เมื่อมีบันทึกที่ดี AI ก็ช่วยได้มากขึ้น การแบ่งบทบาทระหว่างการจัดการงานกับ AI นับจากนี้

ในซีรีส์นี้ เราได้ตั้งงานตัดสินใจ ทำให้งานที่รอการตัดสินใจมองเห็นได้ และบันทึกเหตุผลที่เลือกรวมถึงข้อตกลงกับลูกค้าไว้

ตอนสุดท้ายนี้จะพูดถึงการที่บันทึกเหล่านั้นกลายเป็นวัตถุดิบให้ AI ช่วยทำงานได้ด้วย โดยจะสรุปว่าอะไรที่มอบให้ AI ทำได้ ขอบเขตของข้อมูลที่ส่งให้ AI และสิ่งที่ควรเก็บไว้ในเครื่องมือจัดการงานต่อจากนี้

หมายเหตุ: บทความนี้เขียนโดยผู้พัฒนา GeckoFlag

เมื่อมีบันทึก ขอให้ AI ช่วยอะไรได้บ้าง

AI ไม่สามารถให้คำตอบที่ถูกต้องได้ถ้าไม่มีวัตถุดิบ ในทางกลับกัน ถ้ามีวัตถุดิบครบ AI ก็ถนัดเรื่องการสรุป การแยกหมวดหมู่ และการทำร่าง

เมื่อมีบันทึกการตัดสินใจและข้อตกลงเก็บไว้ ท่านจะขอให้ AI ช่วยเรื่องต่อไปนี้ได้

• ร่างงานจากบันทึกการประชุม: ให้ AI ระบุสิ่งที่ต้องทำต่อจากบันทึกหรือข้อความถอดเสียง
• ร่างรายงานประจำสัปดาห์จากรายการงาน: ให้ AI แยกสรุปเป็นเรื่องที่ตัดสินใจแล้ว เรื่องที่กำลังตรวจ และเรื่องที่ต้องตัดสินใจในสัปดาห์หน้า
• หาคำตอบว่า “ทำไมถึงเป็นแบบนี้?”: ให้ AI สรุปความเป็นมาจากเหตุผลของการตัดสินใจที่บันทึกไว้
• ระบุสิ่งที่ต้องตัดสินใจต่อไป: ให้ AI ชี้ว่ายังมีเรื่องไหนที่ยังไม่ได้ตัดสินใจ จากเรื่องที่ตัดสินใจแล้วและงานที่ยังเหลืออยู่

ทั้งหมดนี้ทำไม่ได้ถ้าไม่มีบันทึก ถ้าส่งบทสนทนาที่กระจัดกระจายอยู่ในแชตให้ AI ก็จะอ่านไม่ออกว่าจริง ๆ แล้วตัดสินใจอะไรไปแล้ว

ร่างงานจากบันทึกการประชุม

การตั้งงานจากบันทึกหลังการประชุม เป็นงานหนึ่งที่ให้ AI ช่วยได้ง่าย ขั้นตอนมีดังนี้

1. เตรียมบันทึกการประชุมหรือข้อความถอดเสียง ข้อมูลที่ไม่ต้องการส่ง เช่น ชื่อบริษัทหรือชื่อบุคคล ให้ปิดบังไว้ก่อน
2. ให้ AI แยกออกมาเป็น “สิ่งที่ต้องตัดสินใจ” และ “สิ่งที่ต้องสร้าง” ตามรูปแบบในตอนที่ 2
3. คนตรวจดูร่างที่ได้ แล้วเลือกลงทะเบียนเฉพาะที่จำเป็น

คำขออาจเขียนแบบนี้

เราแนะนำให้ระบุรวดเดียวแบบนี้ในบริการ AI ที่ท่านใช้อยู่ประจำ ส่วนการลงทะเบียนในเครื่องมือให้ทำทีละรายการพร้อมตรวจสอบไปด้วย

“ผู้ตัดสินใจ” และ “กำหนดเวลา” ที่ AI เสนอมาเป็นเพียงตัวเลือกเท่านั้น บางครั้ง AI ก็เดาจากถ้อยคำในบันทึก ใครจะเป็นผู้ตัดสินใจ และต้องตัดสินใจภายในเมื่อไร ควรให้คนตรวจสอบก่อนลงทะเบียน

ร่างรายงานจากรายการงาน

รายงานประจำสัปดาห์สำหรับลูกค้าก็ร่างได้ ถ้ามีรายการงาน

1. คัดลอกเฉพาะงานที่จำเป็นต่อรายงาน ตัดงานที่ไม่เกี่ยวกับโปรเจกต์นั้นและเรื่องที่คุยกันเฉพาะภายในออก
2. ส่งให้ AI แล้วให้แยกสรุปเป็น “เรื่องที่ตัดสินใจแล้วในสัปดาห์นี้” “เรื่องที่กำลังให้ลูกค้าตรวจ” และ “เรื่องที่จะตัดสินใจในสัปดาห์หน้า”
3. คนตรวจเนื้อหาก่อนส่ง

ถ้าแบ่งสถานะเป็น “รอทีมตรวจ” และ “รอลูกค้าตรวจ” ตามตอนที่ 3 ไว้แล้ว AI ก็จะสรุปได้ง่ายขึ้นด้วย เพราะวิธีแบ่งสถานะแทบจะตรงกับวิธีแบ่งหัวข้อในรายงาน

ขอบเขตของข้อมูลที่ส่งให้ AI

บันทึกกลายเป็นวัตถุดิบของ AI ได้ก็จริง แต่ก็มีข้อมูลที่ห้ามส่ง ก่อนส่ง ควรตรวจสอบเรื่องต่อไปนี้

• สัญญาและกฎของบริษัท: ตรวจสอบก่อนว่าสัญญากับลูกค้า (เช่น ข้อตกลงรักษาความลับ) และกฎของบริษัท อนุญาตให้ส่งข้อมูลไปยังบริการภายนอกหรือไม่
• ข้อมูลที่ต้องปิดบัง: ชื่อบริษัท ชื่อบุคคล จำนวนเงิน ข้อมูลที่ยังไม่เปิดเผย ฯลฯ ให้ปิดบังหรือเปลี่ยนเป็นคำอื่นก่อนส่ง
• การจัดการข้อมูลของบริการ AI: เนื้อหาที่ป้อนเข้าไปจะถูกจัดการอย่างไร (เช่น ถูกนำไปใช้ฝึก AI หรือไม่) แตกต่างกันไปตามบริการและแพ็กเกจ โปรดตรวจสอบการตั้งค่าและข้อกำหนดของบริการที่ท่านใช้
• อย่าส่งไปทั้งหมด: แทนที่จะส่งข้อมูลทั้งหมดในเครื่องมือจัดการให้ AI ให้เลือกส่งเฉพาะส่วนที่จำเป็นสำหรับงานนั้น

ถ้าลังเลว่าจะขีดเส้นตรงไหน ให้ถามตัวเองว่า “ถ้าลูกค้าเห็นเนื้อหานี้ จะมีปัญหาไหม” ถ้ามีปัญหา ก็อย่าส่ง หรือปิดบังก่อนแล้วค่อยส่ง

สิ่งที่ควรเก็บไว้ในเครื่องมือจัดการงานต่อจากนี้

เมื่อคิดถึงการใช้ร่วมกับ AI สิ่งที่ควรเก็บไว้ในเครื่องมือก็จะเปลี่ยนไปจากเดิมเล็กน้อย

คอลัมน์ซ้ายคือผลจากการตัดสินใจของคน ไม่ว่าคนหรือ AI จะมาอ่านภายหลังก็เป็นประโยชน์ ส่วนคอลัมน์ขวาคือสิ่งที่ทำใหม่ได้เมื่อจำเป็น หรือสิ่งที่มอบให้ AI ทำได้

ตัวอย่างการใช้งานใน GeckoFlag

GeckoFlag มีฟีเจอร์“สร้างด้วย AI” ที่ให้ AI เสนอเนื้อหาสำหรับกรอกจากข้อความหรือภาพหน้าจอ (v1.9.0 ขึ้นไป) เมื่อใช้ร่วมกับวิธีทำงานในซีรีส์นี้ จะเป็นดังนี้

ร่างงานจากบันทึกการประชุม

ในหน้าจอเพิ่มงาน ให้เปิด “สร้างด้วย AI” แล้ววางบันทึกการประชุมหรืออีเมลคำขอ (สูงสุด 4,000 ตัวอักษร) ถ้าผู้ดูแลระบบอนุญาตให้อ่านรูปภาพ ท่านยังแนบบทสนทนาในแชตเป็นภาพหน้าจอได้ทันที

AI จะเสนอชื่อเรื่อง คำอธิบาย ประเภทงาน สถานะ ลำดับความสำคัญ ผู้รับผิดชอบ วันที่เริ่ม และวันครบกำหนดของงานนั้น การใช้งานแต่ละครั้งจะเสนอเนื้อหาสำหรับงานที่กำลังสร้างอยู่ 1 รายการ ข้อเสนอจะแสดงเป็นรายการ “รายการ / ค่าปัจจุบัน / ค่าที่เสนอ” และเฉพาะรายการที่เลือกไว้เท่านั้นที่จะถูกใส่ลงในฟอร์ม ผู้กดบันทึกคือคน

ประเภทงานและสถานะจะเลือกจากตัวเลือกที่ผู้ดูแลระบบลงทะเบียนไว้ ส่วนผู้รับผิดชอบ ถ้าไม่มีชื่อปรากฏในข้อความ AI จะไม่เดาเอง

ใช้เทมเพลตจากตอนที่ 2 กับผลลัพธ์ของ AI ด้วย

ผู้ดูแลระบบสามารถลงทะเบียนเทมเพลตผลลัพธ์ของ AI แยกตามช่อง “คำอธิบายงาน” “ข้อความความคิดเห็น” “คำอธิบายโปรเจกต์” และ “เนื้อหาวิกิ” ได้ ถ้าลงทะเบียนหัวข้อจากตอนที่ 2 (สิ่งที่ต้องตัดสินใจ สิ่งที่ติดอยู่ ตัวเลือก ผู้ตัดสินใจ กำหนดเวลา ผลการตัดสินใจ เหตุผล) ไว้เป็นหัวข้อใน “คำอธิบายงาน” AI จะเขียนคำอธิบายเรียงตามหัวข้อเหล่านั้นตามลำดับ หัวข้อที่ไม่มีข้อมูลในบันทึกจะถูกละไป แทนที่จะเว้นว่างไว้

ทั้งนี้ เทมเพลตจะใช้เฉพาะตอนที่ใช้ “สร้างด้วย AI” เท่านั้น และไม่ได้ใส่ลงในช่องคำอธิบายให้อัตโนมัติเมื่อสร้างงานด้วยตนเอง

บันทึกคำตอบ และรวบรวมเรื่องที่ตัดสินใจแล้ว

“สร้างด้วย AI” ในช่องความคิดเห็นจะเขียนเนื้อหาความคิดเห็นโดยอิงจากเนื้อหาของงานนั้นและความคิดเห็นล่าสุด ถ้าสั่ง เช่น “ลูกค้าตอบมาว่าตัดสินใจใช้แบบ B แล้ว เปลี่ยนสถานะเป็นเสร็จสิ้นด้วย” AI จะเสนอการเปลี่ยนแปลง เช่น สถานะ มาพร้อมกับเนื้อหาด้วย การเปลี่ยนสถานะจะมีผลเฉพาะเมื่อท่านเลือกเองเท่านั้น

ใน Wiki นอกจากสร้างหน้าใหม่จากข้อความต้นฉบับแล้ว ยังขอให้ช่วยเพิ่มหรือจัดระเบียบหน้า “ข้อสรุป” ที่แนะนำไว้ในตอนที่ 4 ได้ด้วย ในกรณีนี้ เนื้อหา Wiki ที่มีอยู่ในขณะนั้นจะถูกส่งไปยัง Anthropic ด้วย และเมื่อนำข้อเสนอไปใช้ เนื้อหาทั้งหมดจะถูกแทนที่ จึงควรตรวจสอบในตัวอย่างก่อนนำไปใช้

รายงานประจำสัปดาห์ ให้เลือกส่งเฉพาะงานที่จำเป็น

หน้าจอของ GeckoFlag เองไม่มีฟีเจอร์ที่สร้างรายงานจากรายการงานทั้งหมดโดยอัตโนมัติ เมื่อจะร่างรายงานประจำสัปดาห์ ให้ผู้ดูแลระบบส่งออกงานเป็น CSV หรือคัดลอกงานที่จำเป็นต่อรายงาน แล้วส่งเฉพาะส่วนที่จำเป็นให้บริการ AI ที่ใช้อยู่ประจำ ท่านเลือกได้เองว่าจะส่งอะไร

นอกจากนี้ “การเชื่อมต่อ Claude” ที่เพิ่มเข้ามาใน v1.11.0 ช่วยให้ท่านใช้งาน GeckoFlag ผ่านการสนทนาในแอปเดสก์ท็อป Claude ได้ ถ้าขอ เช่น “ช่วยเขียนรายงานของสัปดาห์นี้” Claude จะค้นหาและอ่านงาน แล้วสรุปให้ ในกรณีนี้ เนื้อหาของงานและข้อมูลอื่นที่ Claude อ่านก็จะถูกส่งไปยัง Anthropic ในฐานะส่วนหนึ่งของการสนทนาเช่นกัน

ร่างที่ทำด้วย AI ยังนำเข้าจาก CSV ได้ แต่ผู้ที่นำเข้าได้มีเพียงผู้ดูแลระบบ และการนำเข้าจะสร้างเฉพาะงานใหม่เท่านั้น แถวที่อ้างอิงสถานะหรือผู้รับผิดชอบที่ไม่ได้ลงทะเบียนไว้จะถูกข้าม นอกจากนี้ ถ้าบันทึก CSV ซ้ำใน Excel รูปแบบวันที่อาจเปลี่ยนไปจนนำเข้าไม่ได้ เมื่อจะแก้ไข ให้ใช้โปรแกรมแก้ไขข้อความ

ข้อมูลที่ถูกส่งไป และสิ่งที่ควรตรวจสอบก่อนใช้งาน

• สิ่งที่ส่งไป: ข้อความที่ป้อนใน “สร้างด้วย AI” และรูปภาพที่แนบ รวมถึงวันที่วันนี้ ภาษา ชื่อตัวเลือก เช่น ประเภทงาน และชื่อสมาชิกโปรเจกต์ จะถูกส่งไปยัง API ของ Anthropic สำหรับความคิดเห็น คำอธิบายของงานนั้นและความคิดเห็นล่าสุดจะถูกส่งไปด้วย
• สิ่งที่ไม่ส่งไป: ไม่ส่งที่อยู่อีเมล รหัสผ่าน ไฟล์ที่แนบไว้แล้ว หรือเนื้อหาของงานและโปรเจกต์อื่น
• ไม่เก็บไว้ใน GeckoFlag: ข้อความที่ป้อนและคำตอบของ AI จะไม่ถูกเก็บใน GeckoFlag ยกเว้นเนื้อหาที่ใส่ในฟอร์มแล้วบันทึก การจัดการข้อมูลที่ Anthropic เป็นไปตามข้อกำหนดเชิงพาณิชย์ของ Anthropic
• สิ่งที่ต้องใช้: ต้องมี API key ของ Anthropic ที่ท่านออกเอง ค่าใช้งานชำระให้ Anthropic โดยตรง และไม่รวมอยู่ในราคาของ GeckoFlag เซิร์ฟเวอร์ที่ติดตั้ง GeckoFlag ต้องเชื่อมต่อกับ api.anthropic.com ได้ด้วย ผู้ที่ใช้ได้มีเฉพาะผู้ใช้ที่ผู้ดูแลระบบอนุญาต และยังกำหนดขีดจำกัดต่อวันได้ ขั้นตอนการตั้งค่าดูได้ที่หน้าวิธีตั้งค่า Claude API

GeckoFlag เป็นแบบเซลฟ์โฮสต์ที่ติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์ของท่านเอง ข้อมูลงานและความคิดเห็นจะอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ของท่าน และจะส่งให้ AI เฉพาะเมื่อใช้ “สร้างด้วย AI” หรือการเชื่อมต่อ Claude เท่านั้น แต่ในทางกลับกัน การดูแลเซิร์ฟเวอร์ก็เป็นความรับผิดชอบของผู้ใช้ นอกจากนี้ ไม่มีฟีเจอร์เชื่อมต่อกับเครื่องมือแชต GitHub และอื่น ๆ รวมถึงไม่มี Webhook ช่องทางเดียวที่เครื่องมือภายนอกเชื่อมต่อได้คือการเชื่อมต่อ Claude ซึ่งใช้ API token

ท่านลองใช้วิธีทำงานที่แนะนำในซีรีส์นี้ได้ในเดโม และดูราคาได้ที่หน้าราคา

สรุปซีรีส์

ตลอด 6 ตอน ซีรีส์นี้ได้พูดถึงเรื่องต่อไปนี้ เกี่ยวกับการจัดการงานของทีมสร้างสรรค์ที่ทำงานร่วมกับ AI

1. ตอนที่ 1: สิ่งที่ AI ทำให้เร็วขึ้นคือขั้น “สร้าง” จุดที่ใช้เวลาจึงย้ายไปอยู่ที่ขั้น “ตัดสินใจ”
2. ตอนที่ 2: ตั้งงานจาก “สิ่งที่ต้องตัดสินใจ” ไม่ใช่แค่ “สิ่งที่ต้องสร้าง” และบันทึกผู้ตัดสินใจ กำหนดเวลา และเหตุผล
3. ตอนที่ 3: แบ่งสถานะตามว่า “กำลังรอใคร” เพื่อให้งานที่รอการตัดสินใจมองเห็นได้
4. ตอนที่ 4: แบบที่ AI สร้างคือวัตถุดิบในการตัดสินใจ ให้คนอื่นดูเฉพาะแบบที่คัดแล้ว และบันทึกเหตุผลที่เลือก
5. ตอนที่ 5: ขอให้ลูกค้าตรวจโดยรวมเป็นรายการสิ่งที่ต้องการให้ตัดสินใจ พร้อมกำหนดเวลา แล้วส่งในครั้งเดียว
6. ตอนที่ 6: บันทึกการตัดสินใจและข้อตกลงยังเป็นวัตถุดิบให้ AI ช่วยทำงานได้ด้วย

สิ่งที่ AI เปลี่ยนไม่ใช่ปริมาณงาน แต่เป็นจุดที่ใช้เวลา เพราะอย่างนั้นจึงต้องมีบันทึกการตัดสินใจและข้อตกลง และเมื่อเก็บบันทึกเหล่านั้นไว้ สิ่งที่ขอให้ AI ช่วยได้ก็จะเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ การเลือกว่าจะส่งอะไรให้ AI และการตัดสินใจขั้นสุดท้าย ยังคงเป็นหน้าที่ของคน

เมื่อจะเลือกเครื่องมือต่อจากนี้ เราแนะนำว่าอย่าเปรียบเทียบเพียงจำนวนฟีเจอร์ AI ให้ดูด้วยว่าบันทึกการตัดสินใจได้ง่ายไหม ลูกค้าและคนภายนอกเข้าร่วมได้ง่ายไหม ข้อมูลเก็บไว้ที่ไหน และเลือกเองได้ไหมว่าจะส่งอะไรให้ AI ความแตกต่างของค่าใช้จ่ายฟีเจอร์ AI เปรียบเทียบไว้ในบทความ “ฟีเจอร์ AI ในเครื่องมือจัดการโปรเจกต์มีค่าใช้จ่ายเท่าไร?”

เครื่องมือจัดการงานไม่ได้หมดความจำเป็นเพราะมี AI เมื่อเปลี่ยนสิ่งที่เก็บไว้จาก “งานที่ต้องทำ” มาเป็น “การตัดสินใจและข้อตกลง” งานก็จะเดินหน้าได้ง่ายขึ้นอีกเมื่อใช้ร่วมกับ AI