Aufgaben richtig abschließen: Kriterien für „erledigt“ und Aufzeichnungen, die Sie später nachlesen können

Arbeit abzuschließen ist schwerer, als sie zu beginnen. Eine Aufgabe, die sich wegen eines kleinen Rests nicht schließen lässt. Arbeit, die Sie für erledigt hielten, die der Kunde aber noch gar nicht geprüft hatte. Ein halbes Jahr später fragt jemand: „Warum haben wir das so entschieden?“, und niemand kann antworten. Zum Abschluss der Serie geht es darum, wie Sie Arbeit richtig abschließen.

Hinweis: Dieser Artikel stammt vom Entwickler von GeckoFlag.

Kurz gesagt: Das Abschlusskriterium zuerst aufschreiben und Entscheidungen schriftlich festhalten

Wie eine Arbeit endet, legen Sie nicht am Ende fest, sondern am Anfang. Und wenn Sie jede Entscheidung gleich aufschreiben, wenn sie fällt, ist die Dokumentation am Ende ganz von selbst vollständig.

Drei Gründe, warum „erledigt“ unklar wird

• Es ist kein Abschlusskriterium aufgeschrieben (wie man es schreibt, erklären wir in Teil 2)
• Es ist nicht festgelegt, wer die Aufgabe auf „Erledigt“ setzt
• Ein kleiner Rest an Arbeit verhindert, dass die Aufgabe geschlossen wird

Kriterien für „erledigt“ festlegen

Neben dem Abschlusskriterium jeder einzelnen Aufgabe hilft es, im Team gemeinsame Kriterien festzulegen. Dann muss niemand raten. Zum Beispiel:

• Die auftraggebende Person (oder der Kunde) hat das Ergebnis geprüft
• Das fertige Ergebnis liegt am vereinbarten Ort
• Die Beteiligten wissen, dass die Arbeit erledigt ist

Legen Sie außerdem fest, wer eine Aufgabe auf „Erledigt“ setzt: die auftraggebende oder die verantwortliche Person (darauf sind wir auch in Teil 6 eingegangen).

Restarbeit wird eine neue Aufgabe

Manche Aufgaben sind fast fertig, lassen sich aber wegen eines kleinen Rests nicht schließen. Machen Sie dann aus dem Rest eine neue Aufgabe und setzen Sie die ursprüngliche Aufgabe auf „Erledigt“. In der Liste steht dann nur, was wirklich noch offen ist, und Sie sehen, wie die Arbeit tatsächlich vorangeht.

Auch Aufgaben, die Sie nicht mehr erledigen wollen, schließen Sie mit einer Zeile zum Grund. Eine festgehaltene Entscheidung, etwas nicht zu tun, nützt mehr als eine Aufgabe, die einfach liegen bleibt.

So halten Sie fest, was Sie später nachlesen können

1Aufschreiben, was entschieden wurde – und warum

Steht dort nur „Variante A gewählt“, weiß ein halbes Jahr später niemand, warum es nicht Variante B wurde. Schreiben Sie zum Beispiel: „Variante A gewählt. Grund: Sie bleibt im Budget und hält den Termin. Variante B im nächsten Geschäftsjahr erneut prüfen.“

2Auch mündlich oder am Telefon Entschiedenes aufschreiben

Was in einer Besprechung entschieden wurde, halten Sie noch am selben Tag in den Kommentaren der Aufgabe fest. Die Erinnerungen der Beteiligten gehen schneller auseinander, als man denkt.

3Aufschreiben, wo die endgültige Version liegt

Gibt es mehrere Versionen einer Datei, schreiben Sie in die Meldung, dass die Arbeit erledigt ist, welche davon die endgültige ist.

4Bei wiederkehrender Arbeit die Schritte zusammenfassen

Bei einer jährlichen Veranstaltung oder monatlichen Arbeiten fassen Sie nach dem Abschluss die Schritte und die Punkte zusammen, auf die man achten muss. So kann die Vorbereitung beim nächsten Mal sofort beginnen.

Ein kurzer Rückblick

Wenn eine größere Arbeit abgeschlossen ist, schreiben Sie nur diese drei Dinge auf. Die Form ist egal, ein paar Zeilen reichen.

Wenn Sie „Was wir nächstes Mal ändern“ zur ersten Aufgabe machen, sobald dieselbe Arbeit das nächste Mal ansteht, geht es nicht verloren.

Mit Aufzeichnungen wird die Übergabe leichter

Wenn die Zuständigkeit wechselt, ist es mühsam, Übergabeunterlagen von Grund auf zu erstellen. Wenn Aufgaben und Kommentare laufend festgehalten werden, ist mit „Schauen Sie sich dieses Projekt an“ der größte Teil der Übergabe erledigt. Mündlich weitergeben müssen Sie nur, was nicht in den Aufzeichnungen steht (wie die Ansprechpersonen sind, Umstände, die sich nicht aufschreiben ließen).

Ein Beispiel aus der Praxis

So halten Sie es in GeckoFlag fest

• Wenn Sie einen Vorgang auf einen Status setzen, der als abgeschlossen gilt, erscheint er nicht mehr unter „Meine Vorgänge“ im Dashboard. Der Vorgang und seine Kommentare bleiben erhalten, und Sie können sie später öffnen.
• Abgeschlossene Projekte können Sie als erledigt markieren.
• In der Vorgangsliste können Sie den Text von Kommentaren per Teilübereinstimmung durchsuchen. Wenn Sie es sich angewöhnen, Wörter wie „Grund“ zu schreiben, finden Sie Dinge später leichter.
• Im Wiki jedes Projekts können Sie Abläufe und Regeln sammeln.
• In der Dateiablage können Sie für jedes Projekt Ordner anlegen und die endgültigen Versionen dort ablegen.

Die echten Bildschirme können Sie in der Demo ausprobieren.

Zusammenfassung

Legen Sie die Kriterien für „erledigt“ am Anfang fest, und machen Sie aus Restarbeit eine neue Aufgabe, damit Sie die ursprüngliche schließen können. Halten Sie Entscheidungen schriftlich fest, zusammen mit dem Grund. Alles, was diese Serie vorgestellt hat, können Sie schon heute ausprobieren, mit jedem Tool. Beginnen Sie mit einem Punkt, auf den sich Ihr Team leicht einigen kann.

SerieLesen Sie auch Teil 2: „Aufgaben so schreiben, dass man sie versteht“ und Teil 6: „Wie teilt man den Fortschritt mit?“. Der Bonusartikel „Schreiben für Teammitglieder, die eine andere Sprache sprechen“ erscheint in Kürze