วิธีกำหนดผู้รับผิดชอบและกำหนดส่ง: เลิกพูดว่า “ช่วยกันทำ” และ “เร็วที่สุด”

ถึงจะแบ่งงานแล้ว แต่ถ้า “ใครทำ” และ “ต้องเสร็จเมื่อไร” ยังคลุมเครือ งานก็ไม่เดินหน้า งานที่ตกลงกันในที่ประชุมว่า “งั้นเราช่วยกันทำนะ” ผ่านไปจนถึงการประชุมครั้งถัดไปก็ยังไม่มีใครแตะ เรื่องแบบนี้เกิดขึ้นบ่อยไม่ว่าจะเป็นธุรกิจแบบไหน

หมายเหตุ: บทความนี้เขียนโดยผู้พัฒนา GeckoFlag

ข้อสรุป: ผู้รับผิดชอบ 1 คน กำหนดส่งต้องมีวันที่คู่กับเหตุผล

กำหนดคนที่ดูแลงานจนจบไว้ 1 คน และเวลาบอกกำหนดส่ง ให้บอกทั้ง “ต้องเสร็จเมื่อไร” และ “ทำไมต้องเป็นวันนั้น” แค่มีครบ 2 อย่างนี้ คำพูดอย่าง “นึกว่ามีคนอื่นทำแล้ว” หรือ “ไม่รู้ว่าด่วนขนาดนั้น” ก็แทบจะหายไป

ทำไมผู้รับผิดชอบต้องมีคนเดียว

ถ้ามีผู้รับผิดชอบหลายคน ทุกคนจะคิดว่า “เดี๋ยวก็มีคนทำ” และเมื่องานล่าช้า ก็ไม่รู้ว่าควรถามใคร

จะมีคนช่วยกี่คนก็ได้ แต่ “คนที่ดูแลงานจนจบ” ให้กำหนดไว้ 1 คน ถ้าเป็นงานที่แบ่งกันทำ ให้แบ่งตัวงานออกเป็นหลายงาน (วิธีแบ่งอธิบายไว้ในตอนที่ 3 “ควรแบ่งงานให้ละเอียดแค่ไหน?”)

วิธีกำหนดผู้รับผิดชอบ

• ฝ่ายที่ขอเป็นคนกำหนด แต่ต้องถามเจ้าตัวก่อน: ถ้าใส่ชื่อผู้รับผิดชอบไปเงียบ ๆ จะเกิดงานที่เจ้าตัวไม่ได้คิดว่าตัวเองรับไว้ ถามสั้น ๆ สักคำก็พอ ว่ารับงานนี้ได้ไหม
• ถ้ายังหาคนไม่ได้ ให้ฝ่ายที่ขอถือไว้ก่อน: งานที่ไม่มีผู้รับผิดชอบ จะไม่มีใครหันมาสนใจ
• เปลี่ยนผู้รับผิดชอบเมื่อลาหรือย้ายงาน: ก่อนลาพัก ให้ตรวจดูงานที่ตัวเองรับผิดชอบ แล้วกำหนดคนที่จะรับช่วงต่อ
• ตรวจดูงานที่ไม่มีผู้รับผิดชอบเป็นประจำ: สัปดาห์ละครั้ง ให้ตรวจดูงานที่ยังไม่มีผู้รับผิดชอบ

วิธีตั้งกำหนดส่ง

1เขียนเป็นวันที่

“ภายในสัปดาห์หน้า” หรือ “สิ้นเดือน” แต่ละคนเข้าใจไม่เหมือนกัน ภายในสัปดาห์หน้าหมายถึงเย็นวันศุกร์หรือคืนวันอาทิตย์ มีแต่คนเขียนที่รู้ ให้เขียนเป็นวันที่ เช่น “วันศุกร์ที่ 23 ตุลาคม” และถ้าเวลาสำคัญ ก็เขียนเวลาด้วย

2บอกเหตุผลไว้ด้วย

ถ้าเขียนไว้ว่า “เพราะต้องส่งไฟล์ให้โรงพิมพ์วันที่ 26 ตุลาคม” ผู้รับผิดชอบก็ตัดสินได้เองว่าเลื่อนกำหนดส่งได้หรือไม่ กำหนดส่งที่ไม่มีเหตุผลมักไม่ค่อยมีใครรักษา

3อย่าแอบบอกกำหนดส่งเร็วกว่าจริง

ถ้าแอบบอกกำหนดส่งที่เร็วกว่าเส้นตายจริง ไม่นานอีกฝ่ายก็จะรู้ทัน แล้วกำหนดส่งไหนก็จะไม่มีใครเชื่ออีก ถ้าอยากเผื่อเวลา ให้เขียนตรง ๆ ว่า “เส้นตายคือวันที่ 26 แต่อยากมีเวลาตรวจ ถ้าได้ภายในวันที่ 23 จะช่วยได้มาก”

4กำหนดวันที่เริ่มด้วย

มีแค่กำหนดส่ง จะไม่รู้ว่าต้องเริ่มเมื่อไรจึงจะทัน ถ้ากำหนดวันที่เริ่มไว้ จะสังเกตเห็นงานที่ “ควรเริ่มแล้วแต่ยังไม่เริ่ม” ได้เร็วขึ้น

5รู้ว่าไม่ทันเมื่อไร ให้บอกทันที

กำหนดส่งเป็นเรื่องที่ต้องปรึกษากันทันทีที่รู้ว่าทำไม่ทัน บอกตั้งแต่สัปดาห์ก่อน จะมีทางแก้มากกว่าไปบอกในวันครบกำหนด (วิธีบอกอธิบายไว้ในตอนที่ 5 “วิธีตอบกลับความคิดเห็น”)

ตัวอย่างการเปลี่ยนคำว่า “เร็วที่สุด”

งานที่ไม่มีกำหนดส่งจริง ๆ ก็มี ในกรณีนั้น ขอแค่กำหนดไว้ว่า “จะตรวจดูความคืบหน้าเมื่อไร” งานก็จะไม่ถูกปล่อยทิ้งไว้

จุดที่มักพลาด: ทุกงานเป็น “ลำดับความสำคัญ: สูง”

ลำดับความสำคัญคือลำดับเมื่อเทียบกับงานอื่น ถ้าทุกงานเป็น “สูง” ก็ไม่รู้ว่าควรเริ่มจากงานไหน เมื่อจะเพิ่มลำดับความสำคัญ ให้บอกด้วยว่างานไหนเลื่อนไปทีหลังได้

ตัวอย่างเช่น เคยมีเรื่องแบบนี้

กำหนดแบบนี้ได้ใน GeckoFlag

• งานแต่ละงานมีผู้รับผิดชอบ 1 คน ถ้ายังไม่ได้กำหนด จะแสดงว่า “ยังไม่ได้มอบหมาย” ทำให้เห็นงานที่ไม่มีผู้รับผิดชอบได้ทันที
• กำหนดวันที่เริ่มและวันครบกำหนดได้ ถ้าใส่ไว้ทั้งสองอย่าง จะตรวจดูช่วงเวลาได้ในแผนภูมิ Gantt
• ที่ “งานของฉัน” บนแดชบอร์ด ท่านตรวจดูงานที่ท่านรับผิดชอบซึ่งยังไม่เสร็จได้
• ผู้ดูแลระบบดูแผนภูมิ Gantt ของทุกโปรเจกต์และสมาชิกทุกคนได้ ใช้ตรวจดูได้ว่างานไปกองอยู่ที่คนใดคนหนึ่งหรือไม่
• ตั้งชื่อและสีของลำดับความสำคัญได้เอง (สูงสุด 10 รายการ)

ท่านสามารถลองใช้หน้าจอจริงได้ในเดโม

สรุป

ผู้รับผิดชอบ ให้เลือกคนที่ดูแลงานจนจบ 1 คน โดยตกลงกับเจ้าตัวก่อน กำหนดส่งให้เขียนเป็นวันที่ และบอกเหตุผลไว้ด้วย ตอนหน้าจะอธิบายวิธีเขียนความคิดเห็นที่ใช้สื่อสารกันในงาน

ซีรีส์อ่านเพิ่มเติมได้ในตอนที่ 3 “ควรแบ่งงานให้ละเอียดแค่ไหน?”

ซีรีส์ตอนต่อไป: ตอนที่ 5 “วิธีตอบกลับความคิดเห็น”

ที่เกี่ยวข้องทีมเล็กจำเป็นต้องใช้เครื่องมือหรือไม่ อธิบายไว้ในตอนที่ 4 ของซีรีส์สำหรับมือใหม่ “เครื่องมือจัดการโปรเจกต์ครั้งแรก” เรื่อง “ทีมเล็กจำเป็นต้องใช้จริงหรือ?”