วิธีปิดงานให้จบ: เกณฑ์การเสร็จงาน และการบันทึกที่ย้อนกลับมาดูได้

การทำงานให้จบยากกว่าการเริ่มต้น งานที่ปิดไม่ได้เพราะยังเหลือส่วนเล็ก ๆ ค้างอยู่ งานที่คิดว่าเสร็จแล้ว แต่ลูกค้ายังไม่ได้ตรวจ ครึ่งปีต่อมามีคนถามว่า “ทำไมตอนนั้นถึงตัดสินใจแบบนี้” แต่ไม่มีใครตอบได้ ในตอนสุดท้ายของซีรีส์ เราจะมาดูวิธีปิดงานให้จบกัน

หมายเหตุ: บทความนี้เขียนโดยผู้พัฒนา GeckoFlag

ข้อสรุป: เขียนเงื่อนไขการเสร็จงานไว้ก่อน และบันทึกสิ่งที่ตัดสินใจไว้เป็นตัวอักษร

วิธีที่งานจะจบ ต้องกำหนดตั้งแต่ตอนเริ่ม ไม่ใช่ตอนท้าย และถ้าเขียนสิ่งที่ตัดสินใจระหว่างทางไว้ทุกครั้ง เมื่องานจบ บันทึกก็จะครบไปเองโดยธรรมชาติ

3 เหตุผลที่ทำให้ “เสร็จ” คลุมเครือ

• ไม่ได้เขียนเงื่อนไขการเสร็จงานไว้ (วิธีเขียนอธิบายไว้ในตอนที่ 2)
• ยังไม่ได้กำหนดว่าใครเป็นคนเปลี่ยนเป็นเสร็จสิ้น
• ยังเหลืองานเล็ก ๆ ค้างอยู่ จึงปิดไม่ได้

กำหนดเกณฑ์การเสร็จงาน

นอกจากเงื่อนไขการเสร็จงานของแต่ละงานแล้ว ถ้าทีมกำหนดเกณฑ์ร่วมกันไว้ ก็จะไม่ลังเล ตัวอย่างเช่น

• คนที่ขอ (หรือลูกค้า) ตรวจแล้ว
• งานที่ทำเสร็จแล้ว อยู่ในที่ที่ตกลงกันไว้
• แจ้งคนที่เกี่ยวข้องแล้วว่างานเสร็จ

นอกจากนี้ ให้กำหนดด้วยว่าคนที่เปลี่ยนเป็นเสร็จสิ้นคือคนที่ขอ หรือผู้รับผิดชอบ (เรื่องนี้กล่าวถึงไว้ในตอนที่ 6ด้วย)

งานที่เหลือ ให้แยกเป็นงานใหม่

บางงานเสร็จไปเกือบหมดแล้ว แต่ปิดไม่ได้เพราะยังเหลือส่วนเล็ก ๆ ค้างอยู่ ในกรณีนี้ ให้แยกส่วนที่เหลือเป็นงานใหม่ แล้วเปลี่ยนงานเดิมเป็นเสร็จสิ้น ในรายการจะเหลือแต่ “สิ่งที่ยังค้างอยู่จริง ๆ” และมองเห็นความคืบหน้าได้ถูกต้อง

งานที่ “ตัดสินใจว่าจะไม่ทำแล้ว” ก็ให้เขียนเหตุผลสั้น ๆ หนึ่งบรรทัดแล้วปิดไป บันทึกว่าตัดสินใจไม่ทำ มีประโยชน์มากกว่าการปล่อยทิ้งไว้

วิธีบันทึกให้ย้อนกลับมาดูได้ภายหลัง

1เขียนสิ่งที่ตัดสินใจ พร้อมเหตุผล

ถ้าเขียนแค่ “ตัดสินใจเลือกแผน A” ครึ่งปีต่อมาจะไม่รู้ว่า “ทำไมไม่เลือกแผน B” ให้เขียนเช่น “ตัดสินใจเลือกแผน A เหตุผล: อยู่ในงบประมาณและทันกำหนดส่ง แผน B จะพิจารณาใหม่ในปีงบประมาณหน้า”

2สิ่งที่ตกลงกันด้วยปากเปล่าหรือทางโทรศัพท์ ก็ต้องเขียนไว้

สิ่งที่ตกลงกันในที่ประชุม ให้บันทึกไว้ในความคิดเห็นของงานภายในวันนั้น ความจำของคนที่อยู่ในที่ประชุมจะคลาดกันเร็วกว่าที่คิด

3เขียนว่าฉบับสุดท้ายอยู่ที่ไหน

เมื่อไฟล์มีหลายฉบับ ให้เขียนไว้ในการรายงานงานเสร็จว่าฉบับไหนคือฉบับสุดท้าย

4งานที่ทำซ้ำ ให้สรุปขั้นตอนไว้

สำหรับอีเวนต์ประจำปีหรืองานประจำเดือน เมื่อจบแล้ว ให้สรุปขั้นตอนและข้อควรระวังไว้ ครั้งหน้าจะเริ่มเตรียมงานได้ทันที

ทบทวนสั้น ๆ

เมื่องานใหญ่จบลง ให้เขียนไว้แค่ 3 เรื่องต่อไปนี้ ไม่ต้องยึดรูปแบบ เขียนไม่กี่บรรทัดก็พอ

ถ้าตั้ง “สิ่งที่จะเปลี่ยนครั้งหน้า” เป็นงานแรกของงานแบบเดียวกันในครั้งต่อไป ก็จะไม่ลืม

มีบันทึกไว้ การส่งต่องานก็ง่ายขึ้น

เมื่อเปลี่ยนผู้รับผิดชอบ การทำเอกสารส่งต่องานใหม่ตั้งแต่ต้นเป็นเรื่องหนัก ถ้าปกติมีบันทึกไว้ในงานและความคิดเห็นอยู่แล้ว แค่บอกว่า “ดูโปรเจกต์นี้ได้เลย” การส่งต่องานก็เสร็จไปเกือบหมด ส่วนผู้รับช่วงต่อ ให้บอกด้วยวาจาเฉพาะสิ่งที่ดูจากบันทึกไม่ได้ (นิสัยของอีกฝ่าย หรือสถานการณ์ที่เขียนไว้ไม่ได้)

ตัวอย่างเช่น เคยมีเรื่องแบบนี้

บันทึกแบบนี้ได้ใน GeckoFlag

• เมื่อเปลี่ยนเป็นสถานะที่ถือว่าเสร็จสิ้น งานจะหายไปจาก “งานของฉัน” บนแดชบอร์ด แต่ตัวงานและความคิดเห็นยังอยู่ เปิดดูภายหลังได้
• โปรเจกต์ที่จบแล้ว สามารถทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้นได้
• ข้อความในความคิดเห็นค้นหาแบบตรงบางส่วนได้จากรายการงาน ถ้าทีมเคยชินกับการเขียนคำอย่าง “เหตุผล” ไว้ ภายหลังจะค้นหาได้ง่ายขึ้น
• รวบรวมขั้นตอนและกฎต่าง ๆ ไว้ใน Wiki ของแต่ละโปรเจกต์ได้
• ในการแชร์ไฟล์ สร้างโฟลเดอร์แยกตามโปรเจกต์ แล้วเก็บฉบับสุดท้ายไว้ได้

ท่านสามารถลองใช้หน้าจอจริงได้ในเดโม

สรุป

กำหนดเกณฑ์การเสร็จงานไว้ตั้งแต่ต้น งานที่เหลือให้แยกเป็นงานใหม่ แล้วปิดงานเดิม สิ่งที่ตัดสินใจแล้วให้บันทึกเป็นตัวอักษรพร้อมเหตุผล วิธีเขียนที่แนะนำในซีรีส์นี้ ลองใช้ได้ตั้งแต่วันนี้ กับเครื่องมือไหนก็ได้ ลองเริ่มจากสักเรื่องที่ทีมตกลงกันได้ง่ายที่สุดดู

ซีรีส์อ่านเพิ่มเติมได้ในตอนที่ 2 “วิธีเขียนงานให้คนอ่านเข้าใจ” และตอนที่ 6 “ควรบอกความคืบหน้าอย่างไร?” ส่วนตอนพิเศษ “วิธีเขียนให้สมาชิกที่ใช้ภาษาต่างกันก็เข้าใจ” จะเผยแพร่เร็ว ๆ นี้