Come chiudere le attività: decidere quando un lavoro è completato e lasciare tracce da rileggere

Finire un lavoro è più difficile che iniziarlo. Un’attività che non si riesce a chiudere per un piccolo resto. Un lavoro che si pensava finito, ma che il cliente non aveva ancora controllato. Sei mesi dopo qualcuno chiede «Perché abbiamo deciso così?», e nessuno sa rispondere. Per concludere la serie, vediamo come chiudere il lavoro.

Nota: questo articolo è scritto dallo sviluppatore di GeckoFlag.

In breve: scrivere prima il criterio di completamento, e mettere per iscritto le decisioni

Come finirà un lavoro si decide all’inizio, non alla fine. E se mette per iscritto ogni decisione man mano che viene presa, a lavoro finito le tracce sono già complete.

Tre motivi per cui «completato» resta vago

• Il criterio di completamento non è scritto (come scriverlo lo spieghiamo nella parte 2)
• Non si è deciso chi segna l’attività come completata
• Un piccolo lavoro rimasto impedisce di chiuderla

Decidere quando un lavoro è completato

Oltre al criterio di completamento di ogni attività, se il team decide dei criteri comuni non ci saranno più dubbi. Per esempio:

• Chi ha fatto la richiesta (o il cliente) ha controllato
• Il lavoro finito si trova nel posto stabilito
• Le persone coinvolte sono state avvisate che è finito

Decida anche chi segna l’attività come completata: chi ha fatto la richiesta o il responsabile (ne abbiamo parlato anche nella parte 6).

Trasformare il lavoro rimasto in una nuova attività

Ci sono attività quasi finite che non si possono chiudere per un piccolo resto. In quel caso, trasformi il resto in una nuova attività e segni quella originale come completata. Nell’elenco resta solo «ciò che è davvero ancora da fare», e l’avanzamento si vede correttamente.

Anche le attività che si è deciso di non fare vanno chiuse, scrivendo il motivo in una riga. La traccia della decisione di non farle è più utile che lasciarle lì.

Come lasciare tracce da rileggere in seguito

1Scrivere cosa si è deciso, e perché

Con solo «Scelto il piano A», sei mesi dopo non si capirà perché non il piano B. Scriva per esempio: «Scelto il piano A. Motivo: rientra nel budget e rispetta i tempi di consegna. Piano B da riconsiderare nel prossimo esercizio».

2Scrivere anche ciò che si decide a voce o al telefono

Ciò che si decide in riunione lo riporti nei commenti dell’attività il giorno stesso. I ricordi di chi era presente cominciano a non coincidere prima di quanto si pensi.

3Scrivere dove si trova la versione finale

Quando un file ha più versioni, nel messaggio che comunica la fine del lavoro scriva qual è quella finale.

4Per i lavori ricorrenti, raccogliere i passaggi

Per un evento annuale o un lavoro mensile, a lavoro finito raccolga i passaggi e i punti a cui fare attenzione. La volta successiva, la preparazione può partire subito.

Un breve bilancio

Quando finisce un lavoro importante, scriva solo queste tre cose. La forma non conta: bastano poche righe.

Se fa di «Cosa cambiare la prossima volta» la prima attività della prossima volta che si fa lo stesso lavoro, non se ne dimenticherà.

Con le tracce scritte, il passaggio di consegne è più semplice

Quando cambia il responsabile, preparare da zero i documenti per il passaggio di consegne è faticoso. Se attività e commenti vengono registrati giorno per giorno, con «Guardi questo progetto» la maggior parte del passaggio è fatta. A chi subentra basta dire a voce solo ciò che dalle tracce non si capisce (com’è l’altra persona, le circostanze che non si potevano scrivere).

Un esempio di ciò che può succedere

Come tenere traccia in GeckoFlag

• Se porta un ticket a uno stato considerato come completato, il ticket esce da «I miei ticket» nella dashboard. Il ticket e i suoi commenti restano, e si possono aprire anche in seguito.
• I progetti finiti possono essere contrassegnati come completati.
• Dall’elenco dei ticket è possibile cercare nel testo dei commenti con corrispondenza parziale. Se si prende l’abitudine di scrivere parole come «Motivo», in seguito sarà più facile ritrovare le cose.
• Nella Wiki di ogni progetto si possono raccogliere passaggi e regole.
• Con la condivisione di file può creare cartelle per ogni progetto e mettervi le versioni finali.

Può provare le schermate reali nella demo.

Riepilogo

Decida all’inizio quando un lavoro è completato, trasformi il lavoro rimasto in una nuova attività e chiuda quella originale. Metta per iscritto le decisioni, insieme al motivo. Tutti i modi di scrivere presentati in questa serie si possono provare da oggi, con qualsiasi strumento. Inizi da uno solo, quello su cui il Suo team si trova d’accordo più facilmente.

SerieLegga anche la parte 2, «Scrivere attività che tutti capiscono», e la parte 6, «Come comunicare l’avanzamento?». L’articolo extra «Scrivere in modo chiaro anche per chi parla un’altra lingua» uscirà a breve