วิธีเขียนเมื่อติดต่อกับคนนอกบริษัท: เขียนข้อความขอให้ทำงานและขอให้ตรวจ ไม่ให้เข้าใจคลาดกัน

เรื่องที่ในบริษัทพูดคำเดียวก็เข้าใจ คนนอกบริษัทอาจไม่เข้าใจ คิดว่าขอไปแล้ว แต่อีกฝ่ายไม่ได้รับรู้ ขอให้ช่วยตรวจแล้ว แต่ไม่มีคำตอบกลับมา ความเข้าใจคลาดกันแบบนี้ส่วนใหญ่เกิดจากการไม่ได้เขียนสิ่งที่อีกฝ่ายไม่รู้ไว้

หมายเหตุ: บทความนี้เขียนโดยผู้พัฒนา GeckoFlag

ข้อสรุป: เขียนความเป็นมา สิ่งที่ขอ และสิ่งที่อยากให้ตัดสินใจ แยกกัน

กับคนนอกบริษัท ให้เขียน “ทำไม” “ขอให้ทำอะไร” และ “อยากให้ตัดสินใจเรื่องอะไร” แยกจากกัน ถ้าเขียนปนกัน อีกฝ่ายจะไม่รู้ว่าควรตอบตรงไหน

ต่างจากการทำงานในบริษัทอย่างไร

• ไม่รู้ความเป็นมา: ไม่รู้ว่าที่ประชุมภายในตกลงอะไรกันไว้ เรื่องเป็นมาอย่างไร และสถานการณ์ภายในบริษัทเป็นอย่างไร
• ถามได้ยาก: ด้วยสถานะของตัวเอง อาจไม่กล้าถามกลับว่า “หมายความว่าอย่างไร” แล้วทำต่อไปตามที่เดาเอง
• มีข้อมูลที่ห้ามให้เห็น: เช่น ต้นทุนภายใน เรื่องของคู่ค้ารายอื่น หรือการประเมินภายในบริษัท

รูปแบบข้อความขอให้ทำงาน

ถ้าเขียน “ผู้ติดต่อ” ไว้ อีกฝ่ายจะรู้ว่าถามได้เมื่อไม่แน่ใจ ยิ่งเป็นคนที่ถามได้ยาก บรรทัดนี้ก็ยิ่งช่วยได้มาก

วิธีเขียนเมื่อขอให้ตรวจ

• จำกัดขอบเขตที่อยากให้ดู: เขียนว่า “รบกวนตรวจดูว่าวันที่และที่อยู่ถูกต้องหรือไม่” จะได้คำตอบที่แน่นอนกว่า “รบกวนตรวจดูทั้งหมด”
• เขียนวิธีตอบกลับ: ถ้าเขียนว่า “หากไม่มีปัญหา ตอบกลับแค่ว่า ‘ใช้ได้ตามนี้’ ก็พอ” อีกฝ่ายจะตอบได้ง่ายขึ้น
• เขียนกำหนดเวลา และสิ่งที่จะทำเมื่อเลยกำหนด: เขียนแบบนี้ก็ได้ “หากไม่ได้รับการติดต่อภายในวันที่ ___ ทางเราจะดำเนินการตามนี้” แต่อย่าใช้กับเรื่องที่เกี่ยวกับเงินหรือสัญญา เรื่องเหล่านั้นต้องได้คำตอบทุกครั้ง

ใช้คำให้เหมาะกับอีกฝ่าย

คำย่อภายในบริษัท ชื่องานที่รู้กันเฉพาะในบริษัท และศัพท์เฉพาะของวงการ คนนอกบริษัทจะไม่เข้าใจ โดยเฉพาะเมื่อขอให้คนต่างสายงานทำงานให้ คำเดียวกันอาจถูกใช้ในความหมายต่างกัน ก่อนเริ่มงาน ให้ยืนยันความหมายของคำสำคัญกันไว้สักครั้ง

กำหนดขอบเขตที่ให้เห็น

ถ้าจะเชิญคนนอกบริษัทเข้ามาในเครื่องมือ ให้แยกโปรเจกต์ที่คนนอกเห็นด้วย ออกจากโปรเจกต์ที่ใช้เฉพาะภายใน (วิธีแบ่งอธิบายไว้ในตอนที่ 1 “ควรแบ่งงานเป็นหน่วยแบบไหน?”) รายละเอียดใบเสนอราคาหรือการปรึกษากันภายใน ให้เก็บไว้ในโปรเจกต์ที่ใช้เฉพาะภายใน

เชิญเข้าเครื่องมือ หรือคุยทางอีเมล?

กับคนที่ติดต่อกันบ่อย การเชิญเข้ามาในเครื่องมือจะทำให้เอกสารและความเป็นมารวมอยู่ที่เดียว ในทางกลับกัน ก็มีคนที่รู้สึกว่าการล็อกอินหรือการใช้เครื่องมือใหม่เป็นภาระ ถ้าเป็นคนที่ติดต่อกันแค่ปีละไม่กี่ครั้ง จะคุยทางอีเมลต่อไป แล้วให้ฝั่งเราคัดลอกสิ่งที่ตกลงกันลงในงาน ก็เป็นอีกวิธีหนึ่ง

ตัวอย่างเช่น เคยมีเรื่องแบบนี้

เชิญคนนอกได้แบบนี้ใน GeckoFlag

• คนที่ได้รับเชิญด้วยบทบาท “ผู้เยี่ยมชม” จะเห็นเฉพาะโปรเจกต์ที่ตนเข้าร่วม และสร้างโปรเจกต์ใหม่ไม่ได้
• ผู้เยี่ยมชมก็ยังสร้างและแก้ไขงาน และโพสต์ความคิดเห็นได้ เพราะไม่ใช่บทบาทที่ดูได้อย่างเดียว ข้อมูลที่ไม่อยากให้เห็นจึงควรแยกไว้ในโปรเจกต์ที่ใช้เฉพาะภายใน
• ผู้ใช้จะถูกเพิ่มโดยผู้ดูแลระบบ ไม่มีช่องทางให้สมัครเอง ฝั่งที่ดูแลระบบจึงกำหนดได้ว่าจะเชิญใคร
• สมาชิกแต่ละคนเลือกภาษาที่แสดงได้เอง บริษัทคู่ค้าในต่างประเทศจึงใช้หน้าจอเป็นภาษาของตัวเองได้
• เปลี่ยนชื่อไซต์และโลโก้เป็นของบริษัทท่านได้ ลูกค้าจึงเห็นเป็นช่องทางติดต่อของบริษัทท่านเอง

ท่านสามารถลองใช้หน้าจอจริงได้ในเดโม

สรุป

เมื่อขอให้คนนอกบริษัททำงาน ให้แยกความเป็นมา สิ่งที่ขอ และสิ่งที่อยากให้ตัดสินใจ แล้วใส่ผู้ติดต่อไว้ด้วย เมื่อขอให้ตรวจ ให้เขียนขอบเขตที่อยากให้ดูและวิธีตอบกลับ ส่วนขอบเขตที่ให้เห็น ให้แยกด้วยโปรเจกต์ ตอนหน้าเป็นตอนสุดท้ายของซีรีส์ จะอธิบายวิธีปิดงานให้จบ

ซีรีส์อ่านเพิ่มเติมได้ในตอนที่ 1 “ควรแบ่งงานเป็นหน่วยแบบไหน?” และตอนที่ 5 “วิธีตอบกลับความคิดเห็น” ส่วนตอนพิเศษ “วิธีเขียนให้สมาชิกที่ใช้ภาษาต่างกันก็เข้าใจ” จะเผยแพร่เร็ว ๆ นี้

ที่เกี่ยวข้องวิธีเดินงานต่อโดยไม่หยุดรอการตรวจของลูกค้า กล่าวถึงไว้ในตอนที่ 5 ของซีรีส์ “การจัดการงานสำหรับทีมที่ทำงานร่วมกับ AI” เรื่อง “ไม่ให้งานหยุดชะงักระหว่างรอลูกค้าตรวจ”