Série : Peut-on créer soi-même son outil de gestion de projets ?Partie 1
Peut-on créer soi-même son outil de gestion de projets ? Quatre façons de le faire et leurs limites
À propos de cette série
« Peut-on créer soi-même son outil de gestion de projets ? » est une série en six parties destinée à celles et ceux qui envisagent de créer leur propre outil avec un tableur, un outil no-code ou l’IA. Les parties peuvent se lire dans n’importe quel ordre.
- Peut-on créer soi-même son outil de gestion de projets ?Cet article
- Nous avons fait créer un outil de suivi des tickets par l’IABientôt
- La distance entre « ça marche » et « c’est utilisable »Bientôt
- Le vrai travail commence une fois l’outil crééBientôt
- Le vrai coût d’un outil fait maisonBientôt
- Qui devrait créer, et qui devrait acheterBientôt
Chaque fois que l’équipe s’agrandit, la facture mensuelle de votre outil augmente. Il offre beaucoup de fonctions, mais vous n’en utilisez que quelques-unes. Et, d’une manière ou d’une autre, il ne colle jamais tout à fait à la façon dont votre équipe travaille.
Alors vous demandez à un outil d’IA : « Crée-moi une application de suivi des tickets », et en quelques minutes vous obtenez le code de quelque chose qui en a tout l’air.
« Ce ne serait pas plus rapide de créer notre propre outil ? »
Avec l’IA, créer soi-même son outil de gestion de projets est devenu une option bien plus réaliste.
Cet article compare quatre façons de créer un tel outil et présente l’effort et les limites de chacune. La réponse courte d’abord : oui, vous pouvez créer un outil de gestion de projets. La vraie question est de savoir combien de personnes l’utiliseront, pendant combien de temps, et qui le réparera.
Remarque : cet article est rédigé par le développeur de GeckoFlag. GeckoFlag est un outil de suivi des tickets que son développeur a d’abord créé pour son propre usage, puis transformé en produit. Dans cette série, nous écrivons du point de vue de quelqu’un qui en a créé un, en abordant à la fois les bons côtés et les difficultés.
Pourquoi on veut créer son propre outil
Les raisons qui poussent à envisager un outil fait maison sont variées. Commençons par examiner chacune d’elles et par nous demander si un outil fait maison la résout vraiment.
| Raison de créer son propre outil | Un outil fait maison la résout-il ? |
|---|---|
| L’abonnement mensuel est trop cher | Si l’on compte le temps de création et de maintenance, il ne reviendra peut-être pas moins cher (nous faisons le calcul dans la partie 5) |
| Trop de fonctions pour bien s’en servir | Certains outils du marché ont très peu de réglages. Vous n’avez pas forcément besoin de créer le vôtre pour régler ce problème |
| Il ne correspond pas à notre façon de travailler | C’est là qu’un outil fait maison aide le plus. Plus votre façon de travailler est particulière, plus un outil sur mesure a de valeur |
| Nous voulons garder nos données en interne | Certains outils du marché s’installent sur votre propre serveur |
| Créer l’outil est amusant, ou nous voulons apprendre | C’est une raison suffisante pour créer le vôtre |
Si la raison est « trop cher » ou « trop de choses », chercher un autre outil du marché peut résoudre le problème. En revanche, si votre façon de travailler est particulière et que rien ne convient, ou si créer l’outil est un but en soi, un outil fait maison a du sens.
Une raison claire aide aussi à choisir parmi les méthodes ci-dessous.
Il existe quatre façons de le créer
En gros, il existe quatre façons de créer un outil de gestion de projets.
| Méthode | Ce qu’il faut | Échelle adaptée | Principales limites |
|---|---|---|---|
| Tableur | Des bases en tableur | Une à quelques personnes, à court terme | S’effondre quand les personnes et les tâches se multiplient |
| Outil no-code | Savoir utiliser le service | Quelques personnes à une petite équipe | Les coûts augmentent souvent avec le nombre de personnes. Dépend des changements du service |
| Écrire du code | Des connaissances en programmation et du temps | Dépend de la façon de le créer | Il faut du temps pour le créer comme pour le réparer |
| Le faire créer par l’IA | Savoir donner des instructions à l’IA | Dépend de la façon de le créer | Vous vous retrouvez avec du code que vous ne savez pas lire |
Quelle que soit la méthode, vous pouvez créer la forme de base : ajouter des tâches, leur attribuer un responsable et une échéance, et changer leur statut. Les différences apparaissent quand davantage de personnes l’utilisent, et quand il faut le réparer plus tard. Voyons chaque méthode tour à tour.
Le créer avec un tableur
Le plus simple est d’utiliser Excel ou Google Sheets. Une version minimale n’a besoin que de quatre colonnes :
- Tâche : une chose à faire par ligne
- Responsable : qui s’en charge
- Échéance : pour quand
- Statut : choisi dans une liste déroulante, par exemple non commencé, en cours ou terminé
Ajoutez une mise en forme conditionnelle pour que les lignes en retard changent de couleur, et les retards se voient au premier coup d’œil. Pour une à quelques personnes sur un projet qui se termine en quelques mois, cela suffit souvent.
Mais à mesure que les personnes et les tâches se multiplient, le tableau commence peu à peu à montrer ses limites. Il n’y a aucun endroit où garder l’historique d’une tâche, et inscrire le nom de quelqu’un comme responsable ne le prévient pas.
Voir aussiLes limites de la gestion dans un tableur sont expliquées en détail dans la partie 2 de notre série pour débutants « Votre premier outil de gestion de projets » : « Où s’arrête un tableau de suivi sous Excel ? »
Le créer avec un outil no-code
Les outils no-code comme Notion ou Airtable permettent de créer une base de données et de l’afficher sous forme de liste, de tableau kanban, de calendrier, etc. Vous pouvez monter un système de suivi des tickets sans programmer.
Leurs points forts : vous pouvez ajouter des champs librement et obtenir facilement un bel affichage. Vous pouvez essayer une organisation adaptée à votre travail et l’ajuster au fur et à mesure.
En revanche, faites attention aux points suivants :
- Les coûts augmentent souvent avec le nombre de personnes : beaucoup de ces services facturent selon le nombre d’utilisateurs, si bien que vous risquez de payer à peu près autant que pour un outil du marché.
- Seule la personne qui l’a créé en comprend la structure : on arrive facilement à une situation où seule la personne qui l’a créé sait quel champ est relié à quoi.
- Vous dépendez du service : tout changement dans les fonctions ou les tarifs du service vous touche directement.
Le créer en écrivant du code
Si vous savez programmer, vous pouvez le créer de zéro. C’est la méthode qui laisse le plus de liberté, et vous pouvez l’adapter exactement à votre travail. C’est aussi un excellent projet pour apprendre.
Ce qui prend du temps, pourtant, ce ne sont pas les parties visibles comme la liste des tâches ou le formulaire de saisie. Ce sont les parties que l’on ne voit pas à l’écran :
- La connexion et la gestion des mots de passe
- Les droits : qui peut voir et faire quoi
- Le stockage des données, et la protection contre leur perte
En plus, vous gérez vous-même tout ce qui suit la mise en service : corriger les bugs et suivre les mises à jour du serveur et du langage de programmation. Il n’est pas rare que le temps passé à la maintenance dépasse celui passé à la création.
Le faire créer par l’IA
La méthode qui attire le plus l’attention aujourd’hui consiste à faire écrire le code par l’IA. Demandez-lui de « créer une application où je peux ajouter des tâches et donner à chacune un responsable, une échéance et un statut », et vous aurez peut-être quelque chose qui fonctionne à l’écran en quelques heures.
Obtenir quelque chose qui fonctionne sans savoir coder est un grand changement. Il y a toutefois un point auquel faire attention.
Si vous ne savez pas lire le code produit, vous ne pourrez pas le réparer quand un bug apparaîtra. Redemander à l’IA le corrigera peut-être, mais autre chose risque de casser. Pour savoir ce qui a cassé et où, il faut quand même savoir lire du code.
La façon dont la sécurité et les droits du code écrit par l’IA sont traités dépend aussi des conditions du service utilisé et de la façon dont vous utilisez ce que vous créez. Si vous l’utilisez pour le travail, vérifiez les conditions d’utilisation du service d’IA que vous utilisez.
SérieJusqu’où on peut vraiment aller avec l’IA, c’est l’expérience de la partie 2 : « Nous avons fait créer un outil de suivi des tickets par l’IA » (bientôt)
Dans notre cas
GeckoFlag aussi est né d’un outil que son développeur a commencé à créer en plein travail pour des clients, parce qu’il voulait quelque chose qui corresponde à sa façon de travailler. Il a été créé par ce développeur, à la fois web designer et ingénieur, avec CakePHP, un framework PHP.
L’IA (Claude) a été largement utilisée tout au long du projet, des propositions de mise en œuvre jusqu’aux tests. Malgré cela, il a fallu bien plus de temps que prévu pour passer de la première version « qui marche » à un outil que beaucoup de personnes peuvent utiliser chaque jour. Nous raconterons ce qui s’est passé en chemin au fil de cette série.
Le choix dépend de trois questions : combien de personnes, pendant combien de temps, et qui le réparera
Le choix entre les quatre méthodes dépend moins des fonctions que de l’usage. Avec trois questions, combien de personnes, pendant combien de temps, et qui le réparera, voici un repère approximatif :
| Combien de personnes | Pendant combien de temps | Qui le réparera | Choix adapté |
|---|---|---|---|
| Une à quelques-unes | Quelques mois | La personne qui l’utilise | Un tableur peut suffire |
| Une petite équipe | Un an ou plus | La personne qui l’a créé reste dans l’équipe | Le no-code, ou le créer avec l’IA |
| Avec des personnes externes | De nombreuses années | La personne qui l’a créé peut partir | Un outil du marché mérite d’être envisagé |
Par ailleurs, si votre façon de travailler est si particulière qu’aucun outil du marché ne convient, créer le vôtre (en écrivant du code ou en le faisant créer par l’IA) mérite d’être envisagé, quels que soient la taille de l’équipe et la durée.
Ce tableau n’est qu’un repère approximatif. Même pour une personne ou une petite équipe, il arrive qu’un outil facilite les choses.
Faites particulièrement attention à la dernière ligne. Des personnes externes l’utiliseront, il servira pendant des années, la personne qui l’a créé peut changer de poste ou partir. Si un seul de ces points s’applique, lisez la partie 3 et les suivantes avant de commencer.
Ce qui sépare « ça marche » de « c’est utilisable »
Une fois lancés dans la création de leur propre outil, beaucoup remarquent quelque chose en cours de route : il y a un grand écart entre « ça marche » et « beaucoup de personnes peuvent l’utiliser longtemps ».
Par exemple, il est difficile de penser aux points suivants pendant que l’on crée les premiers écrans :
- Ce que chaque membre peut voir : vous voulez que les personnes externes ne voient que ce seul projet
- La réinitialisation d’un mot de passe oublié : vous voulez que chacun puisse le réinitialiser lui-même par e-mail
- Les notifications par e-mail : vous voulez prévenir les personnes quand une tâche leur est attribuée ou qu’un commentaire est ajouté
- Les sauvegardes des données : vous ne voulez pas perdre l’historique de vos tâches, même en cas de panne du serveur
Tous ces points deviennent nécessaires dès que davantage de personnes utilisent l’outil. Et chacun que vous créez ajoute des choses à vérifier et à réparer.
Connaître ces points avant de commencer change radicalement votre estimation du temps nécessaire.
SérieLes points que l’on ne remarque qu’après avoir créé son outil seront réunis dans une liste de contrôle dans la partie 3 : « La distance entre “ça marche” et “c’est utilisable” » (bientôt)
En résumé
- Vous pouvez créer un outil de gestion de projets avec l’une des quatre méthodes : un tableur, un outil no-code, écrire du code, ou le faire créer par l’IA
- Un outil fait maison aide le plus quand votre façon de travailler est particulière et que rien du marché ne convient, ou quand le créer est un but en soi
- Le choix de la méthode dépend de combien de personnes l’utiliseront, pendant combien de temps, et qui le réparera
- Il y a un grand écart entre « ça marche » et « beaucoup de personnes peuvent l’utiliser longtemps »
Créer son propre outil n’est en rien un choix déraisonnable. Mais penser, avant de commencer, à ce qui se passera une fois l’outil créé vous évitera des détours.
La prochaine fois, nous ferons créer une application de suivi des tickets par l’IA et verrons jusqu’où elle va. À la fin de la série, en tant que développeur qui a créé son propre outil, nous partagerons notre conclusion : créer ou acheter ?
La façon dont la gestion des tâches elle-même change quand vous utilisez l’IA au travail est expliquée dans la partie 1 de notre série « Gérer les tâches d’une équipe qui travaille avec l’IA » : « Avec l’IA, a-t-on encore besoin d’un outil de gestion des tâches ? »