Brauchen Sie die Funktionen von Redmine wirklich? 10 Prüfpunkte vor Einführung oder Weiterbetrieb
Redmine ist ein ausgezeichnetes Projektmanagement-Tool, das sich seit vielen Jahren bewährt. Es ist kostenlos und Open Source und deckt alles ab, von der Vorgangsverwaltung bis zur Zeiterfassung und Repository-Integration.
Wer Redmine betreiben will, muss allerdings einen Server bereitstellen, auf dem Ruby läuft, und ihn danach pflegen. Auf Shared Hosting passt es meist nicht, also landen Sie bei einem VPS oder einem spezialisierten Cloud-Dienst (ausführlich behandelt in „Lässt sich Redmine auf Shared Hosting installieren?“).
Ob sich dieser Aufwand lohnt, hängt davon ab, wie viel von Redmine Sie tatsächlich nutzen. Dieser Artikel greift 10 Funktionen heraus, die Redmine auszeichnen, und hilft Ihnen zu prüfen, ob Ihr Team jede davon braucht. Wenn Sie Redmine schon einsetzen, zeigt er außerdem, wie Sie prüfen, was Sie heute davon nutzen.
Hinweis: Dieser Artikel stammt vom Entwickler von GeckoFlag. Die Funktionen von Redmine wurden anhand der offiziellen Anleitungen geprüft, Stand 24. Oktober 2026 (aktuelle Version 7.0.2).
Funktionen, die jedes Tool hat, helfen bei der Entscheidung nicht
Legen wir zuerst die Funktionen beiseite, die kein Grund sind, Redmine zu wählen.
Vorgänge (Tickets) anlegen, Status, Zuständige, Fälligkeitsdaten, Kommentare, ein Wiki, eine Dateiablage, ein Gantt-Diagramm. Das haben die meisten Projektmanagement-Tools heute. Wenn sich das, was Ihr Team nutzt, in diesem Rahmen bewegt, lässt sich nicht sagen, dass es „Redmine sein muss“.
Die Gründe für Redmine sind die Funktionen im nächsten Abschnitt, die andere Tools oft weglassen.
10 Funktionen, die Redmine auszeichnen
Zu jeder sehen wir uns an, was sie leistet, wann Sie sie brauchen und woran Sie erkennen, dass es auch ohne geht. Zählen Sie beim Lesen mit, wie viele Sie für nötig halten.
1Zeiterfassung und Auswertungen
Was sie leistet: Sie können die aufgewendete Zeit pro Vorgang oder pro Projekt erfassen. Jeder Eintrag kann eine Aktivität (Design, Entwicklung, Besprechungen usw.) und einen Kommentar haben. Sie können auch einen geschätzten Aufwand eintragen und die Liste und Summen im Bereich „Aufgewendete Zeit“ des Projekts ansehen.
Wann Sie sie brauchen: wenn Sie nach geleisteter Zeit abrechnen, Schätzung und tatsächlichen Aufwand vergleichen, um die nächste Schätzung zu verbessern, oder die Auslastung einzelner Mitglieder in Stunden betrachten.
Geht auch ohneSie erfassen Zeiten, haben sie aber nie zusammengerechnet und genutzt. Sie rechnen pro Projekt pauschal ab, unabhängig von der Zeit.
2Benutzerdefinierte Felder
Was sie leistet: Sie können Vorgängen, Projekten und Benutzern eigene Eingabefelder hinzufügen. Sie wählen Formate wie Text, Zahl, Datum oder Liste und können für jeden Tracker (Vorgangsart) andere Felder anzeigen.
Wann Sie sie brauchen: wenn es Angaben gibt, die Sie bei jedem Vorgang festhalten müssen, etwa „Kundenname“, „Zielbrowser“ oder „Umgebung, in der es auftrat“, und Sie nach diesem Feld filtern oder auswerten möchten.
Geht auch ohneBei vielen Vorgängen bleiben die zusätzlichen Felder leer. Es reicht, die Angaben in die Beschreibung zu schreiben.
3Workflows
Was sie leistet: Für jede Kombination aus Rolle und Tracker legen Sie fest, welcher Status in welchen wechseln darf. Zum Beispiel: „Die Rolle Entwickler darf einen Fehler auf Gelöst setzen, aber nur die Rolle Manager auf Erledigt.“ Sie können Felder außerdem je nach Status zu Pflichtfeldern machen oder schreibschützen.
Wann Sie sie brauchen: wenn Sie einen festen Freigabeprozess haben und ein übersprungener Schritt Probleme verursacht. Auch für Teams, die für Qualitätsmanagement oder Audits steuern müssen, wer Vorgänge schließt.
Geht auch ohneSie nutzen noch die Standardeinstellungen aus der Installation. Jeder darf einen Status ändern, und das funktioniert für Sie gut.
4Fein abgestufte Berechtigungen pro Projekt
Was sie leistet: Sie können beliebige Rollen anlegen und Berechtigungen für jede Aktion festlegen, etwa Vorgänge ansehen, anlegen und bearbeiten, Zeit erfassen und das Wiki bearbeiten. Dieselbe Person kann in Projekt A die Rolle Manager haben und in Projekt B nur Lesezugriff.
Wann Sie sie brauchen: wenn Sie Externen nur Lesezugriff geben oder trennen möchten, worauf jede Abteilung zugreifen darf.
Geht auch ohneAlle Mitglieder haben ungefähr dieselben Berechtigungen. Sie nutzen nur die Standardrollen (Manager, Entwickler, Reporter).
5Beziehungen zwischen Vorgängen
Was sie leistet: Sie können Beziehungen zwischen Vorgängen festlegen. Neben „verwandt mit“ gibt es unter anderem „Duplikat von“, „blockiert“ und „Vorgänger/Nachfolger“. Solange ein blockierender Vorgang offen ist, lässt sich der blockierte Vorgang nicht schließen. Verschiebt sich das Fälligkeitsdatum eines Vorgängers, verschieben sich die Daten des Nachfolgers um dieselbe Anzahl Tage.
Wann Sie sie brauchen: wenn die Reihenfolge der Arbeit stark voneinander abhängt und Sie im Zeitplan verfolgen möchten, wie sich eine Verzögerung auf andere Arbeit auswirkt.
Geht auch ohneEs reicht, „nach #123“ in die Beschreibung oder einen Kommentar zu schreiben. Die Aufteilung in über- und untergeordnete Vorgänge genügt Ihnen.
6Versionen und die Roadmap
Was sie leistet: Sie können Versionen (Meilensteine) wie „v2.0“ oder „April-Release“ anlegen und ihnen Vorgänge zuordnen. Die Roadmap zeigt den Fortschritt jeder Version.
Wann Sie sie brauchen: wenn Sie die Arbeit in Release-Einheiten voranbringen, wie bei Software.
Geht auch ohneSie legen für jeden Auftrag ein eigenes Projekt an, und darin genügt es, die Fälligkeitsdaten im Blick zu behalten.
7Repository-Integration
Was sie leistet: Sie können Repositorys wie Git oder Subversion mit einem Projekt verbinden und Code und Änderungsverlauf im Browser ansehen. Schreiben Sie eine Vorgangsnummer in eine Commit-Nachricht, wird der Commit mit dem Vorgang verknüpft, und je nach Formulierung der Nachricht können Sie auch den Status ändern oder Zeit erfassen.
Wann Sie sie brauchen: wenn ein Entwicklungsteam nachverfolgen möchte, welche Codeänderung zu welchem Vorgang gehört.
Geht auch ohneIhr Code liegt auf GitHub oder GitLab, und Sie verknüpfen Vorgänge bereits dort. Ihr Team schreibt keinen Code.
8Vorgänge per E-Mail anlegen
Was sie leistet: E-Mails an eine festgelegte Adresse können neue Vorgänge anlegen oder bestehenden Vorgängen Kommentare hinzufügen.
Wann Sie sie brauchen: wenn Sie Kundenanfragen oder Fehlermeldungen per E-Mail erhalten und sie direkt als Vorgänge verwalten möchten.
Geht auch ohneSie bearbeiten Anfragen über einen anderen Kanal (ein Formular oder ein Support-Tool). Es genügt, wenn jemand E-Mails von Hand in Vorgänge überträgt.
Beachten Sie, dass diese Funktion Einstellungen auf der Seite des Mailservers braucht und dass auf Ihrem Server ein regelmäßiger Mailabruf (etwa per cron) eingerichtet sein muss.
9REST-API und externe Anbindungen
Was sie leistet: Sobald Sie die REST-API aktivieren, können externe Programme Vorgänge, Projekte, Benutzer, Zeiteinträge und mehr lesen und schreiben.
Wann Sie sie brauchen: wenn Sie andere interne Systeme anbinden oder das routinemäßige Anlegen von Vorgängen und Berichte automatisieren möchten.
Geht auch ohneNiemand im Team schreibt Code für Anbindungen. Die Arbeit über die Bildschirme genügt.
10Erweiterung durch Plugins
Was sie leistet: Mit Plugins können Sie Funktionen ergänzen, die der Kern nicht hat, etwa Kanban-Boards, Checklisten, Kundenverwaltung oder einen Helpdesk. Viele Plugins sind auf der offiziellen Website aufgeführt.
Wann Sie sie brauchen: wenn die Standardfunktionen nicht ausreichen und Sie Funktionen rund um Ihr eigenes Geschäft aufbauen möchten.
Geht auch ohneSie haben keine Plugins installiert. Oder Sie haben welche installiert, konnten sie nicht aktuell halten, und jetzt bremsen sie Redmine-Upgrades aus.
Plugins müssen bei jedem Upgrade von Redmine selbst auf Kompatibilität geprüft werden. Sie sind praktisch, aber beziehen Sie den zusätzlichen Wartungsaufwand in Ihre Entscheidung ein.
Prüfen, was Sie in Ihrem aktuellen Redmine wirklich nutzen
Wenn Sie Redmine bereits einsetzen, zeigen die Verwaltungsbildschirme, ob jede Funktion tatsächlich genutzt wird. Vielleicht finden Sie Funktionen, die bei der Installation eingerichtet wurden und die niemand wirklich nutzt. Die Bezeichnungen können je nach Redmine-Version und Spracheinstellung leicht abweichen.
| Funktion | Wo Sie nachsehen | Worauf Sie achten |
|---|---|---|
| 1. Zeiterfassung | „Aufgewendete Zeit“ in jedem Projekt | Gibt es neue Einträge? Sieht sich jemand die Summen an? |
| 2. Benutzerdefinierte Felder | Administration → Benutzerdefinierte Felder | Wie viele Felder gibt es? Sind diese Felder in der Vorgangsliste ausgefüllt? |
| 3. Workflows | Administration → Workflow | Wurde er gegenüber den Standardeinstellungen geändert? |
| 4. Berechtigungen | Administration → Rollen und Rechte | Haben Sie Rollen neben den Standardrollen angelegt? |
| 5. Beziehungen | „Zugehörige Tickets“ auf der Seite jedes Vorgangs | Bei wie vielen Vorgängen sind Beziehungen festgelegt? |
| 6. Versionen | „Roadmap“ in jedem Projekt | Haben Sie Versionen angelegt und ihnen Vorgänge zugeordnet? |
| 7. Repositorys | Einstellungen jedes Projekts → Projektarchive | Ist ein Repository eingetragen, und erscheinen neue Commits? |
| 8. Eingehende E-Mails | Administration → Einstellungen → Eingehende E-Mails sowie geplante Aufgaben auf dem Server | Gibt es Vorgänge, die per E-Mail angelegt wurden? |
| 9. API | Administration → Einstellungen → API | Ist die REST-Schnittstelle aktiviert? Nutzt eine Anbindung sie? |
| 10. Plugins | Administration → Plugins | Welche Plugins sind installiert, und wird jedes davon genutzt? |
Zählen Sie die Funktionen, die sich in dieser Tabelle als „nicht genutzt“ herausstellen, bei der Prüfung im nächsten Abschnitt als „nicht nötig“.
Was Ihre Zählung aussagt
Gehen Sie davon aus, wie viele der 10 Funktionen Ihr Team braucht.
3 oder mehr: Redmine lohnt sich
Ihr Team kann die Stärken von Redmine voll ausschöpfen. Der Aufwand, einen Server bereitzustellen und zu pflegen, lohnt sich. Passt es nicht auf Shared Hosting, wählen Sie einen VPS oder einen Cloud-Dienst, der auf Redmine spezialisiert ist. Wie Sie wählen, steht in „Lässt sich Redmine auf Shared Hosting installieren?“
1–2: Prüfen Sie, ob sich diese Funktionen anders abdecken lassen
Wenn Sie nur eine oder zwei Funktionen brauchen, überlegen Sie, ob sie sich ohne Redmine abdecken lassen. Brauchen Sie zum Beispiel nur die Zeiterfassung, können Sie eine Tabellenkalkulation oder ein eigenes Zeiterfassungstool mit einem anderen Tool kombinieren. Lässt es sich nicht abdecken, ist Redmine die sichere Wahl.
0: Ein Tool mit weniger Einrichtung genügt sehr wahrscheinlich
Wenn Sie die Stärken von Redmine nicht nutzen, gibt es wenig Grund, es um den Preis eines eigenen Servers zu wählen. Dreht sich Ihre Arbeit vor allem um Vorgänge, Fälligkeitsdaten und Zuständige, setzt sich ein Tool mit weniger Einrichtung im Team womöglich leichter durch.
Neben der Zählung gibt es noch einen Punkt zu bedenken: Wer kümmert sich um den Server? Wenn Sie Redmine selbst betreiben, übernimmt die Person, die es installiert hat, auch Updates und Fehlerbehebung. Bedenken Sie, ob alles weiterläuft, wenn diese Person das Team verlässt.
Für Teams, die null gezählt haben
Zum Schluss stellen wir als eine Möglichkeit für Teams, die null gezählt haben, GeckoFlag vor, das wir entwickeln.
Um es offen zu sagen: Die meisten der 10 Funktionen aus diesem Artikel hat GeckoFlag nicht. Es gibt keine Zeiterfassung, keine benutzerdefinierten Felder, keine Workflow-Gestaltung, keine Beziehungen zwischen Vorgängen, keine Versionen, keine Repository-Integration, kein Anlegen von Vorgängen per E-Mail, keine externe API und keine Plugins, und es gibt drei Rollen: Administrator, Mitglied und Gast. Wenn Sie diese Funktionen brauchen, ist Redmine die richtige Wahl.
Stattdessen vereint GeckoFlag die Funktionen, die jedes Team braucht, in einer Form, die Sie nutzen können, ohne mit Einstellungen zu ringen.
- Es vereint Vorgangsverwaltung (über- und untergeordnete Vorgänge), ein Kanban-Board, ein Gantt-Diagramm, ein Wiki und eine Dateiablage an einem Ort.
- Es läuft auf einem Server mit PHP 8.2 oder neuer und MySQL oder MariaDB. Kein Composer, kein Docker und keine Kommandozeile nötig.
- Sie installieren es mit einem Installer im Browser und aktualisieren es, indem Sie im Admin-Bereich eine ZIP-Datei hochladen. Vor dem Einspielen eines Updates wird automatisch ein Backup erstellt.
- Sie können Externe als Gäste einladen. Projekte sind nur für die Mitglieder sichtbar, die ihnen angehören.
- Es ist ein Einmalkauf für $30 / €27, ohne Funktionsunterschiede zwischen Tarifen und ohne Begrenzung bei Benutzern oder Projekten (eine Lizenz pro Domain; Serverkosten kommen hinzu).
Die Unterschiede zu Redmine werden ausführlich in GeckoFlag vs Redmine behandelt, die Unterschiede zu anderen Tools, die auf Shared Hosting laufen, in Projektmanagement-Tools, die sich ohne Docker auf Shared Hosting installieren lassen. Die echten Bildschirme können Sie in der Demo ausprobieren.
Quellen
- Vorgangsverwaltung (Redmine offiziell: Beziehungen zwischen Vorgängen, Unteraufgaben)
- Zeiterfassung (Redmine offiziell)
- Einrichtung der Vorgangsverwaltung (Redmine offiziell: Tracker, Status, Workflows)
- E-Mails empfangen (Redmine offiziell: Vorgänge per E-Mail anlegen)
- REST API (Redmine offiziell)
Hinweis: Alle Angaben entsprechen dem Stand vom 24. Oktober 2026. Bildschirme und Funktionen von Redmine können je nach Version abweichen.