เครื่องมือจัดการโปรเจกต์คืออะไร? มีแล้วงานเปลี่ยนไปอย่างไร อธิบายแบบเข้าใจง่าย

สถานการณ์แบบนี้เกิดขึ้นได้ในทุกอุตสาหกรรม ไม่ว่าที่ไหนที่มีหลายคนทำงานเดียวกัน เครื่องมือจัดการโปรเจกต์คือเครื่องมือที่ช่วยลด “การเดินไปถามทีละคน” นี้

บทความนี้ไม่ได้แนะนำว่ามีเครื่องมืออะไรบ้าง แต่จะอธิบายว่า “เมื่อมีเครื่องมือแล้ว งานของท่านจะเปลี่ยนไปอย่างไร” โดยจะพยายามใช้ศัพท์เทคนิคให้น้อยที่สุด

หมายเหตุ: บทความนี้เขียนโดยผู้พัฒนา GeckoFlag

เครื่องมือจัดการโปรเจกต์ในประโยคเดียว

เครื่องมือจัดการโปรเจกต์คือ ที่ที่ทุกคนในทีมเห็นได้ในที่เดียวกันว่า ใคร ทำอะไร ภายในเมื่อไร และตอนนี้อยู่ในสถานะไหน

คำว่า “โปรเจกต์” อาจฟังดูเป็นเรื่องใหญ่ แต่ในที่นี้หมายถึง “งานที่มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด และมีหลายคนเกี่ยวข้อง” เท่านั้น การออกบูธในงานแสดงสินค้า การทำโปรไฟล์บริษัทใหม่ การรีโนเวตร้าน การรับพนักงานใหม่ ล้วนนับเป็นโปรเจกต์ทั้งสิ้น

งานเหล่านี้ประกอบด้วย “สิ่งที่ต้องทำ” เล็ก ๆ หลายอย่าง ถ้าเป็นงานแสดงสินค้า ก็เช่น ทำโบรชัวร์ เช่าอุปกรณ์ ส่งบัตรเชิญ กำหนดเวรประจำบูธในวันงาน เป็นต้น

เครื่องมือจะบันทึก “สิ่งที่ต้องทำ” เหล่านี้ทีละรายการ ใส่ผู้รับผิดชอบและกำหนดส่งกำกับไว้ แล้วเรียงไว้ในที่ที่ทุกคนเห็นได้ หลักการพื้นฐานมีเพียงเท่านี้

สิ่งที่เกิดขึ้นในทีมที่ไม่มีเครื่องมือ

ในทีมที่ไม่มีเครื่องมือ ปัญหาเดิม ๆ สี่อย่างจะเกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำเล่า ลองดูจากตัวอย่างการเตรียมงานแสดงสินค้ากัน

ไม่รู้ว่าตารางไหนเป็นฉบับล่าสุด

ทำรายการสิ่งที่ต้องทำใน Excel แล้วแนบไฟล์ส่งต่อกันทางอีเมล เป็นวิธีเริ่มต้นที่พบได้บ่อย

แต่ผ่านไปไม่กี่วัน แต่ละคนก็มี “รายการเตรียมงาน_แก้ไข” “รายการเตรียมงาน_ล่าสุด” และ “รายการเตรียมงาน_ล่าสุด (2)” อยู่ในมือ จนไม่มีใครรู้แล้วว่าฉบับไหนถูกต้อง

ซีรีส์อธิบายโดยละเอียดในตอนที่ 2 “ตารางติดตามงานใน Excel ถึงขีดจำกัดตรงไหน”

เรื่องที่ฝากไว้ไหลหายไป

ท่านพิมพ์ในแชตว่า “ช่วยส่งรายชื่อผู้รับบัตรเชิญภายในวันศุกร์ด้วยนะ” อีกฝ่ายตอบกลับมาว่า “รับทราบครับ”

หลังจากนั้นมีข้อความเรื่องอื่นต่อกันอีกราวสามสิบข้อความ เรื่องที่ฝากไว้ก็ไหลขึ้นไปจนพ้นหน้าจอ พอถึงเย็นวันศุกร์ คนที่นึกขึ้นได้มักเป็นฝ่ายที่ฝากงาน

ซีรีส์อธิบายโดยละเอียดในตอนที่ 3 “ทำไมเรื่องที่ฝากทางอีเมลหรือแชตจึงไหลหายไป”

ผู้รับผิดชอบลาเมื่อไร งานก็หยุด

คนที่รับผิดชอบจัดหาอุปกรณ์ไม่สบายและลาหยุดไปหลายวัน คุยกับผู้ให้บริการไปถึงไหนแล้ว ใบเสนอราคามาหรือยัง รายละเอียดทั้งหมดอยู่แค่ในกล่องอีเมลและในหัวของคนคนนั้น

คนที่เหลือต้องโทรหาผู้ให้บริการแล้วถามใหม่ตั้งแต่ต้น

ต้องเดินไปถามเพื่อรู้สถานะ

นี่คือสถานการณ์ตอนต้นบทความ คนที่ดูภาพรวมต้องไปถามทุกคนเพื่อให้รู้ความคืบหน้า ฝ่ายที่ถูกถามก็ต้องหยุดมือมาตอบทุกครั้ง

เวลาที่ควรใช้ทำงานให้เดินหน้า ถูกกินไปกับการตรวจสอบสถานะ

สี่สิ่งที่เปลี่ยนไปเมื่อมีเครื่องมือ

ปัญหาทั้งสี่ข้อข้างต้นจะเปลี่ยนไปดังนี้เมื่อมีเครื่องมือ

1สิ่งที่ต้องทำรวมอยู่ในที่เดียว

รายการมีเพียงชุดเดียวอยู่ในเครื่องมือ เมื่อมีคนแก้ไข รายการที่ทุกคนเห็นอยู่ก็เปลี่ยนตามทันที

คำถามว่า “ฉบับไหนล่าสุด” จะหายไปเลย

2ผู้รับผิดชอบและกำหนดส่งชัดเจน

สิ่งที่ต้องทำแต่ละรายการมีช่องให้ใส่ผู้รับผิดชอบและกำหนดส่ง

เรื่องที่ฝากไว้จะไม่จมหายไปในบทสนทนา แต่จะค้างอยู่ในรายการจนกว่าจะเสร็จ งานที่ถูกลืมหลังคำว่า “รับทราบ” ก็จะลดลง

3ความเป็นมาถูกบันทึกไว้

การติดต่อพูดคุยจะถูกบันทึกไว้ในแต่ละรายการ เช่น “ขอใบเสนอราคาจากผู้ให้บริการแล้ว” “ได้ราคาแล้ว” “รอหัวหน้าอนุมัติ”

แม้ผู้รับผิดชอบจะลา ก็เปิดรายการนั้นดูได้ว่างานคืบหน้าไปถึงไหนแล้ว

4รู้สถานะได้โดยไม่ต้องถาม

สิ่งที่ต้องทำแต่ละรายการมีสถานะ เช่น “ยังไม่เริ่ม” “กำลังทำ” “เสร็จแล้ว”

คนที่ดูภาพรวมแค่ดูรายการก็หางานที่ติดค้างเจอ สิ่งที่ต้องถามเหลือเพียงเหตุผลที่ติดค้างเท่านั้น

โครงสร้างพื้นฐานมีแค่สามอย่าง

หน้าจอของแต่ละเครื่องมืออาจต่างกัน แต่โครงสร้างพื้นฐานเหมือนกัน และมีเพียงสามอย่าง

ชื่อเรียกแตกต่างกันไปตามเครื่องมือ “งาน” “ทาสก์” และ “ทิกเก็ต” ล้วนหมายถึง “สิ่งที่ต้องทำหนึ่งรายการ”

หลายเครื่องมือยังมีหน้าจอแบบบอร์ดหรือตารางเวลา (Gantt chart) ด้วย แต่สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่โครงสร้างแยกต่างหาก เป็นเพียงการแสดง “สิ่งที่ต้องทำ” ชุดเดิม โดยเรียงตามสถานะหรือเรียงตามวันที่

ในช่วงแรก ใช้แค่รายการก็เพียงพอแล้ว

สิ่งที่เครื่องมือไม่ได้ทำแทนท่าน

เครื่องมือไม่ใช่สิ่งที่แค่ติดตั้งแล้วงานจะเสร็จเอง เพื่อไม่ให้คาดหวังเกินจริง ขอบอกสิ่งที่เครื่องมือทำไม่ได้ไว้ก่อน

• คนต้องเป็นผู้กรอกข้อมูล: งานที่ไม่ได้บันทึก เครื่องมือก็มองไม่เห็นเช่นกัน
• ต้องมีข้อตกลงร่วมกัน: ถ้าไม่มีข้อตกลงอย่าง “เรื่องที่ฝากต้องบันทึกในเครื่องมือเสมอ” ข้อมูลจะซ้ำซ้อนกับตารางหรือแชต และกลับกลายเป็นเพิ่มงาน
• ตัวงานเองไม่ได้เร็วขึ้น: สิ่งที่ลดลงคือเวลาในการค้นหาและการตรวจสอบ
• บางทีมก็ไม่จำเป็นต้องใช้: ถ้ามีเพียงสองสามคนที่เจอหน้ากันทุกวันและงานไม่มาก กระดาษหรือไวต์บอร์ดก็อาจเพียงพอ

ซีรีส์อธิบายโดยละเอียดในตอนที่ 4 “ทีมเล็กจำเป็นต้องใช้จริงหรือ” และตอนที่ 5 “ทำไมนำมาใช้แล้วกลับไม่มีใครใช้ และสิ่งที่ควรตกลงกันตั้งแต่แรก”

ไม่ต้องเลิกใช้แชตหรือตาราง

แม้จะนำเครื่องมือมาใช้ ก็ไม่จำเป็นต้องเลิกใช้แชต การปรึกษาหารือหรือคุยเล่นยังทำในแชตได้เหมือนเดิม

ย้ายมาไว้ในเครื่องมือเฉพาะ “เรื่องที่ตัดสินใจแล้ว” กับ “เรื่องที่ฝากงาน” การแบ่งแบบนี้เป็นวิธีเริ่มต้นที่ฝืนน้อยที่สุด

สรุป

เครื่องมือจัดการโปรเจกต์คือเครื่องมือที่ทำให้ทุกคนเห็นได้ในที่เดียวกันว่า ใคร ทำอะไร ภายในเมื่อไร และตอนนี้อยู่ในสถานะไหน เมื่อมีเครื่องมือ สี่สิ่งต่อไปนี้จะเปลี่ยนไป

• สิ่งที่ต้องทำรวมอยู่ในที่เดียว ไม่ต้องคอยหาฉบับล่าสุด
• ผู้รับผิดชอบและกำหนดส่งชัดเจน เรื่องที่ฝากไว้ไม่ไหลหายง่าย ๆ
• ความเป็นมาถูกบันทึกไว้ แม้ผู้รับผิดชอบลาก็ส่งต่องานได้
• รู้สถานะได้โดยไม่ต้องเดินไปถาม

ไม่จำเป็นต้องเรียนรู้ฟีเจอร์ที่ยุ่งยาก สร้างกล่องใส่งาน บันทึกสิ่งที่ต้องทำ แล้วอัปเดตสถานะ เริ่มต้นได้จากสามขั้นตอนนี้

ถ้าอยากลองใช้

สำหรับท่านที่คิดว่า “ทีมเราน่าจะใช้ได้” ขอแนะนำทางเลือกหนึ่ง คือ GeckoFlag ที่ใช้เป็นตัวอย่างหน้าจอในบทความนี้

• ดูหน้าจอได้ก่อนซื้อ: มีเดโมเปิดให้ทดลอง
• ติดตั้งตามคำแนะนำบนหน้าจอได้: วางไฟล์บนเซิร์ฟเวอร์ แล้วกรอกข้อมูลตามขั้นตอนที่เบราว์เซอร์แสดง ไม่ต้องใช้คำสั่งใด ๆ ขั้นตอนอยู่ในหน้าการติดตั้งของคู่มือ
• ซื้อครั้งเดียว $30: ไม่มีค่าบริการรายเดือน และเพิ่มคนก็ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่ม ค่าเซิร์ฟเวอร์ต้องจ่ายแยกต่างหาก ดูรายละเอียดได้ที่หน้าราคา

หากเว็บไซต์บริษัทของท่านอยู่บนโฮสติ้งแบบแชร์อยู่แล้ว ก็อาจติดตั้งไว้ที่นั่นได้ เงื่อนไขที่จำเป็นดูได้ในหน้าความต้องการของระบบของคู่มือ

หมายเหตุ: หากบริษัทของท่านมีโดเมนอยู่แล้ว โฮสติ้งแบบแชร์ส่วนใหญ่สามารถสร้างซับโดเมนอย่าง “geckoflag.yourcompany.com” แล้วติดตั้งไว้ที่นั่นได้ ในกรณีนี้ไม่ต้องจดโดเมนใหม่

เริ่มจากลองบันทึก “สิ่งที่ต้องทำ” หนึ่งรายการในเดโมดูก่อน