Serie: Consejos de gestión de tareas para equiposParte 8
Cómo cerrar las tareas: cuándo algo está terminado y registros que se puedan consultar después
Sobre esta serie
«Consejos de gestión de tareas para equipos» es una serie de ocho partes, más un artículo extra, para equipos que acaban de empezar a usar una herramienta de gestión de tareas o de proyectos. Sirve para cualquier sector, y puedes leer las partes en el orden que quieras.
- ¿Cómo agrupar el trabajo?
- Cómo escribir tareas que se entiendan
- ¿Hasta qué punto dividir las tareas?
- Cómo definir responsables y fechas límite
- Cómo responder a los comentarios
- ¿Cómo comunicar el avance?
- Cómo escribir cuando trabajas con personas de fuera de la empresa
- Cómo cerrar las tareasEste artículo
Artículo extra: «Cómo escribir para que te entiendan compañeros que hablan otros idiomas» (próximamente)
Terminar un trabajo es más difícil que empezarlo. Una tarea que no puedes cerrar porque queda un pequeño resto. Un trabajo que creías terminado, pero que el cliente todavía no había revisado. Seis meses después, alguien pregunta «¿Por qué decidimos esto?» y nadie sabe responder. Para cerrar la serie, vemos cómo terminar el trabajo.
Nota: este artículo está escrito por el desarrollador de GeckoFlag.
En resumen: escribe primero el criterio de finalización y deja por escrito lo que se decide
Cómo termina un trabajo se decide al principio, no al final. Y si pones por escrito cada decisión en el momento en que se toma, al terminar el registro ya está completo sin esfuerzo extra.
Tres motivos por los que «terminado» queda poco claro
- No hay un criterio de finalización escrito (cómo escribirlo lo explicamos en la parte 2)
- No está decidido quién la pasa a terminada
- Queda un pequeño resto de trabajo y no se puede cerrar
Define cuándo algo está terminado
Además del criterio de finalización de cada tarea, si el equipo acuerda un criterio común, no hay dudas. Por ejemplo:
- Quien lo pidió (o el cliente) lo revisó
- El resultado final está en el lugar acordado
- Se avisó a las personas involucradas de que está terminado
Decide también quién pasa la tarea a terminada: quien la pidió o el responsable (también lo mencionamos en la parte 6).
Convierte el trabajo pendiente en una tarea nueva
Hay tareas que están casi terminadas, pero no se pueden cerrar porque queda un pequeño resto. En ese caso, convierte ese resto en una tarea nueva y pasa la original a terminada. Así, en la lista solo aparece lo que de verdad queda pendiente, y puedes ver el avance real.
Las tareas que se decidió no hacer también se cierran, con una línea que explique el motivo. Dejar constancia de que se decidió no hacerlo es más útil que dejarlas abandonadas.
Cómo dejar registros que puedas consultar después
1Escribe lo que se decidió y por qué
Con solo «Se eligió la opción A», seis meses después nadie sabrá por qué no fue la opción B. Escribe algo como «Se eligió la opción A. Motivo: entra en el presupuesto y llega a tiempo para la fecha de entrega. La opción B se volverá a evaluar el próximo año fiscal».
2Escribe también lo que se decidió en persona o por teléfono
Lo que se decidió en una reunión, déjalo en los comentarios de la tarea ese mismo día. Los recuerdos de quienes estuvieron presentes empiezan a no coincidir antes de lo que crees.
3Indica dónde está la versión final
Cuando hay varias versiones de un archivo, indica cuál es la final en el aviso de que el trabajo está terminado.
4Si el trabajo se repite, resume los pasos
En los eventos anuales o las tareas mensuales, al terminar resume los pasos y los puntos a tener en cuenta. Así, la próxima vez la preparación puede empezar enseguida.
Una revisión breve
Cuando termines un trabajo grande, escribe solo estas tres cosas. El formato no importa; bastan unas pocas líneas.
Una revisión en tres líneas
- Lo que salió bien:
- Lo que costó:
- Lo que cambiaremos la próxima vez:
Si conviertes «Lo que cambiaremos la próxima vez» en la primera tarea de la próxima vez que hagas ese mismo trabajo, no se te olvidará.
Con registros, el traspaso es más fácil
Cuando cambia el responsable, preparar desde cero los documentos de traspaso cuesta mucho. Si las tareas y los comentarios se registran en el día a día, con un «Mira este proyecto» se resuelve la mayor parte del traspaso. A quien toma el relevo solo hay que contarle de palabra lo que no está en los registros (cómo son las personas con las que trata, circunstancias que no se pudieron poner por escrito).
Un ejemplo de lo que puede pasar
Un equipo empezó a preparar el mismo evento que el año anterior, y nadie recordaba por qué habían elegido ese lugar. En la tarea del año anterior había una sola línea con el motivo de la elección del lugar, y gracias a eso no tuvieron que repetir la misma discusión.
Cómo dejar registros en GeckoFlag
- Cuando pasas una tarea a un estado que cuenta como terminado, sale de «Mis tareas» del panel. La tarea y sus comentarios se conservan, y puedes abrirlos después.
- Puedes marcar como completados los proyectos que ya terminaron.
- Desde la lista de tareas puedes buscar el texto de los comentarios por coincidencia parcial. Si tienen la costumbre de escribir palabras como «Motivo», luego es más fácil encontrar las cosas.
- En la Wiki de cada proyecto puedes reunir los pasos y las reglas.
- Con los archivos compartidos, puedes crear carpetas para cada proyecto y guardar ahí las versiones finales.
Puedes probar las pantallas reales en la demo.
Resumen
Define al principio cuándo algo está terminado, y convierte el trabajo pendiente en una tarea nueva para poder cerrar la original. Deja por escrito lo que se decide, junto con el motivo. Todo lo que vimos en esta serie se puede probar desde hoy, con cualquier herramienta. Empieza por una sola cosa, la que a tu equipo le resulte más fácil acordar.
SerieConsulta también la parte 2: «Cómo escribir tareas que se entiendan» y la parte 6: «¿Cómo comunicar el avance?». El artículo extra «Cómo escribir para que te entiendan compañeros que hablan otros idiomas» estará disponible próximamente