Serie: Si può creare da sé uno strumento di gestione dei progetti?Parte 1
Si può creare da sé uno strumento di gestione dei progetti? Quattro modi e i loro limiti
Questa serie
«Si può creare da sé uno strumento di gestione dei progetti?» è una serie in sei parti per chi sta pensando di creare il proprio strumento con un foglio di calcolo, uno strumento no-code o l’IA. Le parti si possono leggere in qualsiasi ordine.
- Si può creare da sé uno strumento di gestione dei progetti?Questo articolo
- Abbiamo fatto creare all’IA uno strumento di gestione dei ticketA breve
- La distanza tra «funziona» e «si può usare»A breve
- Il vero lavoro comincia dopo averlo creatoA breve
- Il costo reale di uno strumento fatto in casaA breve
- Chi dovrebbe crearlo e chi dovrebbe comprarloA breve
Ogni volta che il team cresce, la bolletta mensile del vostro strumento aumenta. Le funzioni sono tantissime, ma ne usate solo alcune. E in qualche modo non si adatta mai del tutto al modo in cui lavora il vostro team.
Così provate a chiedere a uno strumento di IA: «Creami un’app per la gestione dei ticket», e in pochi minuti ricevete il codice di qualcosa che sembra proprio quello.
«Non faremmo prima a crearcelo da soli?»
Con l’IA, creare da sé uno strumento di gestione dei progetti è diventata un’opzione molto più realistica.
Questo articolo mette a confronto quattro modi per crearne uno e illustra l’impegno e i limiti di ciascuno. Prima la risposta breve: sì, è possibile creare uno strumento di gestione dei progetti. La vera domanda è quante persone lo useranno, per quanto tempo e chi lo sistemerà.
Nota: questo articolo è scritto dallo sviluppatore di GeckoFlag. GeckoFlag è uno strumento di gestione dei ticket che il suo sviluppatore ha creato per uso personale e poi trasformato in un prodotto. In questa serie scriviamo dal punto di vista di chi ne ha creato uno, raccontando sia i lati positivi sia le difficoltà.
Perché si vuole creare il proprio strumento
Le ragioni che portano a pensare a uno strumento fatto in casa sono diverse. Per prima cosa vediamole una per una, chiedendoci se crearlo da sé le risolva davvero.
| Ragione per crearlo da sé | Crearlo da sé la risolve? |
|---|---|
| Il canone mensile è troppo alto | Se si conta il tempo per crearlo e mantenerlo, potrebbe non risultare più economico (facciamo i conti nella parte 5) |
| Troppe funzioni per usarlo bene | Alcuni strumenti già pronti hanno pochissime impostazioni. Per risolvere questo problema non serve per forza crearlo da sé |
| Non si adatta al nostro modo di lavorare | È qui che crearlo da sé aiuta di più. Più il vostro flusso di lavoro è particolare, più uno strumento su misura ha valore |
| Vogliamo tenere i dati in azienda | Alcuni strumenti già pronti si installano sul vostro server |
| Crearlo è divertente, o vogliamo imparare | È già un motivo sufficiente per crearlo da sé |
Se la ragione è «troppo caro» o «troppe cose», cercare un altro strumento già pronto può risolvere il problema. Se invece il vostro flusso di lavoro è particolare e non va bene nulla, o se crearlo è l’obiettivo in sé, ha senso crearlo da sé.
Una ragione chiara aiuta anche a scegliere tra i metodi descritti qui sotto.
Ci sono quattro modi per crearlo
In linea di massima, ci sono quattro modi per creare uno strumento di gestione dei progetti.
| Metodo | Cosa serve | Dimensione adatta | Limiti principali |
|---|---|---|---|
| Foglio di calcolo | Conoscenze di base dei fogli di calcolo | Da una a poche persone, a breve termine | Va in crisi quando persone e attività aumentano |
| Strumento no-code | Saper usare il servizio | Da poche persone a un piccolo team | I costi tendono a salire con il numero di persone. Si dipende dai cambiamenti del servizio |
| Scrivere codice | Conoscenze di programmazione e tempo | Dipende da come lo si crea | Richiede tempo sia per crearlo sia per sistemarlo |
| Farlo creare all’IA | Saper dare istruzioni all’IA | Dipende da come lo si crea | Vi ritrovate con codice che non sapete leggere |
Con qualunque metodo potete creare la forma di base: aggiungere attività, assegnare loro un responsabile e una scadenza e cambiarne lo stato. Le differenze emergono quando più persone iniziano a usarlo e quando bisogna sistemarlo in seguito. Vediamoli uno alla volta.
Crearlo con un foglio di calcolo
La strada più semplice è Excel o Fogli Google. Una versione minima richiede solo quattro colonne:
- Attività: una cosa da fare per riga
- Responsabile: chi se ne occupa
- Scadenza: entro quando
- Stato: scelto da un menu a discesa, per esempio non iniziata, in corso o completata
Aggiungete una formattazione condizionale che cambi colore alle righe scadute, e i ritardi si vedranno a colpo d’occhio. Per una o poche persone su un progetto che si chiude in qualche mese, spesso basta.
Con l’aumentare di persone e attività, però, il foglio comincia pian piano a non reggere più. Non c’è un posto dove registrare la storia di un’attività, e scrivere il nome di qualcuno come responsabile non lo avvisa.
Vedi ancheI limiti della gestione con un foglio di calcolo li spieghiamo nel dettaglio nella parte 2 della nostra serie per principianti «Il primo strumento di gestione dei progetti»: «Dove arriva al limite un foglio di monitoraggio in Excel?»
Crearlo con uno strumento no-code
Gli strumenti no-code come Notion o Airtable permettono di creare un database e di visualizzarlo come elenco, bacheca kanban, calendario e così via. Si può mettere insieme un sistema di gestione dei ticket senza programmare.
I loro punti di forza: potete aggiungere campi liberamente e ottenere facilmente un bell’aspetto. Potete provare un’impostazione adatta al vostro lavoro e regolarla man mano.
D’altra parte, fate attenzione a questi punti:
- I costi tendono a salire con il numero di persone: molti di questi servizi fanno pagare in base al numero di utenti, quindi potreste finire per spendere più o meno quanto per uno strumento già pronto.
- Solo chi l’ha creato ne capisce la struttura: è facile arrivare a una situazione in cui solo chi l’ha creato sa quale campo è collegato a cosa.
- Dipendete dal servizio: ogni cambiamento alle funzioni o ai prezzi del servizio vi riguarda direttamente.
Crearlo scrivendo codice
Se sapete programmare, potete crearlo da zero. È il metodo che dà più libertà e permette di adattarlo esattamente al vostro lavoro. È anche un ottimo progetto per imparare.
Ciò che richiede tempo, però, non sono le parti visibili come l’elenco delle attività o il modulo di inserimento. Sono le parti che sullo schermo non si vedono:
- L’accesso e la gestione delle password
- I permessi: chi può vedere e fare cosa
- La conservazione dei dati e la protezione dalla loro perdita
In più, tutto ciò che viene dopo il lancio lo gestite voi: correggere i bug e stare al passo con gli aggiornamenti del server e del linguaggio di programmazione. Non è raro che il tempo dedicato alla manutenzione superi quello dedicato alla creazione.
Farlo creare all’IA
Il metodo che oggi attira più attenzione è far scrivere il codice all’IA. Chiedetele di «creare un’app in cui posso aggiungere attività e dare a ognuna un responsabile, una scadenza e uno stato», e in poche ore potreste avere qualcosa che funziona sullo schermo.
Ottenere qualcosa che funziona senza saper programmare è un grande cambiamento. C’è però una cosa a cui fare attenzione.
Se non sapete leggere il codice prodotto, non potrete sistemarlo quando comparirà un bug. Chiedere di nuovo all’IA potrebbe risolverlo, ma qualcos’altro potrebbe rompersi. Per capire cosa si è rotto e dove, bisogna comunque saper leggere il codice.
Anche il modo in cui vengono trattati la sicurezza e i diritti del codice scritto dall’IA dipende dalle condizioni del servizio che usate e da come usate ciò che create. Se lo usate per lavoro, verificate le condizioni d’uso del servizio di IA che utilizzate.
SerieFin dove si può davvero arrivare con l’IA lo sperimentiamo nella parte 2: «Abbiamo fatto creare all’IA uno strumento di gestione dei ticket» (a breve)
Nel nostro caso
Anche GeckoFlag è nato come uno strumento che il suo sviluppatore ha cominciato a creare in pieno lavoro per i clienti, perché voleva qualcosa che si adattasse al suo modo di lavorare. L’ha creato lo sviluppatore, che è sia web designer sia ingegnere, con CakePHP, un framework PHP.
L’IA (Claude) è stata usata molto in ogni fase, dai suggerimenti su come implementare le funzioni fino ai test. Nonostante questo, è servito molto più tempo del previsto per passare dalla prima versione «che funziona» a qualcosa che tante persone possono usare ogni giorno. Racconteremo cosa è successo lungo la strada nel corso di questa serie.
La scelta dipende da quante persone, per quanto tempo e chi lo sistemerà
Quale dei quattro metodi scegliere dipende meno dalle funzioni e più dall’uso che ne farete. Con tre domande, quante persone, per quanto tempo e chi lo sistemerà, ecco un’indicazione di massima:
| Quante persone | Per quanto tempo | Chi lo sistemerà | Scelta adatta |
|---|---|---|---|
| Da una a poche | Qualche mese | Chi lo usa | Può bastare un foglio di calcolo |
| Un piccolo team | Un anno o più | Chi l’ha creato resta nel team | No-code, o crearlo con l’IA |
| Anche persone esterne | Molti anni | Chi l’ha creato potrebbe andarsene | Vale la pena considerare uno strumento già pronto |
Inoltre, se il vostro flusso di lavoro è così particolare che nessuno strumento già pronto va bene, vale la pena considerare di crearlo da sé (scrivendo codice o facendolo creare all’IA), indipendentemente dalle dimensioni del team o dalla durata.
Questa tabella è solo un’indicazione di massima. Anche per una persona sola o un piccolo team ci sono situazioni in cui uno strumento semplifica le cose.
Fate particolare attenzione all’ultima riga. Lo useranno persone esterne, sarà usato per anni, chi l’ha creato potrebbe cambiare ruolo o andarsene. Se vale anche solo uno di questi punti, leggete la parte 3 e le successive prima di cominciare.
Cosa c’è tra «funziona» e «si può usare»
Chi inizia a crearsi il proprio strumento spesso si accorge di una cosa a metà strada: tra «funziona» e «tante persone possono usarlo a lungo» c’è una grande distanza.
Per esempio, ai punti seguenti è difficile pensare mentre si creano le prime schermate:
- Cosa può vedere ogni membro: volete che le persone esterne vedano solo questo progetto
- Reimpostare una password dimenticata: volete che ognuno possa reimpostarla da sé via e-mail
- Notifiche via e-mail: volete avvisare le persone quando viene loro assegnata un’attività o viene aggiunto un commento
- Backup dei dati: non volete perdere la storia delle attività nemmeno se il server si guasta
Tutti questi punti diventano necessari non appena più persone iniziano a usare lo strumento. E ognuno che create aggiunge altre cose da verificare e da sistemare.
Conoscere questi punti prima di cominciare cambia radicalmente la stima dei tempi.
SerieI punti che si notano solo dopo aver creato il proprio strumento li raccogliamo in una checklist nella parte 3: «La distanza tra “funziona” e “si può usare”» (a breve)
In sintesi
- Si può creare uno strumento di gestione dei progetti con uno qualsiasi dei quattro metodi: un foglio di calcolo, uno strumento no-code, scrivendo codice o facendolo creare all’IA
- Crearlo da sé aiuta di più quando il vostro flusso di lavoro è particolare e nessuno strumento già pronto va bene, o quando crearlo è l’obiettivo in sé
- Quale metodo scegliere dipende da quante persone lo useranno, per quanto tempo e chi lo sistemerà
- Tra «funziona» e «tante persone possono usarlo a lungo» c’è una grande distanza
Creare il proprio strumento non è affatto una scelta azzardata. Ma pensare, prima di cominciare, a cosa succederà dopo averlo creato vi eviterà delle deviazioni.
La prossima volta faremo creare all’IA un’app per la gestione dei ticket e vedremo fin dove arriva. Alla fine della serie, da sviluppatori che hanno creato il proprio strumento, condivideremo la nostra conclusione: crearlo o comprarlo?
Come cambia la gestione delle attività in sé quando usate l’IA nel lavoro lo spieghiamo nella parte 1 della nostra serie «Gestire le attività in un team che lavora con l’IA»: «Con l’IA serve ancora uno strumento di gestione delle attività?»