ซีรีส์: เคล็ดลับการจัดการงานสำหรับทีมตอนที่ 1

ควรแบ่งงานเป็นหน่วยแบบไหน? วิธีแยกโปรเจกต์ตามงานแต่ละชิ้น ตามทีม หรือตามช่วงเวลา

เผยแพร่: 27 ตุลาคม 2026

เกี่ยวกับซีรีส์นี้

“เคล็ดลับการจัดการงานสำหรับทีม” เป็นซีรีส์ 8 ตอนพร้อมตอนพิเศษ สำหรับทีมที่เพิ่งเริ่มใช้เครื่องมือจัดการงานหรือเครื่องมือจัดการโปรเจกต์ ใช้ได้กับทุกสายธุรกิจ และจะอ่านตอนไหนก่อนก็ได้

ตอนพิเศษ “วิธีเขียนให้สมาชิกที่ใช้ภาษาต่างกันก็เข้าใจ” (เร็ว ๆ นี้)

เมื่อเริ่มใช้เครื่องมือจัดการงาน เรื่องแรกที่ทำให้หลายทีมชะงักคือ “จะสร้างโปรเจกต์อย่างไร” ถ้าแบ่งละเอียดเกินไป ก็หางานที่ต้องการไม่เจอ ถ้ารวมไว้ใหญ่เกินไป ก็จะมีการแจ้งเตือนเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องส่งมาไม่หยุด

“โปรเจกต์” ในที่นี้หมายถึงที่รวบรวมงานไว้ด้วยกันในเครื่องมือ บางเครื่องมืออาจเรียกว่า “บอร์ด” “สเปซ” หรือ “ลิสต์” บทความนี้จะอธิบายแนวคิดในการแบ่งที่ใช้ได้กับทุกเครื่องมือ

หมายเหตุ: บทความนี้เขียนโดยผู้พัฒนา GeckoFlag

ข้อสรุป: รวม “งานที่ให้คนกลุ่มเดียวกันดู” ไว้ในโปรเจกต์เดียว

ถ้าลังเล ให้ตัดสินจากคำถามว่า “ใครบ้างที่ต้องดูงานนี้” ถ้าคนที่ต้องดูเป็นกลุ่มเดียวกัน ให้รวมไว้ในโปรเจกต์เดียว ถ้าต่างกัน ให้แยกออกจากกัน

เครื่องมือส่วนใหญ่ใช้สมาชิกที่เข้าร่วมโปรเจกต์เป็นตัวกำหนดว่าใครมองเห็นอะไรได้ และการแจ้งเตือนจะส่งถึงใคร ถ้าแยกโปรเจกต์ตามคนที่ต้องดู ก็จะป้องกันไม่ให้ข้อมูลไปปรากฏต่อคนที่ไม่เกี่ยวข้อง หรือการแจ้งเตือนส่งไปถึงคนที่ไม่เกี่ยวข้องได้

3 วิธีแบ่งที่ใช้กันบ่อย

วิธีแบ่ง	เหมาะกับงาน	ตัวอย่าง	ข้อควรระวัง
ตามงานแต่ละชิ้น	งานที่มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด	ทำโบรชัวร์ให้ลูกค้าแต่ละราย รีโนเวตร้าน เตรียมงานเทศกาลฤดูใบไม้ร่วง	เมื่องานเพิ่มขึ้น รายการจะยาวขึ้น งานไหนเสร็จแล้วให้ปิด
ตามแผนกหรือทีม	งานประจำวันที่ไม่มีวันจบ	คำขอถึงฝ่ายธุรการ การเติมของใช้ในร้าน งานบัญชีประจำเดือน	งานข้างในจะเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ให้กรองดูตามสถานะหรือกำหนดส่ง
ตามช่วงเวลา	งานที่ทำซ้ำเป็นรอบ	การรับสมัครพนักงานปีงบประมาณ 2026 จดหมายข่าวรายเดือน การปิดงบสิ้นปีงบประมาณ	ตกลงไว้ก่อนว่างานที่คาบเกี่ยวสองช่วงจะให้อยู่ฝั่งไหน

แบ่งตามงานแต่ละชิ้น

เหมาะกับงานที่มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดชัดเจน ถ้าคนที่เกี่ยวข้องเปลี่ยนไปตามลูกค้าหรือตามหน้างาน การแบ่งแบบนี้เป็นธรรมชาติที่สุด เมื่องานเสร็จก็ปิดโปรเจกต์ได้ จึงมองเห็นภาพรวมเฉพาะงานที่กำลังดำเนินอยู่

แบ่งตามแผนกหรือทีม

เหมาะกับงานที่ดำเนินไปทุกวัน เช่น การขอของใช้จากฝ่ายธุรการ หรืองานประจำในร้าน ซึ่งเป็นงานที่คนกลุ่มเดิมทำอยู่เสมอ เพราะไม่มีวันจบ งานข้างในจึงเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ให้ปรับวิธีดู เช่น ซ่อนงานที่เสร็จแล้ว หรือเรียงตามกำหนดส่ง

แบ่งตามช่วงเวลา

เหมาะกับงานที่ทำซ้ำทุกปีหรือทุกเดือน เพียงเปิดโปรเจกต์ของรอบก่อน ก็เตรียมงานแบบเดิมตามลำดับเดิมได้

ผสมกันได้

ในความเป็นจริง มีไม่กี่ทีมที่ใช้วิธีแบ่งแบบเดียวแล้วพอ ตัวอย่างเช่น บริษัทรับเหมาก่อสร้าง อาจแบ่งงานก่อสร้างของเจ้าของบ้านแต่ละรายแบบ “ตามงานแต่ละชิ้น” และแบ่งงานประจำของสำนักงานแบบ “ตามแผนก” การผสมหลายวิธีไม่ใช่ปัญหา สิ่งสำคัญคือ เมื่อมีงานใหม่เข้ามา ต้องไม่มีใครลังเลว่าจะเอาไปไว้ที่ไหน

3 รูปแบบที่มักพลาด

1แบ่งละเอียดเกินไป

เช่น สร้างโปรเจกต์ขึ้นมาเพื่อทำเรื่องเพียงเรื่องเดียว เรื่องแบบนี้ควรเพิ่มเป็นงานในโปรเจกต์ เกณฑ์คร่าว ๆ คือ ดูว่าโปรเจกต์นั้นน่าจะมีงานตั้งแต่ 10 งานขึ้นไป หรือจะดำเนินต่อไปหลายสัปดาห์ขึ้นไปหรือไม่ ถ้าไม่เข้าข้อใดเลย ให้ใส่ไว้ในโปรเจกต์ที่มีอยู่แล้ว

2ใส่ทุกอย่างไว้ในโปรเจกต์เดียว

ถ้าใส่งานของทุกคนไว้ในโปรเจกต์เดียว การแจ้งเตือนจะส่งไปถึงคนที่ไม่เกี่ยวข้องด้วย บางครั้งข้อมูลที่ไม่จำเป็นต้องให้ดู อาจไปปรากฏต่อคนนอกบริษัทได้

3แบ่งตามคน

เช่น แบ่งตามคนแบบ “โปรเจกต์ของคุณทานากะ” ทุกครั้งที่เปลี่ยนผู้รับผิดชอบ ก็ต้องย้ายงานไปโปรเจกต์อื่น ให้แสดงว่าเป็นงานของใครด้วยผู้รับผิดชอบของงาน ไม่ใช่ด้วยโปรเจกต์ (วิธีกำหนดผู้รับผิดชอบอธิบายไว้ในตอนที่ 4 “วิธีกำหนดผู้รับผิดชอบและกำหนดส่ง”)

วิธีตั้งชื่อ

ตั้งชื่อให้ดูแค่ชื่อก็รู้ว่าข้างในคืออะไร: “โบรชัวร์ฤดูใบไม้ร่วง 2026 บริษัท A” “รีโนเวตร้านสาขาหน้าสถานี”
เรียงลำดับให้เหมือนกัน: กำหนดลำดับไว้ เช่น ลูกค้า → เนื้อหา → ช่วงเวลา จะค้นหาในรายการได้ง่ายขึ้น
อย่าสร้างโปรเจกต์ “อื่น ๆ” หรือ “งานจิปาถะ”: กล่องที่ใส่อะไรก็ได้ ไม่นานก็จะไม่มีใครรู้ว่าข้างในมีอะไร

ตัวอย่างเช่น เคยมีเรื่องแบบนี้

ทีมหนึ่งรวมงานของลูกค้ารายหนึ่งไว้ในโปรเจกต์เดียว แต่ต่อมาแผนกอื่นในบริษัทลูกค้าก็เริ่มส่งคำขอมาด้วย งานที่มีผู้รับผิดชอบต่างกันจึงปนอยู่ในที่เดียวกัน ผู้รับผิดชอบฝั่งหนึ่งได้รับการแจ้งเตือนที่ไม่เกี่ยวข้องกับตัวเองอยู่ตลอด

เมื่อแยกโปรเจกต์ใหม่ตามแผนก ปัญหาการแจ้งเตือนก็หมดไป และยังดูความคืบหน้าของแต่ละฝั่งได้ง่ายขึ้นด้วย

สร้างแบบนี้ได้ใน GeckoFlag

ใน GeckoFlag สมาชิกและผู้เยี่ยมชมจะดูได้เฉพาะโปรเจกต์ที่ตนเข้าร่วมเท่านั้น (ผู้ดูแลระบบดูได้ทุกโปรเจกต์) จึงนำแนวคิด “แบ่งตามคนที่ต้องให้ดู” มาใช้ได้ตรง ๆ

ในแต่ละโปรเจกต์ ให้กำหนดชื่อโปรเจกต์ คำอธิบาย ผู้รับผิดชอบโปรเจกต์ วันที่เริ่มและวันที่สิ้นสุด และสมาชิกที่เข้าร่วม
คีย์โปรเจกต์ (ตัวอักษรภาษาอังกฤษและตัวเลขไม่เกิน 5 ตัว) จะอยู่หน้าหมายเลขงาน เช่น ถ้าตั้งคีย์เป็น “SHOP” งานจะได้รับหมายเลขอัตโนมัติเป็น “SHOP-1” “SHOP-2” ควรเลือกคีย์ที่สั้น และดูแล้วรู้ว่าเป็นงานอะไร
โปรเจกต์ที่จบแล้ว สามารถทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้นได้
เชิญคนนอกบริษัทเป็น “ผู้เยี่ยมชม” ได้ โดยให้เข้าเฉพาะโปรเจกต์ที่เข้าร่วม (อธิบายไว้ในตอนที่ 7 “วิธีเขียนเมื่อติดต่อกับคนนอกบริษัท”)

ท่านสามารถลองใช้หน้าจอจริงได้ในเดโม

สรุป

ให้รวมงานเป็นโปรเจกต์ตาม “คนที่ต้องให้ดู” โดยหลักแล้ว งานที่มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดให้แบ่งตามงานแต่ละชิ้น งานที่ทำต่อเนื่องให้แบ่งตามแผนก และงานที่ทำซ้ำให้แบ่งตามช่วงเวลา ตอนหน้าจะอธิบายวิธีเขียนงานที่บันทึกในโปรเจกต์ให้คนอ่านเข้าใจ

ที่เกี่ยวข้องเหตุผลที่นำเครื่องมือมาใช้แล้วกลับไม่มีใครใช้ และสิ่งที่ควรตกลงกันตั้งแต่แรก อธิบายไว้ในตอนที่ 5 ของซีรีส์สำหรับมือใหม่ “เครื่องมือจัดการโปรเจกต์ครั้งแรก” เรื่อง “ทำไมนำมาใช้แล้วกลับไม่มีใครใช้ และสิ่งที่ควรตกลงกันตั้งแต่แรก”

ซีรีส์ตอนที่ 2 “วิธีเขียนงานให้คนอ่านเข้าใจ”