Loạt bài: Có thể tự làm công cụ quản lý dự án không?Phần 1
Có thể tự làm công cụ quản lý dự án không? Bốn cách tự làm và giới hạn của từng cách
Về loạt bài này
“Có thể tự làm công cụ quản lý dự án không?” là loạt bài sáu phần dành cho những ai đang cân nhắc tự làm công cụ bằng bảng tính, công cụ no-code hoặc AI. Bạn có thể đọc theo thứ tự bất kỳ.
- Có thể tự làm công cụ quản lý dự án không?Bài này
- Chúng tôi nhờ AI làm ứng dụng theo dõi vấn đềSắp ra mắt
- Khoảng cách từ “chạy được” đến “dùng được”Sắp ra mắt
- Phần việc thật sự bắt đầu sau khi làm xongSắp ra mắt
- Chi phí thật sự của việc tự làmSắp ra mắt
- Ai nên tự làm, ai nên muaSắp ra mắt
Mỗi lần nhóm đông thêm, hóa đơn hằng tháng của công cụ lại tăng. Tính năng thì nhiều, nhưng bạn chỉ dùng vài cái. Và không hiểu sao, nó chẳng bao giờ thật sự hợp với cách làm việc của nhóm.
Thế là bạn thử nhờ một công cụ AI: “Hãy làm cho tôi một ứng dụng theo dõi vấn đề”, và chỉ vài phút sau đã nhận về đoạn mã cho một thứ trông khá ra dáng.
“Tự làm lấy chẳng phải nhanh hơn sao?”
Nhờ có AI, tự làm công cụ quản lý dự án đã trở thành một lựa chọn thực tế hơn nhiều.
Bài này so sánh bốn cách tự làm, cùng công sức và giới hạn của từng cách. Nói ngắn gọn trước: có, bạn có thể tự làm công cụ quản lý dự án. Câu hỏi thật sự là bao nhiêu người sẽ dùng, dùng đến khi nào, và ai sẽ sửa.
Lưu ý: bài viết này do nhà phát triển GeckoFlag viết. GeckoFlag là công cụ theo dõi vấn đề mà nhà phát triển ban đầu làm để tự dùng, rồi phát triển thành sản phẩm. Trong loạt bài này, chúng tôi viết từ góc nhìn của người đã từng tự làm, nói cả những điểm tốt lẫn những chỗ khó.
Vì sao người ta muốn tự làm
Lý do khiến người ta bắt đầu nghĩ đến chuyện tự làm công cụ rất khác nhau. Trước hết, hãy xem từng lý do và tự hỏi liệu tự làm có thật sự giải quyết được không.
| Lý do muốn tự làm | Tự làm có giải quyết được không? |
|---|---|
| Phí hằng tháng quá cao | Khi tính cả thời gian làm và bảo trì, chưa chắc đã rẻ hơn (chúng tôi tính cụ thể ở Phần 5) |
| Quá nhiều tính năng, khó dùng hết | Có những công cụ có sẵn với rất ít thiết lập. Để giải quyết chuyện này, có thể bạn không cần tự làm |
| Không hợp với cách chúng tôi làm việc | Đây là chỗ tự làm phát huy tác dụng nhất. Quy trình càng đặc thù, công cụ tự làm càng có giá trị |
| Muốn giữ dữ liệu trong nội bộ | Có những công cụ có sẵn được cài trên máy chủ của chính bạn |
| Thích tự làm, hoặc muốn học hỏi | Như vậy đã đủ lý do để tự làm |
Nếu lý do là “quá đắt” hay “quá nhiều”, tìm một công cụ có sẵn khác có thể đã giải quyết được vấn đề. Ngược lại, nếu quy trình của bạn đặc thù và không có gì phù hợp, hoặc bản thân việc làm ra công cụ là mục đích, thì tự làm là hợp lý.
Lý do rõ ràng cũng giúp bạn dễ chọn hơn giữa các cách dưới đây.
Có bốn cách để tự làm
Nhìn chung, có bốn cách để làm một công cụ quản lý dự án.
| Cách làm | Cần gì | Quy mô phù hợp | Giới hạn chính |
|---|---|---|---|
| Bảng tính | Kỹ năng bảng tính cơ bản | Một đến vài người, ngắn hạn | Rối dần khi người và công việc tăng lên |
| Công cụ no-code | Biết cách dùng dịch vụ | Vài người đến nhóm nhỏ | Chi phí dễ tăng theo số người. Phụ thuộc vào thay đổi của dịch vụ |
| Tự viết mã | Kiến thức lập trình và thời gian | Tùy cách làm | Tốn thời gian cả khi làm lẫn khi sửa |
| Nhờ AI làm | Biết cách ra lệnh cho AI | Tùy cách làm | Bạn giữ một đoạn mã mà chính mình không đọc được |
Với cách nào thì bạn cũng làm được phần cơ bản: thêm công việc, giao người phụ trách và hạn chót, rồi đổi trạng thái. Khác biệt lộ ra khi có nhiều người dùng hơn, và khi về sau cần sửa. Hãy lần lượt xem từng cách.
Làm bằng bảng tính
Lựa chọn dễ nhất là Excel hoặc Google Trang tính. Bố cục tối thiểu chỉ cần bốn cột:
- Công việc: mỗi dòng một việc cần làm
- Người phụ trách: ai làm
- Hạn chót: đến khi nào
- Trạng thái: chọn từ danh sách thả xuống, như chưa bắt đầu, đang làm hoặc đã xong
Thêm định dạng có điều kiện để dòng quá hạn đổi màu, là có thể thấy ngay việc nào đang chậm. Với một đến vài người làm một dự án kết thúc trong vài tháng, như vậy thường là đủ.
Tuy nhiên, khi số người và số việc tăng lên, bảng tính bắt đầu rối dần. Không có chỗ ghi lại lịch sử của công việc, và ghi tên ai đó vào cột người phụ trách cũng không báo cho người đó biết.
Liên quanGiới hạn của việc quản lý bằng bảng tính được nói kỹ ở Phần 2 của loạt bài dành cho người mới “Công cụ quản lý dự án đầu tiên”: “Bảng theo dõi bằng Excel chạm giới hạn ở đâu?”
Làm bằng công cụ no-code
Các công cụ no-code như Notion hay Airtable cho phép bạn tạo cơ sở dữ liệu và hiển thị dưới dạng danh sách, bảng kanban, lịch và nhiều dạng khác. Bạn có thể dựng một hệ thống theo dõi vấn đề mà không cần lập trình.
Điểm mạnh là có thể thêm trường tùy ý và dễ làm cho giao diện gọn đẹp. Bạn có thể thử một cách sắp xếp hợp với công việc rồi điều chỉnh dần trong lúc dùng.
Mặt khác, hãy lưu ý những điểm sau:
- Chi phí dễ tăng theo số người: nhiều dịch vụ tính phí theo số người dùng, nên số tiền có thể xấp xỉ một công cụ có sẵn.
- Chỉ người làm ra mới hiểu cấu trúc: rất dễ rơi vào tình trạng chỉ người làm ra mới biết trường nào nối với trường nào.
- Bạn phụ thuộc vào dịch vụ: mọi thay đổi về tính năng hay giá của dịch vụ đều ảnh hưởng trực tiếp đến bạn.
Làm bằng cách tự viết mã
Nếu biết lập trình, bạn có thể làm từ con số không. Cách này cho tự do nhiều nhất, và bạn có thể làm vừa khít với công việc của mình. Đây cũng là một dự án học tập rất tốt.
Tuy nhiên, phần tốn thời gian không phải là những phần nhìn thấy được như danh sách công việc hay biểu mẫu nhập liệu, mà là những phần không thấy trên màn hình:
- Đăng nhập và quản lý mật khẩu
- Phân quyền: ai được xem và làm gì
- Lưu trữ dữ liệu, và phòng tránh mất dữ liệu
Thêm vào đó, mọi việc sau khi đưa vào sử dụng bạn đều tự lo: sửa lỗi, và cập nhật theo máy chủ cũng như ngôn ngữ lập trình. Không hiếm trường hợp thời gian bảo trì còn nhiều hơn thời gian làm ra.
Nhờ AI làm
Cách đang được chú ý nhiều nhất hiện nay là nhờ AI viết mã. Hãy yêu cầu “làm một ứng dụng để thêm công việc và gán cho mỗi việc người phụ trách, hạn chót và trạng thái”, có khi chỉ trong vài giờ đã có thứ chạy được trên màn hình.
Làm ra thứ chạy được mà không cần biết lập trình là một thay đổi lớn. Tuy vậy, có một điều cần cẩn thận.
Nếu không đọc được đoạn mã được tạo ra, bạn sẽ không sửa được khi có lỗi. Nhờ AI thêm lần nữa có thể sửa được, nhưng chỗ khác lại có thể hỏng. Để biết cái gì hỏng và hỏng ở đâu, bạn vẫn cần đọc được mã.
Cách xử lý về độ an toàn và quyền đối với mã do AI viết cũng tùy vào điều khoản của dịch vụ bạn dùng và cách bạn dùng thứ đã làm ra. Nếu dùng cho công việc, hãy kiểm tra điều khoản của dịch vụ AI bạn sử dụng.
Loạt bàiAI thực sự làm được đến đâu, chúng tôi sẽ thử nghiệm ở Phần 2 “Chúng tôi nhờ AI làm ứng dụng theo dõi vấn đề” (sắp ra mắt)
Trường hợp của chúng tôi
GeckoFlag cũng bắt đầu từ một công cụ mà nhà phát triển làm ngay trong lúc làm dịch vụ cho khách hàng, vì muốn có thứ hợp với cách mình làm việc. Công cụ do nhà phát triển, vừa là nhà thiết kế web vừa là kỹ sư, làm bằng CakePHP, một framework PHP.
AI (Claude) được tận dụng rất nhiều, từ đề xuất cách triển khai đến kiểm thử. Dù vậy, từ phiên bản đầu tiên “chạy được” đến khi thành thứ nhiều người có thể dùng hằng ngày, thời gian vẫn lâu hơn dự kiến rất nhiều. Những gì đã xảy ra trong quá trình đó, chúng tôi sẽ chia sẻ dần trong loạt bài này.
Chọn cách nào tùy vào bao nhiêu người, đến khi nào và ai sửa
Chọn cách nào trong bốn cách phụ thuộc vào hoàn cảnh sử dụng hơn là tính năng. Dựa vào ba câu hỏi bao nhiêu người, đến khi nào và ai sửa, có thể tóm tắt như sau:
| Bao nhiêu người | Đến khi nào | Ai sửa | Lựa chọn phù hợp |
|---|---|---|---|
| Một đến vài người | Vài tháng | Chính người đang dùng | Bảng tính cũng có thể đủ |
| Nhóm nhỏ | Một năm trở lên | Người làm ra vẫn ở lại nhóm | No-code, hoặc tự làm bằng AI |
| Có cả người bên ngoài | Nhiều năm | Người làm ra có thể rời đi | Đáng cân nhắc công cụ có sẵn |
Ngoài ra, nếu quy trình của bạn đặc thù đến mức không công cụ có sẵn nào phù hợp, thì tự làm (tự viết mã, hoặc nhờ AI làm) đáng để cân nhắc, bất kể số người hay thời gian.
Bảng này chỉ là gợi ý. Ngay cả một người hay nhóm nhỏ, cũng có lúc dùng công cụ sẽ nhẹ nhàng hơn.
Hãy đặc biệt chú ý đến dòng cuối. Người bên ngoài sẽ dùng, công cụ sẽ được dùng nhiều năm, người làm ra có thể chuyển việc hoặc nghỉ. Chỉ cần một điều đúng, hãy đọc từ Phần 3 trở đi trước khi bắt tay vào làm.
Điều nằm giữa “chạy được” và “dùng được”
Khi đã bắt tay tự làm công cụ, nhiều người nhận ra một điều giữa chừng: giữa “chạy được” và “nhiều người dùng được trong thời gian dài” có một khoảng cách lớn.
Chẳng hạn, những điều sau rất khó nghĩ tới khi bạn đang làm những màn hình đầu tiên:
- Mỗi thành viên xem được gì: bạn muốn người bên ngoài chỉ xem được đúng dự án này
- Đặt lại mật khẩu bị quên: bạn muốn mọi người tự đặt lại qua email
- Thông báo qua email: bạn muốn báo cho mọi người khi được giao việc hoặc khi có bình luận mới
- Sao lưu dữ liệu: bạn không muốn mất lịch sử công việc dù máy chủ gặp sự cố
Tất cả những điều này trở nên cần thiết ngay khi có nhiều người dùng công cụ hơn. Và mỗi thứ bạn làm thêm lại kéo theo thêm việc phải kiểm tra và phải sửa.
Biết trước những mục này trước khi bắt đầu sẽ thay đổi hẳn ước tính thời gian của bạn.
Loạt bàiNhững mục chỉ nhận ra sau khi tự làm sẽ được chúng tôi tổng hợp thành danh sách kiểm tra ở Phần 3 “Khoảng cách từ ‘chạy được’ đến ‘dùng được’” (sắp ra mắt)
Tóm tắt
- Có thể tự làm công cụ quản lý dự án bằng bất kỳ cách nào trong bốn cách: bảng tính, công cụ no-code, tự viết mã hoặc nhờ AI làm
- Tự làm phát huy tác dụng nhất khi quy trình của bạn đặc thù và không có gì có sẵn phù hợp, hoặc khi bản thân việc làm ra là mục đích
- Chọn cách nào tùy vào bao nhiêu người, đến khi nào và ai sửa
- Giữa “chạy được” và “nhiều người dùng được trong thời gian dài” có một khoảng cách lớn
Tự làm hoàn toàn không phải là lựa chọn liều lĩnh. Nhưng nghĩ trước về những gì xảy ra sau khi làm xong sẽ giúp bạn tránh đi đường vòng.
Lần tới, chúng tôi sẽ nhờ AI làm một ứng dụng theo dõi vấn đề và xem nó làm được đến đâu. Cuối loạt bài, với tư cách nhà phát triển đã tự làm công cụ, chúng tôi sẽ chia sẻ kết luận về việc nên tự làm hay nên mua.
Bản thân việc quản lý công việc thay đổi thế nào khi bạn dùng AI trong công việc được nói ở Phần 1 của loạt bài “Quản lý công việc cho nhóm làm việc cùng AI”: “Đã dùng AI, còn cần công cụ quản lý công việc không?”