Apakah Freelancer dan Pemilik Usaha Tunggal Perlu Alat Manajemen Proyek? Cara Agar Faktur dan Penjualan Juga Tidak Terlewat
Anda berhasil melewati masa sibuk saat proyek dari tiga klien menumpuk bersamaan. Semua hasil kerja terkirim tepat waktu, dan akhirnya Anda bisa bernapas lega. Lalu, di pertengahan bulan berikutnya, Anda tiba-tiba sadar.
Faktur bulan lalu untuk salah satu klien belum pernah Anda kirim.
Tidak satu pun tenggat proyek terlewat. Yang terlewat justru pekerjaan administrasi yang tidak pernah ditagih oleh siapa pun.
Saat bekerja sendiri, mudah sekali berpikir, “Semua pekerjaan saya bisa saya ingat di kepala.” Dengan satu atau dua klien, itu memang berjalan. Namun begitu klien bertambah menjadi tiga atau empat, kepala Anda tidak lagi sanggup mengikuti semuanya.
Lagi pula, yang paling mudah terlewat bukanlah pekerjaan untuk klien itu sendiri, melainkan administrasinya: faktur, pengecekan pembayaran, balasan soal penawaran harga, dan perpanjangan kontrak. Artikel ini membahas siapa yang perlu alat manajemen proyek dan siapa yang tidak, serta cara mengelola pekerjaan klien dan administrasi di satu tempat.
Poin penting
- Jika klien Anda sedikit dan administrasinya juga sedikit, Anda bisa tanpa alat. Kalender atau aplikasi to-do sudah cukup.
- Yang sering terlewat oleh orang yang bekerja sendiri adalah administrasi yang tidak ditagih siapa pun. Taruh di daftar yang sama dengan pekerjaan klien, maka Anda akan melihatnya.
- Jadikan akuntansi, penjualan, dan perpanjangan kontrak sebagai proyek tersendiri, lalu ubah administrasi rutin bulan itu menjadi tugas sekaligus di awal bulan.
Catatan: artikel ini ditulis oleh pengembang GeckoFlag.
Jawaban singkat: siapa yang perlu alat, dan siapa yang tidak
Mari mulai dari kesimpulannya. Tidak semua orang yang bekerja sendiri perlu alat manajemen proyek. Lihat tabel berikut untuk mengetahui Anda lebih dekat ke sisi mana.
| Anda bisa tanpa alat jika | Alat akan membantu jika |
|---|---|
| Klien Anda satu atau dua, dan email sudah cukup untuk berkomunikasi | Proyek dari beberapa klien berjalan pada waktu yang sama |
| Anda tidak punya rekan kerja atau subkontraktor | Anda kadang menyerahkan pekerjaan kepada rekan kerja atau subkontraktor |
| Faktur dan pembayaran yang perlu dicek hanya beberapa per bulan | Setiap bulan ada banyak faktur, pembayaran masuk, dan tagihan yang perlu dicek |
| Administrasi belum pernah menyulitkan Anda | Anda pernah lupa sesuatu di masa sibuk dan menanggung akibatnya |
Jika kolom kiri sesuai dengan Anda, kalender atau aplikasi to-do sudah cukup. Tidak perlu memaksakan alat ke dalam pekerjaan Anda.
Jika satu saja hal di kolom kanan sesuai, sisa artikel ini layak dibaca. Terutama yang terakhir, “pernah lupa sesuatu dan menanggung akibatnya”, adalah masalah yang biasanya bisa dicegah dengan sistem sederhana.
Pekerjaan Anda bukan hanya proyek klien
Saat bekerja sendiri, Anda menangani semua hal yang di perusahaan dibagi ke beberapa orang.
- Pekerjaan klien: membuat, merevisi, menyerahkan hasil
- Penjualan: menghubungi calon klien, proposal, penawaran harga, menindaklanjuti balasan
- Akuntansi: menerbitkan faktur, mengecek pembayaran, mencatat pengeluaran, menyiapkan pelaporan pajak tahunan
- Kontrak dan perpanjangan: menandatangani kontrak, memperpanjang kontrak pemeliharaan, memperpanjang domain, server, dan perangkat lunak
- Usaha Anda sendiri: memperbarui situs web Anda, membuat konten, belajar
Apakah semua ini tersebar di kepala, catatan tempel, kalender, dan kotak masuk email Anda?
Pekerjaan klien selalu disertai klien yang peduli pada tenggatnya. Jika Anda mulai terlambat, mereka akan menghubungi Anda. Sebaliknya, administrasi tidak punya siapa pun yang menagih. Lupa mengirim faktur pun, mungkin tidak ada yang menyadarinya untuk sementara. Karena itulah administrasi mudah terlewat.
Saat bekerja sendiri, yang lebih penting daripada mengelola pekerjaan klien adalah sistem yang menjaga agar administrasi yang tidak ditagih siapa pun tidak terlewat.
Jadikan administrasi sebagai proyek, bukan hanya pekerjaan klien
Caranya sederhana. Selain proyek untuk setiap klien, buat juga proyek untuk administrasi Anda.
| Proyek | Contoh tugas |
|---|---|
| Pekerjaan klien (satu per klien) | Menyajikan opsi desain, menerapkan revisi, menerbitkan |
| Akuntansi | Mengirim faktur bulan ini ke Klien A, mengecek pembayaran bulan lalu, merapikan kuitansi pengeluaran, mengumpulkan dokumen untuk pelaporan pajak tahunan |
| Penjualan | Mengirim proposal ke calon klien B, menanyakan kabar penawaran harga ke C, menentukan calon klien yang akan dihubungi bulan depan |
| Kontrak dan perpanjangan | Membicarakan perpanjangan kontrak pemeliharaan dengan Klien D, memperpanjang domain, memperpanjang lisensi perangkat lunak yang Anda pakai |
| Usaha Anda sendiri | Memperbarui halaman portofolio di situs web Anda, meninjau ulang portofolio |
Begitu administrasi menjadi tugas, ia berada di daftar yang sama dengan tenggat proyek Anda. Saat melihat “minggu ini”, Anda akan melihat faktur dan penjualan tepat di samping pekerjaan klien.
Taruh tanggal tenggat lebih awal dari batas waktu sebenarnya. Misalnya untuk faktur, dua hari sebelum tanggal tutup tagihan. Kuncinya, pilih tanggal yang masih menyisakan ruang meskipun jatuh di minggu yang sibuk.
Proyek “Kontrak dan perpanjangan” sangat berguna. Perpanjangan domain, server, dan kontrak pemeliharaan hanya datang setahun sekali, dan jarang ada yang ingat apa yang dilakukan setahun lalu. Buat tugasnya begitu Anda tahu tanggal perpanjangannya, dan pasang tanggal tenggat satu bulan sebelumnya. Dengan begitu, Anda tidak perlu terburu-buru mengurus dokumen atau tanpa sengaja membiarkan sesuatu kedaluwarsa.
Catatan: artikel ini membahas cara agar administrasi tidak terlewat. Artikel ini tidak membahas cara menangani akuntansi atau pajak. Untuk keputusan soal akuntansi dan pajak, konsultasikan dengan ahlinya.
Agar administrasi rutin bulanan tidak terlewat
Faktur, pengecekan pembayaran, merapikan pengeluaran: administrasi yang sama datang lagi setiap bulan. Agar tidak terlewat, kami menyarankan langkah-langkah berikut.
1Simpan daftar administrasi rutin Anda
Tuliskan administrasi bulanan Anda sekali saja. Daftar seperti “Kirim faktur ke Klien A”, “Kirim faktur ke Klien B”, “Cek pembayaran”, “Rapikan kuitansi pengeluaran”. Tambahkan setiap kali Anda mendapat klien baru.
2Di awal bulan, ubah semua administrasi bulan itu menjadi tugas sekaligus
Setiap awal bulan, telusuri daftar tersebut dan buat tugas administrasi bulan itu sekaligus. Jika Anda cukup menyalin dari daftar alih-alih mengingat semuanya dari nol setiap kali, akan jauh lebih sulit ada yang terlewat.
3Tentukan tanggal tenggat dengan menghitung mundur dari batas waktu
Saat membuat setiap tugas, beri tanggal tenggat yang dihitung mundur dari batas waktunya. Dengan tanggal tenggat terpasang, mengurutkan daftar berdasarkan tenggat akan menyejajarkan pekerjaan klien dan administrasi dengan ukuran yang sama.
4Beri warna sesuai jenisnya
Bagi tugas Anda ke dalam jenis (jenis isu) seperti “Akuntansi”, “Penjualan”, dan “Kontrak”, lalu beri masing-masing warna. Dengan begitu, Anda bisa membedakan pekerjaan klien dan administrasi sekilas saat melihat daftar.
Jadikan penjualan sebagai tugas juga
Saat bekerja sendiri, penjualan berhenti setiap kali Anda sibuk. Lalu, begitu pekerjaan sepi, Anda buru-buru memulainya lagi. Simpan juga penjualan di daftar Anda sebagai tugas.
- Satu tugas per calon klien: misalnya “Kirim proposal ke Perusahaan B” atau “Tanyakan kabar penawaran harga ke Perusahaan C”.
- Tunjukkan tahap penjualan dengan status: misalnya “Belum dihubungi”, “Proposal terkirim”, “Menunggu balasan”, “Didapat”, dan “Ditunda”.
- Lihat di papan: papan yang menjajarkan tugas berdasarkan status menunjukkan berapa calon klien yang ada di tiap tahap. Tindak lanjuti dulu yang paling lama menunggu balasan.
- Beri tenggat pada target penjualan: misalnya, “Perkiraan pendapatan bulan depan kurang, jadi hubungi tiga calon klien minggu ini.” Jadikan target itu tugas dengan tanggal tenggat.
Namun perlu diingat, alat manajemen proyek bukanlah CRM yang lengkap. Alat ini tidak mengumpulkan riwayat transaksi tiap pelanggan atau menjumlahkan perkiraan pendapatan. Anggaplah cukup untuk mengikuti segelintir calon klien.
Kiat agar tetap memakainya saat bekerja sendiri
Jika Anda berhenti memakai alat yang hanya Anda pakai sendiri, tidak ada yang akan menegur. Tetapkan beberapa kebiasaan kecil agar tetap berjalan.
- Cek daftar setiap pagi sebelum hal lain: sebelum membuka email, cek “hari ini” untuk pekerjaan klien dan administrasi, baru mulai bekerja.
- Adakan rapat mingguan dengan diri sendiri: tinjau yang tenggatnya dekat, yang menunggu balasan, dan penjualan minggu depan. Lima belas menit sudah cukup.
- Jangan memecah terlalu detail: saat bekerja sendiri, cukup buat tugas untuk hal yang mungkin Anda lupakan. Menuliskan setiap pekerjaan kecil justru membuat menulis itu sendiri menjadi beban.
- Saat rekan kerja bergabung, undang mereka: jika Anda sudah menyimpan catatan selama bekerja sendiri, menjelaskan pekerjaan saat menyerahkannya menjadi jauh lebih mudah.
Bedanya dengan aplikasi to-do atau spreadsheet
Alat manajemen proyek bukan satu-satunya cara mengelola pekerjaan klien dan administrasi bersama-sama.
| Cara | Unggul dalam | Kurang unggul dalam |
|---|---|---|
| Aplikasi to-do | Cepat dan mudah; cocok untuk mendaftar hal yang dikerjakan setiap hari | Menyimpan riwayat tiap proyek atau percakapan dengan klien |
| Spreadsheet | Bisa dibuat sesuka hati, kolomnya pun Anda tentukan sendiri | Pembaruan cenderung berhenti. Cenderung berantakan begitu dibagikan |
| Alat manajemen proyek | Melihat pekerjaan klien dan administrasi di satu tempat, urut tenggat. Riwayat tersimpan di setiap tugas. Rekan kerja atau klien bisa diundang belakangan | Perlu sedikit usaha di awal untuk menentukan proyek dan jenis tugas |
Mana yang cocok tergantung seberapa banyak pekerjaan Anda dan seberapa sering Anda bekerja sama dengan orang lain. Jika Anda bekerja sendiri dan pekerjaannya tidak banyak, aplikasi to-do mungkin sudah cukup.
TerkaitBatas mengelola pekerjaan di spreadsheet dibahas lebih rinci di Bagian 2 seri pemula kami, “Di Mana Batas Lembar Pemantauan di Excel?”
TerkaitMengapa permintaan lewat email atau chat mudah tenggelam dibahas di Bagian 3, “Mengapa Permintaan Lewat Email dan Chat Mudah Tenggelam?”
Menerapkannya di GeckoFlag
Terakhir, berikut cara menerapkan pendekatan ini di GeckoFlag.
- Jadikan administrasi sebagai proyek: buat “Akuntansi”, “Penjualan”, dan “Kontrak dan perpanjangan” sebagai proyek terpisah. Jenis isu bisa ditambahkan di pengaturan admin, masing-masing dengan nama dan warna (hingga 10).
- Lihat semua tugas Anda sekaligus: dasbor menampilkan isu milik Anda dan isu yang baru diperbarui. Cek “hari ini” untuk pekerjaan klien dan administrasi di sini.
- Gerakkan penjualan di papan: papan Kanban menjajarkan kartu berdasarkan status. Di PC, Anda bisa menyeret kartu untuk mengubah tahap penjualan. Perlu dicatat, status diatur bersama di pengaturan admin, hingga 10. Karena status dipakai untuk pekerjaan proyek sekaligus tahap penjualan, usahakan jangan menambah terlalu banyak.
- Impor administrasi rutin bulanan lewat CSV: tidak ada fitur yang membuat isu berulang secara otomatis. Sebagai gantinya, Anda bisa menyimpan isu administrasi rutin sebagai templat CSV, mengubah tanggalnya, lalu mengimpornya. Impor hanya membuat isu baru, dan nomor isu diberikan ulang. Membuka lalu menyimpan ulang berkas di Excel akan menghilangkan tanggalnya, jadi edit templat di editor teks (Impor & Ekspor).
- Harga sama berapa pun orang yang bergabung: pembelian sekali bayar $30, tanpa biaya tambahan per pengguna. Mulailah sendiri, lalu tambahkan rekan kerja sebagai anggota, serta subkontraktor atau klien sebagai tamu yang hanya bergabung di proyek tertentu.
- Data tetap di server Anda sendiri: cocok bagi yang tidak ingin menitipkan informasi faktur dan pelanggan ke layanan cloud pihak luar. Sebagai gantinya, pengelolaan server menjadi tanggung jawab Anda sendiri.
GeckoFlag bukan perangkat lunak akuntansi maupun CRM. GeckoFlag tidak bisa membuat faktur, mengecek pembayaran secara otomatis, atau menjumlahkan pendapatan. Gunakan sebagai alat untuk memastikan Anda tidak melewatkan apa yang harus dikerjakan dan kapan.
Banyak orang sudah menyewa hosting untuk situs web mereka sendiri. Jika memenuhi persyaratan sistem, seperti PHP 8.2 atau lebih baru dan MySQL/MariaDB, GeckoFlag bisa dipasang di server tersebut. Perlu diingat, server memerlukan biaya di luar harga perangkat lunak. Lihat halaman harga untuk harganya, dan coba layar sebenarnya di demo.
Ringkasan
- Yang benar-benar dibutuhkan orang yang bekerja sendiri bukanlah pengelolaan proyek, melainkan sistem yang menjaga agar administrasi yang tidak ditagih siapa pun tidak terlewat
- Jika klien sedikit dan administrasinya sedikit, Anda tidak perlu alat
- Jika Anda menangani beberapa proyek, jadikan akuntansi, penjualan, dan perpanjangan kontrak sebagai proyek dan taruh di daftar yang sama dengan pekerjaan klien
- Ubah administrasi rutin bulanan menjadi tugas di awal bulan berdasarkan daftar Anda, dengan tanggal tenggat yang dihitung mundur dari batas waktu
Cukup dengan menaruh pekerjaan klien dan administrasi di tempat yang sama, “lupa sesuatu di bulan setelah masa sibuk” akan jauh berkurang. Mulailah dengan menjadikan faktur dan pengecekan pembayaran bulan depan sebagai tugas.