مع سجلات جيدة، يستطيع الذكاء الاصطناعي أن يساعد أكثر: كيف تتقاسم إدارة المهام والذكاء الاصطناعي العمل من الآن فصاعدًا

في هذه السلسلة، أعددنا مهام القرار، وجعلنا انتظار القرارات مرئيًا، واحتفظنا بسجلّ لأسباب اختياراتنا ولما اتفقنا عليه مع العملاء.

وفي هذا الجزء الأخير، نتناول كيف تصبح تلك السجلات أيضًا مادةً يستعين بها الذكاء الاصطناعي في مساعدتك في عملك. ونتناول ما يمكنك أن تسلّمه إلى الذكاء الاصطناعي، وأين ترسم الحدّ فيما تشاركه، وما تحتفظ به في أداة إدارة المهام من الآن فصاعدًا.

ملاحظة: كتب هذا المقال مطوّر GeckoFlag.

ما يمكنك أن تطلبه من الذكاء الاصطناعي عندما تتوفر السجلات

لا يستطيع الذكاء الاصطناعي أن يأتي بالإجابة الصحيحة من لا شيء. وبعبارة أخرى، عندما تتوفر المادة، فهو بارع في التلخيص والتصنيف وإعداد المسودات.

عندما تتوفر لديك سجلات القرارات والاتفاقات، يمكنك أن تطلب من الذكاء الاصطناعي أمورًا مثل هذه:

• إعداد مسودات مهام من ملاحظات الاجتماعات: اطلب منه أن يسرد ما يجب أن يحدث بعد ذلك، انطلاقًا من الملاحظات أو من نص التفريغ.
• إعداد مسودة التقرير الأسبوعي من قائمة المهام: اطلب منه أن يصنّف الأمور إلى ما تقرّر، وما هو قيد المراجعة، وما يحتاج إلى أن يُقرَّر في الأسبوع القادم.
• معرفة “لماذا انتهى الأمر على هذا النحو؟”: اطلب منه أن يلخّص مجرى الأمور انطلاقًا من الأسباب التي سجّلتها لكل قرار.
• سرد ما يجب تقريره بعد ذلك: اطلب منه أن يحدّد ما لم يُحسم بعد، استنادًا إلى ما تقرّر وإلى العمل المتبقي.

لا شيء من هذا ممكن بلا سجلات. فإذا سلّمت الذكاء الاصطناعي رسائل متفرّقة في الدردشة، فلن يستطيع أن يميّز بشكل موثوق ما الذي تقرّر فعلًا.

إعداد مسودات المهام من ملاحظات الاجتماعات

تحويل ملاحظات الاجتماع إلى مهام بعد انتهائه من أسهل الأعمال التي يمكن للذكاء الاصطناعي أن يساعد فيها. وإليك الخطوات:

1. جهّز ملاحظات الاجتماع أو نص التفريغ. وأخفِ مسبقًا كل ما لا تريد مشاركته، مثل أسماء الشركات أو الأشخاص.
2. باتباع الأسلوب الوارد في الجزء 2، اطلب من الذكاء الاصطناعي أن يقسّمها إلى “أمور يجب تقريرها” و“أمور يجب صنعها”.
3. يراجع شخصٌ المسودات، ولا يسجّل منها إلا ما يلزم.

يمكنك أن تكتب طلبك على هذا النحو:

ننصح بإجراء هذا النوع من السرد الشامل في خدمة الذكاء الاصطناعي التي تستخدمها عادةً، وبتسجيل البنود في أداتك واحدًا تلو الآخر، مع التحقق من كل بند أثناء ذلك.

ما يقترحه الذكاء الاصطناعي في “من يقرّر” و“الموعد النهائي” ليس إلا ترشيحات، وقد يكون أحيانًا تخمينًا مبنيًا على صياغة الملاحظات. لذا يجب أن يتأكد شخصٌ ممن سيقرّر، وبحلول متى، قبل تسجيلها.

إعداد مسودات التقارير من قائمة المهام

عندما تتوفر قائمة المهام، يمكنك أيضًا إعداد مسودات للتقارير الأسبوعية التي ترسلها إلى العملاء.

1. انسخ المهام التي يحتاج إليها التقرير فقط. واستبعد المهام التي لا علاقة لها بالمشروع والنقاشات الداخلية.
2. أعطها للذكاء الاصطناعي، واطلب منه أن يصنّفها إلى “ما تقرّر هذا الأسبوع” و“ما هو قيد المراجعة لدى العميل” و“ما يجب تقريره في الأسبوع القادم”.
3. يتحقق شخصٌ من المحتوى قبل إرساله.

إذا قسّمت حالاتك إلى “بانتظار الفريق” و“بانتظار العميل”، كما في الجزء 3، يسهل على الذكاء الاصطناعي أيضًا تصنيف الأمور. وذلك لأن طريقة تقسيم الحالات تتوافق إلى حدّ كبير مع طريقة تقسيم التقرير.

أين ترسم الحدّ فيما تشاركه مع الذكاء الاصطناعي

يمكن أن تصبح السجلات مادةً للذكاء الاصطناعي، لكن هناك أيضًا معلومات يجب ألّا تشاركها. فقبل أن تسلّم أي شيء، تحقّق مما يلي.

• العقود وقواعد الشركة: تحقّق أولًا من أن عقودك مع العملاء (مثل اتفاقيات السرية) وقواعد شركتك تسمح بإرسال المعلومات إلى خدمة خارجية.
• ما يجب إخفاؤه: أخفِ أسماء الشركات وأسماء الأشخاص والمبالغ والمعلومات غير المنشورة وما شابهها، أو استبدل بها غيرها، قبل المشاركة.
• كيف تتعامل خدمة الذكاء الاصطناعي مع البيانات: تختلف طريقة التعامل مع ما تُدخله (مثل استخدامه في التدريب أو عدمه) باختلاف الخدمة والخطة. تحقّق من إعدادات الخدمة التي تستخدمها ومن شروطها.
• لا تسلّم كل شيء: بدلًا من أن تعطي الذكاء الاصطناعي كل محتوى أداة الإدارة لديك، اختر فقط ما يحتاج إليه ذلك العمل بعينه.

إذا لم تكن متأكدًا من أين ترسم الحدّ، فاسأل نفسك: “هل ستكون هناك مشكلة لو رأى العميل هذا؟” فإن كانت هناك مشكلة، فلا تشاركه، أو أخفِه أولًا.

ما تحتفظ به في أداة إدارة المهام من الآن فصاعدًا

عندما تخطّط للعمل مع الذكاء الاصطناعي، يتغيّر ما تحتفظ به في أداتك قليلًا عمّا سبق.

العمود الأيمن هو نتيجة حكم البشر، وهو مفيد سواء قرأه لاحقًا شخص أو ذكاء اصطناعي. أما العمود الأيسر، فهو إما شيء يمكنك إعداده من جديد عند الحاجة، أو شيء يمكنك أن تسلّمه إلى الذكاء الاصطناعي.

تطبيق ذلك عمليًا في GeckoFlag

يتضمن GeckoFlag ميزة “الإنشاء بالذكاء الاصطناعي”، التي يقترح فيها الذكاء الاصطناعي محتوى الإدخال انطلاقًا من نص أو لقطات شاشة (v1.9.0+). وعند الجمع بينها وبين طرق العمل الواردة في هذه السلسلة، يبدو الأمر هكذا.

إعداد مسودات التذاكر من ملاحظات الاجتماعات

افتح “الإنشاء بالذكاء الاصطناعي” في شاشة إضافة تذكرة، والصق ملاحظات اجتماعك أو رسالة بريد إلكتروني تتضمن طلبًا (حتى 4,000 حرف). وإذا كان المسؤول قد سمح بقراءة الصور، يمكنك أيضًا إرفاق محادثة دردشة على هيئة لقطة شاشة.

يقترح الذكاء الاصطناعي عنوان التذكرة ووصفها ونوعها وحالتها وأولويتها والمكلَّف بها وتاريخ البدء وتاريخ الاستحقاق. وفي كل مرة، يقترح محتوى الإدخال للتذكرة الواحدة التي تنشئها. تُعرض الاقتراحات في قائمة بأعمدة “العنصر / القيمة الحالية / القيمة المقترحة”، ولا تُنقل إلى النموذج إلا العناصر التي تحدّدها. ثم يحفظها شخصٌ بنفسه.

تُختار أنواع التذاكر والحالات من الخيارات التي سجّلها المسؤول. وإذا لم يرد أي اسم في النص، فلا يخمّن الذكاء الاصطناعي المكلَّف.

استخدم قالب الجزء 2 لمخرجات الذكاء الاصطناعي أيضًا

يستطيع المسؤولون تسجيل قالب مخرجات للذكاء الاصطناعي لكل حقل من الحقول التالية: “وصف التذكرة” و“نص التعليق” و“وصف المشروع” و“متن الويكي”. فإذا سجّلت بنود الجزء 2 (ما يجب تقريره، وما يتوقف عليه، والخيارات، ومن يقرّر، والموعد النهائي، والقرار، والسبب) عناوينَ في قالب “وصف التذكرة”، يكتب الذكاء الاصطناعي الوصف بتلك العناوين وبالترتيب نفسه. أما العناوين التي لا تتوفر لها معلومات في الملاحظات، فتُحذف بدلًا من تركها فارغة.

لاحظ أن القالب لا يُستخدم إلا عند استخدام “الإنشاء بالذكاء الاصطناعي”، ولا يُدرَج تلقائيًا في الوصف عند إنشاء تذكرة يدويًا.

سجّل الردود ولخّص القرارات

تكتب ميزة “الإنشاء بالذكاء الاصطناعي” في قسم التعليقات نص التعليق استنادًا إلى التذكرة وأحدث تعليقاتها. فإذا وجّهتها مثلًا: “ردّ العميل بأنه قرّر اعتماد الخيار ب. غيّر الحالة إلى ‘مكتملة’”، فإنها تقترح أيضًا، إلى جانب النص، تغييرات مثل الحالة. ولا تُطبَّق هذه التغييرات إلا إذا حدّدتها بنفسك.

وفي الويكي، يمكنك، إلى جانب إنشاء صفحة جديدة من نص مصدري، أن تطلب منه الإضافة إلى صفحة “القرارات” التي عرضناها في الجزء 4 أو إعادة تنظيمها. وفي هذه الحالة، يُرسَل أيضًا متن الويكي الحالي إلى Anthropic. كما أن تطبيق الاقتراح يستبدل المتن بالكامل، لذا تحقّق منه في المعاينة قبل التطبيق.

للتقارير الأسبوعية، اختر التذاكر التي تحتاج إليها فقط

لا توجد في شاشات GeckoFlag نفسها ميزة تُنشئ تقريرًا تلقائيًا من قائمة التذاكر بأكملها. ولإعداد مسودة تقرير أسبوعي، اطلب من المسؤول تصدير التذاكر بصيغة CSV، أو انسخ التذاكر التي يحتاج إليها التقرير، ثم أعطِ الأجزاء اللازمة فقط لخدمة الذكاء الاصطناعي التي تستخدمها عادةً. وأنت من يقرّر ما تشاركه.

ولاحظ أن ميزة “التكامل مع Claude”، التي أُضيفت في v1.11.0، تتيح لك العمل على GeckoFlag من خلال المحادثات في تطبيق Claude لسطح المكتب. فإذا طلبت مثلًا: “اكتب تقرير هذا الأسبوع”، يبحث Claude في التذاكر ويقرؤها ويُعِدّ ملخصًا. وفي هذه الحالة أيضًا، يُرسَل محتوى التذاكر وغيرها مما يقرؤه Claude إلى Anthropic بوصفه جزءًا من المحادثة.

يمكنك أيضًا استيراد المسودات التي أعددتها بالذكاء الاصطناعي من ملف CSV، لكن الاستيراد متاح للمسؤولين فقط، ولا يُنشئ إلا تذاكر جديدة. ويتم تخطي الصفوف التي تشير إلى حالة أو مكلَّف غير مسجّل. كما أن إعادة حفظ ملف CSV في Excel قد تغيّر تنسيق التاريخ فيتعذّر استيراده. لذا استخدم محرّر نصوص لتنسيقه.

ما يُرسَل، وما يجب التحقق منه قبل الاستخدام

• ما يُرسَل: يُرسَل إلى واجهة API الخاصة بـ Anthropic النص الذي تُدخله في “الإنشاء بالذكاء الاصطناعي” وأي صور ترفقها، إلى جانب تاريخ اليوم واللغة وأسماء الخيارات مثل أنواع التذاكر، وأسماء أعضاء المشروع. وفي التعليقات، يُرسَل أيضًا وصف التذكرة وأحدث تعليقاتها.
• ما لا يُرسَل: لا تُرسَل عناوين البريد الإلكتروني وكلمات المرور والملفات المرفقة مسبقًا، ولا محتويات التذاكر أو المشاريع الأخرى.
• لا يُخزَّن شيء في GeckoFlag: لا يُخزَّن النص الذي تُدخله ولا ردود الذكاء الاصطناعي في GeckoFlag، باستثناء ما تطبّقه على النموذج وتحفظه. وتتعامل Anthropic مع البيانات وفقًا لشروط الخدمة التجارية الخاصة بها.
• ما تحتاج إليه: تحتاج إلى مفتاح API من Anthropic تُصدره بنفسك. تُدفع رسوم الاستخدام مباشرةً إلى Anthropic، ولا تدخل ضمن سعر GeckoFlag. ويجب أيضًا أن يتمكن الخادم الذي يعمل عليه GeckoFlag من الاتصال بـ api.anthropic.com. ولا يستطيع استخدامها إلا المستخدمون الذين سمح لهم المسؤول، ويمكن تحديد حد يومي لمرات الاستخدام. وخطوات الإعداد موجودة في صفحة إعدادات Claude API.

GeckoFlag أداة مستضافة ذاتيًا: تثبّتها على خادمك. تبقى بيانات تذاكرك وتعليقاتك على خادمك، ولا تُرسَل إلى الذكاء الاصطناعي إلا عند استخدام “الإنشاء بالذكاء الاصطناعي” أو “التكامل مع Claude”. في المقابل، تقع إدارة الخادم على عاتقك. كما لا يتضمن تكاملًا مع أدوات الدردشة وGitHub وما شابهها، ولا Webhook. والطريقة الوحيدة لاتصال أداة خارجية به هي “التكامل مع Claude”، الذي يستخدم رمز API.

يمكنك تجربة طرق العمل التي تناولتها هذه السلسلة في العرض التجريبي. وللاطلاع على الأسعار، راجع صفحة الأسعار.

خلاصة السلسلة

على مدى ستة أجزاء، تناولت هذه السلسلة ما يلي عن إدارة المهام لفرق العمل الإبداعي التي تعمل مع الذكاء الاصطناعي.

1. الجزء 1: سرّع الذكاء الاصطناعي “الصنع”، وانتقل الجزء الذي يستغرق وقتًا إلى “التقرير”
2. الجزء 2: صُغ المهام حول ما يجب تقريره، لا حول ما يجب صنعه فقط، وسجّل من يقرّر والموعد النهائي والسبب
3. الجزء 3: قسّم الحالات حسب من تنتظره، ليصبح انتظار القرارات مرئيًا
4. الجزء 4: خيارات الذكاء الاصطناعي مادة لاتخاذ القرار. لا تعرض على الآخرين إلا مجموعة مقلّصة منها، وسجّل سبب اختيارك
5. الجزء 5: أرسل طلبات المراجعة إلى العميل مجمّعة، في قائمة بما تحتاج إلى أن يُقرَّر، مع مواعيد نهائية
6. الجزء 6: سجلات القرارات والاتفاقات تصبح أيضًا مادةً يستعين بها الذكاء الاصطناعي في مساعدتك في عملك

ما غيّره الذكاء الاصطناعي ليس حجم العمل، بل المواضع التي يذهب إليها الوقت. ولهذا السبب تحديدًا تحتاج إلى سجلات القرارات والاتفاقات. وعندما تحتفظ بهذه السجلات، تزداد باستمرار الأمور التي يمكنك أن تطلبها من الذكاء الاصطناعي. أما اختيار ما تسلّمه إلى الذكاء الاصطناعي، واتخاذ القرار النهائي، فيبقيان بيد البشر.

عندما تختار أداة من الآن فصاعدًا، ننصحك بألّا تقارن بين الأدوات على أساس عدد ميزات الذكاء الاصطناعي وحده. انظر أيضًا: هل يسهل فيها تسجيل القرارات، وهل يسهل على العملاء والأشخاص من خارج الفريق المشاركة فيها، وأين توجد بياناتك، وهل يمكنك أن تختار بنفسك ما تعطيه للذكاء الاصطناعي. وللاطلاع على اختلاف تسعير ميزات الذكاء الاصطناعي، راجع “كم تكلّف ميزات الذكاء الاصطناعي في أدوات إدارة المشاريع؟”

لا تصبح أدوات إدارة المهام غير ضرورية بسبب الذكاء الاصطناعي. فعندما تنقل ما تحتفظ به من “المهام” إلى “القرارات والاتفاقات”، يجعل العمل مع الذكاء الاصطناعي سير العمل أكثر سلاسة.