ฟรีแลนซ์และเจ้าของกิจการคนเดียว ต้องมีเครื่องมือจัดการโปรเจกต์ไหม? วิธีไม่ให้ใบแจ้งหนี้และงานขายหลุดไปด้วย

เมื่อทำงานคนเดียว เป็นเรื่องง่ายที่จะคิดว่า “งานของเรา จำไว้ในหัวได้หมด” ถ้ามีลูกค้าหนึ่งหรือสองราย ก็ยังไปได้จริง แต่พอเพิ่มเป็นสามสี่ราย ในหัวก็เริ่มตามไม่ทัน

ยิ่งไปกว่านั้น สิ่งที่หลุดง่ายที่สุดไม่ใช่งานของลูกค้า แต่เป็นงานเอกสาร เช่น ใบแจ้งหนี้ การตรวจสอบการชำระเงิน การตอบเรื่องใบเสนอราคา และการต่อสัญญา บทความนี้จะพูดถึงว่าใครต้องมีเครื่องมือจัดการโปรเจกต์และใครไม่จำเป็น รวมถึงวิธีจัดการงานลูกค้าและงานเอกสารไว้ในที่เดียว

หมายเหตุ: บทความนี้เขียนโดยผู้พัฒนา GeckoFlag

คำตอบสั้น ๆ: ใครต้องมีเครื่องมือ ใครไม่จำเป็น

ขอเริ่มจากข้อสรุปก่อน ไม่ใช่ทุกคนที่ทำงานคนเดียวจะต้องมีเครื่องมือจัดการโปรเจกต์ ลองดูตารางด้านล่างว่าท่านใกล้เคียงฝั่งไหนมากกว่า

ถ้าคอลัมน์ซ้ายตรงกับท่าน ปฏิทินหรือแอปรายการสิ่งที่ต้องทำก็เพียงพอ ไม่จำเป็นต้องฝืนนำเครื่องมือเข้ามาใช้

ถ้ามีแม้เพียงข้อเดียวในคอลัมน์ขวาที่ตรงกับท่าน เนื้อหาที่เหลือของบทความนี้ก็คุ้มค่าที่จะอ่าน โดยเฉพาะข้อสุดท้าย “เคยลืมบางอย่างแล้วต้องรับผล” เป็นปัญหาที่มักป้องกันได้ด้วยระบบง่าย ๆ

งานของท่านไม่ได้มีแค่งานของลูกค้า

เมื่อทำงานคนเดียว ท่านต้องดูแลทุกอย่างที่ในบริษัทจะแบ่งให้หลายคนทำ

• งานลูกค้า: สร้าง แก้ไข ส่งมอบ
• งานขาย: ติดต่อลูกค้าที่มีแนวโน้ม เสนองาน ใบเสนอราคา ติดตามคำตอบ
• งานบัญชี: ออกใบแจ้งหนี้ ตรวจสอบการชำระเงิน บันทึกค่าใช้จ่าย เตรียมยื่นภาษีประจำปี
• สัญญาและการต่ออายุ: ทำสัญญา ต่อสัญญาดูแลระบบ ต่ออายุโดเมน เซิร์ฟเวอร์ และซอฟต์แวร์
• ธุรกิจของตัวเอง: อัปเดตเว็บไซต์ของตัวเอง เผยแพร่ผลงาน เรียนรู้

สิ่งเหล่านี้กระจัดกระจายอยู่ในหัว กระดาษโน้ต ปฏิทิน และกล่องอีเมลของท่านอยู่หรือเปล่า

งานลูกค้ามีลูกค้าที่ใส่ใจกำหนดส่งอยู่เสมอ ถ้าท่านเริ่มช้า เขาก็จะติดต่อมา แต่งานเอกสารไม่มีใครตามทวง ลืมส่งใบแจ้งหนี้ไป บางทีก็ไม่มีใครสังเกตอยู่พักใหญ่ จึงหลุดได้ง่าย

ตั้งงานเอกสารเป็นโปรเจกต์ด้วย ไม่ใช่แค่งานลูกค้า

วิธีง่ายมาก นอกจากโปรเจกต์ของลูกค้าแต่ละราย ให้สร้างโปรเจกต์สำหรับงานเอกสารเพิ่มด้วย

เมื่องานเอกสารกลายเป็นงานในระบบ มันจะอยู่ในรายการเดียวกับกำหนดส่งของโปรเจกต์ เวลาดู “สัปดาห์นี้” ท่านจะเห็นใบแจ้งหนี้และงานขายอยู่ข้าง ๆ งานลูกค้า

ให้ตั้งวันครบกำหนดก่อนกำหนดจริง เช่น ใบแจ้งหนี้ให้ตั้งไว้สองวันก่อนวันตัดรอบ เคล็ดลับคือเลือกวันที่ยังมีเวลาเหลือ แม้จะตรงกับสัปดาห์ที่ยุ่ง

โปรเจกต์ “สัญญาและการต่ออายุ” มีประโยชน์เป็นพิเศษ การต่ออายุโดเมน เซิร์ฟเวอร์ และสัญญาดูแลระบบมาแค่ปีละครั้ง และแทบไม่มีใครจำได้ว่าปีที่แล้วทำอะไรไป ให้สร้างงานทันทีที่รู้วันต่ออายุ และตั้งวันครบกำหนดไว้ก่อนหนึ่งเดือน เท่านี้ก็ไม่ต้องรีบทำเอกสาร หรือเผลอปล่อยให้บางอย่างหมดอายุ

หมายเหตุ: บทความนี้พูดถึงวิธีไม่ให้งานเอกสารหลุด ไม่ได้พูดถึงวิธีจัดการบัญชีหรือภาษี สำหรับการตัดสินใจเรื่องบัญชีและภาษี โปรดปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ

วิธีไม่ให้งานเอกสารประจำเดือนหลุด

ใบแจ้งหนี้ การตรวจสอบการชำระเงิน การจัดระเบียบค่าใช้จ่าย งานเอกสารเดิม ๆ วนกลับมาทุกเดือน เพื่อไม่ให้หลุด เราขอแนะนำขั้นตอนต่อไปนี้

1มีรายการงานเอกสารประจำเก็บไว้

เขียนงานเอกสารประจำเดือนไว้เพียงครั้งเดียว เป็นรายการอย่าง “ส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า A” “ส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า B” “ตรวจสอบการชำระเงิน” “จัดระเบียบใบเสร็จค่าใช้จ่าย” เมื่อมีลูกค้าใหม่ก็เพิ่มเข้าไปทุกครั้ง

2ต้นเดือน สร้างงานของเดือนนั้นทั้งหมดรวดเดียว

ทุกต้นเดือน ให้ดูรายการแล้วสร้างงานเอกสารของเดือนนั้นทั้งหมดในครั้งเดียว ถ้าแค่คัดลอกจากรายการแทนที่จะพยายามนึกใหม่ทุกครั้ง ก็จะหลุดได้ยากขึ้นมาก

3ใส่วันครบกำหนดโดยนับย้อนจากวันกำหนด

เมื่อสร้างแต่ละงาน ให้ใส่วันครบกำหนดที่นับย้อนจากวันกำหนด เมื่อมีวันครบกำหนดแล้ว การเรียงรายการตามกำหนดเวลาจะทำให้งานลูกค้าและงานเอกสารเรียงอยู่บนมาตรวัดเดียวกัน

4แยกสีตามประเภท

แบ่งงานออกเป็นประเภท (ประเภทงาน) เช่น “บัญชี” “งานขาย” และ “สัญญา” แล้วกำหนดสีให้แต่ละประเภท เวลาดูรายการ ท่านจะแยกงานลูกค้ากับงานเอกสารออกได้ในทันที

ทำงานขายให้เป็นงานในระบบด้วย

เมื่อทำงานคนเดียว งานขายจะหยุดทุกครั้งที่ยุ่ง แล้วพองานเริ่มขาดมือก็ต้องรีบกลับมาเริ่มใหม่ จึงควรเก็บงานขายไว้ในรายการเป็นงานด้วย

• หนึ่งงานต่อลูกค้าที่มีแนวโน้มหนึ่งราย: เช่น “ส่งข้อเสนอให้บริษัท B” หรือ “ถามความคืบหน้าใบเสนอราคากับบริษัท C”
• แสดงขั้นตอนการขายด้วยสถานะ: เช่น “ยังไม่ได้ติดต่อ” “ส่งข้อเสนอแล้ว” “รอคำตอบ” “ได้งาน” และ “พักไว้ก่อน”
• ดูบนบอร์ด: บอร์ดที่เรียงงานตามสถานะจะบอกว่ามีลูกค้าที่มีแนวโน้มกี่รายอยู่ในขั้นไหน ให้ติดต่อรายที่รอคำตอบนานที่สุดก่อน
• ตั้งวันครบกำหนดให้เป้าหมายการขาย: เช่น “รายได้ที่คาดไว้เดือนหน้ายังไม่พอ สัปดาห์นี้จะติดต่อลูกค้าที่มีแนวโน้มสามราย” ทำเป้าหมายนั้นให้เป็นงานที่มีวันครบกำหนด

อย่างไรก็ตาม เครื่องมือจัดการโปรเจกต์ไม่ใช่ระบบ CRM เต็มรูปแบบ ไม่ได้รวบรวมประวัติการซื้อขายของลูกค้าแต่ละราย หรือรวมยอดรายได้ที่คาดการณ์ไว้ ให้มองว่าเพียงพอสำหรับการติดตามลูกค้าที่มีแนวโน้มจำนวนไม่มาก

เคล็ดลับให้ใช้ต่อเนื่องแม้ทำงานคนเดียว

ถ้าเลิกใช้เครื่องมือที่ใช้อยู่คนเดียว ก็จะไม่มีใครว่าอะไร จึงควรตั้งนิสัยเล็ก ๆ ไว้เพื่อให้ใช้ต่อไปได้

• ดูรายการเป็นอย่างแรกทุกเช้า: ก่อนเปิดอีเมล ให้ดู “วันนี้” ทั้งงานลูกค้าและงานเอกสาร แล้วค่อยเริ่มทำงาน
• ประชุมกับตัวเองสัปดาห์ละครั้ง: ทบทวนงานที่ใกล้ถึงกำหนด งานที่รอคำตอบ และงานขายของสัปดาห์หน้า สิบห้านาทีก็เพียงพอ
• อย่าแบ่งย่อยเกินไป: เมื่อทำงานคนเดียว สร้างงานเฉพาะสิ่งที่อาจลืมก็พอ ถ้าจดงานเล็ก ๆ ทุกอย่าง การจดเองจะกลายเป็นภาระ
• เมื่อมีผู้ร่วมงาน ก็ชวนเข้ามาเลย: ถ้าท่านจดบันทึกไว้ตั้งแต่ยังทำคนเดียว การอธิบายงานตอนส่งต่อจะง่ายขึ้นมาก

ต่างจากแอปรายการสิ่งที่ต้องทำหรือสเปรดชีตอย่างไร

เครื่องมือจัดการโปรเจกต์ไม่ใช่ทางเดียวในการจัดการงานลูกค้ากับงานเอกสารไปพร้อมกัน

วิธีไหนเหมาะ ขึ้นอยู่กับปริมาณงานที่มี และความถี่ที่ทำงานร่วมกับคนอื่น ถ้าทำงานคนเดียวและงานไม่มาก แอปรายการสิ่งที่ต้องทำอาจเพียงพอแล้ว

ที่เกี่ยวข้องข้อจำกัดของการจัดการงานด้วยสเปรดชีต อธิบายโดยละเอียดในตอนที่ 2 ของซีรีส์สำหรับมือใหม่ เรื่อง “ตารางติดตามงานใน Excel ถึงขีดจำกัดตรงไหน?”

ที่เกี่ยวข้องเหตุผลที่เรื่องที่ฝากทางอีเมลหรือแชตไหลหายไป สรุปไว้ในตอนที่ 3 เรื่อง “ทำไมเรื่องที่ฝากทางอีเมลหรือแชตจึงไหลหายไป?”

ตัวอย่างการใช้งานใน GeckoFlag

สุดท้ายนี้ ขอแนะนำวิธีใช้แนวทางในบทความนี้กับ GeckoFlag

• ทำงานเอกสารให้เป็นโปรเจกต์: ตั้ง “บัญชี” “งานขาย” และ “สัญญาและการต่ออายุ” เป็นโปรเจกต์แยกกัน เพิ่มประเภทงานได้ในหน้าตั้งค่าของผู้ดูแลระบบ โดยกำหนดชื่อและสีได้ (สูงสุด 10 ประเภท)
• ดูงานของตัวเองรวมกัน: แดชบอร์ดแสดงงานที่ท่านรับผิดชอบและงานที่เพิ่งอัปเดต ดู “วันนี้” ทั้งงานลูกค้าและงานเอกสารได้ที่นี่
• ขยับงานขายบนบอร์ด: บอร์ด Kanban เรียงการ์ดตามสถานะ บน PC สามารถลากการ์ดเพื่อเปลี่ยนขั้นตอนการขายได้ ทั้งนี้ สถานะตั้งค่ารวมกันในหน้าตั้งค่าของผู้ดูแลระบบ สูงสุด 10 รายการ เนื่องจากใช้ทั้งกับงานโปรเจกต์และขั้นตอนการขาย จึงพยายามอย่าเพิ่มมากเกินไป
• นำเข้างานเอกสารประจำเดือนด้วย CSV: ไม่มีฟังก์ชันสร้างงานที่เกิดซ้ำโดยอัตโนมัติ แต่ท่านสามารถเก็บงานเอกสารประจำเป็นแม่แบบ CSV เปลี่ยนวันที่ แล้วนำเข้าได้ การนำเข้าสร้างได้เฉพาะงานใหม่ และหมายเลขงานจะถูกกำหนดใหม่ การเปิดแล้วบันทึกไฟล์ซ้ำใน Excel จะทำให้วันที่หายไป จึงควรแก้ไขแม่แบบด้วยโปรแกรมแก้ไขข้อความ (นำเข้าและส่งออก)
• ราคาเท่าเดิมไม่ว่าจะมีกี่คน: ซื้อครั้งเดียว $30 ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มตามจำนวนผู้ใช้ เริ่มใช้คนเดียวได้ แล้วเพิ่มผู้ร่วมงานเป็นสมาชิก ส่วนผู้รับงานต่อหรือลูกค้าเพิ่มเป็นผู้เยี่ยมชมที่เข้าร่วมเฉพาะบางโปรเจกต์
• ข้อมูลอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ของท่านเอง: เหมาะกับผู้ที่ไม่อยากฝากข้อมูลใบแจ้งหนี้และลูกค้าไว้กับบริการคลาวด์ภายนอก แลกกับการที่การดูแลเซิร์ฟเวอร์เป็นความรับผิดชอบของท่านเอง

GeckoFlag ไม่ใช่ทั้งซอฟต์แวร์บัญชีและ CRM ไม่สามารถสร้างใบแจ้งหนี้ ตรวจสอบการชำระเงินโดยอัตโนมัติ หรือรวมยอดรายได้ได้ ขอให้ใช้เป็นเครื่องมือเพื่อไม่ให้พลาดว่าต้องทำอะไรและภายในเมื่อไร

หลายท่านเช่าโฮสติ้งไว้สำหรับเว็บไซต์ของตัวเองอยู่แล้ว ถ้าตรงตามความต้องการของระบบ เช่น PHP 8.2 ขึ้นไป และ MySQL/MariaDB ก็ติดตั้ง GeckoFlag บนเซิร์ฟเวอร์นั้นได้ โปรดทราบว่าเซิร์ฟเวอร์มีค่าใช้จ่ายแยกจากราคาซอฟต์แวร์ ดูราคาได้ที่หน้าราคา และลองหน้าจอจริงได้ในเดโม

สรุป

• สิ่งที่คนทำงานคนเดียวต้องการจริง ๆ ไม่ใช่การจัดการโปรเจกต์ แต่เป็นระบบที่ทำให้งานเอกสารที่ไม่มีใครตามทวงไม่หลุด
• ถ้าลูกค้ามีไม่มากและงานเอกสารน้อย ไม่ต้องมีเครื่องมือก็ได้
• ถ้ามีหลายโปรเจกต์ ให้ตั้งงานบัญชี งานขาย และการต่อสัญญาเป็นโปรเจกต์ แล้วใส่ไว้ในรายการเดียวกับงานลูกค้า
• ต้นเดือน ให้สร้างงานเอกสารประจำเดือนจากรายการ พร้อมวันครบกำหนดที่นับย้อนจากวันกำหนด

แค่เก็บงานลูกค้ากับงานเอกสารไว้ในที่เดียวกัน เรื่อง “ลืมบางอย่างในเดือนถัดจากช่วงยุ่ง” ก็จะลดลงมาก ลองเริ่มจากการสร้างงานสำหรับใบแจ้งหนี้และการตรวจสอบการชำระเงินของเดือนหน้าดู