Série: Dá para criar sua própria ferramenta de gestão de projetos?Parte 1
Dá para criar sua própria ferramenta de gestão de projetos? Quatro formas de criar e os limites de cada uma
Sobre esta série
“Dá para criar sua própria ferramenta de gestão de projetos?” é uma série em seis partes para quem está pensando em criar a própria ferramenta com uma planilha, uma ferramenta no-code ou IA. Dá para ler as partes em qualquer ordem.
- Dá para criar sua própria ferramenta de gestão de projetos?Este artigo
- Pedimos para a IA criar um sistema de gestão de tarefasEm breve
- A distância entre “funciona” e “dá para usar”Em breve
- O trabalho de verdade começa depois de criarEm breve
- O custo real de criar a sua própriaEm breve
- Quem deve criar e quem deve comprarEm breve
Cada vez que a equipe cresce, a mensalidade da ferramenta aumenta. Ela tem um monte de funções, mas você usa só algumas. E, por algum motivo, ela nunca se encaixa direito no jeito de trabalhar da sua equipe.
Então você pede a uma ferramenta de IA: “Crie um app de gestão de tarefas para mim”, e em poucos minutos recebe o código de algo que parece de verdade.
“Não seria mais rápido criar a nossa?”
Com a IA, criar a sua própria ferramenta de gestão de projetos virou uma opção bem mais realista.
Este artigo compara quatro formas de criar uma e mostra o esforço e os limites de cada uma. A resposta curta primeiro: sim, dá para criar uma ferramenta de gestão de projetos. A pergunta de verdade é quantas pessoas vão usar, por quanto tempo e quem vai consertar.
Observação: este artigo foi escrito pelo desenvolvedor do GeckoFlag. O GeckoFlag é um sistema de gestão de tarefas que o desenvolvedor criou para uso próprio e depois transformou em produto. Nesta série, escrevemos do ponto de vista de quem já criou uma, mostrando tanto as partes boas quanto as difíceis.
Por que dá vontade de criar a sua própria
As pessoas começam a pensar em criar a própria ferramenta por motivos diferentes. Primeiro, vamos ver cada motivo e perguntar se criar a sua própria resolve mesmo o problema.
| Motivo para criar a sua própria | Criar a sua própria resolve? |
|---|---|
| A mensalidade é cara demais | Contando o tempo para criar e manter, pode não sair mais barato (fazemos as contas na parte 5) |
| Tem funções demais para usar bem | Algumas ferramentas prontas têm pouquíssimas configurações. Talvez não seja preciso criar a sua própria para resolver isso |
| Não combina com o nosso jeito de trabalhar | É aqui que criar a sua própria mais ajuda. Quanto mais particular o seu fluxo de trabalho, mais vale uma ferramenta sob medida |
| Queremos manter os dados dentro da empresa | Algumas ferramentas prontas são instaladas no seu próprio servidor |
| Criar é divertido, ou queremos aprender | Isso já é motivo suficiente para criar a sua própria |
Se o motivo é “caro demais” ou “demais”, procurar outra ferramenta pronta pode resolver o problema. Por outro lado, se o seu fluxo de trabalho é particular e nada se encaixa, ou se criar é o objetivo em si, criar a sua própria faz sentido.
Ter o motivo claro também facilita escolher entre os métodos a seguir.
Existem quatro formas de criar uma
De modo geral, existem quatro formas de criar uma ferramenta de gestão de projetos.
| Método | O que você precisa | Escala adequada | Principais limites |
|---|---|---|---|
| Planilha | Saber o básico de planilhas | De uma a poucas pessoas, por pouco tempo | Desanda quando aumentam as pessoas e as tarefas |
| Ferramenta no-code | Saber usar o serviço | De poucas pessoas a uma equipe pequena | O custo tende a subir com o número de pessoas. Você fica à mercê das mudanças do serviço |
| Escrever código | Saber programar e ter tempo | Depende de como você cria | Leva tempo tanto para criar quanto para consertar |
| Pedir para a IA criar | Saber dar instruções à IA | Depende de como você cria | Você acaba com um código que não consegue ler |
Com qualquer um desses métodos dá para criar o básico: adicionar tarefas, definir um responsável e um prazo, e mudar o status. As diferenças aparecem quando mais pessoas começam a usar e quando é preciso consertar depois. Vamos ver cada um.
Criar em uma planilha
A opção mais fácil é o Excel ou o Planilhas Google. Uma configuração mínima precisa de só quatro colunas:
- Tarefa: uma tarefa por linha
- Responsável: quem faz
- Prazo: até quando
- Status: escolhido em uma lista suspensa, como não iniciada, em andamento ou concluída
Com formatação condicional para que as linhas atrasadas mudem de cor, os atrasos ficam visíveis de relance. Para uma ou poucas pessoas em um projeto que termina em alguns meses, isso costuma bastar.
Mas, conforme aumentam as pessoas e as tarefas, a planilha começa a desandar aos poucos. Não há onde registrar o histórico de uma tarefa, e escrever o nome de alguém como responsável não envia nenhum aviso para essa pessoa.
RelacionadoOs limites de gerenciar o trabalho em uma planilha são o tema da parte 2 da nossa série para iniciantes “Sua primeira ferramenta de gestão de projetos”: “Onde uma planilha de controle no Excel chega ao limite?”
Criar com uma ferramenta no-code
Ferramentas no-code como o Notion ou o Airtable permitem criar um banco de dados e exibi-lo como lista, quadro kanban, calendário e muito mais. Dá para montar um sistema de gestão de tarefas sem programar.
Os pontos fortes são poder adicionar campos à vontade e deixar tudo com boa aparência facilmente. Dá para testar uma configuração que combine com o seu trabalho e ir ajustando.
Por outro lado, fique atento ao seguinte:
- O custo tende a subir com o número de pessoas: muitos desses serviços cobram por usuário, então você pode acabar pagando quase o mesmo que por uma ferramenta pronta.
- Só quem criou entende a estrutura: é fácil chegar a um ponto em que só a pessoa que montou sabe qual campo se liga a qual.
- Você depende do serviço: qualquer mudança nas funções ou nos preços do serviço afeta você diretamente.
Criar escrevendo código
Se você sabe programar, pode criar do zero. É a opção com mais liberdade, e dá para ajustá-la exatamente ao seu trabalho. Também é um ótimo projeto para aprender.
Mas o que toma tempo não são as partes visíveis, como a lista de tarefas ou o formulário de cadastro. São as partes que não aparecem na tela:
- Login e gerenciamento de senhas
- Permissões: quem pode ver e fazer o quê
- Armazenar os dados e se proteger contra perdê-los
Além disso, tudo o que vem depois do lançamento fica com você: corrigir bugs e acompanhar as atualizações do servidor e da linguagem de programação. Não é raro o tempo gasto com manutenção superar o tempo gasto para criar.
Pedir para a IA criar
O método que mais chama atenção hoje é pedir para a IA escrever o código. Peça “um app em que eu possa adicionar tarefas e dar a cada uma um responsável, um prazo e um status”, e talvez em questão de horas você tenha algo funcionando na tela.
Conseguir algo funcionando sem saber programar é uma grande mudança. Mas há um cuidado a tomar.
Se você não consegue ler o código gerado, não vai conseguir consertá-lo quando aparecer um bug. Pedir de novo para a IA pode resolver, mas outra coisa pode quebrar. Para saber o que quebrou e onde, você ainda precisa saber ler código.
Como a segurança e os direitos do código escrito pela IA são tratados também depende dos termos do serviço que você usa e de como você usa o que criou. Se for usar no trabalho, confira os termos do serviço de IA que você usa.
SérieAté onde dá para chegar de verdade com a IA é o experimento da parte 2: “Pedimos para a IA criar um sistema de gestão de tarefas” (em breve)
No nosso caso
O GeckoFlag também começou como uma ferramenta que o desenvolvedor passou a criar no dia a dia do trabalho com clientes, porque queria algo que combinasse com o seu jeito de trabalhar. Quem a criou foi o próprio desenvolvedor, que é web designer e engenheiro ao mesmo tempo, usando o CakePHP, um framework de PHP.
A IA (Claude) foi muito usada em todo o processo, desde sugerir como implementar as coisas até os testes. Mesmo assim, ir da primeira versão que “funcionava” até algo que muitas pessoas pudessem usar todos os dias levou muito mais tempo do que o esperado. Ao longo desta série, vamos contar o que aconteceu no caminho.
Escolher depende de quantas pessoas, por quanto tempo e quem vai consertar
Qual dos quatro métodos escolher depende menos das funções e mais de como você vai usar. Com três perguntas — quantas pessoas, por quanto tempo e quem vai consertar —, este é um guia aproximado:
| Quantas pessoas | Por quanto tempo | Quem vai consertar | Escolha adequada |
|---|---|---|---|
| De uma a poucas | Alguns meses | A própria pessoa que usa | Uma planilha pode bastar |
| Uma equipe pequena | Um ano ou mais | Quem criou continua na equipe | No-code, ou criar com IA |
| Inclui pessoas de fora | Muitos anos | Quem criou pode sair | Vale considerar uma ferramenta pronta |
Além disso, se o seu fluxo de trabalho é tão particular que nenhuma ferramenta pronta se encaixa, vale considerar criar a sua própria (escrevendo código ou pedindo para a IA criar), independentemente do tamanho da equipe ou do prazo.
Esta tabela é só um guia aproximado. Mesmo para uma pessoa ou uma equipe pequena, há momentos em que uma ferramenta facilita as coisas.
Preste atenção especial à última linha. Pessoas de fora vão usar, vai ser usada por anos, quem criou pode mudar de função ou sair. Se pelo menos uma dessas situações se aplica, leia da parte 3 em diante antes de começar a criar.
O que existe entre “funciona” e “dá para usar”
Quando começam a criar a própria ferramenta, muitas pessoas percebem algo no meio do caminho: há uma grande distância entre “funciona” e “muitas pessoas conseguem usar por muito tempo”.
Por exemplo, é difícil pensar no seguinte enquanto você cria as primeiras telas:
- O que cada membro pode ver: você quer que pessoas de fora vejam só este projeto
- Redefinir uma senha esquecida: você quer que cada pessoa redefina a própria senha por e-mail
- Notificações por e-mail: você quer avisar as pessoas quando recebem uma tarefa ou quando alguém adiciona um comentário
- Backup dos dados: você não quer perder o histórico de tarefas mesmo se o servidor falhar
Tudo isso passa a ser necessário assim que mais pessoas começam a usar a ferramenta. E cada item que você cria aumenta o que é preciso verificar e consertar.
Conhecer esses itens antes de começar muda muito a sua estimativa de tempo.
SérieOs itens que só se percebem depois de criar a própria ferramenta viram uma lista de verificação na parte 3: “A distância entre ‘funciona’ e ‘dá para usar’” (em breve)
Resumo
- Dá para criar uma ferramenta de gestão de projetos com qualquer um de quatro métodos: uma planilha, uma ferramenta no-code, escrevendo código ou pedindo para a IA criar
- Criar a sua própria ajuda mais quando o seu fluxo de trabalho é particular e nada pronto se encaixa, ou quando criar é o objetivo em si
- Qual método escolher depende de quantas pessoas, por quanto tempo e quem vai consertar
- Há uma grande distância entre “funciona” e “muitas pessoas conseguem usar por muito tempo”
Criar a sua própria ferramenta não é, de forma alguma, uma escolha imprudente. Mas pensar no que acontece depois de criar, antes de começar, vai poupar desvios.
Na próxima parte, vamos pedir para a IA criar um app de gestão de tarefas e ver até onde ela chega. No fim da série, como desenvolvedores que criaram a própria ferramenta, vamos compartilhar a nossa conclusão sobre criar ou comprar.
Como a própria gestão de tarefas muda quando você usa IA no trabalho é o tema da parte 1 da nossa série “Gestão de tarefas para equipes que trabalham com IA”: “Se você já usa IA, ainda precisa de uma ferramenta de gestão de tarefas?”