Série: Dicas de gestão de tarefas para equipesParte 8
Como encerrar as tarefas: quando algo está concluído e registros para consultar depois
Sobre esta série
“Dicas de gestão de tarefas para equipes” é uma série em oito partes, mais um artigo extra, para equipes que acabaram de começar a usar uma ferramenta de gestão de tarefas ou de projetos. Vale para qualquer setor, e dá para ler as partes em qualquer ordem.
- Como agrupar o trabalho?
- Como escrever tarefas que todos entendem
- Até que ponto dividir as tarefas?
- Como definir responsáveis e prazos
- Como responder aos comentários
- Como comunicar o andamento?
- Como escrever ao trabalhar com pessoas de fora da empresa
- Como encerrar as tarefasEste artigo
Artigo extra: “Como escrever para que colegas que falam outros idiomas entendam” (em breve)
Terminar um trabalho é mais difícil do que começar. Uma tarefa que não dá para encerrar porque sobrou um pedacinho. Um trabalho que você achava que estava concluído, mas que o cliente ainda não tinha conferido. Seis meses depois, alguém pergunta “Por que decidimos isso?” e ninguém sabe responder. Para fechar a série, vamos ver como encerrar o trabalho.
Observação: este artigo foi escrito pelo desenvolvedor do GeckoFlag.
Resposta curta: escreva primeiro o critério de conclusão e deixe por escrito o que for decidido
O jeito de terminar um trabalho se define no começo, não no fim. E, se você colocar cada decisão por escrito na hora em que ela é tomada, o registro já estará completo quando o trabalho acabar.
Três motivos para o “concluído” ficar vago
- Não há um critério de conclusão escrito (como escrevê-lo é o tema da parte 2)
- Não está definido quem marca como concluído
- Sobrou um pedacinho de trabalho, e não dá para encerrar
Defina quando algo está concluído
Além do critério de conclusão de cada tarefa, combinar um critério comum na equipe evita dúvidas. Por exemplo:
- Quem pediu (ou o cliente) conferiu
- O resultado final está no lugar combinado
- As pessoas envolvidas foram avisadas de que está concluído
Defina também quem marca a tarefa como concluída: quem pediu ou o responsável (isso também foi comentado na parte 6).
Transforme o que sobrou numa nova tarefa
Há tarefas que estão quase prontas, mas não dá para encerrar porque sobrou um pedacinho. Nesse caso, transforme o que sobrou numa nova tarefa e marque a original como concluída. Assim, a lista mostra só o que realmente falta, e dá para ver o andamento de verdade.
As tarefas que vocês decidiram não fazer também devem ser encerradas, com uma linha explicando o motivo. Registrar a decisão de não fazer é mais útil do que deixar a tarefa largada.
Como deixar registros para consultar depois
1Escreva o que foi decidido e por quê
Só “Escolhida a opção A” não explica, seis meses depois, por que não foi a opção B. Escreva algo como “Escolhida a opção A. Motivo: cabe no orçamento e fica pronta dentro do prazo. A opção B será reavaliada no próximo ano fiscal”.
2Escreva também o que foi decidido pessoalmente ou por telefone
O que foi decidido numa reunião vai para os comentários da tarefa no mesmo dia. A lembrança de quem estava lá começa a divergir mais cedo do que se imagina.
3Diga onde está a versão final
Quando um arquivo tem várias versões, diga qual é a final no aviso de que o trabalho foi concluído.
4Para trabalhos que se repetem, registre o passo a passo
Em eventos anuais ou atividades mensais, registre, ao terminar, o passo a passo e os pontos de atenção. Na próxima vez, a preparação já pode começar a partir daí.
Uma retrospectiva curta
Quando um trabalho grande terminar, anote só estas três coisas. O formato não importa; algumas linhas bastam.
Retrospectiva em três linhas
- O que deu certo:
- O que deu trabalho:
- O que mudar na próxima vez:
Se você transformar “O que mudar na próxima vez” na primeira tarefa da próxima rodada do mesmo trabalho, não vai esquecer.
Com registros, a passagem de bastão fica mais fácil
Quando o responsável muda, montar do zero o material de passagem dá muito trabalho. Se as tarefas e os comentários forem registrados no dia a dia, um “Dá uma olhada neste projeto” resolve a maior parte da passagem. Para quem assume, basta contar pessoalmente o que não está nos registros (como são as pessoas envolvidas, circunstâncias que não deu para colocar por escrito).
Um exemplo do que pode acontecer
Uma equipe começou a preparar o mesmo evento do ano anterior, e ninguém lembrava por que tinham escolhido aquele local. Na tarefa do ano anterior havia uma única linha com o motivo da escolha do local, e graças a isso não foi preciso refazer a mesma discussão.
Como registrar no GeckoFlag
- Quando você passa uma tarefa para um status tratado como concluído, ela sai de “Minhas tarefas”, no painel. A tarefa e os comentários continuam lá, e dá para abri-los depois.
- Os projetos que terminaram podem ser marcados como concluídos.
- Na lista de tarefas, você pode buscar o texto dos comentários por correspondência parcial. Se a equipe tiver o hábito de escrever palavras como “Motivo”, fica mais fácil encontrar as coisas depois.
- Na Wiki de cada projeto, dá para reunir o passo a passo e as regras.
- Com o compartilhamento de arquivos, dá para criar pastas para cada projeto e guardar nelas as versões finais.
Você pode testar as telas reais na demo.
Resumo
Defina no começo quando algo está concluído, e transforme o que sobrou numa nova tarefa para poder encerrar a original. Deixe por escrito o que for decidido, junto com o motivo. Tudo o que esta série apresentou pode ser testado hoje mesmo, em qualquer ferramenta. Comece por uma coisa só, a que for mais fácil de combinar na sua equipe.
SérieVeja também a parte 2: “Como escrever tarefas que todos entendem” e a parte 6: “Como comunicar o andamento?”. O artigo extra “Como escrever para que colegas que falam outros idiomas entendam” sai em breve