Serie: ¿Se puede crear una herramienta propia de gestión de proyectos?Parte 1
¿Se puede crear una herramienta propia de gestión de proyectos? Cuatro formas de crearla y los límites de cada una
Sobre esta serie
«¿Se puede crear una herramienta propia de gestión de proyectos?» es una serie de seis partes para quienes están pensando en crear su propia herramienta con una hoja de cálculo, una herramienta no-code o IA. Puedes leerlas en el orden que quieras.
- ¿Se puede crear una herramienta propia de gestión de proyectos?Este artículo
- Le pedimos a la IA que creara un gestor de incidenciasPróximamente
- La distancia entre «funciona» y «se puede usar»Próximamente
- Lo difícil empieza después de crearlaPróximamente
- El costo real de crear tu propia herramientaPróximamente
- Quién debería crearla y quién debería comprarlaPróximamente
Cada vez que el equipo crece, sube la factura mensual de la herramienta. Tiene muchísimas funciones, pero solo usas unas pocas. Y, por alguna razón, nunca termina de encajar con la forma de trabajar de tu equipo.
Entonces le pides a una herramienta de IA: «Créame una aplicación de gestión de incidencias», y en pocos minutos te devuelve el código de algo que parece la real.
«¿No sería más rápido crear la nuestra?»
Con la IA, crear tu propia herramienta de gestión de proyectos se ha vuelto una opción mucho más realista.
Este artículo compara cuatro formas de crearla y explica el esfuerzo y los límites de cada una. La respuesta corta primero: sí, se puede crear una herramienta de gestión de proyectos. La verdadera pregunta es cuántas personas la usarán, por cuánto tiempo y quién la va a arreglar.
Nota: este artículo está escrito por el desarrollador de GeckoFlag. GeckoFlag es un gestor de incidencias que su desarrollador creó para su propio uso y luego convirtió en un producto. En esta serie escribimos desde el punto de vista de alguien que ya creó una, con lo bueno y con lo difícil.
Por qué dan ganas de crear una herramienta propia
Hay distintas razones por las que alguien empieza a pensar en crear su propia herramienta. Primero, veamos cada razón y preguntémonos si crear una propia realmente la resuelve.
| Razón para crear una propia | ¿Crear una propia lo resuelve? |
|---|---|
| La cuota mensual es demasiado alta | Si cuentas el tiempo de crearla y mantenerla, puede que no salga más barata (hacemos las cuentas en la parte 5) |
| Tiene demasiadas funciones para usarla bien | Algunas herramientas ya hechas tienen muy pocos ajustes. Puede que no haga falta crear una propia para resolverlo |
| No encaja con nuestra forma de trabajar | Aquí es donde más ayuda crear una propia. Cuanto más particular sea tu forma de trabajar, más vale la pena una herramienta a medida |
| Queremos guardar los datos en casa | Algunas herramientas ya hechas se instalan en tu propio servidor |
| Crearla es divertido, o queremos aprender | Eso ya es razón suficiente para crear una propia |
Si la razón es «es demasiado cara» o «es demasiado», buscar otra herramienta ya hecha puede resolver el problema. En cambio, si tu forma de trabajar es particular y nada encaja, o si crearla es un objetivo en sí mismo, crear una propia tiene sentido.
Tener clara la razón también facilita elegir entre los métodos que vienen a continuación.
Hay cuatro formas de crearla
A grandes rasgos, hay cuatro formas de crear una herramienta de gestión de proyectos.
| Método | Qué necesitas | Escala adecuada | Límites principales |
|---|---|---|---|
| Hoja de cálculo | Saber lo básico de hojas de cálculo | De una a pocas personas, a corto plazo | Se desordena cuando aumentan las personas y las tareas |
| Herramienta no-code | Saber usar el servicio | De pocas personas a un equipo pequeño | El costo suele subir con el número de personas. Dependes de los cambios del servicio |
| Escribir código | Saber programar y tener tiempo | Depende de cómo la crees | Lleva tiempo tanto crearla como arreglarla |
| Pedirle a la IA que la cree | Saber darle instrucciones a la IA | Depende de cómo la crees | Terminas con un código que tú mismo no puedes leer |
Con cualquiera de estos métodos puedes crear lo básico: agregar tareas, asignarles un responsable y una fecha límite, y cambiar su estado. Las diferencias aparecen cuando más personas empiezan a usarla y cuando hace falta arreglarla después. Veamos cada uno.
Crearla en una hoja de cálculo
La opción más sencilla es Excel o Hojas de cálculo de Google. Una configuración mínima solo necesita cuatro columnas:
- Tarea: una tarea por fila
- Responsable: quién la hace
- Fecha límite: para cuándo
- Estado: se elige de una lista desplegable, como sin empezar, en curso o terminada
Si agregas formato condicional para que las filas atrasadas cambien de color, los retrasos se ven de un vistazo. Para una o pocas personas en un proyecto que termina en unos meses, esto suele bastar.
Pero cuando aumentan las personas y las tareas, la hoja empieza a desordenarse poco a poco. No hay dónde registrar el historial de una tarea, y escribir el nombre de alguien como responsable no le envía ningún aviso.
RelacionadoLos límites de gestionar el trabajo en una hoja de cálculo los vemos en detalle en la parte 2 de nuestra serie para principiantes «Tu primera herramienta de gestión de proyectos»: «¿Dónde llega a su límite una hoja de control en Excel?»
Crearla con una herramienta no-code
Las herramientas no-code como Notion o Airtable permiten crear una base de datos y mostrarla como lista, tablero kanban, calendario y más. Puedes armar un sistema de gestión de incidencias sin programar.
Sus puntos fuertes son que puedes agregar campos libremente y lograr que todo se vea bien con facilidad. Puedes probar una configuración que encaje con tu trabajo e irla ajustando.
Por otro lado, ten en cuenta lo siguiente:
- El costo suele subir con el número de personas: muchos de estos servicios cobran por usuario, así que podrías terminar pagando casi lo mismo que por una herramienta ya hecha.
- Solo quien la creó entiende la estructura: es fácil llegar a un punto en que solo la persona que la armó sabe qué campo se conecta con qué.
- Dependes del servicio: cualquier cambio en las funciones o los precios del servicio te afecta directamente.
Crearla escribiendo código
Si sabes programar, puedes crearla desde cero. Es la opción con más libertad, y puedes ajustarla exactamente a tu trabajo. También es un excelente proyecto para aprender.
Sin embargo, lo que lleva tiempo no son las partes visibles, como la lista de tareas o el formulario de ingreso. Son las partes que no se ven en pantalla:
- El inicio de sesión y la gestión de contraseñas
- Los permisos: quién puede ver y hacer qué
- Guardar los datos y protegerse de perderlos
Además, todo lo que viene después del lanzamiento lo haces tú: corregir errores y mantenerte al día con las actualizaciones del servidor y del lenguaje de programación. No es raro que el tiempo de mantenimiento supere al tiempo de creación.
Pedirle a la IA que la cree
El método que más atención recibe hoy es pedirle a la IA que escriba el código. Pídele «una aplicación donde pueda agregar tareas y darle a cada una un responsable, una fecha límite y un estado», y puede que en cuestión de horas tengas algo funcionando en pantalla.
Lograr que algo funcione sin saber programar es un gran cambio. Pero hay algo a lo que conviene prestar atención.
Si no puedes leer el código que genera, no podrás arreglarlo cuando aparezca un error. Volver a pedírselo a la IA puede arreglarlo, pero puede romper otra cosa. Para saber qué se rompió y dónde, igual necesitas saber leer código.
Cómo se tratan la seguridad y los derechos del código escrito por IA también depende de las condiciones del servicio que uses y de cómo uses lo que creas. Si lo vas a usar para trabajar, revisa las condiciones del servicio de IA que uses.
SerieHasta dónde se puede llegar realmente con la IA lo probamos en la parte 2: «Le pedimos a la IA que creara un gestor de incidencias» (próximamente)
En nuestro caso
GeckoFlag también empezó como una herramienta que su desarrollador comenzó a crear en pleno trabajo con clientes, porque quería algo que encajara con su forma de trabajar. La creó el propio desarrollador, que es diseñador web e ingeniero a la vez, con CakePHP, un framework de PHP.
La IA (Claude) se usó muchísimo en todo el proceso, desde proponer cómo implementar las cosas hasta las pruebas. Aun así, pasar de la primera versión que «funcionaba» a algo que muchas personas pudieran usar todos los días llevó mucho más tiempo de lo esperado. A lo largo de esta serie contaremos lo que pasó en el camino.
Elegir depende de cuántas personas, por cuánto tiempo y quién la va a arreglar
Cuál de los cuatro métodos elegir depende menos de las funciones y más de cómo la vas a usar. Con tres preguntas —cuántas personas, por cuánto tiempo y quién la va a arreglar—, esta es una guía aproximada:
| Cuántas personas | Por cuánto tiempo | Quién la va a arreglar | Opción adecuada |
|---|---|---|---|
| De una a pocas | Unos meses | La persona que la usa | Una hoja de cálculo puede bastar |
| Un equipo pequeño | Un año o más | Quien la creó sigue en el equipo | No-code, o crearla con IA |
| Incluye personas de fuera | Muchos años | Quien la creó puede irse | Vale la pena considerar una herramienta ya hecha |
Además, si tu forma de trabajar es tan particular que ninguna herramienta ya hecha encaja, vale la pena considerar crear una propia (escribiendo código o pidiéndole a la IA que la cree), sin importar el tamaño del equipo ni el plazo.
Esta tabla es solo una guía aproximada. Incluso para una persona o un equipo pequeño, hay momentos en que una herramienta facilita las cosas.
Presta especial atención a la última fila. La usarán personas de fuera, se usará durante años, la persona que la creó puede cambiar de puesto o irse. Si se cumple aunque sea una de estas condiciones, lee de la parte 3 en adelante antes de empezar a crearla.
Lo que hay entre «funciona» y «se puede usar»
Una vez que empiezan a crear su propia herramienta, muchas personas notan algo a mitad de camino: hay una gran distancia entre «funciona» y «muchas personas pueden usarla durante mucho tiempo».
Por ejemplo, es difícil pensar en lo siguiente mientras creas las primeras pantallas:
- Qué puede ver cada miembro: quieres que las personas de fuera vean solo este proyecto
- Restablecer una contraseña olvidada: quieres que cada persona la restablezca por su cuenta por correo electrónico
- Avisos por correo electrónico: quieres avisar a las personas cuando se les asigna una tarea o cuando se agrega un comentario
- Copias de seguridad de los datos: no quieres perder el historial de tareas aunque falle el servidor
Todo esto se vuelve necesario en cuanto más personas empiezan a usar la herramienta. Y cada cosa que agregas suma más que revisar y más que arreglar.
Conocer estos puntos antes de empezar cambia muchísimo tu estimación de tiempo.
SerieLos puntos que se descubren solo después de crear una herramienta propia los reunimos en una lista de verificación en la parte 3: «La distancia entre “funciona” y “se puede usar”» (próximamente)
Resumen
- Se puede crear una herramienta de gestión de proyectos con cualquiera de cuatro métodos: una hoja de cálculo, una herramienta no-code, escribir código o pedirle a la IA que la cree
- Crear una propia ayuda más cuando tu forma de trabajar es particular y nada ya hecho encaja, o cuando crearla es un objetivo en sí mismo
- Qué método elegir depende de cuántas personas, por cuánto tiempo y quién la va a arreglar
- Hay una gran distancia entre «funciona» y «muchas personas pueden usarla durante mucho tiempo»
Crear tu propia herramienta no es para nada una decisión imprudente. Pero pensar en lo que viene después de crearla, antes de empezar, te ahorrará rodeos.
En la próxima parte le pediremos a la IA que cree una aplicación de gestión de incidencias y veremos hasta dónde llega. Al final de la serie, como desarrolladores que creamos nuestra propia herramienta, compartiremos nuestra conclusión sobre si crearla o comprarla.
Cómo cambia la gestión de tareas en sí cuando usas IA en el trabajo lo vemos en la parte 1 de nuestra serie «Gestión de tareas para equipos que trabajan con IA»: «Si ya usas IA, ¿todavía necesitas una herramienta de gestión de tareas?»