Bien clôturer les tâches : décider quand un travail est terminé et garder des traces qu’on peut relire

Terminer un travail est plus difficile que le commencer. Une tâche qu’on ne peut pas fermer à cause d’un petit reste. Un travail que vous pensiez terminé, alors que le client ne l’avait pas encore vérifié. Six mois plus tard, quelqu’un demande « Pourquoi avons-nous décidé cela ? », et personne ne sait répondre. Pour finir la série, voyons comment bien clôturer le travail.

Remarque : cet article est rédigé par le développeur de GeckoFlag.

En bref : écrire d’abord le critère de fin, et mettre les décisions par écrit

C’est au début, et non à la fin, qu’on décide comment un travail se termine. Et si vous mettez chaque décision par écrit au moment où elle est prise, les traces sont déjà complètes quand le travail est fini.

Trois raisons pour lesquelles « terminé » reste flou

• Le critère de fin n’est pas écrit (nous expliquons comment le rédiger dans la partie 2)
• Personne n’a décidé qui marque la tâche comme terminée
• Un petit reste de travail empêche de la fermer

Fixer quand une tâche est terminée

En plus du critère de fin de chaque tâche, fixez en équipe des critères communs : vous n’aurez plus à hésiter. Par exemple :

• La personne qui a demandé (ou le client) a vérifié
• Le résultat est rangé à l’endroit prévu
• Les personnes concernées ont été prévenues que c’est terminé

Décidez aussi qui marque la tâche comme terminée : la personne qui a demandé, ou le responsable (nous en avons aussi parlé dans la partie 6).

Faire du reste une nouvelle tâche

Certaines tâches sont presque finies, mais un petit reste empêche de les fermer. Dans ce cas, faites du reste une nouvelle tâche, et marquez la tâche d’origine comme terminée. La liste ne montre alors que « ce qui reste vraiment », et vous voyez correctement où en est le travail.

Les tâches que vous avez décidé de ne pas faire se ferment aussi, avec une ligne pour la raison. Une trace de la décision de ne pas les faire est plus utile qu’une tâche laissée à l’abandon.

Garder des traces qu’on peut relire plus tard

1Écrire ce qui a été décidé, et pourquoi

Avec seulement « Plan A retenu », six mois plus tard, on ne saura pas pourquoi ce n’était pas le plan B. Écrivez plutôt : « Plan A retenu. Raison : il tient dans le budget et respecte le délai. Plan B à réexaminer au prochain exercice. »

2Écrire aussi ce qui a été décidé de vive voix ou au téléphone

Ce qui a été décidé en réunion, notez-le le jour même dans les commentaires de la tâche. Les souvenirs des personnes présentes divergent plus vite qu’on ne le pense.

3Indiquer où se trouve la version finale

Quand un fichier existe en plusieurs versions, indiquez laquelle est la version finale dans le message qui annonce que le travail est terminé.

4Pour le travail récurrent, noter les étapes

Pour un événement annuel ou un travail mensuel, notez les étapes et les points d’attention une fois qu’il est terminé. La prochaine fois, la préparation pourra commencer tout de suite.

Un bilan rapide

Quand un gros travail est terminé, notez seulement ces trois points. Peu importe la forme : quelques lignes suffisent.

Si vous faites de « Ce qu’on change la prochaine fois » la première tâche du même travail la fois suivante, vous ne l’oublierez pas.

Avec des traces, la passation est plus simple

Quand le responsable change, préparer des documents de passation à partir de zéro demande beaucoup de travail. Si les tâches et les commentaires gardent une trace au quotidien, « Regardez ce projet » suffit pour l’essentiel de la passation. À la personne qui reprend, vous n’avez à dire de vive voix que ce que les traces ne montrent pas (le caractère des interlocuteurs, les circonstances qu’on n’a pas pu écrire).

Un exemple de ce qui peut arriver

Garder des traces dans GeckoFlag

• Quand vous passez un ticket à un statut considéré comme terminé, il disparaît de « Mes tickets » sur le tableau de bord. Le ticket et ses commentaires restent, et vous pouvez les ouvrir plus tard.
• Vous pouvez marquer comme terminés les projets achevés.
• Depuis la liste des tickets, vous pouvez rechercher dans le texte des commentaires par correspondance partielle. Si vous prenez l’habitude d’écrire des mots comme « Raison », vous retrouverez plus facilement les choses plus tard.
• Vous pouvez rassembler les étapes et les règles dans le wiki de chaque projet.
• Avec le partage de fichiers, vous pouvez créer des dossiers par projet et y ranger les versions finales.

Vous pouvez essayer les vrais écrans dans la démo.

En résumé

Fixez dès le départ quand une tâche est terminée, faites du reste une nouvelle tâche et fermez la tâche d’origine. Mettez les décisions par écrit, avec leur raison. Toutes les façons de faire présentées dans cette série peuvent s’essayer dès aujourd’hui, avec n’importe quel outil. Commencez par une seule, celle sur laquelle votre équipe s’accordera le plus facilement.

SérieÀ lire aussi : la partie 2, « Écrire des tâches que tout le monde comprend », et la partie 6, « Comment faire part de l’avancement ? ». L’article bonus « Écrire pour être compris des membres qui parlent une autre langue » paraîtra bientôt