Serbest Çalışanların ve Tek Kişilik Şirketlerin Proje Yönetim Aracına İhtiyacı Var mı? Faturalama ve Satışın da Gözden Kaçmasını Önlemek
Üç müşterinin projelerinin üst üste bindiği yoğun bir dönemi atlattınız. Bütün teslimler zamanında yapıldı ve sonunda rahat bir nefes aldınız. Derken, bir sonraki ayın ortasında aklınıza geliyor.
Müşterilerden birine geçen ayın faturasını hiç göndermemişsiniz.
Tek bir proje teslim tarihini bile kaçırmadınız. Gözden kaçan, kimsenin sizi sıkıştırmadığı idari işlerdi.
Tek başınıza çalışırken “İşlerimi kafamda takip edebiliyorum” diye düşünmek kolaydır. Bir iki müşteriyle bu gerçekten işe yarar. Ama müşteri sayısı üç dörde çıkınca kafanız artık yetişemez.
Üstelik en kolay gözden kaçan şey müşteri işinin kendisi değil, idari işlerdir: faturalar, ödemeleri kontrol etmek, tekliflere yanıt vermek, sözleşmeleri yenilemek. Bu yazıda, kimin proje yönetim aracına ihtiyacı olduğunu, kimin olmadığını ve müşteri işleriyle idari işleri tek bir yerde nasıl yönetebileceğinizi anlatıyoruz.
Öne çıkanlar
- Müşteriniz az ve idari işiniz azsa araca gerek olmadan da idare edebilirsiniz. Bir takvim ya da yapılacaklar uygulaması yeterlidir.
- Tek başına çalışanların en çok gözden kaçırdığı şey, kimsenin hatırlatmadığı idari işlerdir. Bunları müşteri işleriyle aynı listeye koyduğunuzda gözünüzün önünde olurlar.
- Muhasebe, satış ve sözleşme yenilemeleri için ayrı projeler açın ve ayın rutin idari işlerini ayın başında tek seferde göreve dönüştürün.
Not: Bu yazı GeckoFlag’in geliştiricisi tarafından yazılmıştır.
Kısa cevap: kimin araca ihtiyacı var, kimin yok
Sonuçtan başlayalım. Tek başına çalışan herkesin bir proje yönetim aracına ihtiyacı yoktur. Hangi tarafa daha yakın olduğunuzu görmek için aşağıdaki tabloya bakın.
| Araç olmadan idare edebilirsiniz, eğer | Araç işinize yarar, eğer |
|---|---|
| Bir iki müşteriniz var ve iletişim için e-posta yetiyor | Birden fazla müşterinin projeleri aynı anda yürüyor |
| Birlikte çalıştığınız kimse ya da dış kaynak yok | Zaman zaman iş birliği yaptığınız kişilere ya da dış kaynaklara iş veriyorsunuz |
| Ayda yalnızca birkaç fatura ve ödeme gönderiyor ya da kontrol ediyorsunuz | Her ay çok sayıda fatura, tahsilat ve ödemeyi kontrol ediyorsunuz |
| İdari işler hiç başınızı ağrıtmadı | Yoğun bir dönemde bir şeyi unuttunuz ve bunun bedelini ödediniz |
Soldaki sütun sizi anlatıyorsa bir takvim ya da yapılacaklar uygulaması yeterlidir. İşinize zorla bir araç sokmanıza gerek yok.
Sağdaki sütundan tek bir madde bile size uyuyorsa yazının devamını okumaya değer. Özellikle sonuncusu, yani “bir şeyi unuttunuz ve bedelini ödediniz”, basit bir sistemle çoğu zaman önlenebilecek bir sorundur.
İşiniz müşteri projelerinden ibaret değil
Tek başına çalıştığınızda, bir şirkette birkaç kişi arasında paylaştırılan her şeyi kendiniz yürütürsünüz.
- Müşteri işleri: üretmek, düzeltmek, teslim etmek
- Satış: potansiyel müşterilerle iletişim, teklifler, fiyat teklifleri, yanıtları takip etmek
- Muhasebe: fatura kesmek, ödemeleri kontrol etmek, giderleri kaydetmek, yıllık vergi beyanına hazırlanmak
- Sözleşmeler ve yenilemeler: sözleşme imzalamak, bakım sözleşmelerini yenilemek, alan adlarını, sunucuları ve yazılımları yenilemek
- Kendi işiniz: kendi web sitenizi güncellemek, paylaşım yapmak, öğrenmek
Bütün bunlar kafanızın içine, yapışkan notlara, takviminize ve gelen kutunuza dağılmış durumda değil mi?
Müşteri işinin arkasında, teslim tarihini önemseyen bir müşteri vardır. Gecikirseniz size ulaşır. İdari işlerde ise sizi sıkıştıran kimse yoktur. Bir faturayı göndermeyi unutursanız, bir süre kimse fark etmeyebilir. Bu yüzden gözden kaçar.
Tek başınıza çalışırken müşteri işlerini yönetmekten daha önemli olan, kimsenin hatırlatmadığı idari işlerin gözden kaçmasını önleyen bir sistemdir.
Yalnızca müşteri işleri için değil, idari işler için de proje açın
Fikir basit. Her müşteri için bir projenin yanı sıra, idari işleriniz için de projeler açın.
| Proje | Görev örnekleri |
|---|---|
| Müşteri işleri (her müşteri için bir tane) | Tasarım seçeneklerini sunmak, düzeltmeleri uygulamak, yayına almak |
| Muhasebe | A müşterisine bu ayın faturasını göndermek, geçen ayın ödemelerini kontrol etmek, gider fişlerini düzenlemek, yıllık vergi beyanının belgelerini toplamak |
| Satış | Potansiyel müşteri B’ye teklif göndermek, C’ye fiyat teklifiyle ilgili dönüş yapmak, gelecek ay hangi potansiyel müşterilerle iletişime geçileceğine karar vermek |
| Sözleşmeler ve yenilemeler | D müşterisiyle bakım sözleşmesinin yenilenmesini konuşmak, alan adını yenilemek, kullandığınız yazılımın lisansını yenilemek |
| Kendi işiniz | Web sitenizdeki referanslar sayfasını güncellemek, portfolyonuzu gözden geçirmek |
İdari işler göreve dönüştüğünde, proje teslim tarihlerinizle aynı listede yer alır. “Bu hafta”ya baktığınızda faturalamayı ve satışı müşteri işlerinin hemen yanında görürsünüz.
Bitiş tarihini gerçek son tarihten önceye koyun. Örneğin bir fatura için, fatura kesim gününden iki gün önceye. İşin püf noktası, yoğun bir haftaya denk gelse bile hâlâ pay bırakan bir tarih seçmektir.
“Sözleşmeler ve yenilemeler” projesi özellikle işe yarar. Alan adı, sunucu ve bakım sözleşmesi yenilemeleri yılda yalnızca bir kez gelir ve bir yıl önce ne yaptığınızı pek hatırlamazsınız. Yenileme tarihini öğrendiğiniz anda görevi oluşturun ve bitiş tarihini bir ay öncesine koyun. Böylece işlemleri son dakikaya bırakmaktan ya da bir şeyin süresinin dikkatsizlikle dolmasından kurtulursunuz.
Not: Bu yazı, idari işlerin gözden kaçmasını önlemekle ilgilidir. Muhasebenin ya da vergilerin nasıl yürütüleceğini ele almaz. Muhasebe ve vergiyle ilgili kararlar için bir uzmana danışın.
Her ay tekrarlanan idari işleri gözden kaçırmamak için
Faturalama, ödemeleri kontrol etmek, giderleri düzenlemek: aynı idari işler her ay yeniden gelir. Bunları gözden kaçırmamak için aşağıdaki adımları öneriyoruz.
1Rutin idari işlerinizin bir listesini elinizin altında tutun
Aylık idari işlerinizi bir kez yazın. “A müşterisine fatura göndermek”, “B müşterisine fatura göndermek”, “Ödemeleri kontrol etmek”, “Gider fişlerini düzenlemek” gibi bir liste. Yeni bir müşteri geldikçe listeye ekleyin.
2Ayın başında, o ayın işlerini tek seferde göreve dönüştürün
Her ayın başında listenin üzerinden geçin ve o ayın idari görevlerini tek seferde oluşturun. Her seferinde her şeyi sıfırdan hatırlamaya çalışmak yerine listeden kopyalarsanız bir şeyi atlamak çok daha zor olur.
3Bitiş tarihlerini kesim gününden geriye doğru sayarak belirleyin
Her görevi oluştururken, kesim gününden geriye doğru hesaplanmış bir bitiş tarihi verin. Bitiş tarihleri girildiğinde, listeyi son tarihe göre sıraladığınızda müşteri işleri ve idari işler aynı ölçüde sıralanır.
4Türlere göre renk verin
Görevlerinizi “Muhasebe”, “Satış” ve “Sözleşmeler” gibi türlere (görev türleri) ayırın ve her birine bir renk verin. Böylece listeye baktığınızda müşteri işlerini idari işlerden bir bakışta ayırt edersiniz.
Satışı da göreve dönüştürün
Tek başınıza çalıştığınızda, işler yoğunlaştıkça satış durur. Sonra iş azalınca yeniden başlatmak için telaşa düşersiniz. Satışı da görev olarak listenizde tutun.
- Her potansiyel müşteri için bir görev: örneğin “B şirketine teklif göndermek” ya da “C şirketine fiyat teklifiyle ilgili dönüş yapmak”.
- Satış aşamasını durumla gösterin: örneğin “İletişime geçilmedi”, “Teklif gönderildi”, “Yanıt bekleniyor”, “Kazanıldı” ve “Şimdilik değil”.
- Panoda görün: görevleri duruma göre dizen bir pano, hangi aşamada kaç potansiyel müşteri olduğunu gösterir. Önce en uzun süredir yanıt bekleyenlere dönüş yapın.
- Satış hedeflerinize de son tarih koyun: örneğin “Gelecek ayın beklenen geliri yetersiz, bu yüzden bu hafta üç potansiyel müşteriyle iletişime geçiyorum.” Hedefi bitiş tarihi olan bir göreve dönüştürün.
Yine de unutmayın: bir proje yönetim aracı, tam teşekküllü bir müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) aracı değildir. Her müşterinin iş geçmişini bir araya getirmez, beklenen geliri toplamaz. Birkaç potansiyel müşteriyi takip etmek için yeterli olduğunu düşünün.
Tek başınıza çalışırken aracı bırakmamanın püf noktaları
Tek başınıza kullandığınız bir aracı bırakırsanız kimse size bir şey söylemez. Devam etmek için birkaç küçük alışkanlık belirleyin.
- Her sabah ilk iş listeye bakın: e-postanızı açmadan önce hem müşteri işlerinde hem idari işlerde “bugün”ü kontrol edin, sonra işe başlayın.
- Kendinizle haftalık bir toplantı yapın: son tarihi yaklaşanları, yanıt bekleyenleri ve gelecek haftanın satışını gözden geçirin. On beş dakika yeterli.
- Fazla ayrıntıya girmeyin: tek başınıza çalışırken yalnızca unutabileceğiniz şeyler için görev oluşturmanız yeterlidir. Her küçük işi yazmak, yazmanın kendisini bir yüke dönüştürür.
- İş birliği yaptığınız kişiler gelince onları davet edin: tek başınıza çalışırken kayıt tuttuysanız, işi devrederken anlatmak çok daha kolay olur.
Yapılacaklar uygulamasından ya da tablodan farkı
Müşteri işlerini ve idari işleri birlikte yönetmenin tek yolu bir proje yönetim aracı değildir.
| Yöntem | İyi olduğu konu | Pek iyi olmadığı konu |
|---|---|---|
| Yapılacaklar uygulaması | Hızlı ve kolay; her günün yapılacaklarını listelemek için uygun | Her projenin geçmişini ya da müşterilerle yazışmalarınızı saklamak |
| Tablo | İstediğiniz gibi kurabilir, sütunları kendiniz seçebilirsiniz | Güncellemeler durmaya meyillidir. Paylaşınca bozulmaya meyillidir |
| Proje yönetim aracı | Müşteri işlerini ve idari işleri tek bir yerde, son tarihe göre görürsünüz. Geçmiş her görevle birlikte kalır. İş birliği yaptığınız kişileri ya da müşterileri sonradan davet edebilirsiniz | Başta projeleri ve görev türlerini belirlemek biraz emek ister |
Hangisinin size uyduğu, ne kadar işiniz olduğuna ve başkalarıyla ne sıklıkla birlikte çalıştığınıza bağlıdır. Tek başınıza çalışıyor ve çok fazla işiniz yoksa bir yapılacaklar uygulaması ihtiyacınızı karşılayabilir.
İlgiliİşleri bir tabloda yönetmenin sınırlarını, yeni başlayanlar için hazırladığımız yazı dizisinin 2. bölümü “Excel Takip Tablosu Nerede Sınıra Dayanır?” yazısında ayrıntılı olarak ele alıyoruz
İlgiliE-posta ya da sohbetle gelen ricaların neden kaybolduğunu 3. bölüm “E-posta ve Sohbetteki Ricalar Neden Kaybolur?” yazısında anlatıyoruz
GeckoFlag’de uygulama örneği
Son olarak, bu yaklaşımı GeckoFlag’de nasıl uygulayabileceğinizi gösterelim.
- İdari işlerinizi projeye dönüştürün: “Muhasebe”, “Satış” ve “Sözleşmeler ve yenilemeler” için ayrı projeler açın. Görev türlerini yönetim ayarlarından ekleyebilir, her birine bir ad ve renk verebilirsiniz (en fazla 10).
- Kendi görevlerinizin hepsini bir arada görün: panoda kendi görevleriniz ve son güncellenen görevler listelenir. Hem müşteri işlerinde hem idari işlerde “bugün”ü buradan kontrol edin.
- Satışı panoda ilerletin: Kanban panosu kartları duruma göre dizer. Bilgisayarda bir kartı sürükleyerek satış aşamasını değiştirebilirsiniz. Durumların yönetim ayarlarında topluca, en fazla 10 adet olarak tanımlandığını unutmayın. Hem proje işleri hem satış aşamaları için kullanacağınızdan çok fazla eklememeye çalışın.
- Aylık rutin idari işleri CSV ile içe aktarın: tekrarlanan görevleri otomatik olarak oluşturan bir özellik yoktur. Bunun yerine rutin idari görevlerinizi bir CSV şablonu olarak saklayabilir, tarihleri değiştirip içe aktarabilirsiniz. İçe aktarma yalnızca yeni görev oluşturur ve görev numaraları yeniden verilir. Dosyayı Excel’de açıp yeniden kaydetmek tarihleri bozduğu için şablonu bir metin düzenleyicide düzenleyin (İçe ve Dışa Aktarma).
- Kaç kişi katılırsa katılsın fiyat aynı: $30’lık tek seferlik bir satın alımdır, kullanıcı başına ek ücret yoktur. Tek başınıza başlayın, sonra iş birliği yaptığınız kişileri üye olarak, dış kaynakları ya da müşterileri yalnızca belirli projelere katılan misafirler olarak ekleyin.
- Verileriniz kendi sunucunuzda kalır: faturalama ve müşteri bilgilerini dışarıdaki bir bulut hizmetine emanet etmek istemeyenler için uygundur. Bunun karşılığında sunucunun yönetimi sizin sorumluluğunuzdadır.
GeckoFlag ne bir muhasebe yazılımı ne de bir CRM aracıdır. Fatura oluşturamaz, ödemeleri otomatik olarak kontrol edemez ve geliri toplayamaz. Onu, neyin ne zamana kadar yapılması gerektiğini gözden kaçırmamak için bir araç olarak kullanın.
Pek çok kişi kendi web sitesi için zaten bir hosting kiralıyor. PHP 8.2 veya üzeri ve MySQL/MariaDB gibi Sistem Gereksinimleri’ni karşılıyorsa GeckoFlag’i o sunucuya kurabilirsiniz. Sunucunun, yazılımın fiyatından ayrı bir maliyeti olduğunu unutmayın. Fiyatı fiyat sayfasında görebilir, gerçek ekranları demoda deneyebilirsiniz.
Özet
- Tek başına çalışanların gerçekten ihtiyaç duyduğu şey proje takibi değil, kimsenin hatırlatmadığı idari işlerin gözden kaçmasını önleyen bir sistemdir
- Müşteriniz az ve idari işiniz azsa araca ihtiyacınız yok
- Birden fazla projeyle uğraşıyorsanız muhasebe, satış ve sözleşme yenilemeleri için projeler açın ve bunları müşteri işleriyle aynı listeye koyun
- Her ayın başında rutin idari işleri listenizden göreve dönüştürün ve kesim gününden geriye doğru hesaplanmış bitiş tarihleri verin
Müşteri işlerini ve idari işleri aynı yerde tutmak bile “yoğun bir ayın ardından bir şeyi unutmuşum” durumunu büyük ölçüde azaltır. İşe gelecek ayın faturalarını ve ödeme kontrollerini göreve dönüştürerek başlayın.