ควรแบ่งงานให้ละเอียดแค่ไหน? หลักสังเกตขนาดงานที่พอดี

ลงงานไว้แค่งานเดียวว่า “ออกบูธงานแสดงสินค้า” แล้วรู้ตัวอีกทีก็ต้องวุ่นกันในวันก่อนงาน ในทางกลับกัน แบ่งงานละเอียดจนถึง “ส่งอีเมล 1 ฉบับ” จนมีงานเกิน 100 รายการ และแยกไม่ออกว่างานไหนสำคัญ

ทั้งสองแบบเกิดขึ้นเพราะขนาดของงานไม่พอดี

หมายเหตุ: บทความนี้เขียนโดยผู้พัฒนา GeckoFlag

ข้อสรุป: ให้มีขนาดที่คนคนเดียวทำเสร็จได้ในไม่กี่วัน

มีหลักสังเกต 3 ข้อ

ถ้าตรงทั้ง 3 ข้อ ก็ถือว่าขนาดพอดี ถ้ามีข้อไหนไม่ตรง ให้แบ่งงานออก หรือรวมเข้าด้วยกัน

สัญญาณว่างานใหญ่เกินไป

• มีผู้รับผิดชอบหลายคน
• รายงานว่า “กำลังทำอยู่” ติดต่อกันหลายสัปดาห์
• เขียนเงื่อนไขการเสร็จงานไม่ได้ (วิธีเขียนอธิบายไว้ในตอนที่ 2 “วิธีเขียนงานให้คนอ่านเข้าใจ”)

งานที่ใหญ่เกินไป คนอื่นมองไม่เห็นว่าคืบหน้าไปถึงไหนแล้ว กว่าจะรู้ว่างานล่าช้าก็ใกล้กำหนดส่งแล้ว

สัญญาณว่างานละเอียดเกินไป

• เวลาที่ใช้ลงงาน นานกว่าเวลาที่ใช้ทำงานจริง
• มีแต่งานที่ทำไม่กี่นาทีก็เสร็จเรียงอยู่
• รายการเต็มไปหมด จนมองไม่เห็นงานที่สำคัญ

งานที่ทำไม่กี่นาทีก็เสร็จ ไม่ต้องตั้งเป็นงาน ให้เขียนเป็นข้อ ๆ ไว้ใน “สิ่งที่ต้องทำ” ในคำอธิบายของงานแทน

ขั้นตอนการแบ่งงาน

ขอยกตัวอย่างการเตรียมออกบูธงานแสดงสินค้า

1. เขียนสิ่งที่ต้องพร้อมในตอนท้าย: บูธ ของแจก คนประจำบูธในวันงาน และการขนของเข้าและออก
2. เขียนงานที่ต้องทำของแต่ละเรื่อง
3. จัดกลุ่มใหม่ตามผู้รับผิดชอบและระยะเวลา: ให้มีขนาดที่คนคนเดียวทำเสร็จได้ในไม่กี่วัน
4. เขียนลำดับไว้: งานที่ต้องรอให้งานก่อนหน้าเสร็จก่อนจึงจะเริ่มได้ ให้เขียนลำดับไว้

เลื่อนตารางไปด้านข้างได้ →

ถ้าปล่อยไว้เป็นงานเดียวว่า “เตรียมโบรชัวร์” จะมองไม่เห็นว่างานติดอยู่ที่ต้นฉบับหรือที่การส่งโรงพิมพ์ เมื่อแบ่งงานออก ก็จะรู้ว่าจุดไหนที่ล่าช้า

2 ระดับก็พอ

การแบ่งงานเป็น 2 ระดับ คือ “กลุ่มงานใหญ่” กับ “งานแต่ละชิ้น” มักจะเพียงพอ ถ้าแบ่งลึกเป็น 3 ระดับ 4 ระดับ จะมองภาพรวมได้ยาก และต้องเสียแรงอัปเดตมากขึ้น

เมื่อรู้สึกว่าอยากได้ระดับที่ 3 นั่นเป็นสัญญาณว่ากลุ่มงานใหญ่เกินไป ให้แบ่งกลุ่มงานนั้นเป็น 2 กลุ่ม หรือแยกเป็นอีกโปรเจกต์หนึ่ง (วิธีแบ่งโปรเจกต์ อธิบายไว้ในตอนที่ 1 “ควรแบ่งงานเป็นหน่วยแบบไหน?”)

จุดที่มักพลาด

1พยายามแบ่งให้สมบูรณ์แบบตั้งแต่แรก

เรื่องข้างหน้า ต้องลงมือทำก่อนจึงจะรู้ ให้แบ่งเฉพาะส่วนที่มองเห็นแล้ว และแบ่งให้ละเอียดจากงานที่ใกล้ที่สุดก่อน ส่วนงานที่ยังอยู่ไกล จะปล่อยไว้เป็นงานใหญ่ไปก่อนก็ได้

2แบ่งแล้วลืมงานของกลุ่ม

บางครั้งงานแต่ละชิ้นเสร็จหมดแล้ว แต่งานของกลุ่มยังค้างอยู่ที่ “กำลังดำเนินการ” เมื่อทำงานชิ้นสุดท้ายเสร็จ ให้เปลี่ยนงานของกลุ่มเป็นเสร็จสิ้นด้วย

ตัวอย่างเช่น เคยมีเรื่องแบบนี้

แบ่งแบบนี้ได้ใน GeckoFlag

• สร้างงานลูกไว้ใต้งานหนึ่งได้ (งานแม่/ลูก) ในรายการงานและแผนภูมิ Gantt สามารถยุบงานลูกไว้ใต้งานแม่ได้
• งานแม่/ลูกมีได้สูงสุด 2 ระดับ ตรงกับแนวคิด “2 ระดับก็พอ” ในบทความนี้ จึงไม่ลึกเกินไป
• งานแม่และงานลูกอยู่ในโปรเจกต์เดียวกัน
• ให้เขียนลำดับไว้ในคำอธิบายด้วย

ท่านสามารถลองใช้หน้าจอจริงได้ในเดโม

สรุป

ให้งานมีขนาดที่ “คนคนเดียวทำเสร็จได้ในไม่กี่วัน และรู้ได้ชัดเจนว่าเสร็จแล้วหรือยัง” เวลาแบ่งงาน ให้ย้อนกลับจากสิ่งที่ต้องพร้อมในตอนท้าย และให้จบใน 2 ระดับ ตอนหน้าจะอธิบายวิธีกำหนดผู้รับผิดชอบและกำหนดส่งให้งานที่แบ่งแล้ว

ซีรีส์วิธีเขียนชื่องานและเงื่อนไขการเสร็จงาน อธิบายไว้ในตอนที่ 2 “วิธีเขียนงานให้คนอ่านเข้าใจ”

ซีรีส์ตอนที่ 4 “วิธีกำหนดผู้รับผิดชอบและกำหนดส่ง”