วิธีเขียนงานให้คนอ่านเข้าใจ: ชื่องาน คำอธิบาย และเงื่อนไขการเสร็จงาน

ลงงานไว้แล้ว แต่คนที่รับงานกลับต้องย้อนมาถาม หรืองานที่ส่งกลับมาไม่ตรงกับที่คิดไว้ ความเข้าใจคลาดเคลื่อนแบบนี้ส่วนใหญ่ป้องกันได้ด้วยวิธีเขียน

สาเหตุมักเป็นเพราะสิ่งที่อยู่ในหัวของคนที่ฝากงานไม่ได้ถูกเขียนออกมา ยิ่งเป็นเรื่องที่คนฝากงานคิดว่าใคร ๆ ก็รู้ ก็ยิ่งตกหล่นง่าย

หมายเหตุ: บทความนี้เขียนโดยผู้พัฒนา GeckoFlag

ข้อสรุป: ชื่องานบอก “ทำอะไร” คำอธิบายบอก “ทำไม ทำอะไร และทำถึงไหน”

ชื่องานมีไว้ดูในรายการ ส่วนคำอธิบายมีไว้ให้คนที่ลงมือทำอ่าน ถ้าเขียนแยกตามหน้าที่ของแต่ละส่วน ทั้งสองส่วนจะสั้นลงและเข้าใจง่ายขึ้น

วิธีเขียนชื่องาน

เขียนชื่องานให้แยกออกจากงานอื่นในรายการได้ และดูแวบเดียวก็รู้ว่าต้องทำอะไรงานนั้นถึงจะเสร็จ

มีหลัก 4 ข้อ

• ขึ้นต้นด้วยคำกริยาที่บอกว่าต้องทำอะไร
• งานหนึ่งงาน การกระทำหนึ่งอย่าง
• อย่าเขียนแค่ “ตรวจสอบ” หรือ “แก้ไข” ให้เขียนว่าตรวจสอบอะไร แก้ไขอะไร
• เขียนให้สั้น และย้ายรายละเอียดไปไว้ในคำอธิบาย

4 เรื่องที่ควรเขียนในคำอธิบาย

1วัตถุประสงค์ (ทำไปเพื่ออะไร)

เป็นหลักยึดเมื่อคนที่ลงมือทำลังเลว่าจะตัดสินใจอย่างไร ถ้าเขียนไว้ว่า “เพื่อให้ผู้มาร่วมงานรู้ว่าที่จอดรถอยู่ตรงไหน” เขาก็ตัดสินใจเองได้ว่าแผนที่ควรใหญ่แค่ไหนและวางไว้ตรงไหน

2สิ่งที่ต้องทำ

เขียนงานที่ต้องทำให้เป็นรูปธรรมเป็นข้อ ๆ ถ้ามีลำดับ ให้ใส่หมายเลข

3เงื่อนไขการเสร็จงาน (เป็นแบบไหนจึงถือว่าเสร็จ)

เป็นหัวข้อที่ตกหล่นบ่อยที่สุด และสำคัญที่สุด ถ้าเขียนแค่ “ทำร่างใบปลิว” จะไม่รู้ว่าแค่ร่างคร่าว ๆ ก็พอ หรือต้องทำจนส่งไฟล์ให้โรงพิมพ์ ให้เขียนเช่น “ถือว่าเสร็จเมื่ออัปโหลดร่างขนาด A4 หน้าเดียว 2 แบบ เป็นไฟล์ PDF ไว้ในงานนี้”

4เอกสารและข้อมูลอ้างอิง

เช่น ที่เก็บรูปที่จะใช้ ใบปลิวครั้งก่อน หรืออีเมลจากลูกค้า ไม่ต้องเสียเวลาหา และคำถามอย่าง “ควรใช้อันไหน” ก็จะลดลง

นอกจากนี้ ถ้ากำหนดส่งมีเหตุผล ให้เขียนไว้ด้วย (อธิบายไว้ในตอนที่ 4 “วิธีกำหนดผู้รับผิดชอบและกำหนดส่ง”)

ตัวอย่างการเขียน

เป็นสถานการณ์ที่ร้านกำลังรีโนเวต และขอให้คนหนึ่งช่วยคิดการจัดวางชั้นวางสินค้าแบบใหม่

เทมเพลตที่นำไปใช้ได้ทันที

ไม่จำเป็นต้องกรอกทุกหัวข้อทุกครั้ง ถ้าเป็นงานเล็ก ๆ แค่ “สิ่งที่ต้องทำ” กับ “เงื่อนไขการเสร็จงาน” ก็เพียงพอ

จุดที่มักพลาด

1ไม่เขียนเรื่องที่ตกลงกันด้วยปากเปล่า

เรื่องที่ตกลงกันในที่ประชุมหรือทางโทรศัพท์ คนที่ไม่ได้อยู่ตรงนั้นจะไม่รู้ ให้เขียนเรื่องที่ตกลงกันแล้วเพิ่มไว้ในคำอธิบายหรือความคิดเห็น

2คำอธิบายยาวเกินไป

ถ้าเขียนความเป็นมาทั้งหมด คำสั่งที่สำคัญจะจมหายไป ให้เก็บความเป็นมาไว้ในความคิดเห็น และเขียนในคำอธิบายเฉพาะ “ตอนนี้อยากให้ทำอะไร”

3แก้คำอธิบายเงียบ ๆ

เมื่อเนื้อหาเปลี่ยนระหว่างทาง ถ้าแก้แค่คำอธิบาย คนที่กำลังทำงานอยู่จะไม่รู้ตัว เมื่อเปลี่ยนแปลงมาก ให้แจ้งในความคิดเห็นด้วย

4“ทำให้ดูดี ๆ” “เท่าที่ทำได้”

คำที่แต่ละคนมีเกณฑ์ต่างกันเป็นต้นเหตุของความเข้าใจผิด ถ้าอยากให้ “เด่น” ก็เขียนเช่น “ใหญ่พอที่จะอ่านชื่อร้านได้แม้ยืนอยู่ไกล” ให้ใช้ตัวเลขหรือตัวอย่าง

ตัวอย่างเช่น เคยมีเรื่องแบบนี้

เขียนแบบนี้ได้ใน GeckoFlag

• ชื่องานยาวได้ไม่เกิน 50 ตัวอักษร จึงสั้นพอที่จะอ่านในรายการได้ง่ายโดยธรรมชาติ
• คำอธิบายเป็นข้อความแบบจัดรูปแบบได้ ใช้หัวข้อ รายการแบบข้อ ๆ และลิงก์ได้ และดูตัวอย่างผลลัพธ์ก่อนโพสต์ได้
• ประเภทงาน ลำดับความสำคัญ ผู้รับผิดชอบ วันที่เริ่ม และวันครบกำหนด มีช่องสำหรับกำหนดแยกกัน ในคำอธิบายจึงเขียนเฉพาะข้อมูลที่ไม่มีช่องให้กรอกก็พอ
• ถ้าเก็บเทมเพลตไว้ใน Wiki ของโปรเจกต์ สมาชิกก็คัดลอกไปใช้ได้

ท่านสามารถลองใช้หน้าจอจริงได้ในเดโม

สรุป

ชื่องานให้เขียนสั้น ๆ ว่า “ทำอะไร” ส่วนคำอธิบายให้เขียนวัตถุประสงค์ สิ่งที่ต้องทำ เงื่อนไขการเสร็จงาน และเอกสาร แค่เขียนเงื่อนไขการเสร็จงานไว้ การทำงานซ้ำก็ลดลงได้มาก ตอนหน้าจะอธิบายว่าควรแบ่งงานให้ละเอียดแค่ไหน

ซีรีส์วิธีแบ่งงานเป็นโปรเจกต์ อธิบายไว้ในตอนที่ 1 “ควรแบ่งงานเป็นหน่วยแบบไหน?”

ซีรีส์ตอนที่ 3 “ควรแบ่งงานให้ละเอียดแค่ไหน?”

ที่เกี่ยวข้องเหตุผลที่เรื่องที่ฝากทางแชตหรืออีเมลไหลหายไป อธิบายไว้ในตอนที่ 3 ของซีรีส์สำหรับมือใหม่ “เครื่องมือจัดการโปรเจกต์ครั้งแรก” เรื่อง “ทำไมเรื่องที่ฝากทางอีเมลหรือแชตจึงไหลหายไป?”