayrıldığında ya da iş el değiştirdiğinde her şeyi sıfırdan çözmek gerekir. Ekip ne kadar küçükse, tek bir kişinin taşıdığı bilginin payı o kadar büyüktür.

İşaretGeçen yılla aynı iş için bile “Geçen yıl bunu nasıl yapmıştık?” diye başlıyorsunuz.

4Dışarıdan kişiler katılınca ekip artık küçük değildir

Şirketin üç çalışanı olabilir, ancak fuar hazırlığına bir tasarımcı, bir matbaa, stant firması ve geçici personel de katılır. Muhatap olduğunuz herkesi sayınca on kişiyi geçebilir.

Tek cümleyle anlaşmak yalnızca şirket içindeki üç kişi arasında işler. Dışarıdan kişilerle e-posta ve telefon trafiği artar ve bu serinin 3. bölümündeki “ricalar kaybolup gidiyor” sorunu daha olası hale gelir.

İşaretDışarıdan kişilere aynı şeyi tekrar tekrar anlatıyorsunuz.

Kişi sayısına göre değil, üç soruyla karar verin

Bu dört durumun gösterdiği gibi, araca ihtiyacınız olup olmadığına yalnızca kişi sayısı karar vermez. Şu üç soru kararı kolaylaştırır.

1Biri bir hafta olmasa duracak bir iş var mı?

Varsa, o işin geçmişinin o kişi dışındakilerin de okuyabileceği bir yerde tutulması gerekir.

2Her yıl ya da her seferinde aynı işi tekrarlıyor musunuz?

Tekrarlıyorsanız, bu sefer nasıl yaptığınızı kaydetmek bir dahaki sefere her şeyi yeniden çözme zahmetinden kurtarır.

3Dışarıdan kişilerle birlikte yürüttüğünüz bir iş var mı?

Varsa, ricaları ve geçmişini dışarıdan kişilerle aynı yerde görebilmek çok fazla açıklama yapmaktan kurtarır.

Cevapları nasıl okumalı

Üç cevabın üçü de “hayır” ise, şimdilik araç olmadan büyük ihtimalle zorlanmazsınız. Birbirinizle konuşarak çalışmaya devam edin.

Tek bir cevap bile “evet” ise, en azından o işi bir araçta tutmayı düşünmeye değer. Bu, iki kişi için de üç kişi için de geçerlidir.

Kişi sayısı ve satır sayısı azken bir Excel tablosu yetebilir. Bir ekibin ne zaman tabloyla devam edebileceğini bu serinin 2. bölümünde anlattık.

Küçük bir ekip başlayacaksa, küçük başlasın

Küçük bir ekip bir araç kullanmaya başlarken önemli olan, tüm işleri bir anda taşımamaktır.

• Tek bir işle başlayın: örneğin araca yalnızca bir sonraki fuarın hazırlıklarını girin. Günlük küçük işler olduğu gibi kalabilir.
• Yalnızca üç durum kullanın: “başlanmadı”, “devam ediyor” ve “tamamlandı”. Daha ayrıntılı ayrımlar alışana kadar bekleyebilir.
• Kimin yazacağını belirleyin: üç kişide ideal olan herkesin yazmasıdır. Bu zorsa, bir kişinin girdiği, diğerlerinin yalnızca baktığı bir düzenle başlayın.
• Biten işleri silmeyin, saklayın: tamamlanan görevler ve yazışma kayıtları bir dahaki seferin iş planı olur. Bu, 2. sorunun cevabıdır.

Bir aracı kullanmaya başlayıp sonra kullanmamak, ekip büyüklüğünden bağımsız olarak yaşanır.

Yazı dizisiBaşlarken neleri belirlemeniz gerektiğini 5. bölümde (“Araç neden kurulduktan sonra kullanılmaz hale gelir ve ilk ne kararlaştırılmalı?”) ayrıntılı olarak ele alıyoruz

Küçük ekiplerin araç seçerken dikkat etmesi gerekenler

Küçük bir ekip araç seçerken, büyük bir ekipten farklı noktalara dikkat etmelidir.

Fiyatlandırma şekli

Araçlar birkaç farklı şekilde fiyatlandırılır.

• Kişi başı aylık ücret: kullanan kişi sayısı bir arttıkça aylık fiyat yükselir.
• Sabit aylık ücret: aylık fiyat, ekip büyüklüğü aralıklarına göre belirlenir.
• Tek seferlik satın alma: başta bir kez ödersiniz, aylık ücret yoktur.
• Ücretsiz plan: ücretsiz kullanılır ama çoğu zaman kişi ya da özellik sınırı vardır; sınırı aşınca ücretli plana geçersiniz.

Küçük bir ekip için bunların hepsi aylık bazda ucuz görünebilir. Ama bir araç yıllarca kullanılır. Üç yıllık maliyeti karşılaştırmak farkları görmeyi kolaylaştırır.

Dışarıdan kişilerin nasıl dahil edildiği

3. soruya “evet” dediyseniz, dışarıdan kişileri nasıl davet edebileceğinizi kontrol edin. Ücretli kullanıcı sayısına dahil oluyorlar mı? Görebileceklerini sınırlayabiliyor musunuz? Bu, araçtan araca değişir.

Özellik sayısı

Çok özellikli bir araç çok şey yapabilir, ancak daha fazla ayar ve öğrenilecek daha fazla şey getirir. Küçük ekiplerde araç ayarlamaya zaman ayırabilecek kişi azdır.

Küçük ekipler için, özellikleri saymadan önce “herkes açıklama olmadan kullanmaya başlayabilir mi?” sorusunu kontrol etmenizi öneririz.

Yazı dizisiBaştan sona nasıl seçileceğini 6. bölümde (“İlk aracınızı seçerken nelere bakmalı?”) ayrıntılı olarak ele alıyoruz

Özet

İki ya da üç kişilik bir ekip çoğu zaman araç olmadan da iyi işler. Küçük olmak başlı başına bir güçtür.

Yine de tam da küçük olduğu için zorlaşan durumlar vardır. Araca ihtiyacınız olup olmadığına karar vermek için kişi sayısı yerine şu üç soruyu düşünün:

• Biri bir hafta olmasa duracak bir iş var mı?
• Her yıl ya da her seferinde aynı işi tekrarlıyor musunuz?
• Dışarıdan kişilerle birlikte yürüttüğünüz bir iş var mı?

Tek bir cevap bile “evet” ise, en azından o işi bir araçta tutmayı düşünmeye değer. Başlayacaksanız küçük başlayın, tek bir işle.

Denemek isterseniz

“Belki tek bir işle deneyebiliriz” diye düşünüyorsanız, işte bir seçenek: bu yazıdaki örnek ekranda kullanılan GeckoFlag.

• Satın almadan önce ekranları görebilirsiniz: herkese açık bir demo var.
• Fiyat ekip büyüklüğüne bağlı değildir: tek seferlik $30, aylık ücret yoktur. Sonradan kişi eklemek ek ücrete tabi değildir. Sunucu maliyeti ayrıca gerekir. Ayrıntılar fiyat sayfasında.
• Dışarıdan kişileri misafir olarak davet edebilirsiniz: misafirler yalnızca katıldıkları projeleri görür.
• Biten işler kalır: projeyi silmediğiniz sürece görevler ve yazışma kayıtları olduğu gibi kalır. Bir sonraki fuarı planlarken bunlara geri dönüp bakabilirsiniz.
• Ayarlanacak şey azdır: kurulumdan sonra bir proje oluşturup görev ekleyerek başlayabilirsiniz. Öte yandan her şeyi ayrıntılı biçimde özelleştirmek isteyen ekiplere uygun değildir.
• Ekrandaki yönergeleri izleyerek kurulur: dosyaları sunucunuza yükler, ardından tarayıcının gösterdiği adımları doldurursunuz. Komut satırı kullanmanız gerekmez. Adımlar kılavuzdaki Kurulum sayfasında.

Şirketinizin web sitesi zaten paylaşımlı bir hostingde çalışıyorsa, GeckoFlag’i de oraya kurabilirsiniz. Gerekenleri kılavuzdaki Sistem Gereksinimleri sayfasından kontrol edebilirsiniz.

Not: Şirketinizin zaten kendi alan adı varsa, çoğu paylaşımlı hostingde “geckoflag.sirketiniz.com.tr” gibi bir alt alan adı oluşturup kurulumu orada yapabilirsiniz. Bu durumda yeni bir alan adı satın almanız gerekmez.

Demoyla başlayın ve tekrarlanan bir işi proje olarak oluşturmayı deneyin.