프리랜서, 1인 사장에게 프로젝트 관리 도구가 필요할까? 안건뿐 아니라 경리와 영업의 누락도 막는 사용법

혼자 일하다 보면 “내 일은 머릿속으로 다 파악하고 있다”고 생각하기 쉽습니다. 클라이언트가 한두 곳일 때는 실제로 그렇게 돌아갑니다. 하지만 세 곳, 네 곳으로 늘어나면 머릿속만으로는 따라가기 어려워집니다.

게다가 정말 빠뜨리기 쉬운 것은 제작 자체가 아닙니다. 청구, 입금 확인, 견적 답변, 계약 갱신 같은 사무입니다. 이 글에서는 프로젝트 관리 도구가 필요한 사람과 필요 없는 사람을 가르는 기준, 그리고 안건과 사무를 한곳에서 관리하는 방법을 소개합니다.

참고: 이 글은 GeckoFlag 개발자가 작성했습니다.

결론: 도구가 필요한 사람, 없어도 괜찮은 사람

결론부터 말씀드리겠습니다. 혼자 일하는 사람에게 프로젝트 관리 도구가 꼭 필요한 것은 아닙니다. 아래 표를 보고 자신이 어느 쪽에 가까운지 확인해 보세요.

왼쪽 열에 해당한다면 캘린더나 할 일 앱으로 충분합니다. 무리해서 도구를 들일 필요는 없습니다.

오른쪽 열에 하나라도 해당한다면 이 뒤를 읽어 볼 가치가 있습니다. 특히 마지막의 “무언가를 잊어서 곤란했다”는 구조를 갖추면 막을 수 있는 경우가 많은 고민입니다.

혼자 일하는 사람의 일은 안건만이 아니다

혼자 일하는 사람은 회사라면 여러 사람이 나눠서 하는 일을 모두 혼자서 처리합니다.

• 안건: 제작, 수정, 납품
• 영업: 잠재 고객 연락, 제안, 견적, 답변 확인
• 경리: 청구서 발행, 입금 확인, 경비 기록, 1년에 한 번 하는 신고 준비
• 계약·갱신: 계약서 주고받기, 유지보수 계약 갱신, 도메인이나 서버, 소프트웨어 갱신
• 자신의 사업: 내 사이트 업데이트, 발신, 공부

이런 일들이 머릿속, 포스트잇, 캘린더, 메일 받은편지함에 뿔뿔이 흩어져 있지 않나요?

안건에는 마감을 신경 써 주는 클라이언트가 있습니다. 늦어질 것 같으면 상대에게서 연락이 옵니다. 그런데 사무는 아무도 재촉해 주지 않습니다. 청구서를 보내지 않아도 한동안은 아무도 알아차리지 못합니다. 그래서 빠뜨리게 되는 것입니다.

안건뿐 아니라 사무도 프로젝트로 세운다

방법은 간단합니다. 클라이언트별 안건 프로젝트에 더해, 사무를 위한 프로젝트를 만듭니다.

사무를 태스크로 만들면 안건 마감과 같은 목록에 나란히 놓입니다. “이번 주에 할 일”을 볼 때 제작 작업과 함께 청구와 영업도 눈에 들어오게 됩니다.

마감일은 실제 마감보다 앞에 둡니다. 예를 들어 청구서라면 마감일 이틀 전입니다. 바쁜 주와 겹치더라도 아직 늦지 않는 날로 해 두는 것이 요령입니다.

“계약·갱신” 프로젝트는 특히 도움이 됩니다. 도메인이나 서버, 유지보수 계약의 갱신은 1년에 한 번밖에 돌아오지 않습니다. 1년 전 일은 거의 기억나지 않기 마련입니다. 갱신일을 알게 된 시점에 태스크를 만들고 마감일을 갱신 한 달 전으로 해 두면, 허둥지둥 절차를 밟거나 깜빡하고 기한을 넘기는 일을 막을 수 있습니다.

참고: 이 글은 사무를 빠뜨리지 않기 위한 관리에 관한 이야기입니다. 회계나 세금 처리 방법은 다루지 않습니다. 세금이나 회계에 관한 판단은 전문가와 상담하세요.

매달 반복되는 사무를 빠뜨리지 않는 방법

청구, 입금 확인, 경비 정리. 매달 같은 사무가 반복해서 찾아옵니다. 이를 빠뜨리지 않도록 다음 순서를 권합니다.

1정해진 사무의 목록을 가까이에 둔다

매달 하는 사무를 한 번만 적어 둡니다. “A사에 청구서 보내기”, “B사에 청구서 보내기”, “입금 확인하기”, “경비 영수증 정리하기” 같은 목록입니다. 클라이언트가 늘면 그때마다 목록에 추가합니다.

2매달 초에 그달 분을 한꺼번에 태스크로 만든다

매달 초에 목록을 보면서 그달의 사무를 한꺼번에 태스크로 만듭니다. 매번 처음부터 떠올리는 것이 아니라 목록을 옮겨 적기만 하면 빠지는 것이 잘 생기지 않습니다.

3마감에서 거꾸로 계산해 마감일을 넣는다

태스크를 만들 때 마감에서 거꾸로 계산한 마감일을 넣습니다. 마감일이 들어가 있으면 목록을 마감 순으로 정렬했을 때 안건 작업과 사무가 같은 기준으로 나란히 놓입니다.

4종류별로 색을 나눈다

태스크의 종류(이슈 유형)를 “경리”, “영업”, “계약”처럼 나누고 색을 지정해 둡니다. 목록을 봤을 때 제작 태스크와 사무 태스크를 한눈에 구분할 수 있습니다.

영업도 태스크로 만든다

혼자 일하는 사람의 영업은 바빠지면 멈춥니다. 그리고 안건이 끊긴 뒤에야 허둥지둥 다시 시작하게 되기 쉽습니다. 영업도 태스크로 목록에 올려 둡시다.

• 잠재 고객별로 태스크를 세운다: “B사에 제안하기”, “C사에 견적 답변 확인하기”처럼 한 곳당 하나의 태스크로 만듭니다.
• 영업 단계를 상태로 나타낸다: 예를 들어 “연락 전”, “제안 중”, “답변 대기”, “수주”, “보류”입니다.
• 보드로 훑어본다: 상태별로 태스크가 나열되는 보드로 보면 지금 몇 건의 잠재 고객이 어느 단계에 있는지 알 수 있습니다. 답변을 오래 기다리고 있는 것부터 연락합니다.
• 영업 목표에도 마감을 붙인다: “다음 달 매출 전망이 부족하니 이번 주에 세 곳에 연락한다”처럼 목표도 태스크로 만들어 마감을 넣습니다.

다만 프로젝트 관리 도구는 본격적인 고객 관리 도구가 아닙니다. 고객별 거래 이력을 정리하거나 매출 전망을 집계하는 기능은 없습니다. 소수의 잠재 고객을 따라가는 범위라면 충분하다고 생각해 주세요.

혼자서도 계속 쓰는 요령

혼자 쓰는 도구는 쓰지 않게 되어도 아무도 뭐라고 하지 않습니다. 계속하기 위한 작은 습관을 정해 둡니다.

• 매일 아침 가장 먼저 목록을 본다: 메일을 열기 전에 안건과 사무의 “오늘 할 일”을 확인한 뒤 작업에 들어갑니다.
• 일주일에 한 번, 나 자신과 정기 회의를 한다: 마감이 가까운 것, 답변을 기다리는 것, 다음 주 영업을 다시 봅니다. 15분이면 충분합니다.
• 너무 잘게 나누지 않는다: 혼자라면 자신이 잊을 것 같은 일만 태스크로 만들면 충분합니다. 금방 끝나는 작업까지 모두 적으면 적는 일 자체가 부담이 됩니다.
• 협력자가 늘면 그대로 초대한다: 혼자일 때 기록을 남겨 두면 다른 사람에게 일을 맡길 때 설명이 편해집니다.

할 일 앱이나 스프레드시트와의 차이

안건과 사무를 함께 관리하는 방법이 프로젝트 관리 도구만 있는 것은 아닙니다.

어느 것이 맞는지는 맡고 있는 일의 양과 다른 사람과 함께 일하는 빈도로 정하면 됩니다. 혼자이고 일의 양도 적다면 할 일 앱으로 충분할 때도 있습니다.

관련스프레드시트로 관리할 때의 한계는 입문 연재 「처음 쓰는 프로젝트 관리 도구」 제2회 「Excel 관리표는 어디서 한계가 올까?」에서 자세히 다룹니다

관련메일이나 메신저로 받은 부탁이 흘러가 버리는 이유는 제3회 「메일이나 메신저로 받은 부탁은 왜 흘러가 버릴까?」에 정리해 두었습니다

GeckoFlag에서의 실천 예

마지막으로, 이 글의 방법을 GeckoFlag에서 실천하는 예를 소개합니다.

• 사무를 프로젝트로 만든다: “경리”, “영업”, “계약·갱신”을 각각 프로젝트로 만듭니다. 이슈 유형은 관리 화면에서 추가할 수 있고, 이름과 색을 정할 수 있습니다(최대 10개).
• 내 이슈를 한꺼번에 본다: 대시보드에는 내 이슈와 최근 업데이트된 이슈가 나열됩니다. 안건도 사무도 여기에서 “오늘 할 일”을 확인할 수 있습니다.
• 영업은 보드에서 움직인다: 칸반 보드에는 상태별로 카드가 나열됩니다. PC에서는 카드를 드래그해서 영업 단계를 바꿀 수 있습니다. 참고로 상태는 관리 화면에서 한꺼번에 설정하는 것으로, 최대 10개입니다. 안건 진행과 영업 단계 양쪽에 쓰이므로 너무 많이 늘리지 않도록 합시다.
• 매달 정해진 사무는 CSV로 가져오는 방법도 있다: 반복 이슈를 자동으로 만드는 기능은 없습니다. 대신 정해진 사무의 이슈를 CSV 템플릿으로 만들어 두고, 날짜를 고쳐서 가져오는 방법이 있습니다. 가져오기는 새로 만들기만 지원하며, 이슈 번호는 다시 매겨집니다. Excel에서 열어 다시 저장하면 날짜가 빠지므로 템플릿은 텍스트 편집기로 편집하세요(가져오기 및 내보내기).
• 사람이 늘어도 가격은 같다: $30 일회 구매이며, 사용자 수에 따른 추가 비용은 없습니다. 혼자 쓰기 시작해서 협력자가 늘면 멤버로, 외주처나 클라이언트는 특정 프로젝트에만 참여하는 게스트로 추가할 수 있습니다.
• 데이터는 내 서버에 놓인다: 청구나 고객 정보를 외부 클라우드 서비스에 맡기고 싶지 않은 사람에게 알맞습니다. 대신 서버 관리는 본인의 책임이 됩니다.

GeckoFlag는 회계 소프트웨어도 고객 관리 도구도 아닙니다. 청구서를 만들거나, 입금을 자동으로 확인하거나, 매출을 집계하는 기능은 없습니다. 어디까지나 “무엇을 언제까지 할지”를 빠뜨리지 않기 위한 도구로 써 주세요.

내 사이트용으로 웹 호스팅을 이미 빌려 쓰는 분도 많을 것입니다. PHP 8.2 이상과 MySQL/MariaDB를 쓸 수 있는 등 시스템 요구 사항을 충족한다면 그 서버에 설치할 수 있습니다. 소프트웨어 가격과 별도로 서버 비용이 든다는 점에 주의하세요. 가격은 요금 페이지에서, 실제 화면은 데모에서 확인할 수 있습니다.

정리

• 혼자 일하는 사람에게 정말 필요한 것은 제작 관리보다 아무도 재촉해 주지 않는 사무를 빠뜨리지 않는 구조
• 클라이언트가 적고 사무도 적다면 도구는 없어도 된다
• 여러 안건을 맡고 있다면 경리·영업·계약 갱신도 프로젝트로 세우고 안건과 같은 목록에 올린다
• 매달 정해진 사무는 매달 초에 목록을 보면서 한꺼번에 태스크로 만들고, 마감에서 거꾸로 계산한 마감일을 넣는다

안건과 사무를 같은 곳에 두는 것만으로도 “바빴던 달의 다음 달에 무언가를 잊고 있었다”는 일이 크게 줄어듭니다. 우선 다음 달 청구와 입금 확인부터 태스크로 만들어 보세요.