Les indépendants et dirigeants solo ont-ils besoin d’un outil de gestion de projets ? Ne plus oublier non plus la facturation et la prospection
Vous venez de traverser une période chargée, avec des projets pour trois clients qui se sont accumulés en même temps. Toutes les livraisons sont parties à temps, et vous soufflez enfin. Puis, au milieu du mois suivant, vous vous en rendez compte.
Vous n’avez jamais envoyé la facture du mois dernier à l’un des clients.
Vous n’avez manqué aucune échéance de projet. Ce qui vous a échappé, c’est l’administratif, que personne ne vous rappelle.
Quand on travaille seul, on se dit facilement : « J’ai mon travail en tête. » Avec un ou deux clients, cela fonctionne vraiment. Mais à partir de trois ou quatre, la tête ne suit plus.
Et ce qui vous échappe le plus facilement, ce n’est pas le travail pour les clients lui-même. C’est l’administratif : factures, vérification des paiements, réponses aux devis, renouvellement des contrats. Cet article explique qui a besoin d’un outil de gestion de projets et qui peut s’en passer, et comment gérer au même endroit le travail pour les clients et l’administratif.
L’essentiel
- Si vous avez peu de clients et peu d’administratif, vous pouvez vous passer d’un outil. Un agenda ou une application de tâches suffit.
- Ce que les indépendants oublient le plus, c’est l’administratif que personne ne leur rappelle. Placez-le dans la même liste que le travail pour les clients, et vous l’aurez sous les yeux.
- Créez un projet distinct pour la comptabilité, la prospection et les renouvellements de contrats, et transformez l’administratif récurrent du mois en tâches, en une seule fois, au début du mois.
Remarque : cet article est rédigé par le développeur de GeckoFlag.
La réponse courte : qui a besoin d’un outil, et qui peut s’en passer
Commençons par la conclusion. Tous ceux qui travaillent seuls n’ont pas besoin d’un outil de gestion de projets. Regardez dans le tableau ci-dessous de quel côté vous vous situez.
| Vous pouvez vous en passer si | Un outil vous aidera si |
|---|---|
| Vous avez un ou deux clients, et l’e-mail suffit pour échanger | Des projets pour plusieurs clients avancent en même temps |
| Vous n’avez ni collaborateurs ni sous-traitants | Il vous arrive de confier du travail à des collaborateurs ou à des sous-traitants |
| Vous n’envoyez ou ne vérifiez que quelques factures et paiements par mois | Vous vérifiez chaque mois de nombreuses factures, rentrées d’argent et dépenses |
| L’administratif ne vous a jamais posé de problème | Vous avez déjà oublié quelque chose pendant une période chargée, avec des conséquences |
Si la colonne de gauche vous correspond, un agenda ou une application de tâches suffit. Inutile d’imposer un outil à votre façon de travailler.
Si un seul point de la colonne de droite s’applique à vous, la suite de cet article mérite d’être lue. Le dernier en particulier, « avoir oublié quelque chose, avec des conséquences », est un problème qu’un système simple permet souvent d’éviter.
Votre travail ne se limite pas aux projets clients
Quand vous travaillez seul, vous assurez tout ce qu’une entreprise répartirait entre plusieurs personnes.
- Projets clients : création, modifications, livraison
- Prospection : contacter des prospects, propositions, devis, relances
- Comptabilité : émettre les factures, vérifier les paiements, noter les dépenses, préparer la déclaration fiscale annuelle
- Contrats et renouvellements : signer les contrats, renouveler les contrats de maintenance, les noms de domaine, les serveurs et les logiciels
- Votre propre activité : mettre à jour votre site, publier, vous former
Tout cela est-il éparpillé entre votre tête, des post-it, votre agenda et votre boîte de réception ?
Un projet client s’accompagne d’un client attentif à l’échéance. Si vous prenez du retard, il vous contactera. L’administratif, en revanche, personne ne vous le rappelle. Si vous oubliez d’envoyer une facture, personne ne le remarquera peut-être pendant un moment. C’est pour cela qu’il vous échappe.
Quand on travaille seul, ce qui compte plus que de suivre ses projets, c’est un système qui empêche l’administratif, que personne ne vous rappelle, de vous échapper.
Créez des projets pour l’administratif, pas seulement pour vos clients
L’idée est simple. En plus d’un projet par client, créez des projets pour l’administratif.
| Projet | Exemples de tâches |
|---|---|
| Projets clients (un par client) | Présenter des propositions de maquette, intégrer les corrections, mettre en ligne |
| Comptabilité | Envoyer la facture du mois au client A, vérifier les paiements du mois dernier, classer les justificatifs de dépenses, réunir les documents pour la déclaration fiscale annuelle |
| Prospection | Envoyer une proposition au prospect B, relancer C au sujet du devis, choisir les prospects à contacter le mois prochain |
| Contrats et renouvellements | Discuter du renouvellement du contrat de maintenance avec le client D, renouveler le nom de domaine, renouveler la licence d’un logiciel utilisé |
| Votre propre activité | Mettre à jour la page de références de votre site, revoir votre portfolio |
Une fois transformé en tâches, l’administratif se retrouve dans la même liste que les échéances de vos projets. Quand vous regardez « cette semaine », vous voyez la facturation et la prospection juste à côté du travail pour les clients.
Fixez la date d’échéance avant la vraie date limite. Pour une facture, par exemple, deux jours avant la date de clôture. L’astuce consiste à choisir une date qui laisse encore de la marge, même si elle tombe pendant une semaine chargée.
Le projet « Contrats et renouvellements » est particulièrement utile. Les renouvellements de noms de domaine, de serveurs et de contrats de maintenance ne reviennent qu’une fois par an, et on se souvient rarement de ce qu’on a fait l’année précédente. Créez la tâche dès que vous connaissez la date de renouvellement et fixez son échéance un mois avant. Vous évitez ainsi les démarches précipitées et les expirations par simple oubli.
Remarque : cet article traite de la façon d’éviter les oublis administratifs. Il n’aborde pas le traitement de la comptabilité ou des impôts. Pour toute décision comptable ou fiscale, consultez un professionnel.
Ne plus oublier l’administratif récurrent du mois
Facturation, vérification des paiements, classement des dépenses : le même administratif revient chaque mois. Pour ne rien oublier, nous vous conseillons les étapes suivantes.
1Gardez une liste de votre administratif récurrent
Notez une fois pour toutes votre administratif mensuel. Une liste comme « Envoyer la facture au client A », « Envoyer la facture au client B », « Vérifier les paiements », « Classer les justificatifs de dépenses ». Complétez-la à chaque nouveau client.
2Au début du mois, créez en une seule fois les tâches du mois
Au début de chaque mois, parcourez la liste et créez d’un coup les tâches administratives du mois. Si vous recopiez simplement la liste au lieu de tout vous remémorer chaque fois, il devient bien plus difficile d’oublier quelque chose.
3Fixez les échéances en partant de la date de clôture
En créant chaque tâche, donnez-lui une date d’échéance calculée à rebours depuis la date de clôture. Avec des dates d’échéance, trier la liste par échéance place le travail pour les clients et l’administratif sur la même échelle.
4Attribuez une couleur par type
Classez vos tâches par type (type de ticket), par exemple « Comptabilité », « Prospection » et « Contrats », et donnez une couleur à chacun. Vous distinguerez alors d’un coup d’œil le travail pour les clients de l’administratif dans la liste.
Faites aussi de la prospection des tâches
Quand on travaille seul, la prospection s’arrête dès qu’on est débordé. Puis, quand les commandes se tarissent, on la relance dans l’urgence. Gardez donc aussi la prospection dans votre liste, sous forme de tâches.
- Une tâche par prospect : par exemple « Envoyer une proposition à l’entreprise B » ou « Relancer l’entreprise C au sujet du devis ».
- Représentez l’étape de prospection par un statut : par exemple « Pas encore contacté », « Proposition envoyée », « En attente de réponse », « Gagné » et « Pas pour l’instant ».
- Regardez-la sur un tableau : un tableau qui range les tâches par statut montre combien de prospects se trouvent à chaque étape. Relancez d’abord ceux qui attendent une réponse depuis le plus longtemps.
- Donnez aussi une échéance à vos objectifs de prospection : par exemple « Le chiffre d’affaires prévu le mois prochain est insuffisant, je contacte donc trois prospects cette semaine ». Faites de l’objectif une tâche avec une date d’échéance.
Gardez toutefois à l’esprit qu’un outil de gestion de projets n’est pas un véritable CRM. Il ne regroupe pas l’historique commercial de chaque client et ne totalise pas le chiffre d’affaires prévu. Considérez-le comme suffisant pour suivre une poignée de prospects.
Conseils pour tenir dans la durée quand on travaille seul
Si vous cessez d’utiliser un outil que vous êtes seul à utiliser, personne ne vous dira rien. Prenez quelques petites habitudes pour continuer.
- Consultez la liste en premier chaque matin : avant d’ouvrir vos e-mails, vérifiez « aujourd’hui » pour le travail client comme pour l’administratif, puis commencez à travailler.
- Faites un point hebdomadaire avec vous-même : passez en revue ce qui arrive bientôt à échéance, ce qui attend une réponse et la prospection de la semaine suivante. Quinze minutes suffisent.
- Ne découpez pas trop finement : quand on travaille seul, il suffit de créer des tâches pour ce qu’on risque d’oublier. Noter chaque petite chose fait de la saisie elle-même une corvée.
- Quand des collaborateurs arrivent, invitez-les : si vous avez gardé une trace de votre travail en étant seul, il devient bien plus facile de l’expliquer quand vous le confiez.
La différence avec une application de tâches ou un tableur
Un outil de gestion de projets n’est pas le seul moyen de gérer ensemble le travail pour les clients et l’administratif.
| Méthode | Points forts | Points faibles |
|---|---|---|
| Application de tâches | Simple et rapide ; pratique pour lister ce qu’il y a à faire chaque jour | Garder l’historique de chaque projet ou de vos échanges avec les clients |
| Tableur | Vous pouvez le construire comme vous voulez et choisir vos colonnes | La mise à jour s’essouffle facilement. Il se désorganise vite une fois partagé |
| Outil de gestion de projets | Voir au même endroit le travail client et l’administratif, par échéance. L’historique reste attaché à chaque tâche. Vous pouvez inviter plus tard des collaborateurs ou des clients | Demande un peu d’effort au départ pour définir les projets et les types de tâches |
Le bon choix dépend de la quantité de travail que vous avez et de la fréquence à laquelle vous collaborez avec d’autres. Si vous travaillez seul avec une charge modeste, une application de tâches peut suffire.
Voir aussiLes limites de la gestion dans un tableur sont expliquées en détail dans la partie 2 de notre série pour débutants : « Où s’arrête un tableau de suivi sous Excel ? »
Voir aussiPourquoi les demandes faites par e-mail ou par messagerie se perdent est expliqué dans la partie 3 : « Pourquoi les demandes par e-mail et messagerie se perdent-elles ? »
Mettre cela en pratique dans GeckoFlag
Pour finir, voici comment appliquer cette approche dans GeckoFlag.
- Faire de l’administratif des projets : créez « Comptabilité », « Prospection » et « Contrats et renouvellements » comme projets distincts. Vous pouvez ajouter des types de ticket dans les paramètres d’administration et donner à chacun un nom et une couleur (jusqu’à 10).
- Voir toutes vos tâches ensemble : le tableau de bord affiche vos propres tickets et les tickets mis à jour récemment. Vérifiez-y « aujourd’hui » pour le travail client comme pour l’administratif.
- Faire avancer la prospection sur le tableau : le tableau Kanban range les cartes par statut. Sur PC, vous pouvez faire glisser une carte pour changer l’étape de prospection. Notez que les statuts sont définis ensemble dans les paramètres d’administration, jusqu’à 10. Comme vous les utiliserez à la fois pour le travail sur les projets et pour les étapes de prospection, évitez d’en créer trop.
- Importer l’administratif mensuel récurrent par CSV : aucune fonction ne crée automatiquement des tickets récurrents. À la place, vous pouvez conserver vos tickets administratifs récurrents sous forme de modèle CSV, changer les dates et l’importer. L’import ne fait que créer de nouveaux tickets, et les numéros de ticket sont attribués à nouveau. Ouvrir puis réenregistrer le fichier dans Excel fait disparaître les dates : modifiez donc le modèle dans un éditeur de texte (Import et export).
- Même prix, quel que soit le nombre de personnes : c’est un achat unique de 30 $ / 27 €, sans supplément par utilisateur. Commencez seul, puis ajoutez des collaborateurs comme membres, et des sous-traitants ou des clients comme invités qui ne participent qu’à certains projets.
- Vos données restent sur votre propre serveur : cela convient à ceux qui préfèrent ne pas confier leurs informations de facturation et de clients à un service cloud externe. En contrepartie, la gestion du serveur relève de votre responsabilité.
GeckoFlag n’est ni un logiciel de comptabilité ni un CRM. Il ne peut pas créer de factures, vérifier automatiquement les paiements ou totaliser le chiffre d’affaires. Utilisez-le comme un outil pour ne pas oublier ce qu’il faut faire, et pour quand.
Beaucoup louent déjà un hébergement pour leur propre site. S’il respecte la configuration requise, par exemple PHP 8.2 ou supérieur et MySQL/MariaDB, vous pouvez installer GeckoFlag sur ce serveur. N’oubliez pas que le serveur a un coût, en plus du prix du logiciel. Le prix figure sur la page des tarifs, et vous pouvez essayer les vrais écrans dans la démo.
En résumé
- Ce dont les indépendants ont vraiment besoin, ce n’est pas tant de suivre leurs projets que d’un système qui empêche l’administratif, que personne ne leur rappelle, de leur échapper
- Si vous avez peu de clients et peu d’administratif, vous n’avez pas besoin d’outil
- Si vous menez plusieurs projets de front, créez des projets pour la comptabilité, la prospection et les renouvellements de contrats, et placez-les dans la même liste que le travail pour les clients
- Au début du mois, transformez l’administratif récurrent en tâches à partir de votre liste, avec des échéances calculées à rebours depuis la date de clôture
Le simple fait de réunir au même endroit le travail pour les clients et l’administratif réduit nettement les « j’ai oublié quelque chose le mois qui a suivi une période chargée ». Commencez par transformer en tâches les factures et les vérifications de paiement du mois prochain.