Seri: Bisakah Anda Membuat Sendiri Alat Manajemen Proyek?Bagian 1
Bisakah Anda Membuat Sendiri Alat Manajemen Proyek? Empat Cara Membuatnya, dan Batas Masing-Masing
Tentang seri ini
“Bisakah Anda Membuat Sendiri Alat Manajemen Proyek?” adalah seri enam bagian untuk Anda yang sedang mempertimbangkan membuat alat sendiri dengan spreadsheet, alat no-code, atau AI. Bagian-bagiannya bisa dibaca dalam urutan apa pun.
- Bisakah Anda membuat sendiri alat manajemen proyek?Artikel ini
- Kami meminta AI membuat aplikasi pelacak masalahSegera hadir
- Jarak dari “bisa jalan” ke “bisa dipakai”Segera hadir
- Pekerjaan sebenarnya dimulai setelah alat selesai dibuatSegera hadir
- Biaya sebenarnya dari membuat sendiriSegera hadir
- Siapa yang sebaiknya membuat, siapa yang sebaiknya membeliSegera hadir
Setiap kali tim bertambah, tagihan bulanan alat Anda ikut naik. Fiturnya banyak, tetapi yang terpakai hanya sedikit. Dan entah kenapa, alat itu tidak pernah benar-benar cocok dengan cara kerja tim Anda.
Lalu Anda mencoba meminta alat AI, “Buatkan aplikasi pelacak masalah,” dan dalam hitungan menit Anda mendapat kode untuk sesuatu yang tampak meyakinkan.
“Bukankah lebih cepat kalau kita buat sendiri saja?”
Dengan AI, membuat sendiri alat manajemen proyek kini menjadi pilihan yang jauh lebih realistis.
Artikel ini membandingkan empat cara membuatnya, serta usaha dan batas masing-masing. Jawaban singkatnya dulu: ya, alat manajemen proyek bisa dibuat sendiri. Pertanyaan sebenarnya adalah berapa orang yang akan memakainya, sampai kapan, dan siapa yang akan memperbaikinya.
Catatan: artikel ini ditulis oleh pengembang GeckoFlag. GeckoFlag adalah alat pelacak masalah yang awalnya dibuat pengembangnya untuk dipakai sendiri, lalu dijadikan produk. Dalam seri ini, kami menulis dari sudut pandang orang yang pernah membuatnya, mencakup sisi baik maupun sisi sulitnya.
Mengapa orang ingin membuat sendiri
Alasan orang mulai berpikir untuk membuat alat sendiri bermacam-macam. Pertama, mari kita lihat setiap alasan dan bertanya apakah membuat sendiri benar-benar menyelesaikannya.
| Alasan membuat sendiri | Apakah membuat sendiri menyelesaikannya? |
|---|---|
| Biaya bulanannya terlalu mahal | Jika waktu untuk membuat dan merawatnya ikut dihitung, belum tentu jadi lebih murah (kami menghitungnya di Bagian 5) |
| Fiturnya terlalu banyak untuk dipakai dengan baik | Ada alat siap pakai yang pengaturannya sangat sedikit. Untuk masalah ini, Anda mungkin tidak perlu membuat sendiri |
| Tidak cocok dengan cara kerja kami | Di sinilah membuat sendiri paling membantu. Makin khas alur kerja Anda, makin besar nilai alat buatan sendiri |
| Kami ingin data tetap di internal | Ada alat siap pakai yang dipasang di server Anda sendiri |
| Membuatnya menyenangkan, atau kami ingin belajar | Itu sudah cukup menjadi alasan untuk membuat sendiri |
Jika alasannya “terlalu mahal” atau “terlalu banyak”, mencari alat siap pakai lain mungkin sudah menyelesaikan masalah. Sebaliknya, jika alur kerja Anda khas dan tidak ada yang cocok, atau membuatnya memang menjadi tujuan, membuat sendiri masuk akal.
Alasan yang jelas juga memudahkan Anda memilih di antara cara-cara di bawah ini.
Ada empat cara membuatnya
Secara garis besar, ada empat cara membuat alat manajemen proyek.
| Cara | Yang dibutuhkan | Skala yang cocok | Batas utama |
|---|---|---|---|
| Spreadsheet | Kemampuan dasar spreadsheet | Satu sampai beberapa orang, jangka pendek | Mulai kacau saat orang dan tugas bertambah |
| Alat no-code | Paham cara memakai layanannya | Beberapa orang sampai tim kecil | Biaya cenderung naik seiring jumlah orang. Bergantung pada perubahan layanan |
| Menulis kode | Pengetahuan pemrograman dan waktu | Bergantung pada cara membuatnya | Butuh waktu untuk membuat maupun memperbaiki |
| Meminta AI membuatnya | Paham cara memberi instruksi ke AI | Bergantung pada cara membuatnya | Anda memegang kode yang tidak bisa Anda baca sendiri |
Dengan cara mana pun, Anda bisa membuat bentuk dasarnya: menambah tugas, memberi penanggung jawab dan tenggat, lalu mengubah statusnya. Perbedaannya muncul saat makin banyak orang memakainya, dan saat Anda perlu memperbaikinya nanti. Mari kita lihat satu per satu.
Membuatnya dengan spreadsheet
Pilihan termudah adalah Excel atau Google Spreadsheet. Susunan minimal cukup empat kolom:
- Tugas: satu pekerjaan per baris
- Penanggung jawab: siapa yang mengerjakan
- Tenggat: sampai kapan
- Status: dipilih dari daftar pilihan, seperti belum mulai, sedang dikerjakan, atau selesai
Tambahkan format bersyarat agar baris yang lewat tenggat berganti warna, dan keterlambatan langsung terlihat. Untuk satu sampai beberapa orang yang mengerjakan proyek selesai dalam beberapa bulan, ini sering kali sudah cukup.
Namun, saat jumlah orang dan tugas bertambah, lembar kerja perlahan mulai kacau. Tidak ada tempat untuk mencatat riwayat tugas, dan menulis nama seseorang sebagai penanggung jawab tidak memberi tahu orang itu.
TerkaitBatas mengelola pekerjaan dengan spreadsheet dibahas lebih rinci di Bagian 2 seri pemula kami, “Alat Manajemen Proyek Pertama Anda”: “Di Mana Batas Lembar Pemantauan di Excel?”
Membuatnya dengan alat no-code
Alat no-code seperti Notion atau Airtable memungkinkan Anda membuat database dan menampilkannya sebagai daftar, papan kanban, kalender, dan sebagainya. Anda bisa menyusun sistem pelacak masalah tanpa pemrograman.
Kelebihannya, Anda bisa menambah kolom dengan bebas dan membuat tampilan yang rapi dengan mudah. Anda bisa mencoba susunan yang sesuai dengan pekerjaan Anda dan menyesuaikannya sambil berjalan.
Di sisi lain, perhatikan hal-hal berikut:
- Biaya cenderung naik seiring jumlah orang: banyak layanan ini mengenakan biaya per jumlah pengguna, sehingga biayanya bisa hampir sama dengan alat siap pakai.
- Hanya pembuatnya yang memahami strukturnya: mudah sekali berakhir dalam keadaan hanya orang yang membuatnya yang tahu kolom mana terhubung ke mana.
- Anda bergantung pada layanannya: setiap perubahan fitur atau harga layanan berdampak langsung pada Anda.
Membuatnya dengan menulis kode
Jika Anda bisa memprogram, Anda bisa membuatnya dari nol. Cara ini memberi kebebasan paling besar, dan Anda bisa menyesuaikannya persis dengan pekerjaan Anda. Ini juga menjadi proyek belajar yang sangat baik.
Namun, yang memakan waktu bukanlah bagian yang terlihat seperti daftar tugas atau formulir input, melainkan bagian yang tidak terlihat di layar:
- Login dan pengelolaan kata sandi
- Hak akses: siapa yang bisa melihat dan melakukan apa
- Penyimpanan data, dan perlindungan agar data tidak hilang
Selain itu, semua hal setelah mulai dipakai Anda tangani sendiri: memperbaiki bug, dan mengikuti pembaruan server serta bahasa pemrograman. Tidak jarang waktu untuk merawatnya melebihi waktu untuk membuatnya.
Meminta AI membuatnya
Cara yang paling banyak diperhatikan saat ini adalah meminta AI menulis kodenya. Mintalah “buatkan aplikasi untuk menambah tugas dan memberi setiap tugas penanggung jawab, tenggat, dan status,” dan bisa jadi dalam beberapa jam sudah ada sesuatu yang berjalan di layar.
Bisa membuat sesuatu yang berjalan tanpa menguasai pemrograman adalah perubahan besar. Namun, ada satu hal yang perlu diwaspadai.
Jika Anda tidak bisa membaca kode yang dihasilkan, Anda tidak akan bisa memperbaikinya saat muncul bug. Meminta AI lagi mungkin memperbaikinya, tetapi bagian lain bisa jadi rusak. Untuk mengetahui apa yang rusak dan di mana, Anda tetap perlu bisa membaca kode.
Bagaimana keamanan dan hak atas kode buatan AI diperlakukan juga bergantung pada ketentuan layanan yang Anda pakai dan cara Anda memakai hasilnya. Jika dipakai untuk pekerjaan, periksa ketentuan layanan AI yang Anda gunakan.
SeriSejauh mana AI benar-benar bisa membuatnya, kami uji di Bagian 2, “Kami meminta AI membuat aplikasi pelacak masalah” (segera hadir)
Dalam kasus kami
GeckoFlag juga berawal dari alat yang mulai dibuat pengembangnya di tengah pekerjaan klien, karena menginginkan sesuatu yang cocok dengan cara kerjanya. Alat ini dibuat oleh pengembang yang merupakan desainer web sekaligus engineer, menggunakan CakePHP, sebuah framework PHP.
AI (Claude) dipakai secara luas, mulai dari usulan cara implementasi hingga pengujian. Meski begitu, dari versi pertama yang “bisa jalan” hingga menjadi sesuatu yang bisa dipakai banyak orang setiap hari, waktunya jauh lebih lama dari perkiraan. Apa yang terjadi selama proses itu akan kami bagikan sepanjang seri ini.
Pilihannya bergantung pada berapa orang, sampai kapan, dan siapa yang memperbaiki
Cara mana yang dipilih di antara keempatnya lebih bergantung pada cara pemakaian daripada fitur. Dengan tiga pertanyaan, yaitu berapa orang, sampai kapan, dan siapa yang memperbaiki, berikut panduan kasarnya:
| Berapa orang | Sampai kapan | Siapa yang memperbaiki | Pilihan yang cocok |
|---|---|---|---|
| Satu sampai beberapa orang | Beberapa bulan | Orang yang memakainya | Spreadsheet pun bisa cukup |
| Tim kecil | Satu tahun atau lebih | Pembuatnya tetap ada di tim | No-code, atau buat dengan AI |
| Termasuk orang dari luar | Bertahun-tahun | Pembuatnya mungkin pergi | Layak mempertimbangkan alat siap pakai |
Selain itu, jika alur kerja Anda begitu khas sehingga tidak ada alat siap pakai yang cocok, membuat sendiri (menulis kode, atau meminta AI membuatnya) layak dipertimbangkan, berapa pun jumlah orang dan lamanya.
Tabel ini hanya panduan kasar. Bahkan untuk satu orang atau tim kecil, ada kalanya alat membuat pekerjaan lebih mudah.
Perhatikan terutama baris terakhir. Orang dari luar akan memakainya, alat akan dipakai bertahun-tahun, orang yang membuatnya mungkin pindah atau keluar. Jika satu saja berlaku, bacalah Bagian 3 dan seterusnya sebelum Anda mulai membuat.
Apa yang ada di antara “bisa jalan” dan “bisa dipakai”
Setelah mulai membuat alat sendiri, banyak orang menyadari sesuatu di tengah jalan: ada jarak yang besar antara “bisa jalan” dan “bisa dipakai banyak orang dalam waktu lama”.
Misalnya, hal-hal berikut sulit terpikirkan saat Anda membuat layar-layar pertama:
- Apa yang bisa dilihat setiap anggota: Anda ingin orang dari luar hanya melihat satu proyek ini
- Mengatur ulang kata sandi yang terlupa: Anda ingin orang bisa mengaturnya ulang sendiri lewat email
- Notifikasi email: Anda ingin memberi tahu orang saat ditugaskan atau saat ada komentar baru
- Cadangan data: Anda tidak ingin riwayat tugas hilang meski server bermasalah
Semua ini menjadi perlu begitu makin banyak orang memakai alat tersebut. Dan setiap yang Anda buat menambah hal yang harus diperiksa dan diperbaiki.
Mengetahui hal-hal ini sebelum mulai akan sangat mengubah perkiraan waktu Anda.
SeriHal-hal yang baru disadari setelah membuat sendiri kami rangkum menjadi daftar periksa di Bagian 3, “Jarak dari ‘bisa jalan’ ke ‘bisa dipakai’” (segera hadir)
Ringkasan
- Alat manajemen proyek bisa dibuat dengan salah satu dari empat cara: spreadsheet, alat no-code, menulis kode, atau meminta AI membuatnya
- Membuat sendiri paling membantu saat alur kerja Anda khas dan tidak ada alat siap pakai yang cocok, atau saat membuatnya memang menjadi tujuan
- Cara mana yang dipilih bergantung pada berapa orang, sampai kapan, dan siapa yang memperbaiki
- Ada jarak yang besar antara “bisa jalan” dan “bisa dipakai banyak orang dalam waktu lama”
Membuat sendiri sama sekali bukan pilihan yang nekat. Namun, memikirkan apa yang terjadi setelah alat selesai dibuat, sebelum Anda mulai, akan menghindarkan Anda dari jalan memutar.
Berikutnya, kami akan meminta AI membuat aplikasi pelacak masalah dan melihat sejauh mana hasilnya. Di akhir seri, sebagai pengembang yang membuat alat sendiri, kami akan membagikan kesimpulan kami tentang membuat atau membeli.
Bagaimana manajemen tugas itu sendiri berubah setelah Anda memakai AI dalam pekerjaan dibahas di Bagian 1 seri kami “Manajemen Tugas untuk Tim yang Bekerja dengan AI”: “Sudah memakai AI, masih perlukah alat manajemen tugas?”