Yazı dizisi: Ekipler İçin Görev Yönetimi İpuçlarıBölüm 8
Görevler Nasıl Kapatılır: Tamamlanma Ölçütleri ve Sonradan Bakılabilecek Kayıtlar
Bu yazı dizisi hakkında
“Ekipler İçin Görev Yönetimi İpuçları”, görev veya proje yönetim aracı kullanmaya yeni başlamış ekipler için sekiz bölüm ve bir ek bölümden oluşan bir yazı dizisidir. Her sektöre uyar ve bölümleri istediğiniz sırayla okuyabilirsiniz.
- İşleri Nasıl Gruplamalı?
- Herkesin Anlayacağı Görevler Nasıl Yazılır
- Görevler Ne Kadar Küçük Bölünmeli?
- Sorumlu ve Son Tarih Nasıl Belirlenir
- Yorumlara Nasıl Cevap Verilir
- İlerleme Nasıl Aktarılmalı?
- Şirket Dışındaki Kişilerle Yazışırken Nasıl Yazılır
- Görevler Nasıl KapatılırBu yazı
Ek bölüm: “Farklı Dil Konuşan Ekip Arkadaşlarının da Anlayacağı Şekilde Yazmak” (yakında)
Bir işi bitirmek, başlamaktan daha zordur. Küçük bir eksik kaldığı için kapatılamayan görevler. Bittiğini sandığınız ama müşterinin aslında henüz kontrol etmediği işler. Altı ay sonra biri “Buna neden böyle karar vermiştik?” diye sorar ve kimse cevap veremez. Yazı dizisinin son bölümünde, işlerin nasıl kapatılacağını ele alıyoruz.
Not: Bu yazı GeckoFlag’in geliştiricisi tarafından yazılmıştır.
Kısaca: tamamlanma koşulunu önceden yazın, kararları yazılı olarak bırakın
Bir işin nasıl biteceğine sonunda değil, başında karar verilir. Verilen her kararı o anda yazıya dökerseniz, iş bittiğinde kayıtlar da kendiliğinden tamamlanmış olur.
“Tamamlandı”nın belirsizleşmesinin 3 nedeni
- Tamamlanma koşulu yazılmamıştır (nasıl yazılacağı için bkz. 2. bölüm)
- Görevi kimin tamamlandı yapacağına karar verilmemiştir
- Küçük bir iş kaldığı için görev kapatılamaz
Tamamlanma ölçütlerini belirleyin
Her görevin kendi tamamlanma koşulundan ayrı olarak, ekipçe ortak ölçütler belirlerseniz tereddüt etmezsiniz. Örneğin:
- İşi isteyen kişi (veya müşteri) kontrol etti
- Ortaya çıkan iş, kararlaştırılan yere kondu
- İlgili kişilere işin bittiği bildirildi
Bununla birlikte, görevi işi isteyen kişinin mi yoksa sorumlunun mu tamamlandı yapacağına da karar verin (bu konuya şurada da değinmiştik: 6. bölüm).
Kalan işi yeni bir görev yapın
Bazı görevlerin büyük kısmı bitmiştir ama küçük bir eksik yüzünden kapatılamaz. Bu durumda kalan işi yeni bir görev yapın ve asıl görevi tamamlandı olarak işaretleyin. Listede yalnızca “gerçekten kalan işler” görünür ve ilerleme doğru şekilde görülür.
“Yapılmamasına karar verilen” görevleri de bir satırlık bir nedenle kapatın. Yapmamaya karar verildiğinin kaydı, görevi öylece bırakmaktan daha işe yarar.
Sonradan bakılabilecek kayıtlar nasıl tutulur
1Neye karar verildiğini ve nedenini yazın
Yalnızca “A planına karar verildi” yazarsanız, altı ay sonra “neden B planı değildi?” sorusunun cevabı bilinmez. “A planına karar verildi. Neden: bütçe içinde kalıyor ve teslim tarihine yetişiyor. B planı gelecek mali yılda yeniden değerlendirilecek.” gibi yazın.
2Yüz yüze veya telefonda verilen kararları da yazın
Toplantıda karara bağlananları aynı gün görevin yorumlarına yazın. Orada bulunan kişilerin hatırladıkları, sandığınızdan daha çabuk birbirinden ayrılır.
3Son sürümün nerede olduğunu yazın
Bir dosyanın birden fazla sürümü varsa, hangisinin son sürüm olduğunu işin bittiğini bildirirken yazın.
4Tekrar eden işlerin adımlarını derleyin
Yıllık etkinlikler veya aylık işler bittiğinde, adımları ve dikkat edilecek noktaları derleyin. Bir sonraki hazırlığa hemen başlanabilir.
Kısa bir değerlendirme
Büyük bir iş bittiğinde yalnızca şu üç şeyi yazın. Biçimi önemli değil; birkaç satır yeterlidir.
Üç satırlık değerlendirme
- İyi gidenler:
- Zorlananlar:
- Bir dahaki sefere değiştirilecekler:
“Bir dahaki sefere değiştirilecekler” maddesini, aynı işin bir sonrakinde ilk görev yaparsanız unutmazsınız.
Kayıtlar devri kolaylaştırır
Sorumlu değiştiğinde, devir belgelerini sıfırdan hazırlamak zahmetlidir. Görevlerde ve yorumlarda her zaman kayıt tutulduysa, “Bu projeye bir bakın” demek devrin büyük kısmını halleder. Yeni sorumluya yalnızca kayıtlardan anlaşılamayan şeyleri (karşı tarafın nasıl biri olduğu, yazıya dökülemeyen durumlar) sözlü olarak aktarırsınız.
Neler olabileceğine bir örnek
Bir ekip, önceki yılla aynı etkinliğin hazırlığına başladığında “Geçen yıl neden bu mekânı seçmiştik?” sorusunu kimse hatırlamıyordu. Geçen yılın görevinde mekânın seçilme nedenini anlatan tek bir satır kaldığı için aynı tartışmayı baştan yapmak zorunda kalmadılar.
GeckoFlag’de kayıtlar nasıl tutulur
- Görevi tamamlanmış sayılan bir duruma aldığınızda, görev kontrol panelindeki “Görevlerim” bölümünden çıkar. Görevin kendisi ve yorumları kalır; sonradan açabilirsiniz.
- Biten projeleri tamamlandı olarak işaretleyebilirsiniz.
- Yorum metinlerini görev listesinden kısmi eşleşmeyle arayabilirsiniz. “Neden” gibi kelimeler yazmayı alışkanlık hâline getirirseniz, sonradan aramak kolaylaşır.
- Her projenin Wiki’sinde adımları ve kuralları toplayabilirsiniz.
- Dosya paylaşımında her proje için klasör oluşturup son sürümleri oraya koyabilirsiniz.
Gerçek ekranları demoda deneyebilirsiniz.
Özet
Tamamlanma ölçütlerini en başta belirleyin; kalan işi yeni bir görev yapıp asıl görevi kapatın. Kararları nedenleriyle birlikte yazılı olarak bırakın. Bu yazı dizisinde anlattığımız yolların hepsini bugünden, hangi aracı kullanırsanız kullanın deneyebilirsiniz. Ekipçe karar vermesi en kolay olan birinden başlayın.
Yazı dizisi2. bölüm “Herkesin Anlayacağı Görevler Nasıl Yazılır” ve 6. bölüm “İlerleme Nasıl Aktarılmalı?” yazılarına da göz atabilirsiniz. Ek bölüm “Farklı Dil Konuşan Ekip Arkadaşlarının da Anlayacağı Şekilde Yazmak” yakında yayında