Freelancers e donos de empresa individual precisam de uma ferramenta de gestão de projetos? Como evitar que o faturamento e as vendas também escapem
Você passou por uma fase corrida, com projetos de três clientes acontecendo ao mesmo tempo. Todas as entregas saíram no prazo e, enfim, você respira aliviado. Aí, no meio do mês seguinte, cai a ficha.
Você nunca enviou a fatura do mês passado para um dos clientes.
Você não perdeu nenhum prazo de entrega. O que escapou foi o trabalho administrativo que ninguém cobra de você.
Quando você trabalha sozinho, é fácil pensar: “Consigo acompanhar meu trabalho de cabeça”. Com um ou dois clientes, isso realmente funciona. Mas, quando eles viram três ou quatro, a cabeça já não dá conta.
E o que escapa com mais facilidade não é o trabalho para os clientes em si. É a parte administrativa: faturas, conferir pagamentos, responder sobre orçamentos, renovar contratos. Este artigo mostra quem precisa de uma ferramenta de gestão de projetos e quem não precisa, e como gerenciar o trabalho para clientes e a parte administrativa em um só lugar.
Pontos principais
- Se você tem poucos clientes e pouca coisa administrativa, dá para viver sem uma ferramenta. Um calendário ou um app de tarefas é suficiente.
- O que mais escapa de quem trabalha sozinho é a parte administrativa que ninguém cobra. Coloque-a na mesma lista do trabalho para clientes, e você vai enxergá-la.
- Crie projetos próprios para contabilidade, vendas e renovações de contratos, e transforme em tarefas toda a rotina administrativa do mês de uma vez, no começo do mês.
Observação: este artigo foi escrito pelo desenvolvedor do GeckoFlag.
A resposta curta: quem precisa de uma ferramenta e quem não precisa
Vamos começar pela conclusão. Nem todo mundo que trabalha sozinho precisa de uma ferramenta de gestão de projetos. Use a tabela abaixo para ver de qual lado você está mais perto.
| Dá para viver sem se | Vai ajudar se |
|---|---|
| Você tem um ou dois clientes, e o e-mail basta para se comunicar | Você tem projetos de vários clientes andando ao mesmo tempo |
| Você não tem colaboradores nem terceirizados | Às vezes você passa trabalho para colaboradores ou terceirizados |
| Você só envia ou confere algumas faturas e pagamentos por mês | Todo mês você confere muitas faturas, recebimentos e contas |
| A parte administrativa nunca deu problema | Você já esqueceu algo numa época corrida e pagou caro por isso |
Se a coluna da esquerda descreve você, um calendário ou um app de tarefas é suficiente. Não precisa forçar uma ferramenta no seu trabalho.
Se pelo menos um item da coluna da direita se aplica, vale a pena continuar lendo. Principalmente o último, “esqueceu algo e pagou caro”: é um problema que um sistema simples costuma evitar.
Seu trabalho vai além dos projetos para clientes
Quando você trabalha sozinho, cuida de tudo o que, numa empresa, seria dividido entre várias pessoas.
- Trabalho para clientes: criar, revisar, entregar
- Vendas: contatar potenciais clientes, propostas, orçamentos, acompanhar as respostas
- Contabilidade: emitir faturas, conferir pagamentos, registrar despesas, preparar a declaração anual de impostos
- Contratos e renovações: assinar contratos, renovar contratos de manutenção, renovar domínios, servidores e softwares
- Seu próprio negócio: atualizar seu site, publicar, estudar
Tudo isso está espalhado entre a sua cabeça, post-its, o calendário e a caixa de entrada?
O trabalho para clientes vem com um cliente que se importa com o prazo. Se você atrasar, ele entra em contato. Já a parte administrativa não tem ninguém cobrando. Se você esquecer de enviar uma fatura, talvez ninguém perceba por um tempo. É por isso que ela escapa.
Quando você trabalha sozinho, mais importante do que gerenciar o trabalho para clientes é ter um sistema que impeça a parte administrativa que ninguém cobra de escapar.
Crie projetos para a parte administrativa, não só para o trabalho com clientes
A ideia é simples. Além de um projeto para cada cliente, crie projetos para a sua parte administrativa.
| Projeto | Exemplos de tarefas |
|---|---|
| Trabalho para clientes (um por cliente) | Apresentar opções de design, aplicar revisões, publicar |
| Contabilidade | Enviar a fatura deste mês ao cliente A, conferir os pagamentos do mês passado, organizar os comprovantes de despesas, reunir os documentos da declaração anual de impostos |
| Vendas | Enviar uma proposta ao potencial cliente B, perguntar a C sobre o orçamento, decidir quais potenciais clientes contatar no mês que vem |
| Contratos e renovações | Conversar com o cliente D sobre a renovação do contrato de manutenção, renovar o domínio, renovar a licença do software que você usa |
| Seu próprio negócio | Atualizar a página de trabalhos do seu site, revisar seu portfólio |
Quando a parte administrativa vira tarefa, ela fica na mesma lista dos prazos dos seus projetos. Ao olhar “esta semana”, você vê o faturamento e as vendas logo ao lado do trabalho para clientes.
Coloque a data de vencimento antes do prazo real. Para uma fatura, por exemplo, dois dias antes do fechamento. O truque é escolher uma data que ainda deixe folga, mesmo que caia numa semana corrida.
O projeto “Contratos e renovações” é especialmente útil. Renovações de domínios, servidores e contratos de manutenção aparecem só uma vez por ano, e quase nunca lembramos o que fizemos um ano atrás. Crie a tarefa assim que souber a data da renovação e coloque o vencimento um mês antes. Assim você evita fazer tudo às pressas ou deixar algo vencer sem querer.
Observação: este artigo fala de como evitar que a parte administrativa escape. Ele não trata de como fazer a contabilidade nem os impostos. Para decisões contábeis e fiscais, consulte um profissional.
Como não deixar escapar a rotina administrativa de cada mês
Faturar, conferir pagamentos, organizar despesas: a mesma parte administrativa volta todo mês. Para que nada escape, recomendamos os passos a seguir.
1Tenha à mão uma lista da sua rotina administrativa
Escreva uma única vez a sua rotina administrativa do mês. Uma lista como “Enviar fatura ao cliente A”, “Enviar fatura ao cliente B”, “Conferir pagamentos”, “Organizar comprovantes de despesas”. Acrescente itens sempre que entrar um cliente novo.
2No começo do mês, transforme tudo daquele mês em tarefas de uma vez
No começo de cada mês, percorra a lista e crie de uma vez as tarefas administrativas daquele mês. Se você só copiar da lista, em vez de tentar lembrar tudo do zero toda vez, fica muito mais difícil esquecer algo.
3Defina os vencimentos contando de trás para frente a partir do fechamento
Ao criar cada tarefa, dê a ela uma data de vencimento calculada de trás para frente a partir do fechamento. Com as datas de vencimento preenchidas, ao ordenar a lista por prazo, o trabalho para clientes e a parte administrativa ficam na mesma régua.
4Use uma cor para cada tipo
Divida suas tarefas em tipos (tipos de tarefa), como “Contabilidade”, “Vendas” e “Contratos”, e dê uma cor a cada um. Assim, ao olhar a lista, você distingue de relance o trabalho para clientes da parte administrativa.
Transforme as vendas em tarefas também
Quando você trabalha sozinho, as vendas param sempre que o trabalho aperta. Depois, quando os projetos acabam, você corre para retomá-las. Mantenha as vendas na sua lista como tarefas também.
- Uma tarefa por potencial cliente: por exemplo, “Enviar uma proposta à empresa B” ou “Perguntar à empresa C sobre o orçamento”.
- Mostre a etapa da venda como status: por exemplo, “Não contatado”, “Proposta enviada”, “Aguardando resposta”, “Fechado” e “Agora não”.
- Veja tudo num quadro: um quadro que organiza as tarefas por status mostra quantos potenciais clientes estão em cada etapa. Acompanhe primeiro os que estão há mais tempo aguardando resposta.
- Dê prazo também às suas metas de vendas: por exemplo, “A receita prevista do mês que vem está baixa, então vou contatar três potenciais clientes esta semana”. Transforme a meta numa tarefa com data de vencimento.
Mas lembre-se: uma ferramenta de gestão de projetos não é um CRM completo. Ela não reúne o histórico de negócios de cada cliente nem soma a receita prevista. Pense nela como suficiente para acompanhar um punhado de potenciais clientes.
Dicas para não largar a ferramenta quando você trabalha sozinho
Se você parar de usar uma ferramenta que usa sozinho, ninguém vai falar nada. Defina alguns pequenos hábitos para mantê-la viva.
- Olhe a lista logo cedo, toda manhã: antes de abrir o e-mail, confira o “hoje” do trabalho para clientes e da parte administrativa, e só então comece a trabalhar.
- Faça uma reunião semanal com você mesmo: revise o que vence em breve, o que aguarda resposta e as vendas da próxima semana. Quinze minutos bastam.
- Não detalhe demais: quando você trabalha sozinho, basta criar tarefas para o que você pode esquecer. Anotar cada coisa rápida transforma o próprio anotar em um peso.
- Quando chegarem colaboradores, convide-os: se você manteve registros enquanto trabalhava sozinho, explicar o trabalho na hora de passá-lo adiante fica muito mais fácil.
Qual a diferença para um app de tarefas ou uma planilha
Uma ferramenta de gestão de projetos não é a única forma de gerenciar juntos o trabalho para clientes e a parte administrativa.
| Método | Bom para | Não tão bom para |
|---|---|---|
| App de tarefas | Rápido e simples; bom para listar o que fazer a cada dia | Guardar o histórico de cada projeto ou suas conversas com os clientes |
| Planilha | Você monta do jeito que quiser e escolhe suas próprias colunas | As atualizações costumam parar. Costuma se desmontar quando é compartilhada |
| Ferramenta de gestão de projetos | Você vê o trabalho para clientes e a parte administrativa num só lugar, por prazo. O histórico fica junto de cada tarefa. Dá para convidar colaboradores ou clientes depois | Exige algum esforço no começo para definir os projetos e os tipos de tarefa |
Qual combina com você depende de quanto trabalho você tem e de com que frequência trabalha com outras pessoas. Se você trabalha sozinho e não tem tanta coisa, um app de tarefas pode ser tudo de que precisa.
RelacionadoOs limites de gerenciar o trabalho numa planilha são tratados em detalhe na parte 2 da nossa série para iniciantes, “Onde uma planilha de controle no Excel chega ao limite?”
RelacionadoPor que os pedidos feitos por e-mail ou chat se perdem é o tema da parte 3, “Por que os pedidos por e-mail e chat se perdem?”
Como colocar isso em prática no GeckoFlag
Por fim, veja como aplicar esta abordagem no GeckoFlag.
- Transforme a parte administrativa em projetos: crie “Contabilidade”, “Vendas” e “Contratos e renovações” como projetos separados. Você pode adicionar tipos de tarefa nas configurações de administração e dar a cada um nome e cor (até 10).
- Veja todas as suas tarefas juntas: o painel mostra suas próprias tarefas e as tarefas atualizadas recentemente. Confira ali o “hoje” do trabalho para clientes e da parte administrativa.
- Mova as vendas no quadro: o quadro Kanban organiza os cartões por status. No PC, você pode arrastar um cartão para mudar a etapa da venda. Observe que os status são configurados todos juntos nas configurações de administração, até 10. Como você vai usá-los tanto no trabalho dos projetos quanto nas etapas de venda, evite criar status demais.
- Importe a rotina administrativa do mês com CSV: não há um recurso que crie tarefas recorrentes automaticamente. Em vez disso, você pode guardar suas tarefas administrativas de rotina como um modelo CSV, trocar as datas e importá-lo. A importação só cria tarefas novas, e os números das tarefas são atribuídos de novo. Abrir o arquivo no Excel e salvá-lo de novo faz as datas se perderem, então edite o modelo num editor de texto (Importar e exportar).
- O mesmo preço, não importa quantas pessoas entrem: é uma compra única de $30, sem cobrança extra por usuário. Comece sozinho e depois adicione colaboradores como membros, e terceirizados ou clientes como convidados que participam só de projetos específicos.
- Seus dados ficam no seu próprio servidor: é indicado para quem prefere não confiar o faturamento e as informações dos clientes a um serviço externo na nuvem. Em troca, a administração do servidor é responsabilidade sua.
O GeckoFlag não é um software de contabilidade nem um CRM. Ele não cria faturas, não confere pagamentos automaticamente e não soma a receita. Use-o como uma ferramenta para não esquecer o que precisa ser feito e até quando.
Muita gente já contrata hospedagem para o próprio site. Se ela atender aos requisitos do sistema, como PHP 8.2 ou superior e MySQL/MariaDB, você pode instalar o GeckoFlag nesse servidor. Lembre-se de que o servidor tem um custo à parte do preço do software. Veja o preço na página de preços e experimente as telas reais na demo.
Resumo
- O que quem trabalha sozinho realmente precisa não é acompanhar projetos, mas um sistema que impeça a parte administrativa que ninguém cobra de escapar
- Se você tem poucos clientes e pouca coisa administrativa, não precisa de uma ferramenta
- Se você cuida de vários projetos, crie projetos para contabilidade, vendas e renovações de contratos e coloque-os na mesma lista do trabalho para clientes
- No começo de cada mês, transforme a rotina administrativa em tarefas a partir da sua lista, com vencimentos calculados de trás para frente a partir do fechamento
Só de manter o trabalho para clientes e a parte administrativa no mesmo lugar, o “esqueci algo no mês depois de um mês corrido” diminui muito. Comece transformando em tarefas as faturas e a conferência de pagamentos do mês que vem.