“Karar Bekleyen” İşleri Görünür Kılın: “Ne Durumda?” Sorusuna Son Veren Durumlar Nasıl Kurulur

Önceki bölümde, karar verme görevlerini yapma görevlerinden ayırdık. Ama ayırdıktan sonra bile tek durumunuz “Devam Ediyor” ise, işlerin nerede takıldığını hâlâ göremezsiniz.

Bu bölümde, “karar bekleyen” işleri görünür kılan durumları nasıl kuracağınızı ve bunlarla düzenli toplantıyı nasıl yürüteceğinizi, tasarım ve müşteri işlerinden örneklerle anlatıyoruz.

Not: Bu yazı GeckoFlag’in geliştiricisi tarafından yazılmıştır.

“Devam Ediyor”un içinde üç farklı durum saklı

“Devam Ediyor” durumundaki görevleri tek tek açtığınızda, çoğunun şu üç gruptan birine girdiğini görürsünüz.

1. Üzerinde siz çalışıyorsunuz: tasarım yapıyor, metin yazıyor ya da yapay zekâyla seçenekler üretip karşılaştırıyorsunuz.
2. Ekibinizden birinin kararını bekliyorsunuz: bir direktör ya da yönetici işi inceliyor ve siz cevap bekliyorsunuz.
3. Müşterinin cevabını bekliyorsunuz: müşteriden bir şeyi incelemesini istediniz ve cevabını bekliyorsunuz.

Üçü de “Devam Ediyor” görünürse, bir görevin neden ilerlemediğini göremezsiniz. İş mi geride, yoksa bir cevap mı bekleniyor? Bekleniyorsa kime hatırlatmak gerekir? Liste bunu söylemediği için sonunda herkese tek tek “Ne durumda?” diye sormak zorunda kalırsınız.

1. bölümde yazdığımız gibi, yapay zekâ işi hızlandırdığında projeyi durduran şey çoğu zaman işin kendisi değil, bekleyen bir karardır. En büyük sorun, bu bekleyen kararların “Devam Ediyor”un içinde gizlenmesidir.

Durumları kimi beklediğinize göre ayırın

Bu yüzden durumları, bir sonraki adımı kimin atması gerektiğini gösterecek şekilde ayırın. Örneğin şu altı durumu kullanabilirsiniz:

Önemli olan, “karar bekleyen” işleri ikiye ayırmaktır: ekibi beklemek ve müşteriyi beklemek.

Beklemeyi neden ikiye ayırmalı

Çünkü atacağınız adım, kimi beklediğinize göre değişir. Ekibinizden birini bekliyorsanız, genellikle kısa bir hatırlatma yeterlidir. Yakınınızda oturuyorsa belki oracıkta karar bile verir.

Müşteride iş o kadar basit değildir. Müşteri, kendi tarafında onay için konuyu hâlâ elden ele dolaştırıyor olabilir ya da neye karar vermesinin istendiğini anlamamış olabilir. Hatırlatma göndermeden önce, talebinizi nasıl ilettiğinizi baştan gözden geçirmeniz gerekebilir.

Yazı dizisiMüşterilerden inceleme ve karar istemenin yolunu 5. bölümde (“Müşteri onayını beklerken işi durdurmamanın yolları”) ayrıntılı olarak anlattık

Çok fazla durum eklemeyin

Ne kadar ince ayırırsanız o kadar doğru olacakmış gibi gelebilir, ama çok fazla durum işinizi zorlaştırır. Durum seçmek angaryaya dönüşünce insanlar onu güncellemeyi bırakır. Kimsenin güncellemediği bir durum, hiç olmamasıyla aynıdır.

Beş ile yedi arası bir sayı hedefleyin. Yukarıdaki altı durum her şeyi tam karşılamasa bile, önce bir ay olduğu gibi kullanın ve yalnızca gerçekten zorlandığınız yerde yeni bir durum ekleyin.

Durumun ne zaman değiştirileceği konusunda anlaşın

Herkes durumu farklı zamanlarda değiştirirse, liste kısa sürede gerçeklikten kopar. Ekip olarak şunlar gibi birkaç kural üzerinde anlaşın:

• İnceleme talep eder etmez görevi “Ekip onayı bekleniyor” ya da “Müşteri onayı bekleniyor” durumuna alın
• Cevap gelip karar verildiğinde karar görevini “Tamamlandı” yapın, artık tamamlamaya geçeceğiniz “yap” görevini de “Karar verildi – tamamlanıyor” durumuna alın
• Cevap, seçenekleri yeniden hazırlamanızı gerektiriyorsa görevi “Değerlendirmede” durumuna geri alın

“İnceleme isteyince hemen değiştirin.” Ekibiniz yalnızca bu kurala uysa bile liste, gerçekte olup bitene çok yakın kalır.

Bekleyen her şeyi tek yerde görün

Durumları ayırdıktan sonraki adım, ne kadar işin beklediğini görünür kılmaktır.

Bunun için Kanban panosu kullanışlıdır. Görev kartları duruma göre gruplandığından, kartların bekleme durumlarında biriktiğini bir bakışta görebilirsiniz.

Ne kadar işin beklediğini öğrendikten sonra, buna son tarihlerle birlikte bakın. İşe, hâlâ bekleyen ve son tarihini kaçırmak üzere olan görevlerden başlayın. Bekleyen bir görevin daha bolca zamanı varsa, hatırlatma göndermek için acele etmenize gerek yok.

Bir diğer önemli nokta da her görevin ne zamandan beri beklediğidir. Bazı araçlar bekleme gün sayısını otomatik olarak göstermez. Böyle durumlarda, inceleme istediğiniz yoruma “20 Ekim’de inceleme istendi” gibi tarihi yazın; böylece herkes sonradan görebilir.

Düzenli toplantının gündemini değiştirin

Durumlar bekleyen işleri gösterir hâle geldiğinde, düzenli toplantıyı yürütme şeklinizi de değiştirebilirsiniz. Toplantıyı “Her şey ne durumda?” diye açmak yerine, konuları şu sırayla ele alın:

1. Bu hafta müşterinin karar vermesi gerekenler ve bu hafta ekibinizin karar vermesi gerekenler: son tarihi yaklaşan bekleyen kararlar. Kimin neye, ne zamana kadar karar vereceğini orada netleştirin
2. Hâlâ müşterinin incelemesinde olanlar: cevap gelmeyenler ya da hatırlatma gerekenler. Kimin, nasıl takip edeceğine karar verin
3. Geçen hafta verilen kararlar ve gerekçeleri: yönün değiştiğini yalnızca kararı verene değil, herkese bildirin
4. İşin gidişatı: kısa tutun ve en sona bırakın. Yalnızca birinin takıldığı görevleri konuşun

Bunu, toplantıyı ilerlemenin raporlandığı bir yer olmaktan çıkarıp kimin neye, ne zamana kadar karar vereceğinin belirlendiği bir yere dönüştürmek olarak düşünün. İlerlemenin çoğu durumlardan görülebildiği için sözlü güncellemeler kısa tutulabilir.

Kararlar birikmeye devam ettiğinde neye bakmalı

Durumları ayırıp toplantıyı değiştirdikten sonra bile bekleyen kararlar bazen bir türlü azalmaz. Böyle olduğunda, bekleyen görevleri açın ve şu dört şeyi kontrol edin.

1Kimin karar vereceği belli mi?

Karar verecek kişinin yazılmadığı ya da “ekip karar verecek” gibi birden fazla kişinin gösterildiği görevlere nadiren karar verilir. Karar verecek tek bir kişi belirleyin.

Yazı dizisiKararı neden tek bir kişinin vermesi gerektiğini 2. bölümde (“Görevleri yalnızca yapılacak işe göre değil, verilecek karara göre tanımlayın”) anlattık

2Çok fazla seçenek mi var?

Yapay zekâyla on seçenek üretip onunu da olduğu gibi mi gösteriyorsunuz? Seçmek çok fazla çaba gerektirdiğinde karar ertelenir. Birine göstermeden önce seçenekleri ikiye ya da üçe indirin.

Yazı dizisiYapay zekâyla hazırlanan seçenekleri nasıl daraltacağınızı 4. bölümde (“Yapay zekânın ürettiği öneriler bitmiş iş değil, karar malzemesidir”) ayrıntılı olarak anlattık

3Son tarih var mı?

Son tarihi olmayan bir inceleme talebi neredeyse her zaman ertelenir. Cevaba ne zamana kadar ihtiyacınız olduğunu ve nedenini belirtin.

4Neye karar vermelerini istediğiniz açık mı?

Talebinizde yalnızca “Bir göz atar mısınız?” mı yazıyordu? Karşı taraf neye bakacağını ve ne cevap vereceğini bilmediği için cevabı bekletiyor olabilir. “A ile mi gidelim, B ile mi?” gibi nasıl cevap verileceğini gösteren bir biçimde sorun. Bu konuyu 5. bölümde de ayrıntılı olarak anlattık.

GeckoFlag’de uygulama örneği

Bütün bunları GeckoFlag’de nasıl yapabileceğinizi görelim.

Bekleme durumlarına göze çarpan bir renk verin

GeckoFlag’de yöneticiler, Ayarlar bölümünden durum ekleyip düzenleyebilir. Her durumun bir adı ve rengi vardır; en fazla 10 durum kaydedilebilir. Yukarıdaki tablodaki altı durumu kaydedin ve yalnızca “Ekip onayı bekleniyor” ile “Müşteri onayı bekleniyor” durumlarına göze çarpan bir renk verin. Böylece bekleyen görevler, görev listesinde ve Kanban panosunda hemen dikkatinizi çeker.

Hâlihazırda kullandığınız durumları düzenlerken dikkatli olun. Kullanımda olan bir durumu silerseniz, o durumdaki görevler “Ayarlanmadı” olarak görünür. Önce bu görevleri yeni duruma taşıyın, sonra eskisini silin. Adımları kılavuzdaki “Durum ekleme ve düzenleme” sayfasında bulabilirsiniz.

Kanban panosunda ne kadar işin beklediğini görün

Kanban panosunda bir proje seçtiğinizde, görev kartları duruma göre sıralanır ve her durumun görev sayısı gösterilir. Bekleme durumlarındaki sayı, o projede kaç kararın beklendiğini gösterir.

PC’de bir kartı sürükleyerek durumunu da değiştirebilirsiniz (v1.8.0+). Bunu yaptığınızda, görev ekranında durumu değiştirdiğinizde eklenen yorumun aynısı otomatik olarak eklenir; böylece görevin durumunun ne zaman değiştiği görevde kayıtlı kalır.

Kanban panosunun aynı anda tek bir projeyi gösterdiğini unutmayın. Birden fazla projeyi tek bir panoda birleştiremezsiniz; bu yüzden her birini kontrol etmek için projeler arasında geçiş yapın.

Düzenli toplantıya bekleyen görevlerle başlayın

Görev listesini duruma göre filtreleyebilirsiniz. Düzenli toplantının başında “Müşteri onayı bekleniyor” ve “Ekip onayı bekleniyor” durumundaki görevleri gösterin ve bitiş tarihlerine bakarak bu hafta karar gerektirenlerden başlayın. Yukarıdaki gündemin ilk iki maddesini ele alırken açık tutulacak ekran budur. Durumlar güncel tutulursa bekleyen her şeyi bir arada görebilir, “Ekip onayı bekleniyor” durumundaki görevlerden toplantıda karar verilebilecek olanları oracıkta bitirebilirsiniz.

İnceleme istediğinizde, yorumu yayınlarken durumu da değiştirin

Bir göreve yorum yayınlarken durumunu, sorumlusunu ve tarihlerini aynı anda değiştirebilirsiniz. “Tasarımı gönderdim ve inceleme istedim (20 Ekim)” gibi bir yorum yazın, durumu “Müşteri onayı bekleniyor” yapın ve yayınlayın. Ne istediğiniz, beklemenin başladığı gün ve durum değişikliği tek adımda kaydedilir.

GeckoFlag, bir görevin kaç gündür beklediğini göstermez. Beklemenin başladığı tarihi bu örnekteki gibi yoruma yazmanızı öneririz.

Kanban panosunu ve yorumları demoda deneyebilirsiniz. Durumları ayırmayı deneyin ve listenin nasıl göründüğüne bakın.

Özet

• “Devam Ediyor”, üzerinde çalıştığınız görevleri, ekibinizin kararını bekleyen görevleri ve müşterinin cevabını bekleyen görevleri bir arada tutar
• Durumları kimi beklediğinize göre ayırırsanız, işlerin nerede takıldığını ve kime hatırlatma yapmanız gerektiğini görürsünüz
• Durum sayısını beş ile yedi arasında tutun ve “İnceleme isteyince hemen değiştirin” ilkesini ekip kuralı yapın
• Düzenli toplantıya “Ne durumda?” ile değil, “bu hafta karar verilmesi gerekenler” ile başlayın

Bekleyen işleri görebildiğinizde, tek tek dolaşıp “Ne durumda?” diye sormaya daha az zaman harcarsınız ve o zamanı kimin neye karar vermesi gerektiğine ayırabilirsiniz.

Gelecek bölümde, yapay zekâyla hazırlanan seçenekleri karar malzemesi olarak ele almayı ve karşılaştırdığınız seçenekleri ve seçiminizin gerekçesini kayıt altına almayı anlatacağız.