كيف تُغلق المهام: معيار الإنجاز وسجلّات يمكنك الرجوع إليها

إنهاء العمل أصعب من بدئه. مهمة لا تستطيع إغلاقها لأن جزءًا صغيرًا منها لم ينتهِ. عمل ظننت أنه انتهى، لكن العميل لم يراجعه بعد. وبعد ستة أشهر يسأل أحدهم: “لماذا قرّرنا هذا؟”، فلا يجد أحد جوابًا. في الجزء الأخير من السلسلة، نتناول كيف تُنهي العمل.

ملاحظة: كتب هذا المقال مطوّر GeckoFlag.

الخلاصة: اكتب شرط الإنجاز أولًا، واحفظ ما تقرّر كتابةً

كيف ينتهي العمل أمر تقرّره في بدايته، لا في نهايته. وإذا كتبت كل قرار في وقته، يكتمل السجلّ من تلقاء نفسه عندما ينتهي العمل.

ثلاثة أسباب تجعل الإنجاز غير واضح

• لم يُكتب شرط الإنجاز (شرحنا كيف تكتبه في الجزء 2)
• لم يتقرّر من يجعل المهمة مكتملة
• يبقى عمل صغير لم ينتهِ، فلا يمكن إغلاقها

حدّد معيار الإنجاز

إلى جانب شرط الإنجاز الخاص بكل مهمة، إذا اتفق الفريق على معيار مشترك فلن يتردد أحد. مثلًا:

• راجعه من طلب العمل (أو العميل)
• وُضع العمل النهائي في المكان المتفق عليه
• أُبلغ المعنيّون بأن العمل انتهى

وقرّروا أيضًا من يجعل المهمة مكتملة: من طلب العمل أم المكلَّف (تطرّقنا إلى هذا أيضًا في الجزء 6).

اجعل العمل المتبقّي مهمة جديدة

بعض المهام انتهى معظمها، لكن لا يمكن إغلاقها بسبب جزء صغير متبقٍّ. في هذه الحالة، اجعل الجزء المتبقّي مهمة جديدة، واجعل المهمة الأصلية مكتملة. عندها لا تظهر في القائمة إلا الأعمال المتبقية فعلًا، وترى سير العمل على حقيقته.

والمهام التي تقرّر ألا تُنفَّذ، أغلقها أيضًا مع سطر واحد يذكر السبب. فسجلّ القرار بعدم تنفيذ شيء أنفع من تركه معلّقًا.

كيف تحفظ سجلّات يمكنك الرجوع إليها

1اكتب ما تقرّر، وسببه

عبارة “تقرّر اعتماد الخطة (أ)” وحدها لن تخبرك بعد ستة أشهر لماذا لم تُعتمد الخطة (ب). اكتب مثلًا: “تقرّر اعتماد الخطة (أ). السبب: تبقى ضمن الميزانية وتلحق بالموعد النهائي. يُعاد النظر في الخطة (ب) في السنة المالية القادمة”.

2اكتب أيضًا ما تقرّر شفهيًا أو بالهاتف

ما يتقرّر في اجتماع، سجّله في تعليقات المهمة في اليوم نفسه. فذاكرة الحاضرين تختلف أسرع مما تظن.

3اكتب أين النسخة النهائية

عندما توجد نسخ كثيرة من ملف، اكتب في تقرير الإنجاز أيّها النسخة النهائية.

4في العمل المتكرر، اجمع الخطوات

في الفعاليات السنوية أو الأعمال الشهرية، اجمع الخطوات والنقاط التي تحتاج إلى انتباه بعد انتهائها. فيبدأ التحضير في المرة القادمة مباشرةً.

مراجعة قصيرة

عندما ينتهي عمل كبير، اكتب هذه الأمور الثلاثة فقط. لا يهمّ الشكل، وتكفي بضعة أسطر.

إذا جعلت “ما نغيّره في المرة القادمة” أول مهمة في العمل نفسه حين يتكرر، فلن تنساه.

السجلّات تسهّل تسليم العمل

عندما يتغيّر المكلَّف، يصعب إعداد مستندات التسليم من الصفر. وإذا كانت المهام والتعليقات مسجّلة باستمرار، فإن عبارة “اطّلع على هذا المشروع” تكفي لمعظم التسليم. ولا تحتاج أن تنقل شفهيًا إلى من يخلفك إلا ما لا تكشفه السجلّات (طباع الطرف الآخر، والظروف التي لم يمكن كتابتها).

مثال على ما قد يحدث

كيف تحفظ السجلّات في GeckoFlag

• عندما تغيّر التذكرة إلى حالة تُعامَل على أنها مكتملة، تخرج من قسم “تذاكري” في لوحة المعلومات. وتبقى التذكرة نفسها وتعليقاتها، فيمكنك فتحها لاحقًا.
• يمكنك وضع علامة الاكتمال على المشاريع المنتهية.
• يمكنك البحث في نص التعليقات بالمطابقة الجزئية من قائمة التذاكر. وإذا اعتدتم كتابة كلمات مثل “السبب”، يسهل العثور عليها لاحقًا.
• يمكنك جمع الخطوات والقواعد في الويكي الخاص بكل مشروع.
• في مشاركة الملفات، يمكنك إنشاء مجلد لكل مشروع ووضع النسخ النهائية فيه.

يمكنك تجربة الشاشات الفعلية في العرض التجريبي.

الخلاصة

حدّد معيار الإنجاز في البداية، واجعل العمل المتبقّي مهمة جديدة وأغلِق المهمة الأصلية. واحفظ ما تقرّر كتابةً مع أسبابه. كل الطرق التي عرضناها في هذه السلسلة يمكنك تجربتها من اليوم، وبأي أداة. ابدأ بواحدة يسهل على فريقك الاتفاق عليها.

السلسلةاقرأ أيضًا الجزء 2، “كيف تكتب مهامّ يفهمها الآخرون”، والجزء 6، “كيف تُبلغ عن سير العمل؟”. أما المقال الإضافي “كيف تكتب ليفهمك زملاء يتحدثون لغات أخرى” فسيُنشر قريبًا