Cara Menuntaskan Tugas: Standar Selesai dan Catatan yang Bisa Dilihat Lagi

Menyelesaikan pekerjaan lebih sulit daripada memulainya. Tugas yang tidak bisa ditutup karena masih ada sisa kecil. Pekerjaan yang Anda kira sudah selesai, padahal klien belum mengeceknya. Enam bulan kemudian, ada yang bertanya “Mengapa dulu diputuskan begini?”, dan tidak ada yang bisa menjawab. Di bagian terakhir seri ini, kita membahas cara menuntaskan pekerjaan.

Catatan: artikel ini ditulis oleh pengembang GeckoFlag.

Kesimpulan: tulis syarat selesai lebih dulu, dan catat setiap keputusan secara tertulis

Cara pekerjaan berakhir ditentukan di awal, bukan di akhir. Jika setiap keputusan langsung ditulis saat diambil, catatannya sudah lengkap dengan sendirinya ketika pekerjaan selesai.

Tiga alasan “selesai” jadi tidak jelas

• Syarat selesai tidak ditulis (cara menulisnya dibahas di Bagian 2)
• Belum ditentukan siapa yang mengubah tugas menjadi selesai
• Masih ada sisa pekerjaan kecil, sehingga tugas tidak bisa ditutup

Tentukan standar selesai

Selain syarat selesai untuk tiap tugas, tim tidak akan bingung jika punya standar bersama. Misalnya seperti berikut.

• Orang yang meminta (atau klien) sudah mengecek
• Hasil kerjanya sudah disimpan di tempat yang ditentukan
• Orang-orang terkait sudah diberi tahu bahwa pekerjaannya selesai

Tentukan juga siapa yang mengubah tugas menjadi selesai: orang yang meminta atau penanggung jawab (hal ini juga disinggung di Bagian 6).

Jadikan sisa pekerjaan tugas baru

Ada tugas yang sebagian besar sudah selesai, tetapi tidak bisa ditutup karena masih ada sisa kecil. Dalam hal ini, jadikan sisanya tugas baru, lalu ubah tugas aslinya menjadi selesai. Daftar pun hanya berisi “yang benar-benar masih tersisa”, dan kemajuan pekerjaan terlihat dengan benar.

Tugas yang diputuskan “tidak jadi dikerjakan” juga ditutup dengan menulis alasannya dalam satu baris. Catatan bahwa sudah diputuskan untuk tidak mengerjakannya lebih berguna daripada membiarkannya begitu saja.

Cara membuat catatan yang bisa dilihat lagi nanti

1Tulis apa yang diputuskan, beserta alasannya

Jika hanya ditulis “Diputuskan Rencana A”, enam bulan kemudian tidak ada yang tahu “mengapa bukan Rencana B”. Tulislah seperti ini: “Diputuskan Rencana A. Alasan: masih dalam anggaran dan bisa selesai sebelum tenggat. Rencana B ditinjau ulang pada tahun anggaran berikutnya.”

2Tulis juga hal yang diputuskan secara lisan atau lewat telepon

Hal yang diputuskan dalam rapat, tulis di komentar tugas pada hari itu juga. Ingatan orang-orang yang hadir lebih cepat berbeda daripada yang Anda kira.

3Tulis di mana versi final berada

Jika ada beberapa versi file, tulis mana versi finalnya di laporan selesai.

4Untuk pekerjaan berulang, rangkum langkah-langkahnya

Untuk acara tahunan atau pekerjaan bulanan, rangkum langkah dan hal yang perlu diperhatikan setelah selesai. Persiapan berikutnya bisa langsung dimulai.

Kilas balik singkat

Setelah pekerjaan besar selesai, tulis tiga hal berikut saja. Bentuknya bebas, beberapa baris pun cukup.

Jika “Yang diubah lain kali” dijadikan tugas pertama saat pekerjaan yang sama dilakukan lagi, Anda tidak akan lupa.

Dengan catatan, serah terima jadi lebih mudah

Saat penanggung jawab berganti, membuat dokumen serah terima dari nol itu berat. Jika sehari-hari sudah ada catatan di tugas dan komentar, sebagian besar serah terima cukup dengan “Silakan lihat proyek ini”. Kepada pengganti, cukup sampaikan secara lisan hal yang tidak terlihat dari catatan (watak pihak lain, keadaan yang tidak bisa ditulis).

Contohnya, pernah terjadi seperti ini

Cara menyimpan catatan di GeckoFlag

• Jika isu diubah ke status yang dianggap selesai, isu itu tidak lagi muncul di “Isu Saya” pada dasbor. Isu dan komentarnya tetap tersimpan, dan bisa dibuka lagi nanti.
• Proyek yang sudah selesai bisa ditandai selesai.
• Teks komentar bisa dicari dengan pencocokan sebagian dari daftar isu. Jika tim terbiasa menulis kata seperti “Alasan”, nanti lebih mudah dicari.
• Langkah kerja dan aturan bisa dirangkum di Wiki setiap proyek.
• Dengan berbagi file, Anda bisa membuat folder per proyek dan menyimpan versi final di sana.

Anda bisa mencoba layar sebenarnya di demo.

Ringkasan

Tentukan standar selesai di awal, jadikan sisa pekerjaan tugas baru, lalu tutup tugas aslinya. Tulis hal yang diputuskan beserta alasannya. Semua cara menulis yang dibahas dalam seri ini bisa dicoba mulai hari ini, dengan alat apa pun. Mulailah dari satu hal yang paling mudah disepakati tim Anda.

SeriBaca juga Bagian 2, “Cara menulis tugas yang mudah dipahami”, dan Bagian 6, “Bagaimana menyampaikan kemajuan pekerjaan?”. Artikel bonus “Cara menulis agar dipahami rekan yang berbeda bahasa” segera hadir