Freelance e titolari unici hanno bisogno di uno strumento di gestione dei progetti? Come non dimenticare anche fatture e vendite

Chi lavora da solo tende a pensare: «Il mio lavoro lo tengo a mente». Con uno o due clienti funziona davvero. Ma quando diventano tre o quattro, la testa non riesce più a stare al passo.

E ciò che sfugge più facilmente non è il lavoro per i clienti in sé, ma l’amministrazione: fatture, controllo dei pagamenti, risposte ai preventivi, rinnovi dei contratti. In questo articolo vediamo chi ha bisogno di uno strumento di gestione dei progetti e chi no, e come gestire in un unico posto il lavoro per i clienti e l’amministrazione.

Nota: questo articolo è scritto dallo sviluppatore di GeckoFlag.

La risposta breve: chi ha bisogno di uno strumento e chi no

Partiamo dalla conclusione. Non tutti quelli che lavorano da soli hanno bisogno di uno strumento di gestione dei progetti. Guardi nella tabella qui sotto da quale parte si trova.

Se si riconosce nella colonna di sinistra, basta un calendario o un’app di attività. Non c’è bisogno di forzare uno strumento nel Suo modo di lavorare.

Se anche solo una voce della colonna di destra La riguarda, vale la pena leggere il resto dell’articolo. In particolare l’ultima, «ha dimenticato qualcosa e ne ha pagato le conseguenze», è un problema che spesso un sistema semplice permette di evitare.

Il Suo lavoro non è fatto solo di progetti per i clienti

Chi lavora da solo si occupa di tutto ciò che in un’azienda verrebbe diviso tra più persone.

• Lavoro per i clienti: realizzare, correggere, consegnare
• Vendite: contattare potenziali clienti, proposte, preventivi, solleciti
• Contabilità: emettere fatture, controllare i pagamenti, registrare le spese, preparare la dichiarazione annuale
• Contratti e rinnovi: firmare contratti, rinnovare i contratti di manutenzione, rinnovare domini, server e software
• La Sua attività: aggiornare il proprio sito, pubblicare, aggiornarsi

Queste cose sono sparse tra la Sua testa, i post-it, il calendario e la casella di posta?

Il lavoro per i clienti ha un cliente a cui sta a cuore la scadenza. Se è in ritardo, si farà sentire. L’amministrazione, invece, nessuno gliela ricorda. Se dimentica di inviare una fattura, magari nessuno se ne accorge per un po’. Ecco perché sfugge.

Crei progetti anche per l’amministrazione, non solo per i clienti

L’idea è semplice. Oltre a un progetto per ogni cliente, crei dei progetti per l’amministrazione.

Quando l’amministrazione diventa un insieme di attività, finisce nello stesso elenco delle scadenze dei progetti. Guardando «questa settimana», vede fatturazione e vendite proprio accanto al lavoro per i clienti.

Fissi la data di scadenza prima della scadenza reale. Per una fattura, per esempio, due giorni prima della data di chiusura. Il trucco è scegliere una data che lasci ancora margine anche se cade in una settimana piena.

Il progetto «Contratti e rinnovi» è particolarmente utile. I rinnovi di domini, server e contratti di manutenzione arrivano solo una volta all’anno, e di ciò che si è fatto un anno prima ci si ricorda poco. Crei l’attività appena conosce la data di rinnovo e fissi la scadenza un mese prima. Così evita pratiche fatte di corsa e scadenze lasciate passare per distrazione.

Nota: questo articolo parla di come non dimenticare le pratiche amministrative. Non tratta di come gestire la contabilità o le tasse. Per le decisioni contabili e fiscali, si rivolga a un professionista.

Come non dimenticare le pratiche ricorrenti di ogni mese

Fatturazione, controllo dei pagamenti, ordine delle spese: ogni mese ritornano le stesse pratiche. Per non dimenticarle, consigliamo i passaggi seguenti.

1Tenga un elenco delle pratiche ricorrenti

Scriva una volta per tutte le pratiche amministrative del mese. Un elenco come «Inviare la fattura al cliente A», «Inviare la fattura al cliente B», «Controllare i pagamenti», «Ordinare le ricevute delle spese». Lo aggiorni ogni volta che arriva un nuovo cliente.

2All’inizio del mese, crei tutte insieme le attività del mese

All’inizio di ogni mese, scorra l’elenco e crei in una volta sola le attività amministrative del mese. Se si limita a ricopiare l’elenco invece di cercare di ricordare tutto da capo ogni volta, è molto più difficile che qualcosa sfugga.

3Fissi le scadenze partendo dalla data di chiusura

Quando crea ogni attività, le dia una data di scadenza calcolata a ritroso dalla data di chiusura. Con le date di scadenza, ordinando l’elenco per scadenza, lavoro per i clienti e amministrazione si trovano sulla stessa scala.

4Distingua i tipi con i colori

Suddivida le attività per tipo (tipo di ticket), ad esempio «Contabilità», «Vendite» e «Contratti», e dia a ciascuno un colore. Così, guardando l’elenco, distingue a colpo d’occhio il lavoro per i clienti dall’amministrazione.

Trasformi anche le vendite in attività

Chi lavora da solo smette di occuparsi delle vendite quando è pieno di lavoro. Poi, quando gli incarichi finiscono, deve ripartire di corsa. Tenga quindi anche le vendite nel Suo elenco, come attività.

• Un’attività per ogni potenziale cliente: ad esempio «Inviare una proposta all’azienda B» o «Sollecitare l’azienda C per il preventivo».
• Rappresenti la fase di vendita con uno stato: ad esempio «Da contattare», «Proposta inviata», «In attesa di risposta», «Acquisito» e «Per ora no».
• La guardi su una bacheca: una bacheca che ordina le attività per stato mostra quanti potenziali clienti si trovano in ciascuna fase. Solleciti per primi quelli che aspettano una risposta da più tempo.
• Dia una scadenza anche agli obiettivi di vendita: ad esempio «Il fatturato previsto per il mese prossimo non basta, quindi questa settimana contatto tre potenziali clienti». Trasformi l’obiettivo in un’attività con una data di scadenza.

Tenga presente, però, che uno strumento di gestione dei progetti non è un vero CRM. Non raccoglie lo storico commerciale di ogni cliente e non somma il fatturato previsto. Lo consideri sufficiente per seguire una manciata di potenziali clienti.

Consigli per continuare a usarlo anche da soli

Se smette di usare uno strumento che usa solo Lei, nessuno Le dirà niente. Si dia qualche piccola abitudine per andare avanti.

• Ogni mattina, per prima cosa, guardi l’elenco: prima di aprire le e-mail, controlli «oggi» sia per il lavoro per i clienti sia per l’amministrazione, poi cominci a lavorare.
• Una volta alla settimana, una riunione con se stessi: riveda ciò che scade a breve, ciò che aspetta una risposta e le vendite della settimana successiva. Bastano quindici minuti.
• Non scenda troppo nel dettaglio: chi lavora da solo deve creare attività solo per ciò che rischia di dimenticare. Annotare ogni piccola cosa rende la scrittura stessa un peso.
• Quando arrivano collaboratori, li inviti: se ha tenuto traccia del lavoro mentre era da solo, Le sarà molto più facile spiegarlo quando lo affida ad altri.

La differenza rispetto a un’app di attività o a un foglio di calcolo

Uno strumento di gestione dei progetti non è l’unico modo per gestire insieme il lavoro per i clienti e l’amministrazione.

Quale sia adatto dipende da quanto lavoro ha e da quanto spesso collabora con altri. Se lavora da solo e non ha molto da fare, un’app di attività può bastare.

Vedi ancheI limiti della gestione con un foglio di calcolo li spieghiamo nel dettaglio nella parte 2 della nostra serie per principianti: «Dove arriva al limite un foglio di monitoraggio in Excel?»

Vedi anchePerché le richieste fatte via e-mail o chat si perdono lo spieghiamo nella parte 3: «Perché le richieste via e-mail e chat si perdono?»

Metterlo in pratica in GeckoFlag

Infine, ecco come applicare questo approccio in GeckoFlag.

• Trasformare l’amministrazione in progetti: crei «Contabilità», «Vendite» e «Contratti e rinnovi» come progetti separati. Nelle impostazioni di amministrazione può aggiungere tipi di ticket e dare a ciascuno un nome e un colore (fino a 10).
• Vedere insieme tutti i propri ticket: la dashboard mostra i Suoi ticket e quelli aggiornati di recente. Qui controlla «oggi» sia per il lavoro per i clienti sia per l’amministrazione.
• Far avanzare le vendite sulla bacheca: la bacheca Kanban ordina le schede per stato. Da PC può trascinare una scheda per cambiare la fase di vendita. Tenga presente che gli stati si impostano tutti insieme nelle impostazioni di amministrazione, fino a 10. Poiché li userà sia per il lavoro sui progetti sia per le fasi di vendita, eviti di crearne troppi.
• Importare via CSV le pratiche mensili ricorrenti: non esiste una funzione che crei automaticamente ticket ricorrenti. Può però conservare i ticket amministrativi ricorrenti come modello CSV, cambiare le date e importarlo. L’importazione crea solo nuovi ticket, e i numeri dei ticket vengono assegnati di nuovo. Aprendo e salvando di nuovo il file in Excel le date vanno perse, quindi modifichi il modello con un editor di testo (Importazione ed esportazione).
• Stesso prezzo, quante che siano le persone: è un acquisto unico di $30 / €27, senza costi aggiuntivi per utente. Inizi da solo, poi aggiunga i collaboratori come membri, e subfornitori o clienti come ospiti che partecipano solo a determinati progetti.
• I dati restano sul Suo server: è adatto a chi preferisce non affidare i dati di fatturazione e dei clienti a un servizio cloud esterno. In cambio, la gestione del server è sotto la Sua responsabilità.

GeckoFlag non è né un software di contabilità né un CRM. Non può creare fatture, controllare automaticamente i pagamenti o sommare il fatturato. Lo usi come strumento per non dimenticare cosa va fatto e per quando.

Molti hanno già un hosting a noleggio per il proprio sito. Se soddisfa i requisiti di sistema, ad esempio PHP 8.2 o successivo e MySQL/MariaDB, può installare GeckoFlag su quel server. Tenga presente che il server ha un costo, in aggiunta al prezzo del software. Il prezzo è indicato nella pagina dei prezzi, e le schermate reali si possono provare nella demo.

Riepilogo

• Ciò di cui chi lavora da solo ha davvero bisogno non è tanto seguire i progetti, quanto un sistema che impedisca all’amministrazione che nessuno ricorda di sfuggire
• Se ha pochi clienti e poca amministrazione, non Le serve uno strumento
• Se gestisce più progetti insieme, crei progetti per contabilità, vendite e rinnovi dei contratti, e li metta nello stesso elenco del lavoro per i clienti
• All’inizio del mese, trasformi in attività le pratiche ricorrenti partendo dal Suo elenco, con scadenze calcolate a ritroso dalla data di chiusura

Basta tenere nello stesso posto il lavoro per i clienti e l’amministrazione perché i casi di «il mese dopo un periodo intenso avevo dimenticato qualcosa» diminuiscano nettamente. Cominci trasformando in attività le fatture e i controlli dei pagamenti del mese prossimo.