마무리하는 법: 완료 기준과 나중에 다시 볼 수 있는 기록 남기는 법

일은 시작하는 것보다 끝내는 것이 더 어렵습니다. 작은 일이 남아서 닫지 못하는 태스크. 끝났다고 생각했는데, 거래처는 아직 확인하지 않았던 일. 반년 뒤에 ‘왜 이렇게 정했지?’라는 질문을 받아도 아무도 답하지 못한다. 연재의 마지막으로, 일을 마무리하는 법을 생각해 봅니다.

참고: 이 글은 GeckoFlag 개발자가 작성했습니다.

결론: 완료 조건을 먼저 쓰고, 정해진 것은 글로 남긴다

어떻게 끝낼지는 일의 마지막이 아니라 처음에 정합니다. 그리고 도중에 정해진 것을 그때그때 글로 써 두면, 끝난 뒤의 기록은 자연스럽게 갖춰집니다.

완료가 모호해지는 3가지 이유

• 완료 조건이 쓰여 있지 않다(작성법은 제2회에서 설명하고 있습니다)
• 누가 완료로 바꿀지 정해져 있지 않다
• 작은 남은 작업이 있어서 닫지 못한다

완료 기준을 정한다

태스크마다의 완료 조건과는 별도로, 팀에서 공통 기준을 정해 두면 망설이지 않습니다. 예를 들면 다음과 같은 것입니다.

• 부탁한 사람(또는 거래처)이 확인했다
• 완성된 것이 정해 둔 곳에 놓여 있다
• 관계된 사람에게 끝났다는 것을 알렸다

아울러, 완료로 바꾸는 사람이 부탁한 사람인지 담당자인지도 정해 둡니다(제6회에서도 다뤘습니다).

남은 작업은 새 태스크로 만든다

대부분은 끝났는데, 작은 일이 남아 있어서 닫지 못하는 태스크가 있습니다. 그럴 때는 남은 일을 새 태스크로 만들고, 원래 태스크는 완료로 합니다. 목록에는 ‘정말로 남아 있는 것’만 나열되어, 진행 상황이 제대로 보이게 됩니다.

‘하지 않기로 한’ 태스크도 이유를 한 줄 쓰고 닫습니다. 방치하는 것보다 하지 않기로 정한 기록이 더 도움이 됩니다.

나중에 다시 볼 수 있는 기록 남기는 법

1정해진 것과 그 이유를 쓴다

‘A안으로 결정’만으로는 반년 뒤에 ‘왜 B안이 아니었는지’를 알 수 없습니다. ‘A안으로 결정. 이유: 예산 안에서 납기를 맞출 수 있기 때문. B안은 다음 회계연도에 다시 검토’처럼 씁니다.

2구두나 전화로 정해진 것도 쓴다

회의에서 정해진 것은 그날 안에 태스크의 댓글로 남깁니다. 그 자리에 있던 사람들의 기억은 생각보다 빨리 어긋납니다.

3최종본의 위치를 쓴다

파일이 여러 버전 있을 때는 어느 것이 최종본인지 완료 보고에 씁니다.

4반복되는 일은 절차를 정리해 둔다

매년 하는 행사나 매달 하는 작업은 끝난 뒤에 절차와 주의할 점을 정리합니다. 다음번 준비를 그대로 시작할 수 있습니다.

짧은 회고

큰 일이 끝나면 다음 3가지만 적어 둡니다. 형식에 얽매이지 않고, 몇 줄이면 충분합니다.

‘다음에 바꿀 점’은 다음번 같은 일의 첫 태스크로 만들어 두면 잊지 않습니다.

기록이 있으면 인수인계가 쉬워진다

담당이 바뀔 때 인수인계 자료를 처음부터 만드는 것은 힘든 일입니다. 평소에 태스크와 댓글에 기록이 있으면, ‘이 프로젝트를 봐 주세요’로 인수인계의 대부분이 끝납니다. 후임자에게는 기록으로는 알 수 없는 것(상대의 성격, 글로 쓸 수 없었던 사정)만 말로 전합니다.

예를 들면, 이런 일이 있었습니다

GeckoFlag에서는 이렇게 남길 수 있다

• 완료로 취급하는 상태로 바꾸면, 이슈는 대시보드의 ‘내 이슈’에서 빠집니다. 이슈 자체와 댓글은 남아 있어 나중에 열어 볼 수 있습니다.
• 끝난 프로젝트에는 완료 표시를 할 수 있습니다.
• 이슈 목록에서 댓글 본문을 부분 일치로 검색할 수 있습니다. ‘이유’ 같은 말을 쓰는 습관이 있으면 나중에 찾기 쉬워집니다.
• 프로젝트마다 있는 Wiki에 절차나 규칙을 정리할 수 있습니다.
• 파일 공유에서 프로젝트마다 폴더를 만들어 최종본을 둘 수 있습니다.

실제 화면은 데모에서 직접 써 볼 수 있습니다.

정리

완료 기준은 처음에 정하고, 남은 작업은 새 태스크로 만들어 원래 태스크를 닫습니다. 정해진 것은 이유와 함께 글로 남깁니다. 이 연재에서 소개한 작성법은 모두 오늘부터, 어떤 도구로든 시도해 볼 수 있습니다. 우선 하나, 팀에서 정하기 쉬운 것부터 시작해 보세요.

연재제2회 「잘 전달되는 태스크 작성법」, 제6회 「진행 상황은 어떻게 전할까?」도 함께 읽어 보세요. 번외편 「언어가 다른 멤버에게도 전해지는 작성법」은 곧 공개됩니다