¿Necesitan los freelancers y quienes tienen una empresa unipersonal una herramienta de gestión de proyectos? Cómo evitar que también se escapen la facturación y las ventas
Superaste una temporada intensa, con proyectos de tres clientes acumulándose al mismo tiempo. Todas las entregas salieron a tiempo y por fin respiras. Entonces, a mitad del mes siguiente, te das cuenta.
Nunca le enviaste a uno de los clientes la factura del mes pasado.
No se te pasó ni una sola fecha de entrega. Lo que se te escapó fue el trabajo administrativo que nadie te reclama.
Cuando trabajas solo, es fácil pensar: “Puedo llevar mi trabajo en la cabeza”. Con uno o dos clientes, eso de verdad funciona. Pero cuando tienes tres o cuatro, la cabeza ya no da abasto.
Y lo que más fácilmente se escapa no es el trabajo para los clientes, sino la administración: facturas, confirmar pagos, responder sobre presupuestos, renovar contratos. Este artículo explica quién necesita una herramienta de gestión de proyectos y quién no, y cómo gestionar el trabajo de clientes y la administración en un solo lugar.
Puntos clave
- Si tienes pocos clientes y poca administración, puedes arreglarte sin una herramienta. Un calendario o una app de tareas es suficiente.
- Lo que más se les escapa a quienes trabajan solos es la administración que nadie les reclama. Ponla en la misma lista que el trabajo de clientes y la verás.
- Crea proyectos propios para la contabilidad, las ventas y las renovaciones de contratos, y convierte en tareas toda la administración rutinaria del mes de una sola vez, al comienzo del mes.
Nota: este artículo está escrito por el desarrollador de GeckoFlag.
La respuesta corta: quién necesita una herramienta y quién no
Empecemos por la conclusión. No todas las personas que trabajan solas necesitan una herramienta de gestión de proyectos. Usa la tabla de abajo para ver de qué lado estás más cerca.
| Puedes arreglarte sin ella si | Te ayudará si |
|---|---|
| Tienes uno o dos clientes y el correo te basta para comunicarte | Tienes proyectos de varios clientes en marcha al mismo tiempo |
| No tienes colaboradores ni proveedores externos | A veces encargas trabajo a colaboradores o proveedores externos |
| Solo envías o revisas unas pocas facturas y pagos al mes | Cada mes revisas muchas facturas, cobros y pagos |
| La administración nunca te ha dado problemas | Alguna vez olvidaste algo en una época de mucho trabajo y lo pagaste caro |
Si te identificas con la columna de la izquierda, un calendario o una app de tareas es suficiente. No hace falta forzar una herramienta en tu trabajo.
Si aunque sea un punto de la columna de la derecha te describe, vale la pena seguir leyendo. Sobre todo el último, “olvidaste algo y lo pagaste caro”: es un problema que un sistema sencillo suele evitar.
Tu trabajo es más que los proyectos de clientes
Cuando trabajas solo, te encargas de todo lo que en una empresa se reparte entre varias personas.
- Trabajo para clientes: crear, corregir, entregar
- Ventas: contactar a posibles clientes, propuestas, presupuestos, dar seguimiento a las respuestas
- Contabilidad: emitir facturas, confirmar pagos, registrar gastos, preparar la declaración de impuestos anual
- Contratos y renovaciones: firmar contratos, renovar contratos de mantenimiento, renovar dominios, servidores y software
- Tu propio negocio: actualizar tu sitio web, publicar, aprender
¿Todo esto está repartido entre tu cabeza, notas adhesivas, tu calendario y tu bandeja de entrada?
El trabajo para clientes viene con un cliente al que le importa la fecha de entrega. Si te retrasas, se pondrá en contacto contigo. La administración, en cambio, no tiene a nadie que te la reclame. Si olvidas enviar una factura, puede que nadie lo note durante un tiempo. Por eso se escapa.
Cuando trabajas solo, más importante que gestionar el trabajo de clientes es un sistema que evite que se escape la administración que nadie te reclama.
Crea proyectos para la administración, no solo para el trabajo de clientes
La idea es sencilla. Además de un proyecto por cliente, crea proyectos para tu administración.
| Proyecto | Ejemplos de tareas |
|---|---|
| Trabajo para clientes (uno por cliente) | Presentar propuestas de diseño, aplicar correcciones, publicar |
| Contabilidad | Enviar la factura de este mes al cliente A, confirmar los pagos del mes pasado, ordenar los comprobantes de gastos, reunir los documentos para la declaración de impuestos anual |
| Ventas | Enviar una propuesta al posible cliente B, preguntarle a C por el presupuesto, decidir a qué posibles clientes contactar el mes que viene |
| Contratos y renovaciones | Hablar con el cliente D sobre la renovación del contrato de mantenimiento, renovar el dominio, renovar la licencia del software que usas |
| Tu propio negocio | Actualizar la página de proyectos de tu sitio web, revisar tu portafolio |
Cuando la administración se convierte en tareas, queda en la misma lista que las fechas de entrega de tus proyectos. Al mirar “esta semana”, ves la facturación y las ventas justo al lado del trabajo para clientes.
Pon la fecha de vencimiento antes de la fecha límite real. Para una factura, por ejemplo, dos días antes del cierre de facturación. El truco es elegir una fecha que todavía deje margen aunque caiga en una semana con mucho trabajo.
El proyecto “Contratos y renovaciones” es especialmente útil. Las renovaciones de dominios, servidores y contratos de mantenimiento llegan solo una vez al año, y casi nunca recuerdas lo que hiciste hace un año. Crea la tarea en cuanto sepas la fecha de renovación y ponle como vencimiento un mes antes. Así evitas hacer los trámites a las carreras o dejar que algo venza por descuido.
Nota: este artículo trata de cómo evitar que se escape la administración. No explica cómo llevar la contabilidad ni los impuestos. Para decisiones contables o fiscales, consulta a un profesional.
Cómo evitar que se escape la administración rutinaria de cada mes
Facturar, confirmar pagos, ordenar gastos: la misma administración vuelve cada mes. Para que no se escape, te recomendamos estos pasos.
1Ten a mano una lista de tu administración rutinaria
Escribe una sola vez tu administración mensual. Una lista como “Enviar la factura al cliente A”, “Enviar la factura al cliente B”, “Confirmar pagos”, “Ordenar comprobantes de gastos”. Agrega elementos cada vez que sumes un cliente nuevo.
2Al comienzo del mes, convierte en tareas todo lo de ese mes de una sola vez
Al comienzo de cada mes, recorre la lista y crea de una vez las tareas administrativas de ese mes. Si solo copias de la lista en lugar de intentar recordarlo todo desde cero cada vez, es mucho más difícil que se te pase algo.
3Pon las fechas de vencimiento contando hacia atrás desde el cierre
Al crear cada tarea, ponle una fecha de vencimiento calculada hacia atrás desde el cierre. Con fechas de vencimiento, al ordenar la lista por plazo, el trabajo de clientes y la administración quedan en la misma escala.
4Usa un color para cada tipo
Divide tus tareas en tipos (tipos de tarea) como “Contabilidad”, “Ventas” y “Contratos”, y dale un color a cada uno. Así distingues de un vistazo el trabajo de clientes de la administración al mirar la lista.
Convierte también las ventas en tareas
Cuando trabajas solo, las ventas se detienen cada vez que tienes mucho trabajo. Y cuando el trabajo se acaba, te apuras a retomarlas. Mantén también las ventas en tu lista como tareas.
- Una tarea por posible cliente: por ejemplo, “Enviar una propuesta a la empresa B” o “Preguntarle a la empresa C por el presupuesto”.
- Muestra la etapa de venta como estado: por ejemplo, “Sin contactar”, “Propuesta enviada”, “Esperando respuesta”, “Ganado” y “Por ahora no”.
- Míralo en un tablero: un tablero que ordena las tareas por estado muestra cuántos posibles clientes hay en cada etapa. Da seguimiento primero a los que llevan más tiempo esperando respuesta.
- Ponle plazo también a tus metas de ventas: por ejemplo, “Los ingresos previstos del mes que viene no alcanzan, así que esta semana contacto a tres posibles clientes”. Convierte la meta en una tarea con fecha de vencimiento.
Eso sí, ten en cuenta que una herramienta de gestión de proyectos no es un CRM completo. No reúne el historial de negocios de cada cliente ni suma los ingresos previstos. Piensa en ella como algo suficiente para seguir a unos pocos posibles clientes.
Consejos para no abandonarla cuando trabajas solo
Si dejas de usar una herramienta que usas solo, nadie te dirá nada. Define algunos hábitos pequeños para mantenerla.
- Revisa la lista a primera hora cada mañana: antes de abrir el correo, revisa lo de “hoy” tanto del trabajo de clientes como de la administración, y luego empieza a trabajar.
- Ten una reunión semanal contigo mismo: revisa lo que vence pronto, lo que espera respuesta y las ventas de la próxima semana. Con 15 minutos basta.
- No dividas demasiado: cuando trabajas solo, basta con crear tareas para lo que podrías olvidar. Anotar cada trabajo rápido convierte el anotar en una carga.
- Cuando se sumen colaboradores, invítalos: si llevaste registros mientras trabajabas solo, explicar el trabajo al encargarlo será mucho más fácil.
En qué se diferencia de una app de tareas o una hoja de cálculo
Una herramienta de gestión de proyectos no es la única forma de gestionar juntos el trabajo de clientes y la administración.
| Método | Bueno para | No tan bueno para |
|---|---|---|
| App de tareas | Rápida y sencilla; buena para listar lo que hay que hacer cada día | Guardar la historia de cada proyecto o tus conversaciones con los clientes |
| Hoja de cálculo | Puedes armarla como quieras y elegir tus propias columnas | Las actualizaciones tienden a detenerse. Tiende a desarmarse cuando la compartes |
| Herramienta de gestión de proyectos | Ves el trabajo de clientes y la administración en un solo lugar, por plazo. La historia queda con cada tarea. Puedes invitar a colaboradores o clientes más adelante | Requiere algo de esfuerzo al principio para definir los proyectos y los tipos de tarea |
Cuál te conviene depende de cuánto trabajo tengas y de qué tan seguido trabajes con otras personas. Si trabajas solo y no tienes mucho entre manos, una app de tareas puede ser todo lo que necesitas.
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Cómo aplicarlo en GeckoFlag
Por último, así puedes aplicar este enfoque en GeckoFlag.
- Convierte tu administración en proyectos: crea “Contabilidad”, “Ventas” y “Contratos y renovaciones” como proyectos separados. Puedes agregar tipos de tarea en la configuración de administración y darle a cada uno un nombre y un color (hasta 10).
- Mira todas tus tareas juntas: el panel muestra tus propias tareas y las tareas actualizadas recientemente. Revisa ahí lo de “hoy” tanto del trabajo de clientes como de la administración.
- Mueve las ventas en el tablero: el tablero Kanban ordena las tarjetas por estado. En una PC, puedes arrastrar una tarjeta para cambiar la etapa de venta. Ten en cuenta que los estados se configuran todos juntos en la configuración de administración, hasta 10. Como los usarás tanto para el trabajo de proyectos como para las etapas de venta, procura no agregar demasiados.
- Importa la administración mensual con CSV: no hay una función que cree tareas recurrentes automáticamente. En su lugar, puedes guardar tus tareas administrativas rutinarias como una plantilla CSV, cambiar las fechas e importarla. La importación solo crea tareas nuevas y los números de tarea se asignan de nuevo. Si abres el archivo en Excel y lo vuelves a guardar, se pierden las fechas, así que edita la plantilla en un editor de texto (Importar y exportar).
- El mismo precio sin importar cuántas personas se sumen: es una compra única de $30, sin cargos adicionales por usuario. Empieza solo y luego agrega a los colaboradores como miembros, y a los proveedores externos o clientes como invitados que participan solo en proyectos específicos.
- Tus datos quedan en tu propio servidor: es adecuado para quienes prefieren no confiar su facturación ni la información de sus clientes a un servicio externo en la nube. A cambio, la administración del servidor es tu responsabilidad.
GeckoFlag no es un software de contabilidad ni un CRM. No puede crear facturas, confirmar pagos automáticamente ni sumar los ingresos. Úsalo como una herramienta para no olvidar qué hay que hacer y para cuándo.
Muchas personas ya contratan un hosting para su propio sitio web. Si cumple los requisitos del sistema, como PHP 8.2 o superior y MySQL/MariaDB, puedes instalar GeckoFlag en ese servidor. Ten en cuenta que el servidor cuesta dinero aparte del precio del software. Consulta el precio en la página de precios y prueba las pantallas reales en la demo.
Resumen
- Lo que de verdad necesita quien trabaja solo no es seguir sus proyectos, sino un sistema que evite que se escape la administración que nadie le reclama
- Si tienes pocos clientes y poca administración, no necesitas una herramienta
- Si manejas varios proyectos, crea proyectos para la contabilidad, las ventas y las renovaciones de contratos, y ponlos en la misma lista que el trabajo de clientes
- Al comienzo de cada mes, convierte en tareas la administración rutinaria a partir de tu lista, con fechas de vencimiento calculadas hacia atrás desde el cierre
Con solo tener el trabajo de clientes y la administración en el mismo lugar, el “me olvidé de algo el mes después de uno con mucho trabajo” se reduce muchísimo. Empieza por convertir en tareas las facturas y la confirmación de pagos del mes que viene.