Brauchen Freelancer und Solo-Selbstständige ein Projektmanagement-Tool? So rutschen auch Rechnungen und Vertrieb nicht durch

Wer allein arbeitet, denkt leicht: „Meine Arbeit habe ich im Kopf.“ Bei ein oder zwei Kunden funktioniert das tatsächlich. Sobald es aber drei oder vier sind, kommt der Kopf nicht mehr hinterher.

Und was am leichtesten durchrutscht, ist nicht die Kundenarbeit selbst, sondern die Verwaltung: Rechnungen, Zahlungseingänge prüfen, auf Angebote antworten, Verträge verlängern. In diesem Artikel geht es darum, wer ein Projektmanagement-Tool braucht und wer nicht, und wie Sie Kundenarbeit und Verwaltung an einem Ort verwalten.

Hinweis: Dieser Artikel stammt vom Entwickler von GeckoFlag.

Die kurze Antwort: Wer ein Tool braucht und wer nicht

Zuerst das Fazit. Nicht jeder, der allein arbeitet, braucht ein Projektmanagement-Tool. Sehen Sie in der Tabelle nach, auf welcher Seite Sie eher stehen.

Wenn die linke Spalte auf Sie zutrifft, reicht ein Kalender oder eine To-do-App. Sie müssen kein Tool in Ihre Arbeit zwingen.

Wenn auch nur ein Punkt in der rechten Spalte zutrifft, lohnt es sich weiterzulesen. Gerade der letzte, „etwas vergessen und das hatte Folgen“, lässt sich mit einem einfachen System meist verhindern.

Ihre Arbeit besteht nicht nur aus Kundenprojekten

Wer allein arbeitet, erledigt alles, was sich in einer Firma mehrere Personen teilen würden.

• Kundenarbeit: erstellen, überarbeiten, liefern
• Vertrieb: Interessenten kontaktieren, Vorschläge, Angebote, Antworten nachverfolgen
• Buchhaltung: Rechnungen stellen, Zahlungseingänge prüfen, Ausgaben erfassen, die jährliche Steuererklärung vorbereiten
• Verträge und Verlängerungen: Verträge abschließen, Wartungsverträge verlängern, Domains, Server und Software verlängern
• Ihr eigenes Geschäft: die eigene Website pflegen, Beiträge veröffentlichen, dazulernen

Sind diese Dinge über Ihren Kopf, Haftnotizen, Ihren Kalender und Ihren Posteingang verstreut?

Zur Kundenarbeit gehört ein Kunde, dem die Frist wichtig ist. Wenn Sie in Verzug geraten, meldet er sich. Bei der Verwaltung dagegen erinnert Sie niemand. Vergessen Sie eine Rechnung, merkt es womöglich eine Weile niemand. Deshalb rutscht sie durch.

Legen Sie auch die Verwaltung als Projekte an, nicht nur die Kundenarbeit

Die Idee ist einfach. Legen Sie zusätzlich zu einem Projekt pro Kunde eigene Projekte für die Verwaltung an.

Sobald Verwaltung zu Aufgaben wird, steht sie in derselben Liste wie Ihre Projektfristen. Wenn Sie auf „diese Woche“ schauen, sehen Sie Rechnungen und Vertrieb direkt neben der Kundenarbeit.

Setzen Sie das Fälligkeitsdatum früher als die echte Frist. Bei einer Rechnung zum Beispiel zwei Tage vor dem Abrechnungsstichtag. Der Trick ist ein Datum, das auch dann noch Luft lässt, wenn es in eine volle Woche fällt.

Das Projekt „Verträge und Verlängerungen“ ist besonders nützlich. Verlängerungen von Domains, Servern und Wartungsverträgen kommen nur einmal im Jahr, und was man vor einem Jahr getan hat, weiß man kaum noch. Legen Sie die Aufgabe an, sobald Sie das Verlängerungsdatum kennen, und setzen Sie die Fälligkeit einen Monat davor. So vermeiden Sie hektische Formalitäten und versehentlich abgelaufene Verträge.

Hinweis: In diesem Artikel geht es darum, dass keine Verwaltungsaufgabe durchrutscht. Wie Buchhaltung und Steuern zu behandeln sind, ist nicht Thema. Für Entscheidungen zu Buchhaltung und Steuern wenden Sie sich bitte an eine Fachperson.

So rutscht die monatliche Routineverwaltung nicht durch

Rechnungen stellen, Zahlungen prüfen, Ausgaben sortieren: Jeden Monat kommt dieselbe Verwaltung wieder. Damit nichts durchrutscht, empfehlen wir die folgenden Schritte.

1Eine Liste Ihrer Routineverwaltung bereithalten

Schreiben Sie Ihre monatliche Verwaltung einmal auf. Eine Liste wie „Kunde A die Rechnung schicken“, „Kunde B die Rechnung schicken“, „Zahlungen prüfen“, „Belege sortieren“. Ergänzen Sie sie, sobald ein neuer Kunde dazukommt.

2Zu Monatsbeginn die Punkte des Monats gesammelt als Aufgaben anlegen

Gehen Sie zu Beginn jedes Monats die Liste durch und legen Sie die Verwaltungsaufgaben des Monats in einem Rutsch an. Wenn Sie nur aus der Liste abschreiben, statt sich jedes Mal alles neu ins Gedächtnis zu rufen, übersehen Sie viel seltener etwas.

3Fälligkeitsdaten vom Stichtag aus rückwärts festlegen

Geben Sie jeder Aufgabe beim Anlegen ein Fälligkeitsdatum, das vom Stichtag aus rückwärts gerechnet ist. Mit Fälligkeitsdaten stehen Kundenarbeit und Verwaltung auf demselben Maßstab, wenn Sie die Liste nach Frist sortieren.

4Nach Art farbig kennzeichnen

Teilen Sie Ihre Aufgaben in Arten (Vorgangstypen) wie „Buchhaltung“, „Vertrieb“ und „Verträge“ ein und geben Sie jeder eine Farbe. Dann unterscheiden Sie Kundenarbeit und Verwaltung in der Liste auf einen Blick.

Machen Sie auch den Vertrieb zu Aufgaben

Wer allein arbeitet, stellt den Vertrieb ein, sobald es voll wird. Und wenn dann die Aufträge ausbleiben, muss er hastig wieder anlaufen. Führen Sie den Vertrieb deshalb ebenfalls als Aufgaben in Ihrer Liste.

• Eine Aufgabe pro Interessent: zum Beispiel „Firma B ein Angebot schicken“ oder „Bei Firma C wegen des Angebots nachhaken“.
• Die Vertriebsphase als Status abbilden: zum Beispiel „Noch nicht kontaktiert“, „Angebot verschickt“, „Warten auf Antwort“, „Gewonnen“ und „Vorerst nicht“.
• Auf einem Board betrachten: Auf einem Board, das die Aufgaben nach Status ordnet, sehen Sie, wie viele Interessenten sich in welcher Phase befinden. Haken Sie zuerst bei denen nach, die am längsten auf eine Antwort warten.
• Auch Vertriebsziele mit einer Frist versehen: zum Beispiel „Der erwartete Umsatz für nächsten Monat reicht nicht, also diese Woche drei Interessenten kontaktieren“. Machen Sie das Ziel zu einer Aufgabe mit Fälligkeitsdatum.

Bedenken Sie aber: Ein Projektmanagement-Tool ist kein vollwertiges CRM. Es sammelt weder die Geschäftshistorie jedes Kunden noch rechnet es den erwarteten Umsatz zusammen. Betrachten Sie es als ausreichend, um eine Handvoll Interessenten im Blick zu behalten.

Tipps, damit Sie auch allein dranbleiben

Wenn Sie ein Tool nicht mehr nutzen, das nur Sie verwenden, sagt Ihnen niemand etwas. Legen Sie sich ein paar kleine Gewohnheiten zu, damit es weitergeht.

• Jeden Morgen zuerst die Liste ansehen: Prüfen Sie, bevor Sie Ihre E-Mails öffnen, „heute“ für Kundenarbeit und Verwaltung, und beginnen Sie dann mit der Arbeit.
• Einmal pro Woche ein Termin mit sich selbst: Gehen Sie durch, was bald fällig ist, was auf eine Antwort wartet und den Vertrieb der nächsten Woche. Fünfzehn Minuten genügen.
• Nicht zu kleinteilig werden: Wer allein arbeitet, braucht nur für das Aufgaben, was er vergessen könnte. Wer jede Kleinigkeit aufschreibt, macht das Aufschreiben selbst zur Last.
• Wenn Partner dazukommen, laden Sie sie ein: Wenn Sie schon allein Aufzeichnungen geführt haben, fällt es viel leichter, die Arbeit zu erklären, wenn Sie sie abgeben.

Der Unterschied zu einer To-do-App oder einer Tabelle

Ein Projektmanagement-Tool ist nicht die einzige Möglichkeit, Kundenarbeit und Verwaltung gemeinsam zu verwalten.

Was passt, hängt davon ab, wie viel Arbeit Sie haben und wie oft Sie mit anderen zusammenarbeiten. Wenn Sie allein arbeiten und nicht viel zu tun haben, reicht vielleicht schon eine To-do-App.

Siehe auchDie Grenzen der Arbeit mit einer Tabellenkalkulation erklären wir ausführlich in Teil 2 unserer Einsteigerserie: „Wo stößt eine Excel-Liste an ihre Grenzen?“

Siehe auchWarum Bitten per E-Mail oder Chat untergehen, erklären wir in Teil 3: „Warum gehen Bitten per E-Mail und Chat unter?“

So setzen Sie es in GeckoFlag um

Zum Schluss zeigen wir, wie Sie diesen Ansatz in GeckoFlag anwenden.

• Die Verwaltung zu Projekten machen: Legen Sie „Buchhaltung“, „Vertrieb“ und „Verträge und Verlängerungen“ als eigene Projekte an. Vorgangstypen fügen Sie in den Einstellungen hinzu und geben jedem einen Namen und eine Farbe (bis zu 10).
• Alle eigenen Aufgaben zusammen sehen: Das Dashboard zeigt Ihre eigenen Vorgänge und kürzlich aktualisierte Vorgänge. Hier prüfen Sie „heute“ für Kundenarbeit und Verwaltung.
• Den Vertrieb auf dem Board bewegen: Das Kanban-Board ordnet die Karten nach Status. Am PC können Sie eine Karte ziehen, um die Vertriebsphase zu ändern. Beachten Sie, dass die Status gemeinsam in den Einstellungen festgelegt werden, bis zu 10. Da Sie sie sowohl für die Projektarbeit als auch für die Vertriebsphasen nutzen, legen Sie nicht zu viele an.
• Monatliche Routineverwaltung per CSV importieren: Eine Funktion, die wiederkehrende Vorgänge automatisch anlegt, gibt es nicht. Stattdessen können Sie Ihre Routinevorgänge als CSV-Vorlage aufbewahren, die Daten ändern und sie importieren. Beim Import werden nur neue Vorgänge angelegt, und die Vorgangsnummern werden neu vergeben. Wenn Sie die Datei in Excel öffnen und erneut speichern, gehen die Datumsangaben verloren; bearbeiten Sie die Vorlage daher in einem Texteditor (Import und Export).
• Gleicher Preis, egal wie viele dazukommen: Es ist ein einmaliger Kauf für $30 / €27, ohne Aufpreis pro Nutzer. Beginnen Sie allein und fügen Sie später Partner als Mitglieder hinzu, Subunternehmer oder Kunden als Gäste, die nur an bestimmten Projekten teilnehmen.
• Ihre Daten bleiben auf Ihrem eigenen Server: Das passt zu allen, die ihre Rechnungs- und Kundendaten lieber keinem externen Cloud-Dienst anvertrauen. Im Gegenzug sind Sie selbst für die Verwaltung des Servers verantwortlich.

GeckoFlag ist weder eine Buchhaltungssoftware noch ein CRM. Es kann keine Rechnungen erstellen, Zahlungen nicht automatisch prüfen und keinen Umsatz zusammenrechnen. Nutzen Sie es als Werkzeug, damit Sie nicht übersehen, was bis wann zu tun ist.

Viele haben für ihre eigene Website bereits ein Webhosting gemietet. Wenn es die Systemanforderungen erfüllt, etwa PHP 8.2 oder neuer und MySQL/MariaDB, können Sie GeckoFlag auf diesem Server installieren. Bedenken Sie, dass der Server zusätzlich zum Softwarepreis Geld kostet. Den Preis finden Sie auf der Preisseite, die echten Ansichten können Sie in der Demo ausprobieren.

Zusammenfassung

• Was Alleinarbeitende wirklich brauchen, ist weniger die Projektverfolgung als ein System, damit die Verwaltung, an die niemand erinnert, nicht durchrutscht
• Wenn Sie wenige Kunden und wenig Verwaltung haben, brauchen Sie kein Tool
• Wenn Sie mehrere Projekte jonglieren, legen Sie Buchhaltung, Vertrieb und Vertragsverlängerungen als Projekte an und stellen Sie sie in dieselbe Liste wie die Kundenarbeit
• Machen Sie aus der monatlichen Routineverwaltung zu Monatsbeginn anhand Ihrer Liste Aufgaben, mit Fälligkeitsdaten, die vom Stichtag rückwärts gerechnet sind

Schon wenn Kundenarbeit und Verwaltung am selben Ort stehen, passiert „Im Monat nach einer vollen Phase habe ich etwas vergessen“ deutlich seltener. Machen Sie zuerst die Rechnungen und Zahlungsprüfungen des nächsten Monats zu Aufgaben.