Yazı dizisi: Kendi Proje Yönetim Aracınızı Yapabilir misiniz?Bölüm 1
Kendi Proje Yönetim Aracınızı Yapabilir misiniz? Bir Araç Yapmanın Dört Yolu ve Her Birinin Sınırları
Bu yazı dizisi hakkında
“Kendi Proje Yönetim Aracınızı Yapabilir misiniz?”, bir elektronik tablo, kodsuz bir araç veya yapay zekâyla kendi aracını yapmayı düşünenler için altı bölümlük bir yazı dizisidir. Bölümleri istediğiniz sırayla okuyabilirsiniz.
- Kendi Proje Yönetim Aracınızı Yapabilir misiniz?Bu yazı
- Yapay Zekâya Bir İş Takip Uygulaması YaptırdıkYakında
- “Çalışıyor” ile “Kullanılabilir” Arasındaki MesafeYakında
- Asıl İş Yaptıktan Sonra BaşlarYakında
- Kendiniz Yapmanın Gerçek MaliyetiYakında
- Kim Kendisi Yapmalı, Kim Satın AlmalıYakında
Ekip her büyüdüğünde aracın aylık faturası da artıyor. Bir sürü özelliği var ama siz yalnızca birkaçını kullanıyorsunuz. Üstelik ekibinizin çalışma biçimine bir türlü tam oturmuyor.
Bunun üzerine bir yapay zekâ aracına “Bana bir iş takip uygulaması yap” diyorsunuz ve birkaç dakika içinde gerçeğine benzeyen bir şeyin kodu geliyor.
“Kendimiz yapsak daha hızlı olmaz mı?”
Yapay zekâ sayesinde kendi proje yönetim aracınızı yapmak çok daha gerçekçi bir seçenek hâline geldi.
Bu yazıda, bir araç yapmanın dört yolunu karşılaştırıyor ve her birinin emeğini ve sınırlarını ortaya koyuyoruz. Önce kısa cevap: evet, bir proje yönetim aracı yapabilirsiniz. Asıl soru, kaç kişinin, ne kadar süre kullanacağı ve onu kimin düzelteceği.
Not: Bu yazı GeckoFlag’in geliştiricisi tarafından yazılmıştır. GeckoFlag, geliştiricisinin kendi kullanımı için yaptığı ve sonra ürüne dönüştürdüğü bir iş takip aracıdır. Bu yazı dizisinde, böyle bir aracı yapmış biri olarak hem iyi hem de zor yanları anlatıyoruz.
Neden insanlar kendi araçlarını yapmak ister?
İnsanlar farklı nedenlerle kendi araçlarını yapmayı düşünmeye başlar. Önce her nedene bakalım ve kendiniz yapmanın onu gerçekten çözüp çözmediğini soralım.
| Kendiniz yapma nedeni | Kendiniz yapmak bunu çözer mi? |
|---|---|
| Aylık ücret çok yüksek | Yapmak ve bakımını sürdürmek için harcanan zamanı da sayınca daha ucuza gelmeyebilir (hesabını 5. bölümde yapıyoruz) |
| İyi kullanamayacağımız kadar çok özellik var | Bazı hazır araçların ayarları çok azdır. Bunu çözmek için kendiniz yapmanız gerekmeyebilir |
| Çalışma biçimimize uymuyor | Kendiniz yapmanın en çok işe yaradığı yer burasıdır. İş akışınız ne kadar kendine özgüyse, size özel bir araç o kadar değerlidir |
| Verilerimizi kendi içimizde tutmak istiyoruz | Bazı hazır araçlar kendi sunucunuza kurulur |
| Yapmak keyifli ya da öğrenmek istiyoruz | Bu, kendiniz yapmak için yeterli bir nedendir |
Neden “çok pahalı” ya da “çok fazla” ise başka bir hazır araç aramak sorunu çözebilir. Öte yandan iş akışınız kendine özgüyse ve hiçbir şey uymuyorsa ya da yapmak başlı başına amaçsa, kendiniz yapmak mantıklıdır.
Nedeninizin net olması, aşağıdaki yöntemler arasından seçim yapmayı da kolaylaştırır.
Bir araç yapmanın dört yolu var
Kabaca, bir proje yönetim aracı yapmanın dört yolu vardır.
| Yöntem | Gerekenler | Uygun ölçek | Başlıca sınırlar |
|---|---|---|---|
| Elektronik tablo | Temel elektronik tablo bilgisi | Bir ila birkaç kişi, kısa süre | Kişi ve iş sayısı arttıkça dağılır |
| Kodsuz araç | Hizmeti kullanmayı bilmek | Birkaç kişiden küçük bir ekibe kadar | Maliyet kişi sayısıyla artma eğilimindedir. Hizmetteki değişikliklere bağlı kalırsınız |
| Kod yazmak | Programlama bilgisi ve zaman | Nasıl yaptığınıza bağlı | Hem yapmak hem düzeltmek zaman alır |
| Yapay zekâya yaptırmak | Yapay zekâya talimat vermeyi bilmek | Nasıl yaptığınıza bağlı | Kendi okuyamadığınız bir kodla kalırsınız |
Bu yöntemlerin hepsiyle temel yapıyı kurabilirsiniz: iş eklemek, bir sorumlu ve bir son tarih atamak, durumunu değiştirmek. Farklar, daha çok kişi kullanmaya başladığında ve sonradan düzeltmeniz gerektiğinde ortaya çıkar. Sırayla bakalım.
Elektronik tabloyla yapmak
En kolay seçenek Excel veya Google E-Tablolar’dır. En sade düzen için yalnızca dört sütun yeterlidir:
- İş: her satıra bir yapılacak iş
- Sorumlu: kimin yapacağı
- Son tarih: ne zamana kadar
- Durum: başlanmadı, devam ediyor veya tamamlandı gibi seçeneklerden açılır listeyle seçilir
Geciken satırların rengi değişsin diye koşullu biçimlendirme eklerseniz gecikmeler bir bakışta görünür. Birkaç ay içinde bitecek bir projede çalışan bir ila birkaç kişi için bu çoğu zaman yeterlidir.
Ancak kişi ve iş sayısı arttıkça tablo yavaş yavaş dağılmaya başlar. Bir işin geçmişini kaydedecek yer yoktur ve birinin adını sorumlu olarak yazmak ona bildirim göndermez.
İlgiliİşleri elektronik tabloyla yönetmenin sınırlarını, yeni başlayanlar için hazırladığımız “İlk Proje Yönetim Aracınız” yazı dizisinin 2. bölümünde ayrıntılı olarak ele alıyoruz: “Excel Takip Tablosu Nerede Sınıra Dayanır?”
Kodsuz bir araçla yapmak
Notion veya Airtable gibi kodsuz araçlarla bir veritabanı oluşturup onu liste, kanban panosu, takvim gibi biçimlerde gösterebilirsiniz. Programlama bilmeden bir iş takip sistemi kurabilirsiniz.
Güçlü yanları, alanları serbestçe ekleyebilmeniz ve her şeyi kolayca güzel gösterebilmenizdir. İşinize uyan bir düzeni deneyip zamanla ayarlayabilirsiniz.
Öte yandan şunlara dikkat edin:
- Maliyet kişi sayısıyla artma eğilimindedir: bu hizmetlerin çoğu kullanıcı sayısına göre ücret alır; bu yüzden hazır bir araca ödeyeceğiniz kadar ödemeye başlayabilirsiniz.
- Yapıyı yalnızca yapan kişi anlar: hangi alanın neye bağlı olduğunu yalnızca kuran kişinin bildiği bir duruma düşmek kolaydır.
- Hizmete bağımlı olursunuz: hizmetin özelliklerinde veya fiyatlarında yapılan her değişiklik sizi doğrudan etkiler.
Kod yazarak yapmak
Programlama biliyorsanız sıfırdan yapabilirsiniz. En fazla özgürlüğü veren yol budur ve aracı işinize tam olarak uydurabilirsiniz. Öğrenmek için de harika bir projedir.
Ancak zaman alan kısımlar, iş listesi veya giriş formu gibi görünen kısımlar değildir. Ekranda görünmeyen kısımlardır:
- Oturum açma ve şifre yönetimi
- Yetkiler: kimin neyi görüp yapabileceği
- Verileri saklamak ve kaybetmeye karşı korumak
Üstelik yayına aldıktan sonraki her şeyi de kendiniz üstlenirsiniz: hataları düzeltmek, sunucu ve programlama dili güncellemelerine ayak uydurmak. Bakıma harcanan zamanın yapmaya harcanan zamanı geçmesi hiç de nadir değildir.
Yapay zekâya yaptırmak
Şu anda en çok ilgi gören yöntem, kodu yapay zekâya yazdırmaktır. “İş ekleyebildiğim ve her birine bir sorumlu, bir son tarih ve bir durum verebildiğim bir uygulama yap” derseniz, birkaç saat içinde ekranda çalışan bir şeye sahip olabilirsiniz.
Kod yazmayı bilmeden çalışan bir şey elde etmek büyük bir değişim. Yine de dikkat edilmesi gereken bir nokta var.
Üretilen kodu okuyamıyorsanız, bir hata çıktığında onu düzeltemezsiniz. Yapay zekâdan tekrar istemek sorunu çözebilir ama başka bir şey bozulabilir. Neyin, nerede bozulduğunu anlamak için yine kod okuyabilmeniz gerekir.
Yapay zekânın yazdığı kodun güvenliği ve haklarının nasıl ele alındığı da kullandığınız hizmetin koşullarına ve yaptığınız şeyi nasıl kullandığınıza bağlıdır. İş için kullanacaksanız, kullandığınız yapay zekâ hizmetinin koşullarını kontrol edin.
Yazı dizisiYapay zekâyla gerçekte ne kadar ilerlenebildiğini 2. bölümde (“Yapay Zekâya Bir İş Takip Uygulaması Yaptırdık”) deneyeceğiz (yakında)
Bizim durumumuzda
GeckoFlag de geliştiricisinin müşteri işlerinin içinde, kendi çalışma biçimine uyan bir şey istediği için yapmaya başladığı bir araç olarak doğdu. Hem web tasarımcısı hem mühendis olan geliştirici, aracı bir PHP çatısı olan CakePHP ile yaptı.
Uygulama yöntemlerini önermekten testlere kadar her aşamada yapay zekâdan (Claude) yoğun biçimde yararlanıldı. Buna rağmen ilk “çalışan” sürümden, birçok kişinin her gün kullanabileceği bir şeye ulaşmak beklenenden çok daha uzun sürdü. Bu süreçte yaşananları yazı dizisi boyunca paylaşacağız.
Seçim; kaç kişinin, ne kadar süre kullanacağına ve kimin düzelteceğine bağlı
Dört yöntemden hangisini seçeceğiniz, özelliklerden çok aracı nasıl kullanacağınıza bağlıdır. Kaç kişi, ne kadar süre ve kim düzeltecek sorularıyla kabaca şöyle bir rehber çıkar:
| Kaç kişi | Ne kadar süre | Kim düzeltecek | Uygun seçim |
|---|---|---|---|
| Bir ila birkaç kişi | Birkaç ay | Kullanan kişinin kendisi | Elektronik tablo yetebilir |
| Küçük bir ekip | Bir yıl veya daha uzun | Yapan kişi ekipte kalıyor | Kodsuz araç ya da yapay zekâyla yapmak |
| Dışarıdan kişiler de kullanıyor | Uzun yıllar | Yapan kişi ayrılabilir | Hazır bir aracı düşünmeye değer |
Ayrıca iş akışınız hiçbir hazır aracın uymayacağı kadar kendine özgüyse, ekip büyüklüğü ve süre ne olursa olsun kendiniz yapmayı (kod yazarak ya da yapay zekâya yaptırarak) düşünmeye değer.
Bu tablo yalnızca kaba bir rehberdir. Tek kişi veya küçük bir ekip için bile bir aracın işleri kolaylaştırdığı anlar vardır.
Son satıra özellikle dikkat edin. Dışarıdan kişiler kullanacak, yıllarca kullanılacak, yapan kişi görev değiştirebilir veya ayrılabilir. Bunlardan biri bile geçerliyse, yapmaya başlamadan önce 3. bölüm ve sonrasını okuyun.
“Çalışıyor” ile “kullanılabilir” arasında ne var?
Kendi aracını yapmaya başlayanların çoğu yolun yarısında bir şey fark eder: “çalışıyor” ile “birçok kişi uzun süre kullanabilir” arasında büyük bir fark vardır.
Örneğin, ilk ekranları yaparken şunları düşünmek zordur:
- Her üyenin ne görebileceği: dışarıdan kişilerin yalnızca bu projeyi görmesini istersiniz
- Unutulan şifreyi sıfırlamak: herkesin şifresini e-postayla kendisinin sıfırlamasını istersiniz
- E-posta bildirimleri: birine iş atandığında veya yorum eklendiğinde haber vermek istersiniz
- Veri yedekleri: sunucu arızalansa bile iş geçmişinizi kaybetmek istemezsiniz
Bunların hepsi, aracı daha çok kişi kullanmaya başlar başlamaz gerekli hâle gelir. Yaptığınız her biri de kontrol edilecek ve düzeltilecek şeyleri artırır.
Bu maddeleri başlamadan önce bilmek süre tahmininizi büyük ölçüde değiştirir.
Yazı dizisiKendi aracını yapınca sonradan fark edilen maddeleri 3. bölümde (“‘Çalışıyor’ ile ‘Kullanılabilir’ Arasındaki Mesafe”) bir kontrol listesine dönüştüreceğiz (yakında)
Özet
- Bir proje yönetim aracını dört yöntemin herhangi biriyle yapabilirsiniz: elektronik tablo, kodsuz araç, kod yazmak veya yapay zekâya yaptırmak
- Kendiniz yapmak en çok, iş akışınız kendine özgü olup hiçbir hazır araç uymadığında ya da yapmak başlı başına amaç olduğunda işe yarar
- Hangi yöntemi seçeceğiniz; kaç kişinin, ne kadar süre kullanacağına ve kimin düzelteceğine bağlıdır
- “Çalışıyor” ile “birçok kişi uzun süre kullanabilir” arasında büyük bir fark vardır
Kendi aracınızı yapmak kesinlikle düşüncesiz bir seçim değildir. Ama yapmaya başlamadan önce sonrasını düşünmek, sizi dolambaçlı yollardan kurtarır.
Bir sonraki bölümde yapay zekâya bir iş takip uygulaması yaptırıp nereye kadar gidebildiğine bakacağız. Yazı dizisinin sonunda da kendi aracını yapmış bir geliştirici olarak, yapmak mı satın almak mı sorusuna dair vardığımız sonucu paylaşacağız.
İşte yapay zekâ kullanmaya başladığınızda görev yönetiminin kendisinin nasıl değiştiğini, “Yapay Zekâyla Çalışan Ekipler İçin Görev Yönetimi” yazı dizimizin 1. bölümünde ele alıyoruz: “Yapay zekâ kullanmaya başladıysanız, görev yönetim aracına hâlâ ihtiyacınız var mı?”